Законно ли отслеживать действия сотрудников за компьютером: как организовать контроль и избежать рисков

Но использование подобных инструментов открывает множество этических дилемм. Одно дело — контроль рабочих процессов в целях повышения эффективности и обеспечения конфиденциальности. Но если слежка затрагивает личное пространство работников, тем более без их ведома, это прямой путь к конфликту. Чего можно ждать от сотрудников в такой ситуации и как не довести ситуацию до разбирательств в суде? Обо всем по порядку.

Зачем нужен контроль сотрудников на рабочем месте

Мотив руководства очевиден: в условиях высокой конкуренции компании всеми силами стремятся оптимизировать расходы, в т. ч. на оплату труда. Владельцы бизнеса хотят платить подчиненным за результат, реальную эффективность, а не за нахождение в офисе с девяти до шести.

Интернет и социальные сети в последние годы почти никто не запрещает. Чего греха таить, топ-менеджеры и сами немалую часть дня проводят, листая новостную ленту. Но если это мешает исполнению непосредственных должностных обязанностей, ситуация в корне меняется.

Еще одна причина, почему иногда без контроля не обойтись, — печальная статистика участившихся случаев корпоративного шпионажа. Кто-то решает подзаработать, продав клиентскую базу конкурентам или сохранить ее для себя.

Автоматический контроль сотрудников за компьютером

Как показывает статистика за последние 5 лет, более 70% компаний в той или иной мере следят за действиями подчиненных. Это и крупные компании, и мелкий бизнес, «динозавры», существующие не один десяток лет и стартапы. От банков до креативных агентств. И у всех одна цель — быть в курсе важных внутренних процессов и планомерно продвигаться к успеху.

Более детализированная статистика показывает, какие инструменты бизнес использует для контроля за сотрудниками:

• более 30% предпринимателей устанавливают системы видеонаблюдения и СКУД;

• 50-60% устанавливают программное обеспечение для мониторинга офисных компьютеров;

• около 25% организаций задействуют все существующие средства для наблюдения.

Мониторинг действий персонала за компьютером

Попытки контролировать то, чем занимаются служащие во внерабочее время, дома или на отдыхе, незаконны. Равно как и любое другое вмешательство в частную жизнь со стороны работодателя. Но работодатель имеет полное право знать, чем сотрудники занимаются в течение рабочего дня, кто работает, а кто лишь имитирует бурную деятельность. На практике реализовать контроль помогает программное обеспечение для наблюдения за действиями на ПК и автоматизированные системы учета рабочего времени.

Часто владельцы бизнеса устанавливают такие продукты втайне, то ли из желания подловить «халтурщиков», то ли из-за чрезмерной осторожности и стремления защитить интеллектуальную собственность. Однако, более правильный подход (в том числе с точки зрения закона) — предупредить сотрудников, объяснить, для чего нужен мониторинг и какие функции выполняет система контроля:

• учет рабочего времени и общего процента продуктивности каждого работника;

• разграничение полезных и потенциально опасных сайтов;

• скриншоты экранов при срабатывании политики безопасности.

Более продвинутые варианты ПО позволяют в течение всего дня записывать видео с веб-камеры, чтобы точно понимать, чем занимается человек, находясь на рабочем месте.

Имеет ли право работодатель следить за подчиненными

Здесь отталкиваться стоит от того, что мы вкладываем в понятие «следить». Если рассматривать переписки с друзьями в мессенджерах и личные звонки, то ст. 23 Конституции РФ гарантирует их неприкосновенность. Да и глупо наказывать сотрудника, который, например, несколько раз в день списался с болеющим дома ребенком.

Но злоупотребление этим правом со стороны некоторых работников заставляет взглянуть на ситуацию с другой стороны. Зачем платить зарплату тому, кто целый день проводит в курилке, листая ленту Instagram*? Разгар рабочего дня — не время, чтобы решать свои личные проблемы.

Здесь уже напрямую затрагиваются интересы работодателя. Компания предоставляет сотруднику место. Компьютер, который нельзя назвать личным, поскольку это собственность организации. Честно выплачивает вознаграждение за выполненные задачи и успешно закрытые проекты. Если оплачивает услуги оператора сотовой связи, то для деловых переговоров и звонков, а не для романтичных переписок с возлюбленными.

