14 методов эффективной коммуникации на рабочем месте

Комфортный процесс адаптации новичков

Начинать работать на новом месте достаточно сложно. Это особенно актуально для удаленных сотрудников. Новому работнику нужен доступ ко всей необходимой информации — документам, учебным материалам и т.д. Кроме того, вы можете закрепить за новичком наставника и таким образом облегчить период адаптации.

Четкие инструкции по выполнению задач

57% участников опроса пожаловались на отсутствие четких указаний со стороны руководства. Составьте подробную инструкцию по выполнению каждой задачи и проекта. Кроме того, создайте пошаговый чек-лист по устранению возможных препятствий. Такие действия сформируют понимание того, что и как нужно делать, и в итоге помогут улучшить внутрикомандную коммуникацию.

Открытые доверительные отношения

Доверительные отношения внутри коллектива — это непрерывная работа, благодаря которой коммуникация выходит на качественно другой уровень. Учитывайте интересы коллег, их симпатии и антипатии, чтобы добиться комфортного общения. Атмосфера доверия и понимания поможет сотрудникам эффективнее взаимодействовать и быстрее достигать командных целей.

Встречи тет-а-тет

Не забывайте регулярно общаться с сотрудниками. Во время встреч можно не только обсуждать задачи и собирать обратную связь, но и разговаривать на отвлеченные темы.

Тем, кто находится на «удаленке», особенно важно оставаться на связи с коллегами и своевременно обмениваться информацией, чтобы поддерживать непрерывность рабочих процессов. Вы можете использовать специализированные программы для контроля сотрудников. Такое ПО помогает эффективно обмениваться данными и отслеживать, сколько времени работники тратят на выполнение задач.

При общении в формате тет-а-тет важна честность и предусмотрительность. Если вы управляете командой удаленных сотрудников, то вам помогут эти рекомендации:

1. Не отменяйте назначенные встречи. Постоянные срывы и переносы негативно влияют на моральный дух сотрудников.
2. Перед звонками и онлайн-конференциями проверяйте исправность оборудования и программного обеспечения. Встречи не должны прерываться из-за технических неполадок.
3. Готовьтесь к встречам и составляйте повестку дня. Не тратьте свое и чужое время на беспредметные разговоры.

Внимание на нюансы

В межличностном общении только 7% занимает словесная коммуникация, а 55% — это невербальные сигналы. Всматривайтесь в выражение лица собеседника, прислушивайтесь к интонациям в его голосе, «считывайте» его позу и жесты.

Кроме того, важно быть активным слушателем, т.е. уделять все свое внимание тому, кто с вами говорит. Задавайте вопросы и обязательно выслушивайте ответы.

Обратная связь

Будьте открыты для разных мнений. Любая обратная связь всегда обладает определенной эмоциональной окраской и при этом позволяет увидеть свои сильные и слабые стороны. Предоставляйте сотрудникам возможность высказаться без каких-либо последствий при личных встречах или анонимно.

Собирайте качественную и количественную обратную связь. В первом случае нужно спрашивать у подчиненных, что компания и лично вы можете сделать, чтобы улучшить условия работы. Ответы сотрудников дадут понимание того, в каком направлении надо двигаться. Количественная обратная связь должна отражать Net Promoter Score (NPS), т.е. уровень лояльности по шкале от 1 до 10. Полученные результаты позволят поквартально анализировать, насколько персонал доволен условиями и обстановкой в компании.

Политика «открытых дверей»

Такая политика улучшает коммуникацию на рабочем месте и способствует созданию доверительных отношений. Сотрудники часто не решаются открыто выражать свое мнение, и это тормозит развитие компании. Если работников что-либо волнует, то им можно и нужно честно говорить об этом с руководством. Убедите сотрудников в том, что выражать свои мысли — это нормально.

Командные мероприятия

Своевременная «перезагрузка» защищает команду от выгорания. Хорошо организованные веселые тимбилдинги помогают сотрудникам восстановиться, снять стресс, лучше узнать друг друга и получить яркие впечатления. Такое неформальное общение повышает качество коммуникации на рабочем месте.

Эффективные инструменты для унифицированного общения

Сегодня для обмена данными используется множество инструментов: электронная почта, мессенджеры, телефонная связь и т.д. При таком количестве каналов часть сообщений может затеряться в плотном информационном потоке. Выберите для коммуникации простой инструмент, который соответствует специфике ваших бизнес- процессов.

Кроме того, изучите инструменты для управления проектами, чтобы контролировать их выполнение, обнаруживать узкие места и находить способы оптимизировать рабочие процессы.

Если вы уже внедрили различные инструменты и программы для управления проектами, то подумайте об интеграции приложений. Это положительно повлияет и на продуктивность, и на коммуникацию.

Разнообразие, равенство и инклюзивность

Как показывают исследования, сотрудникам поколений Y и Z важно, чтобы при выстраивании рабочего пространства соблюдался принцип DEI. Эта аббревиатура расшифровывается как Diversity, Equity, and Inclusion, в переводе — «разнообразие, равенство и инклюзивность».

Проверьте, насколько вы и ваша команда соответствует DEI. Это должно привести к откровенным дискуссиям, которые сделают рабочее пространство более инклюзивным.

Телефонные разговоры

Приятные собеседники, которые умеют расположить к себе, высоко ценятся. Не думайте, что инновационные программы вытеснили телефонную связь - в крупных компаниях она по-прежнему занимает важное место среди инструментов коммуникации.

Телефонные разговоры осложняет невозможность получать от собеседника невербальные сигналы, поэтому прислушивайтесь к его интонациям и внимательно следите за своим тоном.

Правильные электронные письма

Электронная почта остается востребованным инструментом коммуникации. Учитесь выражать свои мысли в максимально удобной для восприятия форме. Лаконичные и понятные электронные письма с четким изложением задач существенно экономят рабочее время.

Используйте маркированные списки и избегайте расплывчатых формулировок. Перед тем как отправлять письма, перечитывайте их и при необходимости корректируйте.

Публичные выступления

Учитесь выступать на публике: без этого умения вам будет сложно четко формулировать мысли и доносить их до окружающих.

Начинайте с выступлений перед людьми, с которыми вам наиболее комфортно. Так вы постепенно станете увереннее в себе.

Изучайте сильные и слабые стороны коллег

Развитые навыки в одной области и недостаток компетенций в другой — это нормально для каждого сотрудника. Необходимо изучать сильные и слабые стороны друг друга, чтобы повысить общую продуктивность.

Эффективность коммуникации на рабочем месте зависит от каждого члена команды. Используйте эти 14 стратегий и вы сможете узнать, что происходит в коллективе, какие новые идеи появились у сотрудников и какой формат общения наиболее продуктивен.

Обратная связь позволит вам оптимизировать бизнес-процессы и сделать рабочие условия максимально комфортными.