Получить демо-доступ
Получить демо-доступ

Как провести продуктивное и интересное совещание

#Контроль бизнес-процессов
#Управление персоналом

Существуют ли собрания, на которых коллеги активно делятся идеями, а время в дискуссиях пролетает незаметно? Звучит, словно красивая корпоративная легенда. К сожалению, сегодня совещания нередко ассоциируются лишь с бесполезной тратой рабочих часов. И для многих компаний это становится рутиной. Скучной, малопродуктивной, но, почему-то, необходимой.

Однако, мы считаем, что собрания можно сделать не только полезными, но и интересными. Как? Расскажем в нашей статье.

Работа руководителей хорошо оплачивается не потому, что они постоянно задерживаются на деловых встречах и обсуждают текущие проблемы. Но все же эти процессы, а также постоянные отчеты и порой бессмысленные разговоры отнимают кучу времени.

К каждому совещанию важно готовиться заранее: ставить цели, выбирать участников, подводить итоги. Для того, чтобы собрание принесло результаты, необходимо тщательно изучить и усовершенствовать каждый его этап. 

Как организовать совещание

А можно ли вообще обойтись без совещания

Допустим, в компании появилась проблема, которая требует незамедлительного решения. Не нужно сразу же назначать собрание. Помните, что существуют и другие варианты обсуждения:

  • Телефонный разговор.
  • Селекторное совещание в виде аудио- или видеоконференции, на которой часть участников дискутирует, а часть — только слушает.
  • Рассылка писем по электронной почте.
  • Назначение ответственного за принятие решения.
Прежде чем созывать совещание, подумайте, есть ли в этом объективная необходимость. Сперва сформулируйте задачи для коллективного обсуждения и рассмотрите разные способы решения проблем.

Определяем цель совещания

Не забывайте о главной мудрости — сначала думать, а потом делать. В компаниях часто бывает наоборот: появилась проблема — срочно созываем коллег и разбираемся на месте. 

Однако грамотный руководитель сперва должен понять, чего он ожидает от совместных дискуссий. Точно сформулированные тезисы помогут провести по-настоящему эффективное совещание. 

Начальство может обозначить подобные цели:

  • составить пошаговые инструкции для взаимодействия разных отделов;
  • разработать стратегию увеличения продаж;
  • сформулировать коммерческие или маркетинговые принципы компании.

Каждое положение необходимо конкретизировать. Если нужно достичь количественных показателей, указывайте их в цифрах и устанавливайте четкие сроки реализации. Например: «Разработать стратегию увеличения продаж на 10% на следующие два квартала». 

Для качественного результата задайте образец: «Составить пошаговые инструкции для взаимодействия отделов продаж и закупок на основе действующего алгоритма работы между командой маркетинга и финансов».

SMART-технологии в постановке задач — это самый успешный способ достижения целей. Конкретизируйте запросы, устанавливайте точные числовые показатели, выдвигайте актуальные проблемы и четко организуйте время. Руководитель, который придерживается этих принципов, легко проведет продуктивное обсуждение. 

Зачем нужны совещания на работе

Кто участвует в совещаниях

Одно из ключевых условий собрания —  каждый высказывает свое мнение. Все присутствующие специалисты должны быть погружены в проблему и обладать компетенциями, которые помогут решить какую-либо часть вопроса. 

Нередко на деле происходит по-другому — на собрание загоняют всех без разбора. Из-за этого приходится выслушивать даже тех, кто понимает проблему лишь отдаленно. 

Прислушайтесь к каждому мнению

Часто «гениальные» идеи разбиваются о стену суровой реальности.

К примеру, топ-менеджер разработал эффективную, с его точки зрения, стратегию. Но на практике выяснилось, что исполнители не могут ее реализовать по ряду объективных причин. Кто-то сочтет такого управленца некомпетентным, однако подобные ситуации в бизнесе — вовсе не редкость.

Важно понимать, что все участники собрания — потенциальные потребители конечных результатов. Поэтому чем больше вариантов будет предложено, тем выше вероятность прийти к оптимальному решению.

  • Планируйте совещание
    Сформулируйте повестку собрания и ознакомьте с ней участников. Приглашенные специалисты должны подготовиться к предстоящей дискуссии и разделить между собой обязанности. В противном случае придется выслушивать пусть и профессиональные, но все же субъективные аргументы. Решать проблему необходимо на основе четких фактов и аналитики. Подготовленные вопросы важно разделить по приоритетности и начать разговор с наиболее значимых. Если собрание затянется или наоборот, его придется резко прервать из-за непредвиденных обстоятельств, вы по крайней мере успеете обсудить актуальные положения.

  • Проводите совещания утром
    С важными и трудными задачами мы, как правило, эффективнее справляемся в первой половине дня. И хоть график работоспособности у каждого индивидуален, практика показывает, что даже организм сов работает в это время суток более продуктивно. С выбором дня недели не так все однозначно. В понедельник организм перестраивается на работу после отдыха, а в пятницу наоборот — расслабляется перед выходными. Делаем вывод: совещания лучше устраивать в середине недели — вторник, среду или четверг.

  • Устанавливайте четкие тайминги
    По мнению специалистов, собрание пройдет эффективнее, если оно будет ограничено 30-тью минутами или часом. Когда обсуждение затягивается, люди устают и начинают отвлекаться на посторонние дела. Руководитель должен заранее обговорить длительность совещания и обозначить временные рамки каждого этапа дискуссий. К примеру: на высказывание личного мнения — пять минут, на выступление коллег — 20 минут, на мозговой штурм — 20 минут, на подведение итогов и выбор решения — 15 минут. Ограниченное время дисциплинирует даже тех, кто обычно пускается в долгие рассуждения.

  • Контролируйте процесс
    На совещании предпочтительно назначить модератора. Это ответственное лицо, которое ознакомлено со всеми положениями собрания. Такой специалист должен знать профессиональные особенности всех участников и следить за временем. В компаниях есть коллеги, которые могут провоцировать конфликты или мешать конструктивному обсуждению. Подобных людей лучше оградить от собрания, или пресекать попытки необоснованной конфронтации на корню.

  • Подводите итоги
    К сожалению, некоторые руководители не умеют резюмировать встречу. Результаты либо формулируются очень расплывчато, либо вообще никак.

Когда и как создавать совещания

Кроме этого, всегда важно вести протокол собрания. Для каждого принятого решения необходимо назначить ответственного, прописать сроки исполнения и планируемые результаты. Все участники совещания должны ознакомиться с положениями и поставить подпись. Фиксация итогов позволит избежать возможных недопониманий. Копии заверенных протоколов нужно отправить ответственным лицам.

И главное — в конце собрания не забудьте поблагодарить участников. Это повысит мотивацию сотрудников, ведь они поймут, что их мнение действительно ценят!