Как не стоит вести себя в рабочих чатах: ошибки, которые раздражают коллег и мешают работать

Почему правила общения в рабочих чатах важны для бизнеса

Плохая переписка — это не просто вопрос вкуса. Когда сотрудники общаются неструктурированно, у команды возникает сразу несколько проблем: сложнее найти информацию, дольше принимаются решения, растет количество уточнений, а часть задач теряется между репликами, мемами и эмоциональными реакциями.

Рабочий чат должен экономить время. Если он, наоборот, требует дополнительных усилий на расшифровку чужих мыслей, поиск контекста и фильтрацию лишнего, инструмент перестает выполнять свою функцию. Люди начинают уставать не от работы как таковой, а от способа взаимодействия.

У цифрового беспорядка есть вполне прикладные последствия:

• сотрудники чаще отвлекаются и теряют фокус;

• важные сообщения тонут в потоке второстепенных;

• руководители тратят время на разбор конфликтов и недоразумений;

• часть обсуждений становится токсичной или унизительной;

• новички дольше адаптируются и хуже понимают правила команды.

По сути, рабочий чат либо поддерживает процессы, либо размывает их. И разница между этими состояниями чаще всего определяется не платформой, а культурой общения.

ТОП-10 раздражающих привычек коллег

Разбивка мысли на отдельные сообщения

Не

надо

так

делать.

Разделение мыслей на несколько сообщений возглавляет список самых неприятных привычек коллег. Массированный поток уведомлений из одного диалога раздражает, а бесконечная вибрация браслета или смарт-часов добавляет определенную изюминку. Приходится ждать, пока «Маяковский» закончит свою мысль, а затем собирать воедино смысл этой «лесенки».

Вдобавок с каждым новым уведомлением геометрически растут интрига и беспокойство. Когда чат внезапно разрывается от 10–15 сообщений с интервалом в пару секунд, то в голову сразу приходит мысль о какой-нибудь катастрофе. Но уже после первой волны легкой паники и нервного листания беседы становится понятно, что причина в коллеге, который не чтит этикет деловой переписки.

Голосовые сообщения

Все мы любим послушать голосовые сообщения в рабочем чате (нет). На самом деле не стоит их отправлять без уважительной причины. Особенно раздражает, когда внезапно кидают пачку коротких аудиозаписей и просят выразить мнение об их занимательном содержании.

Почему не следует так делать:

• аудиозапись сложнее проанализировать, извлечь нужные сведения и потом сослаться на нее;
• не получится найти сообщение через поиск в чате;
• часто бывает неудобно слушать «голосовое», особенно без наушников;
• не все коллеги умеют четко и ясно излагать вслух свои мысли.

Единственное, что может смягчить общественный приговор отправителю — если ему нужно передать срочную информацию, а набрать текст нет никакой возможности.

Все это касается и внезапных звонков в мессенджере. Если общение по работе происходит в чате, то этикет требует предупреждать о вызове. Однако многие до сих пор считают, что «проще на минутку набрать человечка и порешать вопросики».

Стремление пообщаться в нерабочее время

Некоторые коллеги от скуки по ночам или в выходные дни отправляют в рабочие чаты смешные картинки, репосты новостей, мемы и прочий развлекательный контент. Аргументы о том, что здесь всему этому не место, часто игнорируются, ведь человек «просто делится позитивом».

Активность в корпоративном чате во время законного отдыха вызывает логичную неприязнь. Однако некоторые весельчаки продолжают попытки поднять настроение коллегам и в рабочие часы. Обсуждение актуальных политических новостей, обмен стикерами и рецептами домашней выпечки свидетельствуют об отсутствии у сотрудников умения различать личное и профессиональное пространство.

Личные разговоры в групповых чатах

Разговоры один на один в общем чате раздражают остальных его участников. Постоянные уведомления и ощущение, что вы здесь третий лишний, добавляют дискомфорта. Настоящее бинго, когда два человека не дискутируют о работе, а выясняют отношения между собой или «перемывают косточки» коллегам.

