Фотография рабочего дня: что это, как правильно провести и избежать рисков

Что такое фотография рабочего дня

Подход не подразумевает создание фото в буквальном смысле. Фотография рабочего дня — это своего рода документ, в котором детально отражены все действия и трудозатраты работников. Фотография показывает, чем сотрудники занимаются в течение дня, сколько времени у них уходит на те или иные задачи, с какими трудностями они сталкиваются. Эти данные можно использовать для дальнейшего анализа внутренних процессов и разработки рекомендаций по оптимизации работы.

Для чего компании используют фотографию рабочего дня

Основной целью фотографии рабочего времени является повышение эффективности труда сотрудников. Для ее реализации руководители используют фиксацию задач и трудозатрат, которая позволяет:

• Оценить использование рабочих часов. Анализ того, как и на что персонал тратит свое время, помогает выявить проблемы с тайм-менеджментом, координацией задач, нормированием труда и неравномерной загруженностью специалистов.


• Определить узкие места. С помощью фотографии можно выявить области, где сотрудники сталкиваются с трудностями разного характера, будь то отсутствие необходимого оборудования, недостаток знаний или проблемы с коммуникацией.


• Оценить загруженность специалистов. Фотография рабочего дня позволяет точно понять, как распределяется нагрузка между сотрудниками, и выявить тех, у кого завал с задачами, или, наоборот, слишком много свободного времени.


• Обнаружить отклонения от регламента. Фиксация всех активностей и трудозатрат в течение дня позволяет установить факт ненадлежащего использования рабочего времени из-за опозданий, частых отвлечений и несанкционированных перерывов.

ФРД — незаменимый инструмент для оптимизации внутренних процессов и улучшения общей организации труда. Но стоит понимать, что фотография рабочего дня может принимать различные формы в зависимости от целей и особенностей компании.

Виды фотографий рабочего времени

По типу объекта исследования

В зависимости от того, за кем ведется наблюдение, выделяют следующие виды фотографий рабочего дня:

• Индивидуальная. Этот метод позволяет тщательно изучить, как и на что тратит свое время отдельный работник. Используется для оценки персональной продуктивности, особенно когда важно рассчитать нормы труда или зарплату для сотрудников с почасовой оплатой.


• Коллективная. Направлена на анализ работы целой группы сотрудников, подразделения компании. Данный тип фотографии помогает определить, насколько равномерно распределены задачи и нагрузка между членами команды, выявить «слабые звенья» и проблемные участки в управлении.


• Бригадная. Фокусируется на оценке работы группы специалистов, в рамках общего производственного задания. Бригадное фотографирование особенно полезно для расчета норм труда и расценок в случае сдельной оплаты.

По категории сотрудника

В эту группу входят три вида фотографий, каждый из которых направлен на изучение специфики работы различных уровней и подразделений компании:

• Для руководителей. Предназначена для анализа того, на что управляющее звено тратит свое рабочее время: принятие решений, участие в совещаниях, стратегическое планирование, взаимодействие с командой и т. д.


• Для специалистов. Помогает понять, как они работают с инструментами и ресурсами, насколько эффективно выполняют задачи, и где можно улучшить рабочий процесс.


• Для производственного персонала. В этом случае фотография рабочего дня помогает отследить время, которое подчиненные тратят на обслуживание оборудования и другие стандартные операции, а также проконтролировать соблюдение технологических норм.


• Для вспомогательного персонала. Позволяет анализировать затраты времени на выполнение рутинных задач по типу организации встреч, управления документооборотом, поддержанием порядка в офисе и др.

По виду работы

Данная классификация разделяет фотографии рабочего дня в зависимости от характера деятельности, которой занимаются сотрудники. Благодаря такому подходу можно оценить, как различные виды задач влияют на эффективность персонала.

• Офисная работа. Включает все задачи, связанные с административной деятельностью, обработкой документов, управлением проектами, взаимодействием с коллегами, написанием отчетов, обработкой электронной почты и т. д.


