Прокрастинация сотрудников: что такое и как бороться с прокрастинацией

Причины прокрастинации

Прежде чем бороться с данной проблемой, важно понять ее корни. Среди причин возникновения прокрастинации можно выделить несколько основных факторов:

• Страх неудачи. Сотрудники избегают сложных задач, потому что боятся не справиться и вызвать недовольство у начальства.
• Перфекционизм. Из-за желания сделать все идеально человек тратит лишнее время на бесконечное планирование и не может приступить непосредственно к выполнению задачи.
• Недостаток мотивации. Специалисту может быть сложно приступить к работе, потому что он считает задачи бессмысленными, систематически не видит результатов своего труда или не получает достаточного финансового вознаграждения.
• Эмоциональное выгорание. Если сотрудники вынуждены регулярно решать множество задач, причем в сжатые сроки, то это вызывает стресс и приводит к хронической усталости, апатии и снижению продуктивности членов команды. Особенно остро это проявляется у взрослых людей, на которых ежедневно давит груз ответственности. В таких случаях важно не только пересматривать нагрузку, но и внедрять практики снятия напряжения.
• Отсутствие навыков тайм-менеджмента. Люди могут просто не уметь планировать свою деятельность и определять уровень приоритетности для разных задач. Особенно часто это происходит с молодыми специалистами, которым сложно самостоятельно выстроить рабочий процесс.

Прокрастинацию в том числе вызывают различные проблемы организационного характера со стороны руководства:

• неэффективное распределение обязанностей среди персонала;
• нечеткие должностные инструкции;
• неправильное обустройство рабочего пространства;
• неполадки с техникой;
• шум, дискомфортная атмосфера в офисе и т. д.

Чтобы избавить коллектив от хронического откладывания задач, важно учитывать все эти моменты, уметь отличать временную усталость от системной прокрастинации, создать комфортную среду и внедрить инструменты, которые помогут сотрудникам выбраться из замкнутого круга и приблизиться к победе.

Как отличить прокрастинацию от лени

Прокрастинацию нередко путают с лени, но это две разные вещи. Рассмотрим оба определения.

Лень — это отсутствие желания действовать вообще. Человеку все равно, что происходит вокруг, он не чувствует мотивации и зачастую не испытывает чувства вины за бездействие. Это состояние может быть следствием глубокой апатии или усталости, и требует особого подхода, иногда даже медицинского вмешательства.

Прокрастинация, в отличие от лени, — это оттягивание выполнения конкретной задачи, несмотря на понимание ее важности. При этом человек может быть занят другими делами, лишь бы не делать именно то, что нужно. Прокрастинатор, как правило, испытывает тревогу, чувство вины и стремится выбраться из этого состояния, но не знает как.

Важно понимать, что прокрастинация — частый спутник загруженности, стресса и желания всё сделать идеально. Она может настигнуть любого, даже самого амбициозного человека. Но вот причины и способы проявления подобного «недуга» у разных людей отличаются.

Предлагаем ознакомиться с шестью типами личностей, которые чаще других откладывают дела, и узнать, какие методы борьбы с прокрастинацией могут быть наиболее эффективны для каждого из них.

Типы людей, склонных к прокрастинации

Изучите все описания и определите, к какому виду прокрастинаторов относитесь вы. Этот краткий гид поможет узнать о наиболее эффективных мерах и изменить свое поведение: перестать откладывать дела на потом и повысить эффективность в работе.

Тип первый: перфекционисты

В эту категорию попадают люди, которые страдают от собственных ожиданий. Перфекционистам крайне важно, чтобы все было идеально. По их мнению, любую работу всегда можно сделать намного лучше. Из-за своих же космических стандартов они часто считают, что справиться с задачей просто невозможно.

Прокрастинация в таком случае — попытка избежать чувства стыда за потенциально некачественное выполнение поручения. Такие люди не просто боятся, что совершат катастрофические ошибки, но и с мучением думают, как их потом осудят за плохую работу.

