Командная планерка: зачем нужна и как правильно провести

Что это такое

Планерка, или летучка — один из видов командных совещаний с четко обозначенными темами для обсуждения и ограничением по времени. На ней сотрудники делятся трудностями и успехами, подводят итоги и ставят новые задачи. Участниками может быть как весь отдел, так и проектные команды. Таким образом, планерка — это короткая встреча для обсуждения актуальных рабочих вопросов.

Принципы организации

Одна из главных особенностей летучки — ее запланированность. Темы и вопросы, которые будут обсуждаться на встрече, объявляются заранее в рабочих чатах, CRM или других каналах внутренней коммуникации. Это позволяет провести собрание эффективно: участники приходят подготовленные и делятся собственным видением проблемы, а не просто слушают.

Кроме четкой организации особенности проведения планерок включают:

1. Сжатые временные рамки. Летучка вписывается в график рабочего дня и не может длиться часами. Она подразумевает быстрый обмен информацией по конкретной теме собрания, даже если встреча оказалась незапланированной. Цель летучки — не найти решение прямо здесь и сейчас, а замотивировать сотрудников и направить их аналитические способности в нужное русло. 

2. Регулярность. Плановые совещания — стандартная практика как для коммерческих компаний, так и для государственных учреждений. Именно регулярность формирует серьезное отношение к встречам. Их можно сравнить со школьными уроками: отсидеться в стороне не получится, если тебя не вызвали к доске сегодня — пригласят выступить в следующий раз.

3. Регламентированность. Существует четкий порядок проведения планерок, с которым с самого начала ознакомлены и согласны все участники.

4. Наличие куратора. Это основной докладчик, который руководит дискуссией и направляет ее в нужное русло.

5. Конспектирование встречи. Не лишним будет составить протокол летучки — это поможет не упустить важные инсайты и проанализировать ценные идеи. Форма конспекта может быть любой, но с фокусом на основные моменты: кто выступал, что обсуждали, к каким результатам пришли.

Проведение планерки: ключевые принципы

У организации летучек нет жестких правил, однако лучше разработать четкий план и следовать ему, иначе собрание может превратиться в пустую трату времени.

1. Контроль посещаемости. Если кто-то не может присутствовать, то предупреждает об этом заранее и знакомится с конспектом планерки позже.

2. Тема встречи. Перед началом летучки важно напомнить о цели совещания. Постарайтесь привлечь внимание участников и сосредоточить его на предмете обсуждения, иначе им будет сложно включиться в продуктивную дискуссию.

3. Подача материала. Информация должна быть сжатой и лаконичной, в формате «тезис — вывод». Спикер четко структурирует свои гипотезы и не дает последующему обсуждению перейти в неконтролируемый спор.

4. Свобода мнения. Участники не должны бояться высказаться, если решение кажется им неверным, главное — придерживаться правила «критикуешь — предлагай». Взгляды могут быть разными, но важно избегать субъективных оценок и перехода дискуссии в деструктивное русло.

В конце встречи куратор назначает ответственных за выполнение задач, устанавливает сроки и точки контроля. Итоги собрания конспектируют в свободной форме, отправляют в рабочий чат или размещают на общем диске.

Виды планерок

Регулярные встречи команд можно условно разделить на несколько групп.

По частоте проведения:

1. Ежедневные пятиминутки. Обсуждение оперативных вопросов и постановка задач на текущий день. Обычно они проводятся утром, когда сотрудники еще не успели уйти в работу.

2. Еженедельные митапы. Подведение итогов и планирование конкретных процессов — например, демонстрация проекта заказчику. Лучше проводить во второй половине рабочего дня или вечером для более цельного восприятия информации.

3. Ежемесячные. Анализ результатов прошедшего периода и распределение задач на следующий месяц.

4. Экстренные летучки. Куратор собирает команду в случае форс-мажора. Встреча проходит по тому же принципу, что и стандартные планерки: контроль присутствия, информационная часть, коллективное обсуждение.

По тематике:

1. Информационные совещания. На них освещаются любые новости, которые нужно принять к сведению, даже если это не повлияет на текущую работу — например, изменения в графике отпусков или корпоративные события. Иногда сотрудники подписывают лист ознакомления, и руководство при необходимости вносит новые вводные в их должностные обязанности. Это может показаться формальностью, однако в спорных ситуациях значимость такого подхода возрастает, особенно в юридических аспектах.

2. Обучающие совещания. Они проводятся для знакомства команды с новыми рабочими инструментами, сервисами, инструкциями, алгоритмами и даже офисным оборудованием.

3. Мотивирующие митапы. Они направлены на повышение вовлеченности сотрудников в производственный процесс. Куратор рассказывает о достижениях или указывает на недостатки. Это эмоциональное совещание, на котором уместны тимбилдинги и различные методы поощрения, а поиска виноватых, напротив, лучше избегать. Важно, чтобы такие летучки создавали приподнятый настрой и заряжали мотивацией, даже если на них обсуждают неудачи.
   
   

Планерки также различаются по способу проведения: в офисе или удаленно. Личные встречи удобнее организовывать в хорошо знакомых сотрудникам местах, где есть возможность уединиться. Например, в отделе торгового зала или отдельной ячейке опенспейса, расположенных вдали от проходов. 