• Творческая деятельность. Сюда относятся задачи, связанные с разработкой креативных решений, например, создание дизайнов, написание контента, разработка маркетинговых стратегий.


• Производственная работа. В эту категорию входит деятельность, которая подразумевает физический труд, ремонт и обслуживание оборудования и другие стандартные операции.


• Сервисная деятельность. Подразумевает задачи, связанные с обслуживанием клиентов, технической поддержкой, а также решением проблем онлайн-пользователей.

По способу проведения

В зависимости от целей исследования и специфики работы сотрудников фиксация рабочего времени может проводиться одним из следующих способов:

• Непрерывно. В этом случае проводится полное наблюдение за работой сотрудника в течение всего дня. Такой подход позволяет получить полное представление о том, как подчиненный использует свое время и на какие задачи он тратит больше всего ресурсов, а также обнаружить процессы, которые требуют оптимизации.


• Прерывисто. Фиксация рабочего времени производится выборочно, например, только в установленные периоды времени, при выполнении определенных задач или смене условий.


• Самостоятельно. Сотрудники сами фиксируют, на что тратят время в течение дня. Такой подход к фотографированию помогает работникам лучше осознавать свою занятость и повысить личную ответственность за использование трудовых часов.

Отличие фотографии и хронометража рабочего дня

Хронометраж — еще один метод контроля, который имеет много общего с фотографией дня. Однако у методов есть отличия:

• При проведении хронометража работник сам определяет период получения данных — от 24 часов до 30 дней. В случае с фотографией рабочего времени это делает работодатель.


• При хронометраже работник самостоятельно выбирает форму учета данных: бумажную или автоматизированную. За фотофиксацию отвечают конкретные сотрудники. Процедура проводится на основании приказа, в котором указаны сроки выполнения, определен объект и форма учета.

Хронометраж, который зафиксирован на бумаге, в журнале или в электронной таблице, должен быть правдивым и достоверным. Работнику необходимо отметить суть задачи, время начала и окончания работы. ХРВ не такой официальный, как фотография. Однако с помощью этого метода можно понять:

• Причины низких результатов при интенсивной отдаче.


• Какие рабочие операции являются трудозатратными, но неэффективными.


• Какие задания устарели и как заменить их на новые.


• Нужно ли изменить регламент рабочего процесса.

Технология проведения ФРД

Чтобы получить максимум пользы от фотографирования рабочего дня, недостаточно просто записывать время начала и окончания выполнения задач. Методика проведения ФРД включает в себя несколько этапов, каждый их которых имеет важное значение для получения точных и полезных данных. Рассмотрим их подробнее:

Постановка цели

Важно сформулировать цель проведения фотографии и обосновать ее необходимость. Установите причину возникновения мысли о внедрении такого метода контроля. Возможно, сотрудники жалуются на чересчур затянутые процессы или излишнюю продолжительность некоторых задач, или же руководство отмечает снижение производительности, увеличение рабочего времени или рост штата.

Ясное понимание причин поможет четко поставить цели и наладить коммуникацию с персоналом. Без обоснования сотрудникам будет сложно понять цели исследования.

Определение области исследования

После определения целей, необходимо четко сформулировать, как долго будет длиться исследование, какие критерии успеха, ограничения и гипотезы будут использоваться. Это поможет всем участникам лучше понимать, что от них ожидается и как будут использоваться полученные результаты.

Не обязательно составлять сложный документ на несколько десятков страниц, достаточно емкого описания, которое охватывает все ключевые моменты.

Разработка плана коммуникации

В ходе исследования у сотрудников могут возникнуть вопросы, поэтому важно заранее определить, кто будет на них отвечать. Стоит назначить ответственного человека, который будет объяснять коллективу цели и методику проведения фотографии рабочего дня.