Как побороть прокрастинацию

Перфекционистам помогут четкие дедлайны. Нельзя, чтобы у таких людей оказывалось слишком много времени на выполнение задач. Также стоит чаще напоминать, что поручение, которое закрыли в срок, всегда лучше, чем «идеальное», но пока еще не законченное. Поэтому важно акцентировать внимание на сделанной работе и поощрять себя за своевременное выполнение. А главное, не пытаться идеализировать каждый нюанс и доводить результат до совершенства. Ведь безупречных итогов все равно не существует.

Тип второй: мечтатели

Эти люди обычно сильно недооценивают время, которое нужно потратить на задачу. А еще мечтателям быстро наскучивает работа. Ведь для таких личностей большое значение имеет разнообразие. Желательно, чтобы это относилось к их ежедневным функциям как в обычной жизни, так и в профессиональной деятельности.

Как побороть прокрастинацию

В этом случае людям необходимо научиться реально оценивать тайминги и сформировать привычку к планированию. Здесь поможет такой подход: ежедневно придумывать для себя небольшие цели, которые человек точно в силах достичь, и попытаться прикинуть, сколько времени займет выполнение каждой задачи. Составить план и четко его придерживаться — рабочая стратегия, чтобы побороть прокрастинацию мечтателей.

Еще один вариант — взять на себя ответственность за поручение. Для этого мечтателю нужно рассказать близким или коллегам о своих проектах и дедлайнах. Так окружающие смогут периодически спрашивать, как идут дела, и тем самым дополнительно побуждать к работе. А еще мотивация мечтателя будет выше, если он получит вознаграждение даже за выполнение небольшого поручения.

Тип третий: паникеры

Паникеры прокрастинируют, потому что им страшно. Они отчаянно стремятся быть в безопасности, а работа только подкидывает поводов для переживания. Страх может возникать из-за боязни неудач, общественного осуждения или даже успеха. Неудивительно, что многие паникеры страдают от синдрома самозванца.

Как побороть прокрастинацию

Словно совет от мудрых старцев, способ борьбы с прокрастинацией звучит так: осознать свой страх и изучить его. В этом паникерам поможет дневник. Фиксировать нужно каждую ситуацию, которая вызывает беспокойство. А также расписывать самые худшие, по мнению прокрастинатора, сценарии развития событий.

Еще паникерам стоит выучить пару расслабляющих техник и наполнить ими свой рабочий день. Хорошими привычками станут дыхательные упражнения, йога, медитации или прогулки на свежем воздухе. А как только человека охватит приступ паники, не нужно стесняться просить помощи и поддержки у близких и друзей.

Тип четвертый: короли и королевы драмы

Такие люди считают, что их продуктивность увеличивается, когда на них давят. Вот почему они откладывают задачи до последнего момента, а затем в панике и спешке начинают все выполнять. Королям и королевам драмы вообще нравится работать впопыхах. В противном случае трудовой процесс кажется для них рутиной.

Как побороть прокрастинацию

Вся проблема такого типа прокрастинаторов в том, что они используют нездоровый способ мотивации. Поэтому им нужно найти какой-то другой эффективный стимул, который не зависит от обязательного стресса. Например, можно попробовать подстраивать дедлайны под естественные циклы прилива адреналина. Это поможет выполнять задачи раньше.

Тип пятый: бунтари

Бунтари не любят, когда им указывают, что делать. Даже если задачи они поставили себе сами. То же относится к контролю — бунтари не выносят, когда их работу постоянно мониторят. Они считают, что большинство задач — это просто несправедливая или бесполезная трата их времени. Бунтарям важно сохранять индивидуализм и оставаться главными.

Как побороть прокрастинацию

Такому типу прокрастинаторов стоит сместить акцент на действия, а не на реакцию. Для этого нужно сосредоточиться и вовремя определить момент, когда возникает желание бунтовать. Главное — думать о самой задаче, а не о том, как бы хотелось на нее среагировать.

Бунтари должны понять, что кратковременное удовольствие от неповиновения приводит лишь к сожалениям и другим не совсем приятным последствиям. Однако окончательно подавлять свое стремление к самостоятельности не стоит. Чтобы сохранить здоровую тягу к индивидуализму, можно, например, выбирать какую-то задачу раз в неделю и выполнять ее так, как хочется самому.

