Как сократить фонд оплаты труда без увольнений
Когда один кризис сменяет другой, владельцы компаний ищут любые способы сохранить бизнес и снизить затраты. В каждой организации значительная часть бюджета расходуется на формирование ФОТ — фонда оплаты труда. Разберемся, можно ли его сократить без увольнений.
Экономия ФОТ в кризисных условиях
В любой компании сотрудники сравнивают свою зарплату со среднерыночной. Если ее размер уступает общему показателю, специалисты задумываются о том, что пора сменить работодателя. Портал Rabota.ru провел опрос среди 3800 респондентов. Большинство участников — 67% — заявило, что готовы сменить место работы именно из-за зарплаты.
В сложной экономической ситуации компании не могут необоснованно увеличивать оклады сотрудников. Многие владельцы бизнеса давно пришли к выводу, что платить нужно только за продуктивно отработанное время. Такая схема позволяет сократить расходы на ФОТ, оставить прежней численность персонала и не переживать о том, что кто-то из сотрудников будет недоволен политикой руководства.
Как учитывать реально отработанное время
Как правило, расчет рабочего времени ведется на основании принятого в организации трудового распорядка. На первый взгляд, все логично. Если специалист пришел к началу рабочего дня и ушел через 8 часов, компания должна оплатить это время.
Однако такой подход не отражает реальную занятость персонала. Если человек пришел в офис, это еще не значит, что он сразу же начнет выполнять задачи. Часто сотрудники включаются в работу ближе к обеду, и компании приходится оплачивать впустую потраченное время. Этого можно избежать, если фиксировать каждую минуту, например:
- Поручить вахтеру контролировать приход и уход сотрудников. Точность и объективность такого метода сомнительна. С вахтером можно договориться, чтобы он закрыл глаза на опоздание или ранний уход.
- Установить пропускную систему. Такая схема тоже не идеальна. Недобросовестные сотрудники могут обращаться за помощью к коллегам и пользоваться их пропусками.
- Доверить учет времени конкретному специалисту, однако в этом случае придется ввести дополнительную штатную единицу. Также можно обязать подчиненных самостоятельно сдавать отчеты о проделанной работе. Здесь опять же появляется риск того, что персонал будет обманывать руководителя.
Исключить проблемы, которые возникают из-за человеческого фактора, помогают системы мониторинга и учета рабочего времени. К таким сервисам относится ИНСАЙДЕР. Внедрение программы делает контроль персонала максимально объективным — полученную с ее помощью информацию нельзя оспорить.
Как работает ИНСАЙДЕР:
- Система начинает мониторинг активности сотрудника в тот же момент, когда он включает компьютер. Программа фиксирует опоздания, прогулы, ранние уходы. Внести изменение в полученные данные не может никто — ни сам специалист, ни руководитель отдела, ни даже глава компании.
- ИНСАЙДЕР детально отображает активность каждого подчиненного. Система фиксирует, чем именно занимался конкретный специалист в определенный момент, насколько долго он выполнял ту или иную задачу, какие инструменты ему для этого потребовались. При этом интеграция с корпоративными календарями и IP-телефонией позволяет отличить полезное занятие от непродуктивного, например, совещание от затянувшегося перерыва на кофе.
Как ИНСАЙДЕР разделяет время на продуктивное и непродуктивное
Результаты исследований показывают, что только 39% сотрудников российских компаний на работе не отвлекаются от выполнения задач. Остальные 61% с удовольствием тратят оплачиваемое время на посторонние дела:
- обсуждение нерабочих вопросов с коллегами — 44%;
- личные звонки или переписку — 33%;
- чтение новостей — 27%;
- общение в соцсетях — 17%;
- постоянные перекуры — 15%;
- подработка в другом месте — 11%;
- планирование выходных или отпуска — 10%;
- выполнение учебных заданий — 7%;
- онлайн-шопинг — 5%;
- просмотр фильмов или видеороликов — 5%;
- компьютерные игры — 4%.
В результате как минимум 30 минут из восьми рабочих часов тратится на решение вопросов, которые не имеют значения для компании.
