Трудозатраты на предприятии: считаем, снижаем и увеличиваем прибыль

Сравнение теоретической и реальной производительности позволяет оценивать его продуктивность и оптимизировать деятельность работника. Расчет человеко-часов помогает решать следующие задачи:

• оценивать трудозатраты при создании коммерческих предложений;
• планировать расходы;
• определять фактические затраты и потери.

Расчет трудозатрат — эффективный инструмент управления, который позволяет вести количественный и качественный учет отработанного времени, а также мотивировать персонал.

Что такое трудозатраты

Трудозатраты — время, которое необходимо специалисту для выполнения той или иной задачи. 

Чтобы рассчитать показатели по конкретной операции для предприятия в целом, нужно суммировать трудозатраты всех задействованных в определенном технологическом процессе работников. На продуктивность каждого специалиста влияют следующие факторы:

• опыт в конкретном виде деятельности;
• обладание необходимыми знаниями и навыками;
• уровень технической и программной оснащенности;
• готовность применять новые методы и инструменты;
• эффективность управления предприятием;
• контроль результатов работы.

Нужно отметить, что прямой корреляции между трудозатратами и опытом работы нет: часто возрастные специалисты не принимают нововведения и поэтому медленнее выполняют задачи. В то же время более гибкие молодые сотрудники быстро адаптируются к изменениям, что положительно влияет на продуктивность. 

Кроме того, трудозатраты во многом зависят от качества управления компанией. Важно, чтобы руководители отслеживали потребности в обновлении оборудования и программного обеспечения, объективно оценивали эффективность работников, грамотно мотивировали персонал и отправляли подчиненных на квалификационные курсы. 

Перечисленные меры помогают значительно снизить трудозатраты. Отсутствие грамотного управления приводит к тому, что даже лояльные и компетентные работники теряют мотивацию, начинают прокрастинировать и некачественно выполнять обязанности.

Также следует отметить разницу между понятиями «трудозатраты» и «трудоемкость». Второй термин обозначает необходимое для выполнения задачи время, которое зависит не только от усилий конкретного работника, но и от специфики производства.

Оценка трудозатрат демонстрирует, насколько результативно работает персонал и к каким показателям эффективности нужно стремиться. Медленное выполнение задач говорит о необходимости провести оптимизацию. Изменения в рабочих процессах должны снизить трудозатраты и расширить возможности для получения прибыли.

В каких единицах измеряются трудозатраты

Как правило, трудозатраты измеряются в человеко-часах и человеко-днях. Эти единицы показывают, сколько времени и усилий нужно для выполнения той или иной задачи. Человеко-часы и человеко-дни часто используются при расчете себестоимости продукции, разработке коммерческих предложений, заключении договоров и план-фактном анализе деятельности компании.

Человеко-час (сокращенно «чел/час») — количество часов, которое один сотрудник тратит на выполнение определенной задачи. Например, чтобы составить коммерческое предложение, менеджеру нужно два человеко-часа. Это значит, что один сотрудник будет выполнять задачу в течение двух часов. Если руководитель даст поручение сразу двум менеджерам, то каждому из них понадобится один час на подготовку конкретной части документа.

Человеко-день — аналогичная человеко-часу единица измерения. При ее использовании учитываются рабочие дни, а не часы. Такая единица измерения более удобна при анализе длительных процессов либо при расчете поденной оплаты труда. Человеко-день засчитывается, если работник своевременно начинает и заканчивает смену. Если сотрудник отсутствует более трех часов, то расчет нужно вести в человеко-часах.

Следует отметить, что в бухучете в основном используется именно человеко-час, потому что это более точная единица измерения.

Зачем нужно рассчитывать трудозатраты

Если на предприятии ведется учет и анализ рабочего времени, то руководству необходимо оценивать трудозатраты. Такая мера помогает развиваться и небольшим, и крупным компаниям. Даже маленькая организация может значительно повысить свою эффективность, если будет рассчитывать плановые трудозатраты и стремиться к достижению желаемых показателей. 

В более крупных компаниях оценка трудозатрат оптимизирует внутренние резервы и стимулирует рост конкурентоспособности. При этом важно, чтобы в организации была развита система планирования и мотивации.

К случаям, в которых необходимо рассчитывать трудозатраты, относится:

1. Оценка временных и трудовых ресурсов, которые требуются, чтобы выполнить задачу в сжатые сроки, например, разработать проект, составить смету, создать КП и т. д.
2. Составление отчетности для госучреждений — ФНС, Пенсионного фонда и др.
3. Предоставление информации в Росреестр о количестве отработанных человеко-часов по форме П-4.