Тип шестой: трудяги

К последнему виду прокрастинаторов относятся люди, которые не умеют расставлять приоритеты и говорить «нет». Как результат — их рабочее время всегда забито, ведь они соглашаются на любые задачи. Отсюда и прокрастинация: непосильное количество дел угнетает и заставляет трудяг откладывать все на последний момент.

Как побороть прокрастинацию

Во-первых, таким людям стоит признать, что их возможности не безграничны. Так что бессмысленно набирать задачи сверх своих сил. Во-вторых, трудягам нужно научится говорить «нет». Здесь поможет расстановка приоритетов: сначала выбирать самую важную задачу и работать только над одной за раз. Другое эффективное решение — составлять ежедневный план. В нем также стоит расписывать все дела по приоритетам.

Советы для руководителей

Теперь, когда мы понимаем индивидуальные особенности членов коллектива, важно перейти к практическим советам для руководителей. Ведь именно от управленца зависит, насколько эффективно можно снизить уровень прокрастинации в коллективе. Ниже приведем рекомендации, которые помогут создать условия для более продуктивной работы, мотивировать сотрудников и прекратить затягивание выполнения задач.

Установка дедлайнов

Необходимо устанавливать для работников точные сроки выполнения задач. Дедлайны лучше назначать с запасом под форс-мажоры, чтобы сотрудники успевали все сделать вовремя. Это позволит избежать ситуации, когда непредвиденная задержка становится серьезной проблемой.

Разумные дедлайны помогают сотрудникам структурировать свою деятельность и равномерно распределять усилия. Важно ставить реалистичные сроки и учитывать задержки, которые связаны со спецификой рабочего процесса. Например, если задача требует взаимодействия с внешними партнерами, нужно заложить время на их ответ. Также стоит не забывать о внутренней бюрократии компании: часто есть необходимость согласовывать все операции с другими отделами.

Сотрудников полезно привлекать к процессу планирования. Нужно обсуждать с ними допустимые сроки дедлайнов и предлагать им самим рассчитывать время, за которое они справятся с задачей. Это усиливает чувство ответственности.

Назначение кураторов

Если у начальства нет возможности лично отслеживать действия работников, то следует привлечь к этому процессу специальных контролеров. Лучше, чтобы эту роль взял на себя человек, который заинтересован в оперативном решении задач, например, ассистент руководителя.

Назначение куратора дает двойной эффект. Во-первых, он прямо сообщает определенному сотруднику о необходимости выполнить задачу и следит за ходом работы. Во-вторых, наличие контролера пробуждает у его подопечного чувство долга перед коллегой и ощущение ответственности за общее дело.

Если данный подход не действует и у работника сохраняется склонность к прокрастинации, то можно применить штрафные санкции. Не обязательно сразу прибегать к крайним мерам, таким как лишение премии. Нематериальные наказания тоже могут быть эффективными, например, различные дисциплинарные взыскания.

Разрешение делегировать обязанности

Можно позволить подчиненным частично передавать подзадачи коллегам. Совместная работа над масштабным проектом имеет несколько положительных аспектов:

• Повышение вовлеченности членов команды. Когда сотрудники вместе работают ради общей цели, это стимулирует их мотивацию и активность. Чувство причастности к коллективному успеху увеличивает удовлетворенность работой.
• Улучшение общей производительности. Делегирование обязанностей помогает каждому члену команды сосредоточиться на тех аспектах проекта, где он наиболее компетентен. Это ведет к повышению качества выполнения задач и ускорению общего процесса работы.
• Снижение нагрузки на отдельных сотрудников. Передача части ответственности коллегам помогает избежать переутомления работников и минимизировать риск их выгорания. В результате снижается вероятность ошибок и конфликтов внутри коллектива.

Таким образом, разрешение делегировать подзадачи помогает распределить рабочую нагрузку, повышает эффективность выполнения поручений и сплочает команду.

Мониторинг наличия нужных для работы инструментов

Важно контролировать, чтобы у персонала было все необходимое для выполнения задач: четкое техническое задание, исправное оборудование, ПО, документация, информационные ресурсы и т. д. При этом сотрудники обязаны сами предоставлять список того, что им нужно для работы, а не перекладывать потом ответственность на начальство или коллег.

