Стратегическое управление проектами
Что такое стратегическое управление проектами
Понятие «стратегическое управление проектами» используется с 2006 года, однако широкое распространение эта концепция получила сравнительно недавно.
Под термином «стратегическое управление проектами» (сокр. СУП) понимается планирование, расстановка приоритетов и выполнение проектов, которые помогают достигать бизнес-целей.
Планирование и стратегическое управление помогают связывать бизнес-цели с повседневными задачами, благодаря чему компании работают более продуктивно. В результате проекты на 38% чаще становятся удачными. При этом возможные риски снижаются на 33%.
Нужно отметить разницу между обычным и стратегическим управлением. В первом случае проекты выполняются по отдельности, а во втором — в максимально эффективном порядке.
При СУП создается пул проектов, управление которыми поддерживает бизнес-стратегию компании.
Стратегическое управление включает:
- Создание портфеля проектов для достижения бизнес-целей.
- Распределение ресурсов в соответствии со стратегическими приоритетами.
- Корректировка бизнес-стратегии и сроков проекта в зависимости от ситуации.
Чтобы понять, что представляет собой СУП, рассмотрим конкретный пример.
По данным агентства «РИА Новости», в 2020 г из-за пандемии коронавируса более 50% компаний перешли на дистанционный формат работы. Это решение заставило руководителей компаний приложить массу усилий. Чтобы избежать сбоев, командам было необходимо координировать свои действия. В то же время каждая из них выполняла один или несколько проектов, которые были согласованы с основной бизнес-целью — плавно перейти на «удаленку».
Для этого было задействовано множество ресурсов. Перед подразделениями компаний стояла задача быстро изменить политики, процессы и инфраструктуру. Кроме того, организациям пришлось дополнительно выделять средства на рабочее оборудование для дома.
Часть команд ушла на «удаленку» временно, но из-за ухудшения ситуации с COVID-19 им пришлось продлевать сроки работы в дистанционном формате.
В то же время некоторые команды стали привлекать к удаленной работе специалистов из других городов и стран. Выяснилось, что переплачивать за квалифицированных сотрудников не обязательно. Так пандемия открыла для части команд новые возможности, что привело к необходимости пересмотреть бизнес-цели.
Отметим, что при переходе на дистанционный формат не все компании осознанно практиковали СУП. Однако те, кто выбрал такую стратегию, быстро оценили ее преимущества.
Преимущества СУП
Стратегическое управление проектами позволяет:
-
Сосредоточиться в нужном направлении. Если повседневная работа координируется с бизнес-целями, то вся команда «смотрит в одну сторону». Это позволяет менеджерам ранжировать задачи в проектах по приоритету.
-
Повысить эффективность работы. СУП на 38% повышает соответствие проектов бизнес-целям и на 33% снижает вероятность неудачи.
-
Принимать оптимальные решения. Эффективность менеджмента во многом зависит от управления приоритетами. Их легко расставлять, если проекты согласованы с бизнес-целями.
-
Повысить прозрачность работы. При выполнении проекта выявляются определенные риски и возможности. Это позволяет не ждать ежегодной проверки, а корректировать бизнес-цели в соответствии с ситуацией.
-
Эффективно управлять финансами. При СУП средства распределяются в соответствии с приоритетом бизнес-целей и связанных с ними проектов.
СУП против традиционной стратегии
Может показаться, что традиционное и стратегическое управление практически не отличаются. Однако здесь есть принципиальная разница. В первом случае управление проектами ведется на уровне команды, цель которой — достичь определенного результата. При СУП действия направлены на развитие бизнеса. Реализация проектов и расстановка приоритетов зависит от общей стратегии компании.
Согласование проектов с бизнес-стратегией
Бизнес развивается, если проекты поддерживают бизнес-цели, для достижения которых нужны ресурсы.
Сформируйте комплекс проектов для поддержки бизнес-целей
Задача руководства — решить, какие цели будут в приоритете в течение 1–5 лет.
После этого нужно привязать проекты к намеченным целям. Как это сделать:
- Свяжите каждую цель как минимум с одним проектом. В противном случае достичь желаемых результатов не удастся. Включите в портфель те проекты, которые будут поддерживать конкретную цель.
- Расставьте приоритеты в проектах по поддержке той или иной цели. Удалите из портфеля лишнее. Проекты, которые не приводят к стратегическим результатам, просто оттягивают на себя ресурсы.
- Не дублируйте проекты. В противном случае они будут пересекаться с двумя и более целями. Дублирование проектов приводит к удвоению усилий, из-за чего на координацию приоритетов уходит больше времени.
Распределяйте ресурсы в соответствии со стратегическими приоритетами
Из-за ограниченного количества ресурсов для каждого проекта не хватает свободных средств и сотрудников. Кроме того, при выполнении разных проектов могут потребоваться одни и те же ресурсы.
Как распределить ресурсы:
-
Ранжируйте проекты по приоритету. Наиболее важные проекты должны получать ресурсы в первую очередь.
-
Перед тем как включить проект в портфель, оцените его. Убедитесь, что у вас достаточно средств и человеческих ресурсов.
-
Контролируйте доступность ресурсов. Учитывайте форс-мажорные обстоятельства — больничные или неожиданные увольнения, выход оборудования из строя и т.д. Это позволит избежать конфликтов и недоразумений.
Координируйте сроки проектов с бизнес-стратегией
Отслеживайте, насколько выполнение проектов соответствует общей стратегии. Как это делать:
-
Проводите еженедельные собрания по проектам. Бизнес-стратегия связана с долгосрочным планированием, а реальная работа осуществляется каждый день. Проверяйте, насколько выполнение проектов соответствует вашим целям, и отслеживайте, какие риски и возможности возникают.
-
Корректируйте сроки проектов, чтобы достигать намеченных целей. Если проект, который поддерживает конкретную цель, не будет вовремя завершен, то работа окажется безрезультатной. При изменении приоритетов корректируйте сроки проектов и распределяйте ресурсы в соответствии с актуальными потребностями.
Вывод
Благодаря своим преимуществам СУП помогает оптимизировать бизнес-процессы и достигать желаемых результатов.
Для внедрения СУП можно использовать специализированное программное обеспечение:
- Системы управления проектами. К ним относится Jira, Redmine и др.
- Канбан-доски. Можно использовать Kanban Tool или Trello.
- Программы для учета рабочего времени. К ним относится, например, система монитоинга работы персонала ИНСАЙДЕР.
Оптимальный вариант — использовать бизнес-приложения, которые интегрированы с программами для контроля активности сотрудников и анализа их продуктивности.