Подтвердите, что вы не робот
Получить демо-доступ
Получить демо-доступ

Как уведомить сотрудников о системе мониторинга, чтобы они не разбежались

#Популярное
#Бренд и репутация
#Для сотрудника
#Информационная безопасность
#ИНСАЙДЕР
#Управление персоналом
Современные технологии предоставляют компаниям все больше возможностей для оптимизации бизнес-процессов. Однако внедрение системы мониторинга может вызвать тревогу у коллектива. В этой статье мы расскажем, как уведомить сотрудников об этом нововведении, чтобы они спокойно отреагировали и поняли, что подобные инструменты улучшают производительность и обеспечивают безопасность рабочей среды.

На что нужно обратить внимание

Цели и преимущества

Перед тем, как внедрять систему мониторинга, объясните сотрудникам, для чего это нужно и какую выгоду принесет. Уделите внимание следующим аспектам:

  • Увеличение производительности. Расскажите, как система мониторинга поможет оптимизировать рабочие процессы, выявить недочеты и повысить продуктивность сотрудников.
  • Обеспечение безопасности. Объясните, как мониторинг помогает выявить потенциальные угрозы и создать защищенную рабочую среду.
  • Повышение качества. Поясните, что с помощью системы мониторинга можно выявить и устранить ошибки, тем самым модернизировать рабочие процессы, избавить сотрудников от ведения личных отчетов.

Прозрачность и конфиденциальность

Донесите до сотрудников, что система мониторинга будет использоваться только для рабочих целей. Объясните, какие данные будут собираться и какие меры защиты будут применяться для обеспечения конфиденциальности.

Увеличение производительности и продуктивности

ИНСАЙДЕР фиксирует следующие моменты:

  • время активности за компьютером;
  • текст, набираемый на клавиатуре (доступно в коробочной версии);
  • запросы в поисковой строке и результаты выдачи;
  • скриншоты рабочего устройства;
  • посещаемые сайты и программы.

Соблюдение законов и нормативов

Убедитесь, что внедрение системы мониторинга не противоречит действующему законодательству и не нарушает права сотрудников.

В России, как и в большинстве стран, законодательство регулирует вопросы, связанные с мониторингом и сбором данных. Перед внедрением системы, ознакомьтесь со следующими законами:

Закон о персональных данных. С 27 июля 2006 года в России действует Федеральный закон № 152–ФЗ «О персональных данных». При внедрении системы мониторинга важно уведомить сотрудников о сборе и обработке информации, соблюдать требования закона и обеспечивать защиту личных данных.

Закон о тайне переписки и телефонных переговоров. Важно учитывать, что согласно статье 138 Уголовного кодекса РФ, нарушение тайны переписки или телефонных переговоров без согласия участников может повлечь уголовную ответственность. Поэтому при мониторинге рабочей переписки и звонков нужно соблюдать этот закон.

Закон об информации, информационных технологиях и о защите информации. Федеральный закон № 149–ФЗ определяет правила защиты информации, включая данные, собранные с помощью системы мониторинга, и требования к их безопасности.

Пошаговая инструкция, как мягко рассказать сотрудникам о мониторинге

Подготовьтесь заранее, чтобы создать комфортные условия для информирования сотрудников. Вот пошаговая инструкция, как это сделать:

Шаг 1: Продумайте обоснование и план

Перед тем, как проинформировать сотрудников, убедитесь, что вы осознаете цель внедрения системы мониторинга и сможете назвать конкретные преимущества, которые получит компания. Разработайте план действий, опишите, как это будет реализовано и какие изменения может повлечь.

Как уведомить сотрудников о внедрении мониторинга: продумайте обоснование и план

Например, ИНСАЙДЕР позволяет:

  • определять неравномерную загрузку персонала;
  • контролировать темп работы;
  • фиксировать действия, вредящие компании;
  • предупреждать утечку информации;
  • справедливо распределять премии среди сотрудников;
  • обеспечивать информационную безопасность;
  • анализировать эффективность работы компании.

Шаг 2: Проведите обучение

Помогите руководителям и ответственным лицам в организации разобраться, как работает система мониторинга. Расскажите, какие данные собираются и как используются. Так они смогут лучше объяснить механизм работы мониторинга сотрудникам.

Шаг 3: Создайте информационные материалы

Разработайте информационные брошюры, презентации или видеоролики. С их помощью сотрудникам будет проще понять принцип работы и пользу системы мониторинга.

У ИНСАЙДЕРА уже есть готовые материалы — при необходимости вы можете запросить их у вашего персонального менеджера.

Шаг 4: Проведите собрание

Организуйте встречу с сотрудниками, где вы презентуете систему мониторинга и ответите на вопросы. Предоставьте демонстрационные материалы и обсудите, как нововведение повлияет на работу подчиненных.

Шаг 5: Уделите внимание вопросам конфиденциальности

Уделите внимание вопросам конфиденциальности

Расскажите, какие меры будут предприняты для предотвращения утечки персональных данных сотрудников. Объясните, что система мониторинга используется только на рабочих устройствах и гарантирует неприкосновенность частной жизни. А доступ к данным о рабочих процессах открыт только руководителю и HR-менеджеру.

Заключение

Система мониторинга способна значительно повысить производительность компании. Для того, чтобы сотрудники спокойно отнеслись к нововведению и осознали пользу, нужно правильно его преподнести. Оставайтесь честны и отзывчивы, предоставляйте обучение и поддержку. Если сотрудники будут понимать цели и выгоды от системы мониторинга, то процесс ее внедрения станет проще и продуктивнее.