Важно: расчет фактических трудозатрат включает только реально отработанные человеко-часы. К ним также относится время командировок и деловых встреч за пределами территории предприятия. Больничные, отгулы и отпуска в расчет не входят.

Формулы для расчета трудозатрат

Можно рассчитать трудозатраты на выполнение определенной задачи, если известно, сколько времени она занимает у одного специалиста. Для этого нужно использовать следующую формулу: Ч = К * Т.

Ч — это искомые трудозатраты в человеко-часах.
Т — выбранная единица времени, как правило, час.
К — количество сотрудников.

Например, для выполнения задачи необходимо 24 человеко-часа. Распределить нагрузку можно следующими способами:

1. Поручить задачу одному сотруднику. Специалист сможет выполнить ее за 24 человеко-часа, т. е. за три стандартных восьмичасовых человеко-дня.
2. Распределить работу среди двух сотрудников. В таком случае каждому из них потребуется 12 человеко-часов.
3. Поручить задачу трем сотрудникам. В этом случае каждый специалист потратит на выполнение работы один человеко-день.

Чем больше сотрудников будет задействовано в работе, тем меньше человеко-часов понадобится для выполнения задачи.

Расчет с помощью вышеприведенной формулы помогает определять трудоемкость предстоящей работы и прогнозировать загруженность персонала. Также оценка трудозатрат показывает, сколько специалистов нужно дополнительно привлечь, чтобы ускорить решение срочной задачи.

В себестоимость единицы продукции или отдельной услуги обязательно закладываются расходы на оплату труда работников. Они рассчитываются по следующей формуле: Ц = ЗП * РЧ.

Ц — цена одного человека-часа либо человеко-дня, т.е. стоимость расходов на оплату труда.
ЗП — зарплата одного или нескольких сотрудников, которые участвуют в производстве продукции (оказании услуги).
РЧ — количество фактически отработанных либо запланированных часов или дней.

Значение РЧ включает только те часы или дни, которые были потрачены непосредственно на выполнение работы. Здесь не учитываются отгулы, перерывы и т. д.

Вышеприведенные формулы помогают рассчитывать трудозатраты и таким образом планировать загрузку персонала, оценивать продуктивность работы и определять размер зарплаты.

Почему фактические трудозатраты растут выше плановых

Перерасход времени редко возникает по одной причине. Обычно это комбинация организационных, технологических и управленческих факторов.

Основные причины роста трудозатрат:

• Неоптимизированные процессы. Лишние согласования, дублирование функций, ручной ввод данных, отсутствие шаблонов и стандартов почти всегда увеличивают длительность операций.

• Неравномерная загрузка. Часть сотрудников перегружена, другая работает вполсилы. В результате возникают очереди задач и задержки.

• Недостаток квалификации или адаптации. Новый сотрудник может тратить больше времени просто потому, что у него нет готовых сценариев действий и нужного контекста.

• Слабая техническая оснащенность. Медленные компьютеры, устаревшее ПО, нестабильные системы и неудобные интерфейсы создают регулярные микропотери времени.

• Отвлечения и простои. Нецелевые сайты, долгие перерывы, ожидание ответа, отсутствие задач или постоянное переключение внимания размывают рабочий день.

• Переделки и ошибки. Если задача выполнена некачественно с первого раза, предприятие оплачивает одно и то же действие повторно.

Таким образом, перерасход трудозатрат носит системный характер и требует комплексного подхода, который позволит устранить эти факторы на уровне процессов, персонала и инфраструктуры одновременно.

Как снизить трудозатраты без падения качества и сокращения штата

Снижение трудозатрат — это не гонка за максимальным уплотнением рабочего дня. Задача бизнеса — уменьшить потери времени и при этом сохранить качество, сроки и управляемость процессов.

Что делать:

• Стандартизировать повторяющиеся операции. Если у одинаковых задач нет единого сценария выполнения, каждый сотрудник делает работу по-своему. Это увеличивает разброс по срокам и осложняет планирование. Регламенты, шаблоны, чек-листы и понятные точки контроля заметно сокращают трудозатраты на рутинные операции.

• Убрать лишние действия из процесса. Часто выигрыш дает не ускорение сотрудников, а сокращение самих этапов: меньше ручного переноса данных, согласующих лиц, повторных проверок, возвратов на доработку.

