KPI: что это такое
Плюсы системы KPI
Система KPI имеет множество преимуществ:
- Начальник получает ряд инструментов, которые позволяют объективно оценить работу сотрудников.
- Недовыполнение KPI показывает слабые места компании, которые можно улучшить. Руководство компании может быстро восполнить пробелы благодаря анализу показателей KPI.
- Благодаря KPI руководство может прогнозировать выполнение задач по всем направлениям, которые можно измерить.
- KPI помогает задать стандарты работы для всего предприятия.
Виды KPI
Показатель KPI позволяет оценить результативность работы предприятия, определенных программ, конкретных инструментов или сотрудников. Показатели KPI бывают двух типов:
- Результативные или запаздывающие. Позволяют оценить ситуацию в настоящем на основании данных KPI за прошедший период.
- Опережающие. В основе метода – аналитика бизнес-процессов в долгоиграющей перспективе.
KPI-метрики будут отличаться для разных должностей. Так, для водителя доставки основными показателями будут количество точек в день, средняя скорость разгрузки и своевременная сдача накладных. Тогда как для HR-специалиста ключевые показатели – текучесть кадров, процент закрытия вакансий, для оператора колл-центра – ежедневное количество звонков, скорость реагирования и соблюдение скриптов, для сотрудника отдела маркетинга – привлечение большого количества целевых лидов.
Внедрение инструмента показателей KPI позволяет начальнику избавиться от необходимости следить за качеством работы каждого сотрудник. Достаточно рассчитать значение показателя перед началом отчетного периода и проверить KPI в конце. На основании полученных данных начальник решает, как распределить оплату труда на производстве. При расчете KPI нужно учитывать, что результат работы зависит не только от сотрудника, но и от множества других факторов.
Чтобы рассчитать плановый KPI нужно:
- выбрать конкретный промежуток времени;
- выбрать измеряемые показатели – реальный, минимальный допустимый, средний допустимый;
- сформулировать цель измерения KPI.
Вы можете рассчитать коэффициент KPI по специальной формуле – реальный показатель минус минимальный допустимый показатель, результат разделить на разницу среднего допустимого показателя и минимального допустимого показателя. Полученную сумму нужно умножить на сто процентов. Таким образом, индекс KPI будет представлять процентное соотношение факта и нормы.
Благодаря результатам вы сможете понять, достигли ли желаемых целей, рационально ли потрачены временные и материальные ресурсы. Также полученные данные позволяют строить прогнозы и вносить изменения в оптимизацию бизнес-процессов.
Определение и разработка главных показателей продуктивности работы самое важное для внедрения KPI. Однако помните, что KPI не универсальный инструмент, поэтому его нужно адаптировать индивидуально под каждый бизнес. Без постоянной оценки и корректировки показателей KPI инструмент становится бессмысленным.
Также важно оценивать качество решения поставленных задач в настоящем моменте. Результаты оценки могут служить мотивацией для персонала. Нормативы KPI должны быть понятны сотрудникам, чтобы они могли понимать, выполняют они их или нет.
Пример оценки KPI
В компании по реализации строительных материалов работают два менеджера. Каждому из них установлен ежемесячный план продаж в размере 1, 5 млн. Но один работник продал на 300 тысяч, а второй на 1,3 млн. Чтобы понять причины такой разницы в суммах продаж и оценить KPI каждого менеджера, руководитель компании установил на рабочие места сотрудников специализированную программу ИНСАЙДЕР. После получения первых отчетов программы мониторинга рабочих мест, руководитель сделал неожиданное открытие.
Менеджер, который продал на 300 тысяч, тратил все свое время на изучение потребностей рынка, формирование базы потенциальных клиентов и составление писем им. Это означает, что сотрудник выстраивал свою клиентскую базу с нуля и работал на перспективу. Благодаря данным анализа программы ИНСАЙДЕР выяснилось, что второй менеджер получал такие результаты, потому что обрабатывал входящие заявки старой базы. Сотрудник не стремился расширить круг продаж или довести до покупки сомневающихся клиентов – не информировал об акциях и никак не напоминал о себе клиентам, которые не писали сами.
Руководитель понял, что KPI объема продаж должен быть разным у всех сотрудников. Также стоит оценивать менеджеров и по другим показателям – написание писем, привлечение новых клиентов, совершение исходящих звонков.
Как ИНСАЙДЕР помогает оценить KPI
ИНСАЙДЕР – система мониторинга эффективности сотрудника, которая позволяет:
- отслеживать, как сотрудники используют рабочее время – тратят его на решение личных задач или на личные дела;
- фиксировать время простоя;
- создавать скриншоты действий сотрудника на компьютере;
- выявлять нарушения;
- оптимизировать бизнес-процессы на основе данных отчета в виде графиков, таблиц и диаграмм;
- вести учет рабочего времени.
Функции ИНСАЙДЕР позволяют оценить объективность показателей KPI с помощью мониторинга действий и при необходимости разработать и внедрить новые. Благодаря ПО вы сможете оценить эффективность выполнения рабочей деятельности.