Это позволит снизить уровень тревожности у сотрудников, предотвратит искажение данных и даст понять, что исследование направлено не на поиск поводов для наказания, а на пересмотр и оптимизацию рабочих процессов компании.

Подготовка шаблона

Утвержденной формы карты для занесения результатов фотографирования нет, каждое предприятие составляет шаблон с учетом своих потребностей. Главное, чтобы он был удобным и отражал, чем конкретно занимался сотрудник и сколько времени он затратил на выполнение различных задач в течение рабочего дня. На примере фотографии смены бухгалтера предлагаем рассмотреть, как может выглядеть документ.

В верхней части карты указывают дату исследования и основную информацию о сотруднике: ФИО, должность, название компании, продолжительность смены и обеденного перерыва. Данные о распорядке дня представлены в таблице из четырех столбцов. В первых двух указаны время начала и окончания действия, во третьем — название задачи, а в четвертом — длительность ее выполнения. При необходимости можно добавить дополнительные поля для комментариев и листы для продолжения таблицы, если одного будет недостаточно.

Фотографирование рабочего времени

Запись начинается с первой минуты смены. В зависимости от выбранного метода, сам работник или уполномоченный наблюдатель фиксирует в карте каждое действие и продолжительность его выполнения. Помимо основных задач в лист также заносятся:

• случаи опозданий, отсутствия на рабочем месте и ранних уходов;


• вынужденные простои (из-за поломки оборудования, отключения электричества и т. п.);


• перерывы, в том числе перекуры и время на обслуживание рабочего места.

При проведении ФРД для сотрудников с разъездным характером работы также стоит указывать время в пути от одного объекта к другому. Однако это может быть затруднительно.

Если сотрудник сам фиксирует данные, не факт, что они на 100% достоверны. Элементарная забывчивость или желание приукрасить действительность могут заметно исказить реальную картину. Если за проведением ФРД закреплен наблюдатель, за каждым работников потребуется закрепить индивидуального сопровождающего, что увеличивает затраты на найм и содержание дополнительных специалистов.

Кроме того, постоянное «следование по пятам» может создавать ощущение давление и морально угнетать сотрудников, повышать уровень стресса, нарушать привычный рабочий процесс и снижать их продуктивность. Поэтому работодатели все чаще внедряют программы мониторинга, которые не требуют вмешательства человека и позволяют автоматически отслеживать любую активность персонала в течение дня. Подробнее о них мы расскажем далее в статье.

Анализ результатов фотографии рабочего дня

Один из важнейших этапов, который включает в себя следующие шаги:

1. Подсчет временных затрат. Включаются не только основные рабочие действия, но и все перерывы, будь то официальные (например, обеденные) или несанкционированные (например, личные звонки или посещение социальных сетей). Такой подход позволяет создать полную картину распределения рабочего времени.


2. Оценка результатов. Вычисляется КПД работника, определяется, сколько времени тратится на посторонние и неэффективные действия. Эти результаты сравниваются с установленными нормами. Оценивается рабочая нагрузка сотрудников, их производительность. Выявляются возможности для оптимизации затрат рабочего времени и других ресурсов компании. При необходимости осуществляется перераспределение задач и корректировка трудовых норм.


3. Анализ данных. Направлен на оценку эффективности как сотрудников, так и бизнес-процессов компании. Важно выявить причины простоя, заминок с выполнением задач, нарушения сроков сдачи работ, а также задержки в получении необходимых материалов или инструментов.



После анализа полученной информации работодатель поймет, что нужно сделать для оптимизации бизнеса. Станут видны причины сверхурочной работы и переноса дедлайнов, например:

• всю работу выполняет один человек, чаще всего опытный, грамотный, безотказный;


• сложные задачи ставят перед человеком с недостаточной квалификацией;


• на многочисленные отчеты уходит до 30 минут в день;


• совещания и обсуждения сокращают время, которое необходимо для выполнения проектов.

Кроме того, благодаря объективному анализу работы станут видны слабые и сильные стороны стиля руководства.