Все это — расходы, и немалые. Десятки тысяч рублей, как минимум. В такой ситуации поинтересоваться, куда идет трафик и на что по факту уходят эти вложения, — абсолютно законное и обоснованное право работодателя.

Но по закону здесь есть тонкий момент. Компания должна уведомить персонал о внедрении системы мониторинга. А если делать все максимально правильно, то соответствующие пункты нужно внести в трудовой договор и попросить подчиненных письменно подтвердить то, что они в курсе изменений и готовы к тому, что их действия будут отслеживать.

Обязательно ли получать согласие сотрудников? Так делают не все компании. Но тогда владелец бизнеса рискует попасть под ст. 137 и 138 УК РФ за нарушение неприкосновенности частной жизни. Да и уровень доверия к работодателю, который где-то «темнит», скрывает что-то настолько важное от своей команды, будет низким. Соглашение же станет для служащих хорошим напоминанием того, что компьютеры в офисе им не принадлежат, а обо всем, что они делают, смогут узнать третьи лица.

Методы слежки за сотрудниками

Само понятие наблюдения за работниками существовало всегда, еще задолго до эпохи цифровых технологий. Меняются только технические средства реализации. Например, табели учета рабочего времени были еще во времена СССР. Некоторые компании и сейчас по старинке применяют их, только уже в электронном формате.

Со временем появляется все больше технических средств и современных инструментов, упрощающих контроль за действиями персонала:

Системы видеонаблюдения

Их устанавливают возле входных групп, в кабинетах и залах. Сотрудников снимают в тот момент, когда они приходят на работу утром, выходят на перекур, обед или деловую встречу. Найти бизнес-центр, не оснащенный системой видеонаблюдения, сейчас почти невозможно.

СКУД

Удобные системы контроля доступа с бесконтактными картами позволяют четко разграничить, кому и в какие помещения можно заходить. В базе данных сохраняются записи о времени, когда работник пришел в офис, покинул рабочее место и сколько времени провел там.

IT-программы (DLP и мониторинг)

Адекватные компании используют специализированные системы  для правомерного контроля за действиями команды в течение рабочего дня. Но некоторые владельцы бизнеса переходят черту: читают личные переписки, перехватывают электронные письма и отслеживают активность сотрудников в нерабочее время. Обычно для этих целей применяют шпионское ПО, использование которого запрещено по закону. Отдельные программные решения позволяют делать снимки экрана и записывать нажатия клавиш. Важно: использование таких инструментов допустимо лишь для защиты коммерческих данных и требует обязательного уведомления сотрудников о мониторинге их рабочих мест.

Оценка эффективности сотрудников, подразделений и компании в целом

Задача грамотного менеджера — руководить работой, быть дирижером оркестра, а не бегать от одного подчиненного к другому, постоянно переспрашивая, кто и чем занимается. Более простой и эффективный способ оценить занятость команды — использовать систему мониторинга работы персонала и контроля рабочих мест ИНСАЙДЕР.

С помощью ИНСАЙДЕР можно оценить личную эффективность каждого члена команды и слаженность работы разных отделов. Гибкие настройки позволяют адаптировать программу для любого бизнеса, вне зависимости от численности сотрудников и сферы деятельности.

Основные возможности сервиса:

• разделение сайтов, которые посещают работники, на продуктивные и непродуктивные (новости, развлекательные сервисы, соцсети и т. д.);

• оценка эффективности каждого сотрудника;

• расчет трудозатрат для последующего нормирования и планирования;

• создание точной фотографии дня отдельных служащих и целых подразделений.

Понимая реальную загрузку команды, менеджеру проще распределять задачи, объединять подчиненных в группы и определять тех, кто заслуживает повышения, оценивая заслуги каждого по достоинству.

Чтобы убедиться в эффективности «ИНСАЙДЕР» на практике, воспользуйтесь бесплатной демо-версией. С ее помощью вы сможете протестировать функциональные возможности системы в течение 14 дней и принять взвешенное решение о внедрении мониторинга.

02 апреля | 15:00

ВЕБИНАР ОТ ТОТАЛЬНОГО КОНТРОЛЯ К ЭКОЛОГИЧНОЙ СИСТЕМЕ САМООРГАНИЗАЦИИ КОМАНДЫ

Расскажем о том, как экологично внедрить систему мониторинга и извлечь из этого пользу не только руководителям, но и сотрудникам.

Вас ждут взрывные идеи и ценные подарки, регистрируйтесь!

Зарегистрироваться