Как повысить продуктивность с помощью таймбоксинга
Что такое таймбоксинг
Изначально этот метод применялся в Agile-секторе, но быстро стал популярным и в других сферах. Сегодня таймбоксинг считается одной из самых простых, универсальных и эффективных стратегий управления и активно используется в сочетании с другими подходами.
Принцип работы метода: для выполнения каждой задачи руководитель определяет таймбокс. Это максимально допустимое количество времени, которое сотрудник может потратить на решение конкретного вопроса.
Кажется, что методика не отличается от общепринятых в тайм-менеджменте практик, когда руководитель обозначает дедлайн по задачам A, B и C. Однако разница есть. В таймбоксинге важно не определить момент, когда сотрудник должен закончить работу, а четко обозначить временные рамки на решение конкретной задачи.
Преимущества методики
Отметим плюсы как для руководителя, так и для подчиненных:
-
Четкое планирование графика. Сотрудникам проще распределять рабочее время по задачам и синхронизировать его с дедлайнами.
-
Объективное восприятие нагрузки. Таймбоксинг избавляет подчиненных от иллюзий: «Дедлайн только в пятницу, а сегодня вторник, я успею». Независимо от того, к какому сроку должна быть выполнена работа, количество выделенного на нее времени не изменится. Кроме того, сотрудники знают о таймбоксах по другим задачам и понимают: все четко распланировано, поэтому не стоит затягивать.
-
Эффективное использование времени. Таймбоксинг мотивирует сотрудника концентрироваться на одной задаче. Переключение с одного дела на другое отнимает время и силы. Метод таймбоксинга «подсвечивает» такие потери. Работник понимает, что лучше не распыляться, а сосредоточиться на чем-то одном и потратить время более эффективно.
-
Избавление от излишнего перфекционизма. В любой команде есть люди, которые всегда хотят добиваться идеального результата. Стремление к совершенству не всегда оправдано с точки зрения пользы для бизнеса. Обычно руководитель хочет, чтобы работа была сделана хорошо, а не безупречно. Таймбоксинг позволяет подчиненным-перфекционистам находить баланс между стремлением к идеалу и нужным результатом.
-
Экономия времени и усилий. Этот пункт относится как к руководителю, так и к сотрудникам. В расписании, которое составлено из «кубиков»-таймбоксов, легко ориентироваться, поэтому сложностей с определением приоритетов не возникает.
Благодаря перечисленным преимуществам таймбоксинг превращается в хорошее дополнение к классической методике дедлайнов либо ее заменой при условии, что руководитель полностью берет на себя составление расписания. Когда сотрудники видят готовый график с таймбоксами, у них нет необходимости беспокоиться о соблюдении сроков.
Как использовать таймбоксинг на практике
Разберем на примере. Перед разработчиками ПО стоит три задачи: внедрить в продукт новую функцию, провести код-ревью, выполнить плановый рефакторинг. В таком случае можно составить расписание:
- 10:00–10:30 — утреннее совещание с обсуждением актуальных вопросов;
- 10:30–10:45 — перерыв;
- 10:45–13:45 — работа над внедрением новой функции;
- 13:45–14:00 — созвон для уточнения прогресса;
- 14:00–15:00 — обед;
- 15:00–16:00 — код-ревью;
- 16:00–16:15 — перерыв;
- 16:15–18:00 — плановый рефакторинг.
В представленном расписании предусмотрены частые перерывы, т. к. таймбоксинг относится к разновидностям подхода с использованием спринтов. Когда специалист старается выдать максимальную производительность за ограниченное время, ему требуется небольшая перезагрузка для восстановления работоспособности.
Таким образом, перерывы помогают сотрудникам сохранять продуктивность.
Недостатки таймбоксинга
У методики есть и минусы:
-
Проблемы с адаптацией команды. Особенно тяжело перестроиться тем, кто привык работать в режиме многозадачности. Руководитель должен внимательно следить за такими сотрудниками, особенно сразу после внедрения метода таймбоксинга.
-
Сложность в определении рамок для комплексных задач. Метод эффективен только тогда, когда руководитель четко понимает, сколько времени займет решение конкретного вопроса. Например, если тестировщик должен найти баги в программе, спрогнозировать его занятость будет сложно. В таком случае лучше выбрать другие методики.
Как использовать таймбоксинг максимально эффективно
Руководителю нужно определить следующее:
- Каким образом контролировать занятость подчиненных? Как быть уверенным в том, что команда сосредоточена на одной задаче?
- Как часто занимающим разные должности сотрудникам нужно делать перерывы?
- Как понять, что таймбоксинг повышает эффективность труда и приносит компании прибыль?
- Как разные работники воспринимают таймбоксы? Кто стал продуктивнее, а кто нет?
Достаточно установить программу на компьютеры сотрудников, и руководитель всегда будет знать, чем занимался тот или иной подчиненный в конкретное время. ИНСАЙДЕР разделяет действия на продуктивные и непродуктивные, контролирует запуск приложений, отслеживает запросы в поисковых системах, фиксирует нарушения.
Собранная программой информация попадает в отчеты, которые отправляются на почту руководителя. Эти данные помогают делать объективные выводы о том, как персонал использует таймбоксы, какие задачи требуют больше времени и усилий и т. д. Оценить функционал системы ИНСАЙДЕР можно уже сейчас: достаточно заполнить форму заявки и бесплатно получить 14-дневный доступ к демо-версии программы.