О клиенте
Организация занимается проектированием производственных и гражданских объектов.
Задача
К нам обратился руководитель проектного института. Он заметил значительное увеличение расходов на печать за последние пару месяцев. После попыток провести беседы с сотрудниками, которые не дали нужных результатов, задача заключалась в том, чтобы выявить причину повышения затрат и устранить ее.
Основной целью было разобраться, почему расходы на печать стали значительно выше обычных и найти способы вернуть их в норму, не нарушая рабочие процессы.
Получите презентацию
Как экологично внедрить систему мониторинга, чтобы избежать негативной реакции сотрудников
Заполнить форму
Процесс
Для решения этой задачи была внедрена система мониторинга ИНСАЙДЕР. На все компьютеры, подключенные к принтерам, была установлена эта программа. После установки системы мониторинга начался анализ активности сотрудников и использования печатной техники.
Установка ИНСАЙДЕР
Программа была установлена на все рабочие компьютеры, подключенные к принтерам. Это дало возможность отслеживать, какие файлы и документы печатаются на каждом устройстве.
Анализ используемых программ
Система начала собирать данные о том, какие программы использовались для печати документов. Это позволило точно выявить, что принтеры использовались не только для рабочих задач, но и для печати личных документов, таких как курсовые и дипломные работы.
Получение отчетов
С помощью отчетов, предоставленных ИНСАЙДЕРом, было видно, какие именно документы и в какое время печатались. Эти данные стали важным доказательством ненадлежащего использования оборудования для личных нужд.
Выявление проблемы
Анализ показал, что значительное количество расходов на печать связано с тем, что сотрудники активно использовали принтеры для личных нужд, что приводило к значительным затратам, не связанным с рабочими процессами.
Решение проблемы
На основе полученных данных руководство могло доказать неправомерное использование оборудования и внести необходимые корректировки в политику использования принтеров. В результате сотрудники перестали использовать принтеры для личных нужд, что позволило существенно сократить расходы на печать, вернув их на нормальный уровень.
Результат
Полученные отчеты послужили доказательством ненадлежащего использования принтеров. Сотрудники перестали использовать оборудование в личных целях, а расходы на печать снизились до уровня нормы.