Наличие всех необходимых инструментов позволяет специалистам не отвлекаться на решение сторонних вопросов и сосредоточиться на выполнении задач. Это особенно важно для удаленных работников, которые могут столкнуться с техническими проблемами и не иметь возможности быстро с ними справиться.

Создание комфортных условий работы для каждого подчиненного

Кому-то нравится трудиться дома по ночам, другие предпочитают сидеть в офисе и т. д. Нужно позволять сотрудникам выбирать подходящие для них условия, но только в пределах корпоративной культуры компании.

Комфортная обстановка способствует повышению продуктивности и удовлетворенности сотрудников. Подчиненные могут попросить для себя удобное рабочее место, гибкий график, дополнительные перерывы для ухода за ребенком и т. д. Важно учитывать пожелания сотрудников и идти им навстречу, разумеется, в рамках допустимого.

Предоставление сотрудникам возможности сосредоточиться на задачах

Нужно устранить все факторы, которые отвлекают работников от выполнения своих обязанностей. Например, если в офисе неудобные кресла, то их стоит заменить на более эргономичные. Чем меньше помех, тем эффективнее будет действовать коллектив.

Минимизация отвлечений сотрудников может включать в себя различные меры:

• звукоизоляция рабочего пространства;
• сокращение количества бессмысленных совещаний и созвонов;
• выделение специалистам отдельного кабинета;
• запрет на использование мобильных телефонов и прочее.

Чтобы создать условия, где сотрудники смогут полностью сосредоточиться на выполнении своих задач, нужно обращать внимание на жалобы и пожелания коллектива касательно этого вопроса.

Выделение времени на осмысление задачи

Чтобы не вызывать у подчиненных приступы прокрастинации, не надо требовать от них мгновенно включаться в рабочий процесс. Если сразу начать давить на сотрудника, это приведет к негативному эффекту. Человеку нужно дать время хорошо обдумать задачу. Когда специалист начнет мысленно прорабатывать этапы ее решения, она перестанет казаться ему непосильной.

Время на обдумывание задачи позволяет сотрудникам лучше понять, что от них требуется, и составить пошаговый план действий. Это особенно важно для сложных и многоэтапных проектов, реализация которых предполагает тщательную предварительную подготовку и координацию усилий с коллегами.

Поддержание концентрации сотрудников

Если работник погрузился в задачу, не стоит отвлекать человека другими поручениями. Дополнительные распоряжения могут нарушить его сосредоточенность и рассеять внимание.

Поддержание концентрации требует минимального количества отвлекающих факторов и спокойной обстановки. Для этого может понадобиться тихое рабочее место, отсутствие внезапных планерок и проверок, отдельное пространство для уединения. Если позволять сотрудникам полностью фокусироваться на текущей задаче и трудиться в состоянии «потока», то продуктивность команды значительно вырастет.

Контроль порядка на рабочих местах

Эффективность деятельности персонала во многом зависит от условий обстановки, в которой трудятся люди. Задачей руководителя является контроль должного состояния рабочих мест. Оно напрямую влияет на продуктивность коллектива.

Важно следить за тем, чтобы у сотрудников на столах царил порядок. Необходимо обращать внимание на чистоту и аккуратность, организацию документов, канцелярии и инструментов, которые нужны для выполнения их повседневных обязанностей.

Также следует проверять работоспособность оборудования, которое используют специалисты. Нельзя допускать, чтобы сотрудники имели возможность оправдать свою прокрастинацию медленными ПК или старой офисной техникой. В случае выявления проблем с оборудованием нужно оперативно принимать меры по его починке или замене.

Побуждение к составлению плана работы

После постановки задачи сотруднику стоит попросить его разработать план ее выполнения. Последний должен включать в себя конкретные шаги и сроки их реализации. Это полезно и руководителю, и самому исполнителю. Менеджер сможет определить, какие этапы решения задачи требуют особого контроля, а работник поймет, с чего следует начать.

В итоге составление плана помогает должным образом организовать процесс реализации проекта с обеих сторон. Это снижает вероятность возникновения недопонимания и соответствующих проблем, что улучшает общую эффективность работы коллектива.

