Как легально мониторить работу сотрудников
Многие воспринимают отслеживание эффективности как нарушение личных границ и считают, что руководители незаконно вторгаются в их частную жизнь. Разберем на примере основных мер контроля, так ли это.
Запись переговоров
Можно ли записывать на диктофон переговоры между работодателем и сотрудником или коллегами? Такой вопрос часто возникает в конфликтных ситуациях.
В соответствии с законодательством РФ, каждый человек имеет право на неприкосновенность частной жизни, тайну переписки, телефонных переговоров, почтовых, телеграфных и иных сообщений. Запрещено вмешиваться в частную жизнь лица, а также распространять информацию, составляющую семейную или личную тайну.
Поэтому работодатель может записать на диктофон переговоры, в которых обсуждается исполнение трудовых обязанностей. Но если в разговоре поднимаются темы из частной жизни, запись диалога вести запрещено.
Такое аудио может быть использовано в качестве доказательства в суде. Для того, чтобы противоположная сторона не смогла оспорить его, в начале разговора нужно предупредить о ведении записи. Помимо этого, стоит зафиксировать дату, время, место и другие обстоятельства переговоров, а также назвать участников. Тем не менее, отсутствие этих нюансов не исключает рассмотрение аудиозаписи судом как доказательства.
Офисное видеонаблюдение
Работники часто недоумевают, когда в офисе ставят систему видеонаблюдения. Они считают, что подобное нарушает их права. Несмотря на это, работодатель может устанавливать камеры и вести наблюдение в соответствии с требованиями законодательства. Сведения, которые могут быть признаны персональными биометрическими данными человека, разрешено обрабатывать и использовать только после получения письменного согласия сотрудника.
Перед установкой видеокамер в офисе работодатель обязан:
- за 2 месяца до планируемого мероприятия предупредить работников;
- получить письменное согласие на обработку персональных данных от каждого сотрудника;
- выпустить приказ об установке системы видеонаблюдения и ознакомить с ним весь персонал.
Прослушивание мобильных телефонов
Большинство работников уверено, что работодатель, контролируя сообщения и звонки, нарушает право на тайну переписки и телефонных переговоров. Но все зависит от того, кому принадлежат телефон и симка.
Предоставление сотрудникам корпоративных средств связи, оформленных на работодателя — довольно частая практика. Для регулирования использования рабочего телефона руководитель выпускает локальный нормативный акт. Документ определяет цели предоставления средств связи, лимиты расходов, права и обязанности сотрудников, права по контролю и т.д.
Согласно ТК РФ, работодатель вправе контролировать корпоративные средства связи при условии, что все сотрудники ознакомились с утвержденным актом. Так, например, руководитель, предоставив работнику сим-карту, может следить за исполнением его обязанностей (обзвон клиентов), просто запросив отчет у оператора сотовой связи.
Отслеживание местоположения по GPS
Удаленный или разъездной характер работы сотрудников усложняет контроль за исполнением обязанностей, поэтому работодатель просит использовать средства геолокации. Но не все соглашаются на такое, поскольку думают, что отслеживание местоположения — нарушение права на свободу передвижения. Тем не менее, контроль с помощью GPS может осуществляться, если работодатель соблюдает следующие требования:
- Порядок использования GPS устанавливается в локальном нормативном акте, с которым работники должны ознакомиться.
- Руководитель может использовать средства геолокации после получения письменного согласия на обработку персональных данных.
- Отслеживание местоположения осуществляется только в рабочее время.
- Руководитель обязан предоставить сотруднику необходимую технику либо компенсировать его расходы на покупку собственных средств.
При соблюдении этих требований работодатель вправе использовать сведения о местонахождении сотрудника в качестве судебного доказательства.
Если вы — руководитель компании и хотите знать, чем в рабочее время занимаются сотрудники, можно использовать систему «ИНСАЙДЕР». Она помогает мониторить и оценивать эффективность работы сотрудников за ПК и смартфонами. Также программа позволяет:
- вести онлайн-мониторинг штатных и удаленных работников;
- просматривать скриншоты, которые ИНСАЙДЕР делает автоматически на протяжении всего рабочего дня;
- фиксировать время прихода и ухода сотрудников, опоздания, отвлечения и общее рабочее время;
- анализировать продуктивность сотрудников/отделов и сравнивать их показатели;
- зафиксировать все нажатия на клавиатуре;
- контролировать запуск нежелательных приложений и посещение запрещенных сайтов.
Не забывайте о том, что наблюдение полезно, если ваша цель — убедиться в продуктивности сотрудников и проконтролировать ключевые бизнес процессы. Уважайте своих сотрудников, действуйте в соответствии с законом и оптимизируйте работу компании вместе с «ИНСАЙДЕР».