Получить демо-доступ
Получить демо-доступ
Подтвердите, что вы не робот

Смешанный график: как организовать работу сотрудников с разным режимом

#Контроль бизнес-процессов
#Управление персоналом

5 мая 2023 года Всемирная организация здравоохранения объявила о снятии статуса пандемии для COVID-19. И хотя большинство стран отменили карантины еще задолго до этого, многие компании оставили возможность работать из дома.

Сегодня распространен такой вариант смешанного формата, когда часть сотрудников вернулась в офис, а часть осталась на удаленке. В этом случае компании важна правильная организация процессов: контроль продуктивности, вовлеченности в задачи и доступа к информации для всех сотрудников вне зависимости от их местоположения. В этой статье мы разберем, как создать комфортные условия и предотвратить выгорание команды при смешанном формате работы.

Как работают компании в 2023 году

Эпоха массовой удаленки закончилась, но этот формат по-прежнему не теряет актуальности. По данным сервиса SuperJob, сегодня в 4 из 10 компаний часть штата работает из дома. До 2020 года удаленный персонал был у каждой третьей организации, а в разгар пандемии — у 58% работодателей. Сегодня возможность работать из дома сохраняют 40% компаний.

При всем удобстве удаленки, этот формат имеет ряд объективных сложностей. Зачастую сотрудникам трудно провести грань между рабочим и личным временем, не потерять мотивацию и сохранить прежний уровень продуктивности. Помимо этого, вдали от офиса и живого общения с коллегами легко упустить информацию о текущих бизнес-процессах компании.

В этих условиях руководство пытается усилить контроль за удаленными сотрудниками, увеличивает их нагрузку и только усугубляет ситуацию.

Успешная работа в смешанном формате: основные правила

Главные условия развития бизнеса в современных реалиях — это оперативное планирование и быстрая перестройка внутренних процессов. Но что еще важнее — сохранение мотивации сотрудников и сплоченность команды. Без этих факторов даже технологически прогрессивной компании будет сложно улучшить показатели. Поэтому руководству важно сфокусироваться на грамотном управлении командой.

Стратегия координации

Самоконтроль — один из ключевых навыков работы на удаленке. В то время как сотрудники предоставлены сами себе, от их исполнительности зависит результат работы офисных подразделений и всей организации.

Чтобы не допустить падения продуктивности, руководству необходимо подробно описать и донести до персонала стратегические и оперативные цели компании. Правильным решением также станет составление плана работы для каждого сотрудника — так им будет проще ориентироваться в сроках и приоритетах задач.

Как организовать работу сотрудников

В последние годы набирает популярность программа ИПР — индивидуальный план развития, который помогает развить профессиональные навыки и составить прозрачную стратегию продвижения по карьерной лестнице. Он помогает сфокусироваться на хард- и софт-скилах, а также показывает сотруднику ценность его работы и вклад в достижение общей цели.

Чтобы вывести координацию команды на новый уровень, используйте современные IT-решения, которые помогают оптимизировать выполнение задач, не допустить перегрузок и выгорания.

ИНСАЙДЕР оценивает эффективность каждого сотрудника и позволяет увеличить производительность до 30%. Система контролирует использование сайтов и программ, делает снимки экрана, отслеживает нажатия клавиш, измеряет время работы и регистрирует нарушения. Все это помогает координировать сотрудников, в том числе удаленных, а также защищает корпоративные данные от утечек.

Мотивация

Обратите внимание на четыре универсальных правила, которые помогают держать команду в одном инфополе и стимулируют на достижение результата:

  1. Регулярные планерки. Вся команда должна четко понимать как ближайшие, так и стратегические бизнес-цели компании. Оптимальный вариант — еженедельные встречи для обсуждения текущих задач и ежемесячные ретроспективы с подведением итогов, обсуждением прогресса и ошибок в работе команды.

