Методы и инструменты эффективного управления временем

Именно это называется тайм-менеджментом, когда в течение дня вы и работаете, и занимаетесь тем, что нравится. Эффективно управлять временем нужно и в личных, и в рабочих целях. Более того, если руководитель внедрит в компанию эффективные методы управления временем, сотрудники будут более продуктивными.

В этой статье рассмотрим основные способы тайм-менеджмента, а также программные решения для управления временем.

Что такое тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент переводится с английского как «управление временем». В большинстве случаев этот термин понимается как повышение эффективности работы. На самом деле, речь идет об умении рационально распоряжаться всем своим временем: важно заранее планировать и рабочие задачи, и личные планы.

Если говорить о предприятии, то тайм-менеджмент позволит контролировать бизнес-процессы и реализовывать все рабочие задачи вовремя. В результате не будет простоев, задержек и перегрузок.

Любой сотрудник — будь то рядовой менеджер или руководитель — может научиться рационально планировать свое время. Лучше всего, если именно начальство подаст личный пример и займется обучением сотрудников тайм-менеджменту.

7 принципов управления временем

Несмотря на внешнюю сложность, корпоративное и личное управление временем сводится к семи основным принципам.

Каждое действие имеет определенный приоритет. Но чтобы правильно управлять своим временем, нужно учитывать все задачи, которые предстоит решить за день. Запишите каждое действие заранее, даже чашку кофе с друзьями. При этом заложите конкретное количество времени на каждый пункт. Так вы точно будете знать, чем и когда предстоит заниматься. Это основа, которая позволит эффективно управлять временем.

Если вы не развиваете навыки целеполагания, то не сможете понять основные принципы современного управления временем. Цели должны соответствовать следующим параметрам — быть конкретными, измеримыми, достижимыми и актуальными.

То есть, например, вы не просто увеличиваете продажи на 30%, а проводите рекламную кампанию в средствах массовой информации, пересматриваете ценовую и кадровую политику. Разделите большие проекты на небольшие списки дел и решений.

Тайм-менеджмент требует четкого понимания того, что нужно сделать в первую очередь. Мы уже говорили, что все задачи дня важны, но некоторые из них нужно выполнять быстрее, в то время как другие требуют больше ресурсов, и их нельзя завершить сейчас.

Распределяйте время и порядок выполнения задач исходя из их приоритетности. Для этого можно использовать, например, матрицу Эйзенхауэра. Согласно ей, все дела нужно распределить на такие группы:

• срочное и важное;
• несрочное и важное;
• срочное и неважное;
• несрочное и неважное.

Распределение наглядно покажет, какие задачи нужно сделать сейчас, а какие можно отложить.

Чтобы научиться управлять временем, нужно уметь концентрироваться. Этот навык позволит делать одно дело сразу и не отвлекаться в процессе на другие задачи. С этой точки зрения тайм-менеджмент сводится к двум тезисам:

• Делегируйте полномочия. Если дело не требует вашего обязательного участия, поручите его выполнение другим сотрудникам.
• Научитесь говорить «нет». Некоторые задачи вы не можете выполнить быстро, потому что все время и силы потратили не неважные задачи. Научитесь отказываться от ненужных дел.

Каждая матрица, диаграмма, правило или способ решения задач являются адаптивными. Это означает, что вы сами выбираете эффективный метод для конкретной ситуации. Другими словами, каждый сам решает, как лучше всего управлять своим временем. Попробуйте разные методы, проанализируйте результаты и выберите способ, который подходит вам больше всего.

Например, вы не можете расставить приоритеты, потому что для вас все задачи важные. В таком случае можно часть своих дел делегировать ответственному коллеге.

Чтобы понять, как эффективно распределять рабочее время, научитесь управлять личным. Полноценный отдых и активный образ жизни дают силы для решения задач в течение рабочего дня.

Однако отдых — это не только 7-8 часов сна в сутки, но еще и хобби. Запланируйте досуг и относитесь к нему как к пункту, который нельзя перенести или отменить. Это основа личной эффективности, потому что отвлечение от повседневных дел повышает производительность труда. Научите своих сотрудников так же относиться к своему времени, т.е. и заниматься работой, и отдыхать после нее.

10 эффективных методов тайм-менеджмента

Планирование — это не просто алгоритм действий с шаблонами. Эффективное управление временем — это умение применять определенные способы решения задач, с которыми вы сталкиваетесь в течение рабочего дня. Рассмотрим популярные методы тайм-менеджмента, которые помогут эффективно распоряжаться своим временем.

Согласно этому методу, вы можете делать 9 дел ежедневно:

• 1 — самое важное;
• 3 — менее важные;
• 5 — незначительные.

Планируйте время выполнения задач в соответствии с этим правилом. Вскоре вы поймете, что девять вещей — это слишком много или слишком мало для вас. Тогда нужно будет скорректировать правило под себя.

