Программы для отдела кадров: виды, функционал и возможности
На объем и сложность документооборота влияет количество сотрудников, специфика деятельности, организационно-правовая форма предприятия и другие факторы. Автоматизация кадрового делопроизводства актуальна и для компаний, и для разработчиков ПО.
В статье вы узнаете о программах для ведения кадрового учета или для HRM, т.е. управления персоналом, а также о причинах востребованности этих продуктов в бизнес-сегменте.
Функции программ для отдела кадров
Ядро практически каждой программы для ведения кадрового учета состоит из структуры организации и штатного расписания, которое содержит информацию о графике работы, количестве ставок, условиях труда и его оплаты. На уровне ниже — данные о сотрудниках. Они включают личную информацию, сведения об образовании, составе семьи и т.д.
Рисунок 1. Принцип работы программ для кадрового документооборота
События в жизни предприятия, которые касаются кадрового делопроизводства, должны быть документально оформлены. Зарплата персонала как важная часть расходов компании напрямую зависит от отпусков, больничных и т.д. Их оформление необходимо, чтобы корректировать начисления и выплаты. Документы остаются в базе данных для аналитики и отчетности в госорганах и различных фондах.
Преимущества ПО для ведения кадрового учета
Цифровизация в России коснулась всех сфер жизни, в том числе кадрового учета. Например, сегодня можно оформлять электронные больничные листы. Также компании могут сдавать отчетность без посещения отделений госорганов. Кроме того, в 2020 году начался переход на электронные трудовые книжки. Сегодня ведение отчетности в цифровом виде — это не добровольный выбор, а обязанность организаций. Упростить кадровый учет помогает автоматизация процессов.
Экономия времени при выполнении рутинных процессов
В небольшой компании, где текучесть кадров не превышает норму, а новые позиции появляются достаточно редко, доверить ведение документооборота можно любому сотруднику. Выполнение этой обязанности не будет требовать значительных временных затрат. На крупных предприятиях ситуация складывается по-другому.
Например, на машиностроительном заводе, где количество сотрудников превышает 500 человек, половине персонала может понадобиться в течение недели пройти квалификационные курсы. Работникам из разных цехов потребуется отметка в личном деле, которая подтверждает получение нового разряда. Кроме того, руководству будет нужно выпустить распоряжение для бухгалтерии о повышении тарифной ставки для тех, кто прошел курсы. Ручное выполнение таких процедур занимает примерно 2 рабочих дня, а при использовании ПО для кадрового делопроизводства — около часа.
Обеспечение порядка и контроля
Специальные программы помогают упорядочить процессы в отделе кадров, без чего автоматизация не имеет смысла. При применении кадрового ПО информация о сотрудниках хранится в системе, доступ к которой ограничен. Получить необходимые данные можно с помощью отчетов. Например, в строительстве и промышленности важно мониторить сроки действия удостоверений и других документов, которые выдают госорганы.
Расчет заработной платы
Общая цель кадровиков и бухгалтеров — правильно рассчитывать зарплату и своевременно ее выдавать. Если работники не берут отпуска, не уходят на больничные и получают фиксированный оклад, то для расчетов достаточно таблицы в Excel, однако в реальности такого не бывает.
Например, автопарк автоматизировал кадровое делопроизводство из-за перехода на усложненную систему оплаты труда для водителей автобусов. В таком случае нужно рассчитывать зарплату с учетом нескольких факторов. В утреннее время водители работают в соответствии со 2 классом вредности, после обеда — классом 3.2. Кроме того, нужно учитывать простои по вине автопарка. Без ПО отделу кадров придется тратить на сложные расчеты слишком много времени.
Программные продукты для ведения кадрового учета
Большинство российских организаций используют программы, которые разработаны компанией «1С». Конфигурация «1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП» — флагманский продукт в области кадрового документооборота. Однако рынок предлагает и другие программы. Наиболее востребованные из них следует рассмотреть более подробно.
Модуль «Кадры» от компании «Парус»
Разработчики продукта предлагают функционал только для кадрового учета. Модуль позволяет:
- составлять штатное расписание и создавать структуру предприятия;
- вести учет внештатных подразделений;
- принимать сотрудников на работу и назначать их на должности;
- вести журнал отпусков и больничных;
- хранить личные данные сотрудников;
- вести учет переводов и перемещений;
- собирать кадровую отчетность;
- вести учет аттестаций и квалификационных категорий.
Рисунок 2. Модуль «Кадры»
Преимущества продукта:
- ориентированность на специфику госслужбы;
- возможность использования модуля «Зарплата» для расчета заработной платы.
Недостатки:
- отсутствие модуля для управления сотрудниками;
- устаревший интерфейс.
«БОСС-Кадровик»
Это российский продукт, который позволяет вести кадровый учет, рассчитывать зарплату и автоматизировать управление персоналом.
Функции системы:
- расчет зарплаты;
- обучение персонала;
- аттестация и оценка сотрудников;
- ведение отчетности по кадрам и зарплате;
- охрана труда;
- формирование мотивации;
- планирование, подбор и учет сотрудников;
- создание кадрового резерва.
