Входит в Реестр
российского ПО
Как узнать, чем на самом деле заняты сотрудники в командировке
Командировка — не отпуск. Но на практике некоторые сотрудники воспринимают ее как оплачиваемое время, когда можно «отключиться» от задач, свести отчетность к формальностям, а рабочие часы посвятить личным делам.
Так как же понять, чем на самом деле занят ваш сотрудник в поездке — решает задачи компании или устраивает себе каникулы за ваш счет? В статье рассказываем, чем чаще всего грешат разъездные сотрудники, и как с помощью системы мониторинга «ИНСАЙДЕР» выявить эти нарушения.
Содержание
Нецелевые расходы на связь
Самое распространенное нарушение, с которым сталкиваются многие компании — нецелевое использование корпоративных устройств и SIM-карт: личные звонки, переписка в мессенджерах, серфинг в соцсетях, просмотр видео. На первый взгляд, такие действия выглядят безобидно. Но если суммировать все эти небольшие перерывы, больше трети рабочего дня может тратиться впустую.
Без контроля это ведет не только к росту расходов на связь, но и к реальным рискам информационной безопасности. Скачанный файл с сомнительного сайта, переход по фишинговой ссылке, использование нелицензионного ПО — все это может привести к заражению устройства, утечке данных или компрометации корпоративной сети.
Здесь на помощь приходит «ИНСАЙДЕР» — система комплексного мониторинга цифровой активности сотрудников. Сервис фиксирует, какие сайты и программы используются в течение дня, сколько времени уходит на каждое из них, и автоматически классифицирует их по степени полезности.
При обнаружении факта использования запрещенного приложения «ИНСАЙДЕР» фиксирует инцидент и формирует отчет для руководителя с доказательством в виде скриншота с временной меткой. Такой подход позволяет не просто выявлять нарушения, но и оперативно реагировать на них.
Неформальные встречи
Для ряда сотрудников с разъездным характером работы командировка превращается в повод для проведения личных встреч, построения романтических связей и организации иных развлечений. При этом рабочие задачи откладываются или вовсе игнорируются, подчиненный пропускает профессиональные мероприятия и собрания, не посещает объекты, а в отчетах указывает ложные данные.
Особенно высоки риски при совместных поездках: когда в командировку отправляются несколько человек, и у них есть доступ к неограниченному авансу, возрастает риск посещения развлекательных заведений и организации затяжных застолий. Последствия могут быть серьезными:
- Задачи остаются невыполненными, дедлайны срываются, клиенты недовольны.
- Публичное неадекватное поведение может нанести ущерб имиджу компании перед партнерами и клиентами.
- В случае проверки сфальсифицированная отчетность может быть расценена как служебный подлог — уголовно наказуемое деяние.
Избежать этих проблем помогает «ИНСАЙДЕР». Система отображает на карте текущее местоположение сотрудника, фиксирует пройденные маршруты и точно определяет, сколько времени человек провел в каждой точке, будь то представительство, офис клиента или стороннее заведение.
Руководитель видит не только где был сотрудник, но и когда он прибыл, как долго оставался на месте и куда направился дальше. Это позволяет объективно оценить выполнение плана выездов, выявить отклонения от маршрута и исключить подделку отчетности, ведь данные геолокации формируются автоматически, без участия пользователя.
Работа на стороне
Наиболее опасное, хотя и трудноуловимое нарушение — использование командировочного времени и ресурсов компании для ведения деятельности в интересах третьих лиц (конкурентов, партнеров или собственного бизнеса).
Некоторые сотрудники намеренно совмещают официальные задачи с работой на конкурентов или на собственный бизнес:
- Инженеры проводят инспекции для нескольких заказчиков одновременно.
- Менеджеры заключают сделки от имени других компаний.
- Предпринимательски настроенные специалисты собирают клиентскую базу и строят каналы сбыта для будущего старта собственного дела.
И все это за счет времени, ресурсов и денег работодателя. Такие действия ведут не только к неисполнению KPI, упущенным сделкам и прямым финансовым потерям, но и создают риски утечки коммерческой тайны и иной конфиденциальной информации, нарушения NDA и порчи деловой репутации.
Выявить подобные нарушения особенно сложно, поскольку они маскируются под стандартную деловую активность. Однако «ИНСАЙДЕР» позволяет узнать, с кем и для каких целей связывается сотрудник. Встроенный кейлоггер отслеживает ввод текста в соцсетях, мессенджерах и других приложениях, и при обнаружении запрещенных слов фиксирует нарушение с помощью снимка экрана.
Также система отслеживает поисковую активность: отслеживает отправку запросов в разных браузерах и помощью того же кейлоггера «ИНСАЙДЕР» выявляет наличие запрещенных слов в тексте запроса. При обнаружении сомнительных фраз система составляет отчет по инциденту с датой, временем, формулировкой запроса и используемым поисковиком.