ИНСАЙДЕР помогает видеть все, что происходит на экране компьютера подчиненного, и делать выводы о том, насколько сотрудник продуктивен. Настройки программы позволяют составить перечень сайтов и приложений, использование которых будет квалифицироваться как отвлечение. Такой список можно сформировать для каждого отдельного работника или департамента. Это помогает учитывать специфику обязанностей. Например, соцсети, работа с которыми норма для SMM-менеджера, будут считаться отвлечением для бухгалтера.
Как внедрить оплату только продуктивного времени
Нововведения часто становятся для персонала дополнительным стресс-фактором. Это касается и внедрения системы мониторинга. Понимание того, что работодатель будет контролировать сотрудников в течение всего дня, может вызвать у коллектива негативные реакции вплоть до массовых увольнений.
Избежать неприятных последствий позволяет постепенное внедрение новой системы оплаты.
Руководитель должен донести до персонала главную идею: ИНСАЙДЕР — это помощник, а не надсмотрщик. Благодаря программе компания сможет работать более эффективно. Плавная интеграция системы мониторинга предполагает несколько этапов. Внедрение сервиса должно проходить в двух направлениях — по горизонтали и по вертикали. Рассмотрим этот вопрос более подробно.
Внедрение по горизонтали
Сначала нужно установить систему на компьютерах сотрудников одного или двух отделов. После тестирования и сбора обратной связи внедрение можно масштабировать на всю компанию. Часто люди охотнее прислушиваются к мнению коллег, а не к доводам начальства, поэтому такой подход оказывается результативным.
Внедрение по вертикали
Важно, чтобы коллектив четко понимал цели и задачи мониторинга. На первом этапе нужно ознакомить с системой линейных руководителей, чтобы они разобрались, как работает программа, какие у нее преимущества. Затем необходимо представить сервис всему коллективу. Здесь важно обратить внимание команды на то, что система мониторинга — это не кнут, а инструмент для повышения как общей продуктивности, так и уровня благосостояния каждого из сотрудников.
Кроме того, необходимо продемонстрировать функционал программы. Нужно, чтобы все понимали, как именно проводится мониторинг.
Работа с возражениями
Противники наблюдения заявляют, что внедрение системы контроля нарушает их право на неприкосновенность частной жизни. Им можно напомнить, что программа для мониторинга устанавливается на устройствах, которые принадлежат компании. Если специалист использует собственность работодателя в личных целях, это считается нарушением условий трудового договора.
Кроме того, честных и лояльных подчиненных не должны смущать ни снимки экранов рабочих компьютеров, ни фиксирование нажатий клавиш. Если человеку нечего скрывать, система мониторинга ему не помешает.
Преимущества автоматизированного учета времени для персонала
Задача руководителя — объяснить коллективу, в чем заключается выгода мониторинга. Преимущества автоматизированного учета времени:
- Экономия времени на составлении отчетов о выполненной работе.
- Избавление от обязанности самостоятельно отслеживать время, например, включать и выключать тайм-трекер.
- Объективное отражение нагрузки, которое помогает распределять задачи и избегать профессионального выгорания.
- Фиксирование переработок, которое позволяет их исключить либо выявить и вознаградить наиболее продуктивных сотрудников.
На последнем пункте мы остановимся отдельно.
Материальное поощрение лучших работников
Деньги — это главное. По крайней мере, об этом заявляют участники опроса, который проводил портал Rabota.ru. Среди респондентов 65% считают, что лучшая мотивация — это регулярное премирование, а 56% — стабильное повышение зарплаты. В результатах опроса нет ничего удивительного: мало кто готов работать за абстрактную идею — люди хотят, чтобы их усилия были вознаграждены.
ИНСАЙДЕР помогает оценивать уровень нагрузки сотрудников, сравнивать достижения специалистов и выявлять лучших из них. Результаты анализа получаются объективными, т. к. они основаны на точных данных.
Несправедливая оценка продуктивности подчиненных создает в коллективе нездоровую атмосферу. Система учета рабочего времени исключает фактор субъективности. Никакой предвзятости — только цифры.