То же касается и руководителей, которые вопреки нормам деловой этики публично критикуют подчиненных в беседах. Это деморализует людей и нередко становится причиной увольнения.

Особо токсичные личности намеренно отмечают в чате неугодных и начинают во всеуслышание их отчитывать. Такое поведение усугубляет атмосферу в коллективе и психологически ломает человека, оно абсолютно неприемлемо.

Тегание всех подряд

Эта манера перекочевала в чаты из общения по электронной почте. В былые времена всех без разбора ставили в копию, даже ночного сторожа с дворником, теперь же их тегают через «собачку» @.

Когда стажер-дизайнер хочет посоветоваться по поводу цвета макета и отмечает с этой проблемой в чате буквально всех, от управляющего до бухгалтера, то это отвлекает и раздражает людей. Не стоит дергать коллег, к которым напрямую не относится вопрос или новость. 

Ненужный информационный шум засоряет уведомления. Если такое регулярно происходит, то имеет смысл обсудить с коллегами нормы деловой переписки.

Обратная ситуация, когда адресный одинокий тег становится катализатором бурной активности всех непричастных, что тоже не вызывает положительных эмоций. Задают вопрос отдельному человеку, а коллеги устраивают симпозиум и начинается общий мозговой штурм с закидыванием гипотезами и озарениями.

Грамматические ошибки

Дело даже не в очепятках и нарушении незыблемых правил орфографии великого и могучего. Если запутаться в «ться/тся», оборотах по типу «подъезжая к станции, у меня слетела шляпа» или употребить «ИХНИЙ», то это может вызвать негодование соседей по чату, однако работе подобное безобразие не помешает. Хуже всего, когда из-за ошибок искажается суть сообщения.

Иногда мысль настолько криво сформулирована, что становится трудно разгадать посыл собеседника. Крылатое выражение «Казнить нельзя помиловать» наглядно демонстрирует такую ситуацию. Все это может привести к путанице и серьезным проблемам. В итоге коллегам приходится уточнять информацию, что отнимает время и мешает рабочему процессу.

Если не знаешь, что делать — создавай новый чат

Некоторые участники крупных команд понимают выражение «Разделяй и властвуй» буквально и начинают плодить чаты на любой чих. Появление сотни-другой микробесед не улучшит продуктивность в компании, а лишь приведет к путанице. Через определенное время сотрудники перестают ориентироваться в этой мультивселенной и забывают, в каком чате скрывается нужная информация. Новичкам в такой ситуации особенно не позавидуешь.

Однако ряд эффективных менеджеров считают множество рабочих чатов нормальным веянием современности. Если участники соблюдают правила цифровой гигиены и этикета общения, то можно избегать информационного мусора и легко лавировать между беседами.

Капслок и акценты не к месту

Использование множества !!!!!! и ???? знаков, многоточий и выделение текста негативно воспринимается в деловой переписке…

Это создает у сотрудника ощущение, что собеседник сомневается в его умственных способностях и подсвечивает КАПСЛОКОМ или курсивом особо сложные для понимания места.

Еще такая манера переписываться отдает излишней эмоциональностью, будто отправитель кричит, хватает вас за грудки и требует срочно что-то сделать.

«Сообщение удалено»

Подобное уведомление в чате способно заинтересовать не только представителей спецслужб, но и всех работников. Оно заставляет людей недоумевать и гадать, что же там такого написали, было ли это просто чьей-то ошибкой и кому предназначалось таинственное сообщение.

Отсутствие контекста

Хоть краткость и родственница таланта, однако контекст важен для понимания сообщений. Когда в общем чате внезапно всплывает абстрактное «все готово», то это вызывает вопросы у коллег и создает ощущение, что их не посвятили в какой-то важный план. Человеку непонятно, к чему и кому относится сообщение, как ему в принципе поступить: проигнорировать или докопаться до истины.

Особенно сбивает с толку, когда текст без каких-либо комментариев просто пересылают из другой переписки. Лаконичный собеседник будто говорит: «Вот вам месседж, а дальше сами разбирайтесь».

