Кейс 19: +30% к эффективности отдела маркетинга после установки ИНСАЙДЕРа

Проблема

Руководство консалтинговой компании столкнулось с серьезными трудностями в координации работы сотрудников отдела маркетинга. Несогласованность в управлении проектами и задержки в реализации кампаний приводили к несвоевременному запуску рекламных акций и, как следствие, к упущенной прибыли.

Ситуацию усугубляли дисциплинарные нарушения отдельных сотрудников, из-за которых их коллегам приходилось брать на себя дополнительный объем задач, чтобы избежать срыва сроков и выполнить обязательства перед клиентами.

Задача

Определить основные причины задержек в работе отдела маркетинга и провести перераспределение задач внутри команды, чтобы оптимизировать рабочие процессы, повысить эффективность выполнения проектов и обеспечить своевременное выполнение задач.

Решение

Компания внедрила систему мониторинга «ИНСАЙДЕР» для контроля дисциплины сотрудников и оценки их вовлеченности в текущие проекты. Сервис позволяет отслеживать, какие задачи занимают наибольшую часть рабочего времени, как распределяются обязанности между членами команды, а также оценивать уровень активности каждого сотрудника.

Ход внедрения

На рабочие компьютеры сотрудников был установлен программный агент, который отслеживал их активность в течение рабочего дня. Это позволило собирать детальные данные о том, как именно используются рабочие часы, как коллеги взаимодействуют друг с другом и с какой скоростью выполняют задачи.

Система фиксировала, сколько времени тратится на планирование, создание контента, работу с рекламными кампаниями, проведение аналитики и координацию задач. Дополнительно оценивались трудозатраты по каждому проекту.

«ИНСАЙДЕР» сформировал несколько видов отчетов, которые помогли детально проанализировать рабочую активность сотрудников и выявить основные проблемные точки.

Отчет о времени выполнения задач. Сводные данные по каждому сотруднику показали, сколько времени уходит на выполнение рабочих задач, взаимодействие с коллегами и периоды простоев. Анализ выявил, что значительная часть рабочего времени тратится на обсуждение этапов проектов и согласования с другими отделами. До 30% времени уходило на внутренние коммуникации, что существенно замедляло реализацию проектов.

Отчеты по коммуникациям. Данные кейлоггера и результаты анализа внутреннего чата показали, что значительная доля обсуждений касалась повторного согласования уже утвержденных задач. Оказалось, что около 20% задач перерабатываются из-за недопонимания на этапе постановки целей, что приводило к потере времени.

Анализ дублирующих обязанностей. Скриншоты и отчеты по активности показали, что сотрудники разных должностей нередко выполняют схожие задачи. Это указывало на пересечение обязанностей и необходимость перераспределения функций для повышения эффективности работы.

Сравнительный анализ временных затрат на выполнение одинаковых задач среди сотрудников показал, что распределение проектов в команде было неэффективным: часть задач дублировалась, а нагрузка между участниками распределялась неравномерно. Это приводило к задержкам и повышенной нагрузке на отдельных специалистов.

На основе полученных данных руководитель отдела маркетинга предпринял комплекс мер для оптимизации рабочих процессов:

Провел индивидуальные беседы с сотрудниками, которые систематически нарушают трудовую дисциплину, и организовал более жесткий контроль сроков выполнения их задач.

Установил четкие дедлайны на каждом этапе реализации маркетинговых кампаний, чтобы избежать срывов сроков.

Ввел регулярные планерки для обсуждения приоритетов, постановки задач и справедливого распределения обязанностей между сотрудниками.

Исключил пересекающиеся задачи и дублирование функций путем реорганизации процессов внутри команды.

Результаты

Вышеперечисленные меры позволили повысить слаженность работы, ускорить реализацию кампаний и снизить уровень стресса в команде.

Рост продуктивности. Оптимизация процессов и улучшение координации позволили увеличить количество выполненных задач без повышения рабочей нагрузки. Это положительно сказалось на моральном настрое сотрудников и их вовлеченности в проекты.

Сокращение времени на согласование.Введение еженедельных встреч с четкой повесткой и фиксированными приоритетами позволило ускорить процесс согласования задач на 20% и снизить количество корректировок по проектам.

Повышение скорости реализации. Благодаря изменению подхода к распределению обязанностей время подготовки рекламных кампаний сократилось на 30%, что обеспечило своевременный запуск новых проектов.

Улучшение дисциплины. После внедрения системы мониторинга сотрудники стали более ответственно относиться к своим обязанностям, что снизило нагрузку на коллег и улучшило общую слаженность команды.

Вывод

Внедрение программы мониторинга позволило компании глубже понять, как на самом деле организована работа отдела маркетинга. Анализ данных помог выявить слабые места — от проблем с дисциплиной до неэффективного распределения задач. В результате удалось повысить прозрачность процессов, устранить дублирование функций, усилить контроль дедлайнов и ускорить запуск маркетинговых кампаний. Благодаря этим изменениям отдел начал работать слаженнее и результативнее, а риски срыва проектов были сведены к минимуму.