4. Подготовка рекомендаций. На основании полученных данных формируются предложения по улучшению рабочих процессов. Это может быть пересмотр системы оплаты труда, перераспределение обязанностей между сотрудниками и подразделениями.

Работа с фотографией рабочего дня помогает не только понять, где теряются ресурсы, но и выявить конкретные причины неэффективности, будь то чрезмерная нагрузка на отдельных специалистов, некомпетентность в решении сложных задач или излишняя бюрократия.

Автоматизация ФРД

Грамотный подход к проведению фотографии рабочего дня открывает новые возможности для оценки эффективности использования кадров, расчета норм и оплаты труда, оптимизации рутинных операций и бизнес-процессов в целом. Однако при ручном сборе данных, к которому обычно прибегают компании, часто возникают проблемы с точностью и объективностью информации. Решить их помогает внедрение специализированного ПО.

Современные программы дают возможность непрерывно отслеживать рабочий процесс и получать точные, объективные данные. К тому же использование автоматизированных систем минимизирует психологический дискомфорт, который может возникать из-за присутствия «надзирателя».

Одно из таких решений — программа мониторинга и оценки эффективности сотрудников «ИНСАЙДЕР». Функциональные возможности ПО включают:

• Контроль присутствия. Система автоматически активируется с запуском компьютера и отслеживает, находится ли сотрудник на рабочем месте. При отсутствии активности за ПК в течение 5 минут «ИНСАЙДЕР» фиксирует простой.
  
  
  


• Фиксация задач и перерывов. Программа с точностью до секунды записывает, сколько времени сотрудник тратит на рабочие дела, отвлечения и отдых.
  
  
  


• Контроль трудовой дисциплины. Сервис отслеживает опоздания, слишком длительные перерывы и переработки, что помогает оперативно реагировать на нарушения.
  
  
  


• Контроль запуска приложений. «ИНСАЙДЕР» дает возможность узнать, с какими сайтами и программами взаимодействовал сотрудник в течение дня, оценить затраты времени на работу с различными ресурсами, а также выявить среди них запрещенные.
  
  
  


• Визуальный контроль. Программа автоматически делает снимки экранов ПК сотрудников с установленной периодичностью, а также при нарушении норм. Это позволяет наглядно увидеть, чем занят работник в конкретный момент, и получить реальную картину происходящего.
  
  
  

Это — лишь малая часть того, что может делать «ИНСАЙДЕР». В отличие от ручного сбора данных, использование программы позволяет проводить ФРД как офисных работников, так и специалистов на удаленке. Кроме того, сервис помогает поддерживать здоровую атмосферу в коллективе и обеспечивает информационную безопасность компании.

Практика показывает, что использование «ИНСАЙДЕРа» способствует повышению эффективности работы сотрудников как минимум на 30%. При этом система не влияет на производительность компьютера и не вторгается в личное пространство сотрудников.

Важно отметить, что все сведения собираются и обрабатываются в полном соответствии с действующим законодательством РФ, без нарушения тайны частной жизни и конфиденциальности персональных данных подчиненных.

Если ваша цель — автоматизировать контроль занятости работников, повысить их производительность, оптимизировать внутренние процессы и улучшить корпоративную культуру, рекомендуем обратить внимание на многофункциональную систему «ИНСАЙДЕР».

Кому подходит фотография рабочего дня

ФРД — отличный способ анализа рабочего времени тех, кто занят рутинной работой. Деятельность творческих людей носит другой характер, поэтому вычислять их продуктивность вплоть до минут нет никакого смысла. Работу курьеров и удаленных сотрудников невозможно оценить классическим ручным методом, однако специализированное ПО, такое как «ИНСАЙДЕР», позволяет решить эту задачу за счет автоматического сбора объективных данных.