Это дает возможность подтвердить попытки сбора информации для третьих лиц, поиска альтернативных заказчиков или подготовки к уходу с созданием конкурентного проекта еще до того, как ущерб станет необратимым.
Заключение
Командировка не отменяет трудовые обязанности, но дистанционно проверить их исполнение без современных технологий почти невозможно. Личные звонки, отклонения от маршрута, работа на конкурентов — все это остается незамеченным, пока нет объективных данных.
«ИНСАЙДЕР» решает эту задачу комплексно и дает полную информацию о том:
- Где находится сотрудник — видно на карте в режиме реального времени.
- Чем он занят — фиксируется по активности в приложениях и браузерах.
- С кем и о чем общается — отслеживается через кейлоггер и анализ переписок.
- Что ищет в интернете — поисковые запросы отслеживаются на наличие подозрительных формулировок.
Неважно, в какой точке мира находится ваш сотрудник — с «ИНСАЙДЕРом» вы всегда в курсе, работает он или лишь имитирует бурную деятельность. А это значит меньше рисков, выше прозрачность и уверенность, что каждый рубль, потраченный на командировку, окупается результатом. Воспользуйтесь бесплатной демо-версией системы и оцените ее преимущества на практике!
Часто задаваемые вопросы о контроле сотрудников в командировке
Обязан ли сотрудник ехать в командировку по требованию работодателя?
Да, если это прямо предусмотрено трудовым договором или должностной инструкцией. Согласно ст. 166 ТК РФ, командировка — это служебная поездка по распоряжению работодателя. Отказ возможен только в исключительных случаях, например, медицинские противопоказания, беременность, уход за ребенком до 3 лет (по письменному заявлению).
Какие документы оформляются при направлении в командировку?
Минимум три:
- Приказ о командировке (по форме Т-9 или свободной).
- Распоряжение/задание на командировку — с целями, сроками, планом мероприятий.
- Авансовый отчет — после возвращения, с приложением подтверждающих документов (чеки, билеты, счета).
Рекомендуется также утвердить маршрутный лист или план выездов, особенно для разъездных сотрудников.
Что делать, если сотрудник заболел в командировке?
- Немедленно сообщить работодателю.
- Обратиться в медучреждение и оформить листок нетрудоспособности по месту пребывания (форма 095/у-06).
- По возвращении сдать больничный в бухгалтерию.
Дни болезни оплачиваются как обычный больничный, а расходы на проживание и проезд — в пределах утвержденных лимитов.
Законно ли отслеживать местоположение и активность сотрудника в командировке?
Да, но лишь при соблюдении трех условий:
- В трудовом договоре или локальном нормативном акте прямо указано, что при работе с корпоративной техникой возможен мониторинг.
- Сотрудник ознакомлен с этим документом под подпись.
- Контроль ограничивается рабочим временем и корпоративными устройствами и не распространяется на личный телефоны и ПК.
Как избежать подделки авансовых отчетов и чеков?
Вот некоторые практические меры:
- требовать сканы/фото чеков в день оплаты;
- использовать корпоративные карты с аналитикой по MCC-кодам (можно видеть: отель, ресторан, такси, заправка и т. д.);
- внедрить геопривязку чеков;
- проводить выборочные проверки, запрашивать подтверждение бронирования в отеле или встречи с клиентом.
Должен ли сотрудник быть на связи 24/7 в командировке?
Нет. Согласно ТК РФ, командировка — это рабочее время, а значит:
- Сотрудник выполняет задачи в рамках установленного графика (например, 9:00–18:00).
- Время в пути (например, перелет, переезд) — тоже рабочее, но не означает постоянной доступности.
- После окончания рабочего дня сотрудник вправе отдыхать, если иное не согласовано отдельно (с доплатой за сверхурочную работу).
Как мотивировать сотрудников к честному выполнению задач в командировке?
Например, премиальная часть вознаграждения может быть привязана к KPI: +5% к премии за каждый закрытый договор, +3% за своевременно заполненный отчет с подтвержденными фото/геометками и т. д. Дополнительно можно внедрить элементы геймификации — например, ежемесячный рейтинг самых продуктивных специалистов с публикацией достижений и небольшими нематериальными бонусами (гибкий график, выходной, корпоративный мерч).
11 декабря | 15:00
ВЕБИНАР ОТ ТОТАЛЬНОГО КОНТРОЛЯ К ЭКОЛОГИЧНОЙ СИСТЕМЕ САМООРГАНИЗАЦИИ КОМАНДЫ
Расскажем о том, как экологично внедрить систему мониторинга и извлечь из этого пользу не только руководителям, но и сотрудникам.
Вас ждут взрывные идеи и ценные подарки, регистрируйтесь!