Управление ресурсами: как вывести бизнес на новый уровень

С чего начать

В первую очередь — понять, что высокая загрузка сотрудников не приведет к росту их эффективности. Это поможет запустить конкретный проект в срок, но компания не добьется стабильного роста, если работа на износ станет для коллектива нормой. Грамотное управление ресурсами направлено на то, чтобы сфокусировать команду на достижении стратегических задач и позволить каждому сотруднику максимально раскрыть свой потенциал.

Системы для управления ресурсами: на что обратить внимание

Грамотно распределять ресурсы непросто даже в небольшой команде, не говоря уже о сети филиалов, которые практикуют разные методы управления между департаментами. Выстроить процессы правильно позволят специальные IT-решения. При выборе подходящей системы обратите внимание на три важные функции:

1. Управление загруженностью и спросом. Программа поможет определить кадровый потенциал компании, расставить приоритеты задач и оптимизировать использование ресурсов.

2. Отслеживание прогресса и времени. Сравнение запланированных трудозатрат с фактическими покажет, на что на самом деле уходят усилия сотрудников. 

3. Оптимизация ресурсов. Обеспечит наличие необходимых специалистов для решения стратегических задач.

Системы онлайн-мониторинга персонала — один из эффективных способов управления трудозатратами. Современные IT-решения определят, чем сотрудники занимаются на рабочем месте, выявят неравномерную нагрузку и помогут грамотно распределить ресурсы.

Помимо этого, ИНСАЙДЕР отслеживает посещаемые сайты, делает скриншоты и фиксирует нажатия клавиш. Это защищает компанию от утечки данных и особенно актуально для организаций, которые работают с удаленными сотрудниками.

Система управления ресурсами: в чем выгода для компании

IT-решение стоит выбирать исходя из потребностей бизнеса и особенностей внутренних процессов. Внедрение системы даст организации следующие преимущества:

• реалистичные данные о стоимости и сроках выполнения задач;
• отслеживание доступности ресурсов;
• управление запросами на исполнителей;
• приоритезация текущих задач;
• улучшение коммуникации между командами;
• фокус на стратегически важных целях;
• выявление проблем на ранних стадиях проекта.

Конечно, можно выбрать самый простой вариант — ведение таблиц в Excel или Google Sheets. Но бесплатные инструменты не эффективны по сравнению со специализированными системами, которые разработаны для решения конкретной проблемы бизнеса. Более того, на заполнение таблиц и постоянную актуализацию данных уходит много времени.

Ручная работа всегда несет риск случайной ошибки, что может исказить понимание реальных возможностей и поставить под угрозу весь проект. Помимо этого, такой подход ограничивает компанию в маневренности — например, быстро внести изменения в готовое решение или помочь другой команде с более приоритетной задачей.

Чтобы внедренная IT-система работала эффективно, организации нужно грамотно выстроить свои рабочие процессы. Рассмотрим ключевые подходы к управлению ресурсами, которые помогут команде работать слаженно, а компании — достигать своих бизнес-целей.

10 лучших практик управления ресурсами

1. Сфокусируйтесь на наиболее востребованных специалистах. Воспользуйтесь правилом 80/20 — распределяйте 80% запросов между 20% самых опытных исполнителей.

2. Выстраивайте единую стратегию использования ресурсов. Согласуйте общий процесс скоринга проектов внутри компании — это создаст объективную картину происходящего и облегчит принятие решений. Отслеживайте незапланированные задачи, которые тратят ресурсный потенциал и провоцируют срывы дедлайнов. Не допускайте перегрузки сотрудников — это приведет к выгоранию и снизит общую продуктивность. Подробнее об этом читайте здесь.

3. Обеспечьте непрерывность процесса. Компании часто меняют подход к управлению ресурсами в зависимости от бизнес-целей, и командам нужно уметь проявлять гибкость. Но выстроенные приоритеты и слаженное взаимодействие подразделений позволят избежать конфликтов и достичь поставленных целей.

4. Планируйте и упрощайте работу. Автоматизируйте все процессы, какие возможно — это ускорит работу, сократит расходы, увеличит мотивацию и лояльность сотрудников. 

5. Распределяйте исполнителей грамотно. Если управление ресурсами — новая практика в вашей компании, начните с ее внедрения на небольшом проекте.

6. Внедрите учет рабочего времени. В начале команда может отреагировать на это негативно. Тем не менее, расскажите сотрудникам о преимуществах такого решения как для компании, так и для них самих. Современные системы мониторинга помогают оптимально распределять нагрузку и выстраивать справедливые методики поощрения специалистов.

7. Фокусируйтесь на ролях. Для долгосрочного планирования определяйте не конкретного исполнителя, а только роль специалиста на проекте. 

8. Учитывайте временные потери на проекте. Отпуски, отгулы, общие собрания и другие внеочередные задачи отнимают много проектного времени, поэтому их необходимо учитывать при ресурсном планировании. Продумайте механизм учета таких потерь или убедитесь, что ваша система управления предусматривает отсутствия и временные затраты на непроектную работу.

9. Избегайте многозадачности. Умение жонглировать несколькими делами одновременно только на первый взгляд кажется плюсом. На деле, большое количество параллельных задач снижает эффективность работы. Развенчиваем популярный миф в этой статье.

10. Заботьтесь о сотрудниках. Поддерживайте мотивацию и не перегружайте людей. Выгорание и недовольство коллектива приводит к текучке. А это, в свою очередь, грозит финансовыми и репутационными потерями для компании.

Подведем итог

Грамотное управление ресурсами — один из ключевых факторов стабильного роста и развития компании. В условиях большого штата сотрудников и сложной организации внутренних процессов, работодателю следует сделать выбор в пользу автоматизированных систем и специализированных IT-решений. Попробуйте бесплатно сервис мониторинга ИНСАЙДЕР и сделайте первый шаг к повышению эффективности ваших бизнес-процессов.

Попробовать бесплатно

Воспользуйтесь 14-дневным триалом системы мониторинга работы персонала ИНСАЙДЕР и узнайте, чем заняты ваши работники на самом деле

Введите ваше имя *

Телефон *

E-mail *

Нажимая кнопку «Подписаться» я даю свое согласие на обработку персональных данных