Важно обеспечить хотя бы минимальный комфорт, даже если планерка продлится недолго. Если участникам придется стоять слишком близко друг к другу, сосредоточиться на обсуждении будет сложнее.

Особенности проведения виртуальных планерок

Дистанционный формат работы уже стал привычным для многих компаний, а виртуальные собрания заменили командам очные совещания. Для удаленных сотрудников, которые часто находятся в разных городах и даже странах, это единственный способ синхронизировать задачи и грамотно организовать процессы.

Приведем общие рекомендации для виртуальных встреч:

1. Войдите в конференцию за 5–10 минут до начала собрания, чтобы проверить связь.

2. В закрепленном сообщении чата укажите тему и основные тезисы планерки, чтобы участники могли быстро настроиться на нужную волну и освежить в памяти обсуждаемые вопросы.

3. Контролируйте время и пресекайте разговоры на отвлеченные темы.

4. Установите четкие правила общения в начале встречи. Например, если кто-то хочет высказаться или возразить, он может написать сообщение в чат или поднять руку.

5. Внедряйте визуализацию (картинки, инфографику) и опросы для удержания внимания участников. Это особенно полезно для итоговых планерок, на которых приводятся результаты работы и достигнутые показатели.

6. Изучите рынок сервисов для видеоконференций и выберите надежный ресурс с качественной связью как для настольных компьютеров, так и для мобильных устройств.

Почему планерки проходят неэффективно

Летучка может оказаться безрезультатной по нескольким причинам. Одна из них — если куратор не предупреждает о предстоящем собрании заранее. Так сотрудники не успеют ознакомиться с повесткой и подготовить свои тезисы по обсуждаемому вопросу. Если есть возможность, лучше оповестить команду минимум за час.

Другой фактор — недостаточный авторитет выступающего или его неумение удерживать внимание аудитории. В таком случае поможет прокачка навыков ораторского мастерства.

Также могут влиять опоздания сотрудников, технические сбои и другие отвлекающие факторы. Чтобы избежать этого, следует придерживаться четких правил проведения планерок и заранее продумать действия при возникновении проблем.

Наконец, нарушение хронометража, когда обсуждение одних вопросов затягивается в ущерб другим, может быть как положительным моментом, так и отрицательным. Здесь важно найти баланс и уметь фильтровать информационный поток, чтобы дискуссия не вышла из конструктивного русла.

Не самая очевидная, но распространенная причина неэффективного проведения командных встреч — низкая дисциплина среди сотрудников и сложности с распределением нагрузки в команде. В этом руководителю помогут современные сервисы мониторинга персонала. 

Одна из таких систем, ИНСАЙДЕР, помогает до 30% повысить продуктивность работников и грамотно распределить занятость на проекте. Программа фиксирует время активности за компьютером или смартфоном, анализирует действия и позволяет оптимизировать рутинные задачи. 

ИНСАЙДЕР собирает статистику, какие сайты и когда посещал сотрудник, как долго отсутствовал на рабочем месте, а также делает скриншоты и отслеживает набор текста. Систему можно настроить индивидуально для подчиненных, чьи должности имеют разный уровень ответственности. Сервис поможет грамотно распределить нагрузку в команде, а также защитит корпоративные данные от утечек.

Как оценить эффективность встречи

Цель планерки — не просто обменяться мнениями, а добиться результата. Она может выражаться в конкретных цифрах (увеличение коммерческих показателей, рост числа пользователей и пр.) или иметь субъективный характер — например, повышение сплоченности команды. Однако результата нужно достигнуть в любом случае. 

Эффективность планерок можно оценить по следующим критериям:

1. Активность участников во время самой встречи. Если сотрудники вовлечены в дискуссию, вы на правильном пути.

2. Выполнение дедлайнов. Грамотное распределение ресурсов и четкое планирование задач на регулярных летучках — залог того, что команда уложится в сроки проекта.

3. Осознание участниками важности обсуждаемых вопросов и готовность искать лучшее решение.

Как повысить эффективность планерок

Для вывода командных летучек на новый уровень следуйте этим рекомендациям:

• проводите их в одно и то же время;
• устраивайте пятиминутный перерыв после встречи, чтобы сотрудники могли осмыслить информацию и обсудить впечатления без ущерба для рабочего процесса;
• собирайте обратную связь — лучше в тот же день;
• начинайте новую планерку с краткого обзора предыдущей; 
• обязательно рассказывайте команде о достигнутых результатах.

Подведем итог

Плановые совещания — популярный формат коллективных встреч, который ежедневно используют команды и компании любых размеров. С их помощью руководители доносят новости, обучают и мотивируют коллег. Летучки проводят с разной частотой, но их формат строится по определенному шаблону. 

Эффективная планерка основывается на трех элементах: цели, задаче и лимите времени. Важно устанавливать конкретные и измеримые показатели, прогресс которых можно отслеживать с помощью доступных аналитических инструментов. 

Например, вместо того, чтобы поручить сотрудникам привлечь больше клиентов, лучше сформулировать задачу так: «Запустить рекламную кампанию с учетом предыдущих правок».

Команда достингет целей, если будет четко понимать вектор развития компании и иметь необходимые ресурсы для измерения результата. Нужно назначить ответственных исполнителей, установить сроки и проконтролировать выполнение задач. И, наконец, планировать хронометраж так, чтобы успевать обсудить все текущие вопросы.