Дедлайн: как правильно поставить, чтобы не допустить ошибок
Каждый хотя бы раз встречался с понятием дедлайна. Для многих это часть рабочего процесса, поэтому термин прочно вошел в нашу повседневную жизнь.
Дедлайн в буквальном переводе означает «мертвую линию»: так в 1860-х годах называли границу тюрьмы. Если заключенный переступил через нее, то считался беглецом и в него стреляли на поражение.
У дедлайна есть ряд преимуществ:
-
Дисциплина. Рамки выполнения задачи и штрафы за их нарушение помогают сотруднику быть более организованным. Также это дает возможность расширить горизонт планирования проектов.
-
Мотивация. Когда мы задаем четкое время на выполнение задач, у работника появляется азарт. Сдача проекта в указанный срок может принести, как минимум, психологическое вознаграждение. Исполнитель получает расположение начальства, чувство выполненного долга, радость от завершения задачи.
-
Креативность. Конкретные сроки побуждают сотрудников находить вдохновение, даже когда его нет. Пусть у вас нет настроения, на улице плохая погода или все мысли о выходных — дедлайн вынуждает создавать качественный продукт в любых обстоятельствах.
-
Планирование. Когда поставите сроки сдачи работ, вы можете составлять график и для предстоящих проектов. С четким планом вы добьетесь максимальной эффективности и найдете идеальный баланс между профессиональными обязанностями и отдыхом.
Тщательная работа над контролем выполнения проектов очень важна. Она позволяет увидеть проблемные места, а также проанализировать качество работы специалистов.
Для того, чтобы узнать, как сотрудники проводят рабочее время, мы создали программу ИНСАЙДЕР.
Он позволяет просматривать экран компьютера или смартфон. Вы сможете увидеть реальную нагрузку работника и отследить его активность. Программа покажет, отвлекается ли он на соцсети, сторонние сайты и программы, сколько времени уделяет выполнению задач, как долго находится в простое.
Плюсы и минусы дедлайна
Начнем с положительных сторон постановки сроков:
-
Дает возможность сфокусироваться на цели. Проще выполнять одну задачу, чем тратить время и энергию на несколько сразу. От этого страдает наша производительность.
-
Позволяет продуктивно проводить рабочее время. С помощью дедлайна можно правильно распределить нагрузку для выполнения задач.
-
Делает процесс работы над задачами более упорядоченным и спланированным. Для наибольшей эффективности следует разбить объемную часть задания на несколько мелких и поэтапно приступать к выполнению.
-
Приближает к выполнению проекта. Помогает получить реальный результат.
Негативные последствия срыва сроков:
-
конфликт с заказчиком или руководителем проекта. Никто не хочет работать с безответственными сотрудниками;
-
сомнения в своем профессионализме. Срыв дедлайна неизбежно ведет к мыслям: действительно ли я хороший специалист и чего-то стою?;
-
финансовые потери. Здесь в минусе все: и исполнитель, не сдавший заказ вовремя, и заказчик, упустивший выгоду;
-
ухудшение профессионального положения. Срывая сроки дедлайна, вы показываете себя как ненадежного специалиста.
Как правильно поставить дедлайн
Рассчитать дату не так просто, как кажется. Нужно учитывать нюансы, знать реальное положение дел и объективно оценивать нагрузку сотрудников. Чтобы правильно назначить дедлайн, следует учесть частые ошибки:
-
Ставить короткие сроки выполнения большой задачи.
-
Постановка долгосрочного дедлайна. Это один из основных факторов прокрастинации и оттягивания процесса работы у подчиненного. Можно попросить его присылать готовые части или отчеты в течение срока выполнения работ.
-
Ставить дедлайн без учета ситуации. Не всегда можно установить четкий срок, когда есть иные факторы, которые не позволят выполнить работу. Так, для установки аппаратуры в загородные дома следует выбрать время с хорошими погодными условиями.
-
Отказ от использования средств контроля рабочего времени. Сейчас есть множество программ, которые контролируют выполнение задач. Внедрение таких систем в рабочий процесс позволяет увеличить производительность. Например, ИНСАЙДЕР станет отличным помощником в проверке эффективности сотрудников и контроле выполнения задач.
Невозможно объять необъятное и сделать проект за два дня, когда для этого необходима неделя работы специалиста.
Что делать, когда исполнитель срывает сроки
Как бы грамотно вы не поставили дедлайн, форс-мажоры все равно случаются. Важно в такие моменты не горячиться, а следовать простым шагам:
-
Коммуницировать с сотрудником. Важность общения между руководителем и подчиненным нельзя недооценивать. Это один из основных факторов, на котором строится работа.
-
Объяснить систему штрафов за срыв. Очень важно донести до исполнителя, что будет, если он не сможет выполнить задачу в указанное время.
-
Провести анализ: почему проект не был выполнен в указанные сроки. Возможно, это технические трудности, недостаток коммуникации или профессиональных навыков. Это нужно, чтобы помочь работнику с решением проблем.
-
Делиться ожиданиями, показывать референсы. Поставить ТЗ недостаточно, важно продолжать коммуникацию и быть готовым ответить на вопросы.
-
Проводить работу над ошибками. Правки — неотъемлемая часть процесса. Важно помочь сотруднику ассимилироваться и войти в ритм постепенно. В период перехода могут быть ошибки, которые важно вовремя исправлять.
Можете использовать редлайн
Редлайн и дедлайн не близнецы, но они родные братья. Редлайн — это контрольная дата, которая назначается за несколько дней до дедлайна. Она создана для проверки выполнения задачи. Это эффективный инструмент, который позволяет сотруднику относиться к рабочему процессу серьезно и не откладывать все на последний день. Например, день защиты диплома — дедлайн, а дата предзащиты — редлайн.
Заключение
При постановке дедлайна важно применять три основных правила:
- Поддерживать связь с сотрудниками по поводу установленных сроков;
- Внедрять редлайн для контроля работ;
- Делить большую задачу на несколько мелких и подходить к процессу структурировано.
С таким подходом вам будет проще контролировать проектную работу и увеличивать эффективность работы сотрудников.