Это правило может дополнить или полностью заменить предыдущий способ. Выберите три важных дела, которые нужно сделать в течение дня, и полностью сосредоточьтесь на них.

Часто мы оцениваем свою продуктивность по количеству выполненных дел, а не по их сложности или объему. Метод Бейли помогает определить наиболее важные задачи и не распыляться на мелкие дела.

Это один из самых эффективных способов контроля рабочего времени. Представьте, у вас есть задача, но вы не хотите ее выполнять. Независимо от того, что это, используйте метод контроля и манипулирования своим сознанием.

Скажите себе: «Десять минут — это немного, это не проблема. Поэтому я потрачу на задачу всего десять минут». Не сомневайтесь, что вы продуктивно проведете эти минуты, и, скорее всего, потратите на работу больше времени. Благодаря методу десяти минут вы можете сделать то, что давно откладывали и не хотели делать. Просто начните.

По-другому его называют правилом Помодоро. Сам Франческо Чирилло не задумывался о том, как нужно управлять временем. Он просто постоянно отвлекался, а потом придумал, как использовать обычный таймер для повышения эффективности работы.

Чирилло устанавливал таймер на 25 минут, а по истечении этого времени тратил 5 минут на то, чтобы сделать что-нибудь не относящееся к текущей задаче. Затем снова ставил таймер на 25 минут и работал.

Сегодня это один из самых эффективных методов управления временем в организациях любого масштаба.

Правило 90/30 используют многие успешные люди, в том числе Лео Видрич — основатель Buffer. Идея заключается в том, что вы решаете одну задачу 90 минут, максимально концентрируясь только на ней. Затем делаете получасовой перерыв, а затем еще полтора часа интенсивно работаете. Используя этот простой принцип, вы будете удивлены тем, сколько можно сделать за один день!

Правило 52/17 аналогичное, но ежедневный цикл работы и отдыха при этом сокращается. Второй вариант подойдет тем, кому сложно работать в течение полутора часов без перерыва.

Этот метод изобрел легендарный Брайан Трейси. Лягушки — это проблемы, которые вообще не хотел решать. Идея состоит в том, чтобы «съесть лягушек» через силу в самом начале дня.

После того как человек «съел лягушку» утром, он буквально сбросил камень с плеч и получил два преимущества одновременно:

• Эффективно решил важную задачу, потому что сделал это со свежей энергией.
• Остался продуктивен в течение дня, т.к. самое сложное уже позади.

Если вы не знаете, сколько времени требует выполнение задачи, как можно распределить важные дела на весь день? Для управления временем необходимо не только планировать дела, но и отводить определенное время на их решение.

Делайте пометки в календаре и указывайте интервал времени, необходимый для выполнения конкретной задачи. В конце концов, некоторые люди покупают хлеб за 5 минут, а некоторые — за 25.

Метод представляет собой доску с тремя столбцами: «Сделать», «Делаю» и «Сделано». У каждого руководителя, менеджера и обычного сотрудника должна быть такая табличка. Благодаря ей каждый сотрудник видит, что ему нужно сделать, решает важные задачи и всегда соблюдает дедлайны.

Таблица может быть рукописной, например, на доске, или электронной.

Управление временем — это привычка. Корпоративное управление временем не является исключением. Распределите текущие цели и задачи и выработайте привычку делать сразу все, что занимает менее двух минут вашего времени. После нескольких дней тренировок вы поймете, зачем вам нужно управлять временем и как это работает.

Для повышения эффективности мы должны учитывать два закона тайм-менеджмента. Это основы управления временем, но они неочевидные, поэтому американский писатель и инвестор Тим Феррис решил сформулировать их в рамках своего метода фокусировки:

1. Закон 1 — принцип Парето. Независимо от того, какую технику управления временем вы используете, около 20% усилий решают 80% задач.
2. Закон 2 — концепция Паркинсона. Работа занимает столько времени, сколько вы на нее отвели. Причем выполнение задачи растягивается ровно на столько, сколько вы запланировали.

Тим Феррис считает, что в первую очередь нужно научиться сосредотачиваться на том, что важно сейчас. Работа должна быть выполнена? Сделай ее!

Лучшие приложения для управления временем

Для управления личным временем подойдет любой из перечисленных выше методов. Однако планирование времени на предприятиях требует систематического и комплексного подхода. В этом помогут специальные сервисы мониторинга работы персонала. Рассмотрим самые эффективные из них.

Это веб-сервис и приложение для создания проектов и блоков задач в облаке. Задачи можно делегировать и создавать иерархию исполнителей. Сервис фиксирует, какие задания выбрал исполнитель и сколько времени он потратил на их выполнение. Особенность приложения в том, что исполнителям присваивается уровень кармы, который указывает на эффективность группы в зависимости от продуктивности работы каждого. Эта функция подходит для базового управления временем.