Рисунок 3. «БОСС-Кадровик»
Преимущества системы:
- широкий HRM-функционал для управления сотрудниками;
- интеграция с приложениями Microsoft Office.
Недостатки:
- ограниченный функционал расчета зарплаты;
- небольшой пользовательский опыт из-за редкого применения на предприятиях.
Navision HR
Это полноценное HRM-решение. Использование этого ПО позволяет:
- подбирать сотрудников;
- вести учет кадровых документов и перемещений;
- регистрировать информацию о работниках;
- рассчитывать зарплату;
- вести учет рабочего времени;
- формировать кадровые отчеты.
Рисунок 4. Интерфейс программы
Преимущества Navision HR:
- полный набор функций для кадрового учета и расчета зарплаты;
- синхронизация с приложениями Microsoft;
- современный интерфейс.
Недостатки:
- ограниченное подбором сотрудников количество процессов управления персоналом;
- наличие только базовых документов для кадрового учета;
- необходимость интеграции с дополнительными модулями для предоставления данных в госорганы;
- расходы на внедрение и применение зарубежного ПО.
SAP HCM
Этот продукт учитывает потребности кадровиков и расчетчиков. SAP HCM позволяет:
- подбирать сотрудников и развивать персонал;
- составлять штатное расписание и создавать структуру предприятия;
- вести кадровый учет с помощью основных документов;
- создавать систему мотивации и KPI;
- рассчитывать зарплату;
- проводить кадровую аналитику и собирать отчетность.
Рисунок 5. Интерфейс SAP HCM
Основное преимущество ПО — возможность создать общую автоматизированную систему при условии того, что все процессы в компании базируются на SAP.
Недостатки SAP HCM:
- сфокусированность на HR-процессах вместо регламентированного кадрового учета;
- замедленное реагирование на изменения в законодательстве РФ.
Почему кадровики предпочитают «1С»
При создании «1С:ЗУП» были учтены особенности законодательства РФ и методов работы отечественных отделов кадров. Флагманский продукт линейки — версия КОРП — позволяет не только вести кадровый учет и рассчитывать зарплату, но и управлять сотрудниками. Кроме того, можно использовать «1С:ЗУП 8.3 ПРОФ» и другие версии ПО. При своевременном обновлении программа быстро реагирует на изменения в законодательстве, что позволяет применять только актуальные формы документов для кадрового учета.
С помощью «1С:ЗУП» можно принимать сотрудников на работу, формировать кадровые документы, начислять зарплату и т.д. Программа сохраняет историю действий без синхронизации с другими сервисами и потерь информации.
Преимущество «1С:ЗУП» — реализация всех возможностей в одном продукте.
Рисунок 6. Прием сотрудников на работу, в том числе списком
Рисунок 7. Увольнение с окончательным расчетом
Благодаря кадровым переводам в программе можно сразу изменять условия начисления зарплаты, включать или исключать работников из резерва и т.д. Это облегчает задачи кадровика и помогает ему помнить о корректировках.
Рисунок 8. Кадровые переводы
В программе можно создавать любые виды отпусков: основной, неоплачиваемый, ученический и др.
Рисунок 9. Операции с отпусками и больничными
Любые операции с отпусками можно провести с помощью одного документа.
Рисунок 10. Создание отпуска
Также программа позволяет работать с бумажными и электронными больничными.
Рисунок 11. Операции с листками нетрудоспособности
Штатное расписание содержит информацию о позициях в компании.
Рисунок 12. Штатное расписание
Рисунок 13. Позиции в штатном расписании
Четко регламентированная управленческая структура организации помогает оперативно проводить учет кадров и рассчитывать расходы на персонал. Это актуально, если предприятие ведет учет по возникновению затрат.
Рисунок 14. Структура предприятия
Рисунок 15. Аттестация персонала
Рисунок 16. Операции с квалификационными разрядами
Рисунок 17. Учет простоев и отсутствий работников
Чтобы создавать и отправлять электронные отчеты в госорганы, не нужно выходить из программы. В «1С:ЗУП» встроен сервис, который поддерживает использование ЭЦП.
Рисунок 18. Отчетность
Информация о сотрудниках вместе с оформленными на них кадровыми документами хранится в персональных карточках.
Рисунок 19. База данных
Это экономит время и минимизирует риски ошибок при распечатке форм Т-2, приема на работу, ученического договора и т.д. Программа позволяет подключать печатные формы трудового договора и других локальных нормативных актов делопроизводства в компании.
Рисунок 20. Печатные формы
«1С:ЗУП» предлагает широкие возможности по формированию кадровой аналитики и отчетности.
Рисунок 21. Отчет по трудовой деятельности
Рисунок 22. Отчет по кадровым изменениям внутри компании
«1С:ЗУП» — это не только множество функций и гибкие настройки. Преимущество программы заключается в массовом внедрении, которое дает большой пользовательский опыт. У «1С:ЗУП» понятный интерфейс, благодаря чему с ней удобно работать сотрудникам из разных отделов.
Автоматизация кадрового учета в «1С» значительно упрощает работу HR-специалиста. Применение ПО избавляет от рутины, исключает вероятность ошибок и повышает результативность отдела кадров.