Внедрение системы поощрений и мотивации

Благодаря системе поощрений сотрудники получают дополнительное удовлетворение от своих усилий на работе. Это способствует повышению их продуктивности и снижению уровня прокрастинации. Мотивация может быть различного характера. На одних сотрудников лучше действуют материальные стимулы, а на других — поощрения иного рода.

Варианты денежных вознаграждений:

• премии;
• бонусы за своевременное выполнение задач;
• регулярное повышение заработной платы и т. д.

Нематериальные стимулы:

• публичное признание достижений;
• грамоты и благодарности;
• продвижение по карьерной лестнице;
• профессиональное обучение от фирмы;
• приглашение поучаствовать в интересных проектах и прочее.

Внутри коллектива можно создать здоровую конкуренцию с помощью внедрения системы KPI, рейтинга эффективности отделов и командных соревнований с призами. При этом важно, чтобы механизм поощрений был прозрачным и справедливым, и сотрудники понимали, за что тот или иной человек получил награду.

Правило 5 секунд

Многие работники сталкиваются с проблемой отсутствия внутренней мотивации. Чтобы помочь людям преодолеть свою нерешительность, можно предложить им метод, который называют «Правило пяти секунд». Далее подробно разберем принцип его действия и способы внедрения данного подхода в профессиональную деятельность.

Суть правила

Принцип метода довольно прост: если необходимо решить ту или иную задачу, то не нужно тратить ни минуты на лишние размышления и поиск оправданий своему бездействию, следует сразу же приступить к ее выполнению. Как только возникла потребность что-то сделать здесь и сейчас — человек начинает считать от пяти до одного. Затем он сразу же переходит к активным действиям. Это — быстрый и эффективный способ перехвата инициативы в момент сомнения.

Например, у сотрудника скопилось в рабочей почте много писем, на которые необходимо ответить, а делать это ему лень. Тогда человеку следует применить метод 5 секунд. Ему нужно произнести про себя всего лишь пять слов: «пять, четыре три, два, один» — и сразу же начать разбираться с почтой. Главное, чтобы он не дал себе возможности отложить это дело на завтра, а немедленно начал действовать.

Данный подход помогает обмануть мозг. Когда нужно выполнить трудное или малоприятное поручение, у человека возникает естественное стремление отложить дело на потом. Поэтому важно действовать быстро, чтобы мозг не успел найти повод убрать задачу в «долгий ящик».

История появления метода

Автором данной методики является писательница и бизнес-тренер Мел Роббинс. Она открыла для себя этот способ, когда переживала период депрессии и не могла даже встать с постели.

Выйти из тяжелого психологического состояния ей помог простой случай. Роббинс увидела по телевизору старт ракеты и задумалась: «Могу ли я так же запустить саму себя?».

Утром следующего дня она решила не валяться в постели, а отсчитала от пяти до одного и поднялась. Постепенно Роббинс внедрила этот метод в свою жизнь и заметила, что ей стало легче преодолевать прокрастинацию и выполнять обыденные задачи. Так появилась ее книга-бестселлер «Правило 5 секунд».

Сферы применения метода

Основное достоинство этого способа заключается в его универсальности. Он эффективен для ряда направлений:

• Борьба с прокрастинацией. Метод помогает взять себя в руки и начать действовать, а не заниматься пустой тратой времени. К примеру, если необходимо разработать бизнес-план, можно отсчитать от пяти до одного, открыть текстовый редактор и составить оглавление. Этот простой шаг станет отправной точкой для дальнейшей работы.
• Выполнение неприятных задач. Бывают ситуации, когда приходится решать сложные вопросы. Например, нужно позвонить проблемному клиенту. Мозг стремится избежать разговора из-за возможного стресса. Правило 5 секунд не дает времени на поиск оправданий и подталкивает к действию — взять телефон и совершить звонок.
• Преодоление страхов. Все люди чего-то боятся. Многие испытывают страх публичных выступлений. Например, человеку нужно представить доклад на конференции, а его сковывает ступор. Применение этого подхода поможет преодолеть неуверенность и начать выступать.
• Работа с полезными и вредными привычками. Правило 5 секунд способствует закреплению определенных моделей поведения. Метод особенно эффективен на начальных этапах процесса. Например, в первые дни может быть сложно заставлять себя делать зарядку, но с помощью этого подхода удается преодолеть лень и начать утро с физической активности. Впоследствии гимнастика входит в привычку. Аналогичный принцип работает и с вредными поведенческими паттернами. Отсчет от пяти до одного — человек закрывает соцсети и возвращается к работе.
• Старт крупных проектов. Этот метод позволяет преодолеть страх перед масштабной задачей и сделать первый шаг. Например, идея построить свой бизнес часто остается лишь мечтой. С помощью правила пяти секунд можно сдвинуть дело с мертвой точки и начать с малого — открыть браузер и приступить к изучению свободных ниш на рынке.