Обратите внимание, что программа имеет ограничения. Бесплатной версией могут пользоваться не более 5 человек, выполняя до 80 задач. Возможности премиум-версии — 50 человек, 200 задач. Из-за таких ограничений приложение не позволяет крупным компаниям гибко расширять функционал.

Программа позволяет планировать задачи на основе календаря, отмечать, сколько часов планировалось на их выполнение и сколько часов фактически затрачено. Сервис помогает контролировать время, позволяет оставлять дополнительные комментарии по задачам и передавать весь проект или его часть другим пользователям. Microsoft To-Do помогает управлять личным временем, но не подходит крупным компаниям.

Службу можно синхронизировать с другими решениями Microsoft, но ее сложно получить даже с помощью Outlook. Синхронизация со сторонним программным обеспечением очень проблематична.

Мощное ПО отслеживает время работы сотрудников и фиксирует все задачи специалистов и отделов, контролирует затраченное время и предотвращает доступ к нежелательным сайтам и приложениям. Благодаря этому сотрудники не тратят время на неважные и личные дела, а занимаются своими рабочими задачами.

Кроме того, ИНСАЙДЕР защищает компанию от внутренних утечек. Сервис имеет встроенную функцию кейлоггера, автоматически создает скриншоты рабочего стола и формирует отчеты в ответ на действия каждого сотрудника. Программа не перегружает систему и действует незаметно.

У ИНСАЙДЕРА есть бесплатная облачная версия с широким набором функций, но ограниченным количеством пользователей.

Приложение помогает планировать задачи и представляет собой виртуальную доску с карточками. Последние содержат задачи, которые требуют внимания. Trello подходит для базового управления временем по принципу «Канбан».

Оригинальное решение имеет слабую исходную функцию, которая «доводится до ума» плагинами. Но в бесплатной версии не так много этих плагинов.

В этом сервисе нет полной функции управления временем. Однако он подходит для планирования мероприятий, встреч и проектов.

Сервис представляет собой приложение, а также имеет мобильную версию. Основная часть работы ведется с виртуальным календарем. Можно настроить уведомления.

Google Календарь отлично подходит для личного управления временем. Однако для корпоративного применения его возможностей недостаточно.

Мы привели общий обзор и перечислили основные возможности разных сервисов. Выберите подходящее ПО согласно потребностям вашей компании.

Книги по тайм-менеджменту

Тайм-менеджмент — популярная тема, потому что время — один из немногих незаменимых ресурсов в нашей жизни. Без преувеличения, на тему управления временем были опубликованы десятки тысяч книг. Однако по-настоящему полезны немногие из них, поговорим о таких книгах подробнее.

Если вы интересуетесь тайм-менеджментом и хотите получить реальную практическую информацию, подкрепленную примерами из жизни успешных людей, рекомендуем следующие книги:

• «Жесткий тайм-менеджмент», Дэн Кеннеди
• «Максимальная концентрация», Люси Паладино
• «Управление временем по помидору», Штефан Нетенберг

Перечисленные книги высоко оценили бизнесмены и независимые эксперты, поэтому эта литература точно заслуживает вашего внимания.

В качестве лидера среди авторов книг по тайм-менеджменту мы выделили Брайана Трейси. Это американский бизнесмен, инвестор и писатель, его книги были переведены почти на все языки мира. «Точка фокуса», «Привычки на миллион», «Мастер времени» и «Достижение максимума» — это лишь некоторые из его самых продаваемых книг.

Трейси занимался управлением временем с 8 лет, хотя тогда даже не было такой концепции. Сейчас ему 77, и он по-прежнему очень строг со своим временем. Книги Трейси демонстрируют высшие уровни тайм-менеджмента обычным специалистам и менеджерам всех уровней.

Заключение

Концепция тайм-менеджмента включает в себя грамотное управление временем — личным и рабочим.

Составьте список того, что вам нужно сделать сейчас. Обратите внимание, сколько часов требуется для выполнения определенных задач. Достигайте простых целей здесь и сейчас, а для сложных собирайте все свои силы, концентрируйтесь и «ешьте лягушек».

Для корпоративного тайм-менеджмента используйте специальные программы. Они помогут работать с сотрудниками на всех уровнях и ничего не упускать. В рамках управления временем важно понимать, что именно сотрудники делают в течение рабочего дня. Не позволяйте подчиненным отвлекаться на социальные сети и развлекательные приложения. Если вы сделаете отчет прозрачным и четко укажете причины бонусов и штрафов, то получите потрясающие результаты: эффективность работы повысится, как и ее качество. Это относится и к тем, кто работает удаленно.

Попробовать бесплатно

Воспользуйтесь 14-дневным триалом системы мониторинга работы персонала ИНСАЙДЕР и узнайте, чем заняты ваши работники на самом деле

Введите ваше имя *

Телефон *

E-mail *

Нажимая кнопку «Подписаться» я даю свое согласие на обработку персональных данных