  2. Тематические чаты. Они должны быть у каждой команды, направления и департамента. Дополнительно — неформальный чат для общения по нерабочим вопросам. Чтобы предотвратить информационный хаос и помочь разделить личные и рабочие переписки, составьте рекомендации по настройке папок и организации чатов в мессенджере.

  3. Демонстрация результатов. Делайте видимыми достижения команды и каждого специалиста — так сотрудники будут знать, чем занимаются коллеги и не потеряют мотивацию на достижение общей цели. Рассказывайте о новых кейсах компании, делитесь цифрами и показателями, демонстрируйте результаты выполнения задач, даже небольших. Например, разработчик написал скрипт, который оптимизирует какой-либо процесс. Покажите, какую выгоду это принесет команде и компании в целом.

  4. Неформальные встречи. Организовывайте общий досуг во внерабочее время за пределами офиса. Это укрепляет личные связи между сотрудниками и помогает построить из разрозненного коллектива сплоченную команду.

Общение, тимбилдинги, совместные брейнштормы — все это позволяет создать продуктивный и мотивированный коллектив. Для удаленных сотрудников организуйте те же активности в онлайн-формате: тематические вечеринки, онлайн-игры и квизы. Современные инструменты помогут в планировании встреч и организации видеоконференций.

Профилактика выгорания

При недостатке личного общения легко пропустить признаки усталости сотрудника и упадок мотивации. Это опасно развитием выгорания, о котором мы подробно рассказывали в этой статье. Первыми симптомами являются:

  • снижение работоспособности;
  • рост количества ошибок при выполнении задач;
  • негативное отношение к любым изменениям в компании.

Как перейти на смешанный формат работы

Главная задача руководителя в этой ситуации — вовремя заметить признаки выгорания и помочь сотруднику. Проводите регулярные встречи тет-а-тет и ревью с каждым членом команды, обсуждайте не только профессиональные, но и более личные вопросы — как удаленная работа сказывается на эмоциональном состоянии, нет ли проблем в коммуникации с коллегами, комфортно ли устроен домашний офис.

Сотруднику с симптомами выгорания важно помочь ликвидировать источник стресса, выстроить границы между работой и отдыхом и не допустить переработок. Дайте специалисту небольшой тайм-аут от сложных задач или предложите взять отпуск.

Как перейти на смешанный формат: краткая стратегия

Чтобы организовать взаимодействие между удаленными и офисными сотрудниками без потери в продуктивности, следуйте четырем правилам:

  1. Продумайте рабочие процессы. Используйте разные подходы для контроля обеих категорий сотрудников. Система мониторинга ИНСАЙДЕР фиксирует, чем именно занимался специалист в определенный момент, как долго он выполнял ту или иную задачу и сколько отсутствовал на рабочем месте.

  2. Определите задачу и желаемый результат. Чем четче будут обозначены цели проекта и критерии успеха, тем проще удаленным сотрудникам будет фокусироваться на поставленной задаче. В этом поможет использование таск-трекера или CRM-системы.

  3. Проводите регулярные встречи. Они должны быть как командные, так и личные, при этом их посыл и содержание не должны различаться для офисных и удаленных сотрудников. Такие встречи помогают снимать стресс, контролировать прогресс работы и отслеживать эмоциональное состояние коллектива.

  4. Пробуйте разные форматы коммуникации. При оффлайн-встречах обязательно подключайте удаленных сотрудников по видеосвязи. Заранее продумайте план и темы собрания и разошлите их всей команде. Не забудьте про техническую сторону вопроса: как наладить соединение, подключить камеру и микрофоны и прочие нюансы.

У смешанного формата работы можно найти и преимущества, и недостатки. Но полностью игнорировать эту модель сегодня нельзя — пережитый локдаун трансформировал рынок и заставил работодателей подстроиться под новые реалии.

Грамотно выстроенные внутренние процессы помогут компании не терять продуктивность, а правильная коммуникация между удаленными и офисными сотрудниками поддержит мотивацию на высоком уровне и поможет избежать эмоционального выгорания.