Что стоит учесть

Чтобы не забывать о методике, можно использовать визуальные подсказки, такие как заставка на телефоне или стикер на рабочем ПК. Со временем применение правила станет привычкой, и напоминания больше не понадобятся.

Данная методика не заменяет, а дополняет планирование. Для ее эффективного использования важно четко представлять, что и как нужно делать. Человек должен ставить достижимые цели и следовать плану, а метод применять как вспомогательное средство.

Обратный отсчет позволяет не только успешно бороться с прокрастинацией и укреплять уверенность в своих силах, но и управлять эмоциями. Например, в случае критики со стороны начальства или коллег методика поможет успокоиться, адекватно реагировать на негатив и вести конструктивный диалог, чтобы избежать конфликта.

Чем чаще ваши сотрудники применяют технику 5 секунд, тем лучше они будут работать. Подчиненные избавятся от прокрастинации, станут быстро принимать решения и без отлагательств приступать к выполнению задач.

Установка на рабочие ПК специального программного обеспечения

Невозможно постоянно следить за тем, чем занят в течение дня каждый сотрудник и отвлекается ли он от работы. Однако контроль за деятельностью персонала легко автоматизировать посредством специального современного софта, например, программы «ИНСАЙДЕР». Она поможет оценить эффективность выполнения обязанностей работниками, справиться с прокрастинацией в команде и пресечь нарушения дисциплины.

Сервис «ИНСАЙДЕР» позволит предупредить и более серьезные проблемы, например, утечку конфиденциальной информации компании. С помощью функций мониторинга можно оперативно выявить попытки несанкционированного копирования, передачи или удаления важных корпоративных данных. Таким образом, программа обеспечит дополнительную защиту компании от потенциальных рисков в плане информационной безопасности.

Система позволяет мониторить работу как офисных сотрудников, так и удаленных специалистов. С помощью программы руководитель сможет наблюдать за действиями каждого члена команды в режиме реального времени. Софт отслеживает, какие сотрудник запускает приложения, открывает сайты, просматривает документы и т. д.

Использование программы «ИНСАЙДЕР» способствует повышению уровня ответственности работников, поскольку они осознают, что их действия находятся под постоянным контролем. Это стимулирует людей более эффективно трудиться и реже отвлекаться, что положительно сказывается на общей продуктивности коллектива.

Заключение

Прокрастинация — это серьезная и довольно частая проблема, которую нельзя победить с помощью криков, строгих выговоров или штрафов. Результативность борьбы с ней в значительной степени зависит от действий руководителя. Он должен точно обозначать сроки выполнения задач и следить за ходом работы.

Если поведение прокрастинатора не меняется, то менеджеру следует провести с ним беседу. Открытый разговор поможет выявить причины низкой продуктивности подчиненного и принять меры для их устранения.

Профилактика прокрастинации требует комплексного подхода и постоянного контроля деятельности персонала со стороны руководства. Автоматизировать этот процесс позволит система мониторинга работы сотрудников «ИНСАЙДЕР». Протестировать функционал программы можно бесплатно в течение 2 недель.

Попробовать бесплатно

Воспользуйтесь 14-дневным триалом системы мониторинга работы персонала ИНСАЙДЕР и узнайте, чем заняты ваши работники на самом деле

Введите ваше имя *

Телефон *

E-mail *

Нажимая кнопку «Подписаться» я даю свое согласие на обработку персональных данных