Когда стоит создать новый рабочий чат

Новый рабочий чат нужен не на каждый повод. Он оправдан, если:

• у обсуждения есть постоянный состав участников;

• тема требует отдельной истории сообщений;

• вопросы по ней возникают регулярно;

• обсуждение не должно мешать основному каналу команды.

Например, отдельный чат может быть полезен для запуска проекта, координации филиалов, онбординга новых сотрудников или оперативного взаимодействия по конкретному процессу.

Как внедрить правила деловой переписки в компании

Компании не нужен двадцатистраничный документ о том, как писать в мессенджере. Достаточно краткого и понятного регламента, в котором зафиксированы базовые нормы:

• писать по делу и с контекстом;

• не отправлять голосовые без необходимости;

• не перегружать общий чат личными обсуждениями;

• не злоупотреблять тегами;

• уважать нерабочее время;

• не устраивать публичные разборы личности.

Важно, чтобы правила были не формальностью, а рабочим соглашением. Их стоит обсуждать с командой, а не просто спускать сверху.

Что должен делать руководитель

Руководитель задает тон коммуникации. Если он сам пишет бессистемно, звонит без предупреждения, тегает всех подряд и делает замечания в общем чате, команда быстро копирует этот стиль.

Поэтому от руководителя требуется не только добиваться порядка, но и демонстрировать его на практике: писать ясно, уважительно, без лишней эмоциональности и с пониманием границ.

Как навести порядок в рабочем чате

Одних призывов «давайте общаться экологичнее» не всегда достаточно. Если цифровой шум уже стал системной проблемой, компании полезно опираться не на субъективные впечатления, а на объективные данные: где сотрудники перегружены, сколько времени уходит на непрофильную активность, какие приложения потребляют ресурсы впустую, а где возникают регулярные простои или отклонения от регламентов.

В таких случаях полезно использовать систему мониторинга и оценки эффективности работы сотрудников «ИНСАЙДЕР». Решение помогает не только автоматизировать учет рабочего времени и отслеживать общую продуктивность, но и глубже понимать контекст работы.

Система показывает, какие ресурсы посещаются в рабочее время, как распределяется активность между рабочими и личными задачами, какие приложения используются наиболее интенсивно и соответствуют ли они должностным обязанностям. Это позволяет выявлять «поглотителей времени», оптимизировать доступ к веб-ресурсам и корректировать цифровые привычки команды.

Модуль кейлоггера отслеживает нажатия клавиш и фиксирует набор текста, характер деловой переписки и активность в рабочих каналах. Это помогает отличать реальную занятость от фоновой активности, контролировать соблюдение цифровых регламентов, а также своевременно выявлять паттерны, которые ведут к конфликтам и утечкам данных.

Если компании важно перейти от интуитивных оценок к управлению на основе данных и выстроить прозрачную цифровую дисциплину на уровне процессов, протестируйте бесплатную демоверсию «ИНСАЙДЕР». Она наглядно покажет, как онлайн-привычки сотрудников влияют на загрузку, качество внутренних коммуникаций и эффективность компании.

Заключение: от цифрового шума к осознанной переписке

Рабочий чат — публичное место, где нужно соблюдать этику делового общения и уважать своих собеседников. Если играть по правилам, то это повысит продуктивность команды и улучшит атмосферу в коллективе. Запомните вредные привычки общения в деловых чатах, деликатно вразумляйте коллег и старайтесь не допускать подобного со своей стороны.

30 июля | 15:00

ВЕБИНАР ОТ ТОТАЛЬНОГО КОНТРОЛЯ К ЭКОЛОГИЧНОЙ СИСТЕМЕ САМООРГАНИЗАЦИИ КОМАНДЫ

Расскажем о том, как экологично внедрить систему мониторинга и извлечь из этого пользу не только руководителям, но и сотрудникам.

Вас ждут взрывные идеи и ценные подарки, регистрируйтесь!

Зарегистрироваться