ФРД эффективна и для управленцев. Менеджеры высшего звена используют данные карты для анализа загруженности и продуктивности сотрудников. На основе этой информации они разрабатывают стратегии для повышения производительности, роста продаж и увеличения маржинального дохода. Также фотография рабочего времени позволяет оценить возможность автоматизации некоторых процессов и необходимость перераспределения рабочей нагрузки.

Для HR-менеджеров и специалистов отдела кадров данные ФРД играют важную роль в составлении должностных инструкций, принятии решений по штатному расписанию и разработке методов мотивации. Экономистам эта информация помогает устанавливать нормы труда и определять расценки оплаты.

Для сотрудников фотография становится полезным инструментом для более точной оценки собственных возможностей, правильной постановки сроков для выполнения задач и предотвращения переработок.

Нормативно-правовое регулирование

В большинстве случаев судебная коллегия поддерживает работодателя и отмечает, что обязанность по ежедневному планированию и составлению отчета о выполненной работе не должна восприниматься как нарушение положений ст. 60 Трудового кодекса РФ.

Планирование своей работы и составление отчета о ее выполнении не является отдельной функцией за рамками должностных обязанностей, а представляет собой форму оптимизации трудовой деятельности.

В соответствии с ч. 1 ст. 22 ТК РФ, руководитель вправе требовать от сотрудников выполнения их трудовых обязанностей, соблюдения правил внутреннего распорядка компании и требований по охране труда.

Согласно ст. 91 ТК РФ, работодатель обязан осуществлять учет фактически отработанного времени каждым сотрудником.

Тем не менее, сторонники другой точки зрения считают, что с изданием приказа о введении самофотографирования рабочего времени руководитель фактически поручает сотруднику выполнение трудовых обязанностей, не прописанных в трудовом договоре, что противоречит ст. 60 ТК РФ.

Чтобы минимизировать риски оспаривания решения о внедрении ФРД, необходимо включить в должностные инструкции или трудовой договор обязанность сотрудников предоставлять информацию о планировании рабочего дня и выполненных задачах. Также нужно издать соответствующий приказ и локальный нормативный акт, в котором закреплен порядок проведения процедуры, и ознакомить с ними коллектив под роспись.

Как сделать фотографию рабочего дня эффективной

Фотография рабочего дня — это полезный инструмент, который помогает оптимизировать бизнес-процессы и избежать траты времени на задачи, не приносящие реальной ценности для компании. Однако традиционный, ручной подход к ФРД имеет существенные недостатки для обеих сторон:

• Для сотрудников постоянное наблюдение и присутствие «надзирателя» вызывает психологический дискомфорт, а если используется самофотография, то это отнимает дополнительное время.


• Для руководства анализ данных становится дополнительной нагрузкой, а необходимость найма проверяющих приводит к увеличению расходов.

Тем не менее, пропустить какой-то этап при проведении фотографии рабочего дня невозможно, так как каждый из них ведет к результату. Автоматизированная система мониторинга занятости персонала «ИНСАЙДЕР» значительно упрощает задачу: сервис ненавязчиво следит за активностью сотрудников и предоставляет максимально объективные данные. Затраты на его внедрение быстро оправдываются за счет повышения эффективности, оптимизации внутренних процессов и улучшения рабочей атмосферы, что в конечном итоге ведет к увеличению прибыли бизнеса.

Убедитесь в этом сами — бесплатно протестируйте функционал программы в течение двух недель и оцените, насколько удобной и эффективной может быть работа с фотографией рабочего дня.

02 апреля | 15:00

ВЕБИНАР ОТ ТОТАЛЬНОГО КОНТРОЛЯ К ЭКОЛОГИЧНОЙ СИСТЕМЕ САМООРГАНИЗАЦИИ КОМАНДЫ

Расскажем о том, как экологично внедрить систему мониторинга и извлечь из этого пользу не только руководителям, но и сотрудникам.

Вас ждут взрывные идеи и ценные подарки, регистрируйтесь!

Зарегистрироваться