• Перераспределить нагрузку. Если один специалист постоянно работает на пределе, а другие ждут задач, дело не в трудолюбии, а в плохой архитектуре процесса. Анализ загрузки помогает выровнять поток и минимизировать узкие места.

• Инвестировать в инструменты и обучение. Там, где сотрудники регулярно тратят время на рутину, окупаются автоматизация и обновление ПО. Если есть ошибки и медленное выполнение задач, часто быстрее срабатывает обучение, чем постоянный контроль.

• Сравнивать одинаковые роли между собой. Полезно анализировать не только средние показатели по отделу, но и различия внутри одной должности. Если два сотрудника выполняют одинаковый объем работы при разном расходе времени, это повод изучить причины: навыки, организация рабочего дня, отвлекающие факторы или неудобные инструменты.

Программы для автоматизированного расчета трудозатрат и оценки продуктивности

Трудозатраты, которые учитываются при планировании, составлении смет или создании коммерческих предложений, нужно контролировать, поскольку их превышение увеличит финансовую нагрузку на предприятие. Даже если компания сорвет сроки проекта, она в любом случае будет обязана выдать зарплату персоналу. При этом организация может потерять прибыль и доверие клиентов.

Отсутствие контроля негативно влияет и на дисциплину. Многие считают, что соблюдать нормы трудозатрат не обязательно. Иногда решение задачи, на которую отводится три месяца, занимает полгода, но работников это не беспокоит, ведь они все равно получают зарплату.

Контроль персонала и оценка производительности сотрудников повышает уровень их ответственности и помогает выявлять ошибки в планировании. Часто выясняется, что на выполнение той или иной задачи требуется больше времени. В таких случаях нужно либо увеличивать смету, либо устранять факторы, которые снижают продуктивность труда. 

Многим руководителям сложно объективно оценивать эффективность подчиненных. Например, сотрудник может не отрываться от монитора, выглядеть очень занятым и при этом основную часть дня тратить на интернет-серфинг и общение в соцсетях. При претензиях со стороны руководства работник настаивает на том, что для решения поставленных перед ним задач ему не хватает времени, которое на деле уходит на прокрастинацию.

Контролировать сотрудников, которые для выполнения обязанностей используют ПК, помогают системы учета рабочего времени. Специализированное ПО позволяет в скрытом режиме вести мониторинг деятельности персонала. Рассмотрим преимущества систем учета рабочего времени на примере программы «ИНСАЙДЕР»:

1. Работа в скрытом режиме. Пользователь не видит программу, поскольку она не отображается в системном трее и списке запущенных задач. При этом «ИНСАЙДЕР» не влияет на работу ПК.

2. Невозможность отключить программу без прав доступа. Если привилегированный пользователь остановит «ИНСАЙДЕР», то ответственное лицо сразу получит электронное уведомление.

3. Снимки экранов рабочих ПК. Программа будет делать скриншоты с установленным интервалом и при срабатывании политики безопасности. Снимки рабочего экрана можно просмотреть за любой период времени.

   
   
   

4. Возможность разделять сотрудников на группы и для каждой из них настраивать доступ к веб-ресурсам в соответствии со служебными обязанностями. Такая функция предотвращает нецелевое использование рабочего времени.

   
   
   

5. Отчеты, которые отражают структуру рабочего дня каждого сотрудника. Применение систем учета рабочего времени позволяет объективно оценивать эффективность персонала и принимать грамотные решения для повышения продуктивности.

   

Управление трудозатратами: от данных к решениям

Расчет и планирование трудозатрат помогает снизить расходы и повысить производительность независимо от размера и специфики деятельности компании.

Использование системы учета рабочего времени мотивирует персонал более качественно выполнять задачи. Уровень ответственности сотрудников повышается, если они понимают, что руководство отслеживает все действия подчиненных. 

Специализированное ПО — эффективный инструмент для анализа отработанного времени. Объективная оценка продуктивности персонала помогает поощрять добросовестных сотрудников. Использование специализированных программ — это оптимальный подход к учету трудозатрат, который сочетает получение точных показателей с повышением мотивации работников.

25 июня | 15:00

ВЕБИНАР ОТ ТОТАЛЬНОГО КОНТРОЛЯ К ЭКОЛОГИЧНОЙ СИСТЕМЕ САМООРГАНИЗАЦИИ КОМАНДЫ

Расскажем о том, как экологично внедрить систему мониторинга и извлечь из этого пользу не только руководителям, но и сотрудникам.

Вас ждут взрывные идеи и ценные подарки, регистрируйтесь!

Зарегистрироваться