Автоматизация HR-процессов
Что такое автоматизация HR-процессов
В первую очередь – рутинные, повторяющиеся операции. Какие именно каждая компания определяет сама в зависимости от своего масштаба.
Чем больше организация, тем более универсальной и глобальной должна быть программа автоматизации. Нужно упростить не только расчет зарплаты и кадровый учет, но и обучение, повышение квалификации, подбор персонала и процесс адаптации новых сотрудников.
Комплексные IT-решения для автоматизации процессов рекрутинга различаются по степени своей универсальности. Такие системы делятся на:
- HRM (HRMS — human resources management system). Нередко применяют термин HCM (Human Capital Management, Управление Человеческим Капиталом) или HXM (Human Experience Management, Управление Опытом Сотрудников). Это самостоятельная система, которая помогает автоматизировать только HR-процессы. Примеры таких систем – российские «БОСС. Кадровые системы», «1С: Зарплата и управление персоналом», Mirapolis HCM, WebTutor и зарубежные – SAP SuccessFactors и Oracle HRMS.
- ERP (Enterprise Resource Planning, планирование ресурсов предприятия). Решение создано, чтобы комплексно автоматизировать все бизнес-процессы предприятия, в том числе и HR. Наиболее популярные в России системы – 1С и SAP.
Внедрение HRM – весьма трудоемкий и ответственный процесс. Не говоря уже про ERP, которая затрагивает всю компанию целиком.
Малый и средний бизнес используют узконаправленные программы в HR, но развивается тенденция к автоматизации большего числа процессов. Остановимся на двух базовых вопросах из сферы HR – подборе и оценке персонала.
Программы подбора персонала
ATS-система
ATS-система (Applicant Tracking System, или Система по управлению кандидатами) позволяет полностью автоматизировать поиск персонала. В основе программы – база данных соискателей. Система проводит кандидата через воронку подбора – от добавления резюме в свою базу до формирования оффера.
Основные функции ATS:
- Мониторинг базы резюме и вакансий.
- Коммуникация с кандидатами (система формирует шаблоны писем, работает с календарем встреч).
- Сбор статистики и формирование отчетов.
Пример одной из самых популярных ATS – коробочное решение E-staff:
HR-боты
Согласно отчетам HR Tech, в России только 15% работодателей используют IT-решения для автоматизации HR-процессов, 40% планируют перейти на решения в течение нескольких лет. Бот сам находит нужные резюме, отбирает кандидатов, проводит собеседование в чатах и по телефону, назначает время собеседование. Система помогает новым сотрудникам адаптироваться в компании, и даже проводит Exit-interview.
Но все же основная функция и область применения ботов на сегодняшний день — массовый подбор линейного персонала (продавцы, кассиры, мерчандайзеры, водители и т. д.).
Самые известные программы такого плана — «Робот Вера», искусственный интеллект Sever.AI, чат-бот HR Messenger, сервис поиска работы «Яндекс. Таланты».
Микс ATS и HR-ботов
Отдельно стоит рассказать про такую программу как Skillaz. Это искусственный интеллект с функционалом ATS-систем. Программное решение выполняет все этапы поиска персонала. Инструмент автоматизации подбора включает в себя единую базу резюме, voice bot, систему HR-аналитики, инструменты для автоматизации найма.
Платформа potok – еще один пример программного обеспечения на базе sever.ai, в котором искусственный интеллект ищет и оценивает резюме соискателей. Обе системы разработаны TalentTech. Программа учитывает функционал работника в разных компаниях и его принадлежность к различным специализациям и отраслям.
Автоматизация оценки персонала
Тестирование
Тестирование — типовой инструмент поиска и оценки персонала. В результате hr-специалист получает объективную оценку и оцифрованное описание каждого кандидата. Процесс максимально беспристрастный: инструмент свободен от стереотипов, ему неважно, насколько приятный человек пришел на собеседование. Благодаря тесту hr-специалист может оценить пригодность соискателя к той или иной работе.
При выборе теста обращайте внимание на его «начинку». HR-специалисты знают, что хороший психометрический тест отличается от простого опросника из нескольких пунктов. Чтобы сделать правильный выбор, обращайте внимание на комплексные тесты. Они позволят проанализировать личные данные соискателя – интеллект, личность, мотивацию. После этого психодиагностическая методика переведет полученную информацию на язык навыков, стилей управления и командных ролей.
При выборе кандидата на ключевую должность добавьте профтест, разработанный с учетом специфики работы вашей компании. Инструмент позволит оценить не только личностные характеристики соискателя, но и его профессиональные навыки.
Вопросы, которые стоит задать разработчикам:
- Внедрение. Можно ли интегрировать тестирование и его результаты в корпоративную систему компании? Возможно ли проводить тестирование на корпоративном портале компании, сайте, в системе дистанционного образования?
- Кастомизация. Можно ли настроить программный продукт под особенности компании – убрать из него все лишнее и «перевести» результаты на язык компетенций компании?
- Наблюдение. Есть ли в программе автоматизированные инструменты контроля дистанционного тестирования?
Самые популярные отечественные поставщики тестовых методик – Экопси, лаборатория «Гуманитарные Технологии» (система Maintest), Ontarget.
Зарубежные – Talent Q, SHL (система SHLTOOLS), Hogan (дистрибьютор — Assessment Systems).
360 градусов
Самый известный метод оценки персонала среди HR-специалистов и руководителей компаний. Суть этого инструмента в том, что сотрудника оценивают начальники, коллеги и подчиненные. Однако сам по себе метод оценкой не является. Его основная задача – постоянный сбор обратной связи, которая нужна для создания плана индивидуального развития сотрудника.
Вопросы, которые стоит уточнить у разработчика:
- Как данные каждого работника передаются в систему?
- Насколько защищены личные данные работников?
- Какие способы используются для повышения объективности оценок?
Программы для оценки сотрудников по методу 360 градусов сегодня предлагают следующие разработчики: «Экопси Консалтинг», SF360° от Talent Q, SHL, система Азимут от BSSL.
Центры Оценки
Такие решения представляют собой цифровую оценку персонала: соискатели в личном кабинете делают моделирующие задания, наблюдатели-эксперты анализируют их навыки и выставляют баллы. Система формирует результаты автоматически.
Пример центра оценки – решение Web@ssessment от «Экопси Консалтинг». Провести оценку персонала можно при помощи обычных офисных программ и видеосвязи. Но в этом случае трудно контролировать исполнителей и защитить упражнения от копирования.
Тест-Ассессмент от Лаборатории «Гуманитарные Технологии» – альтернатива центра оценки. В основе решения лежит проведение тестов. Провайдеры подбирают системы оценки под ваш запрос, а после подготавливают на его основании заключение о пригодности, эффективности и потенциале сотрудника.
При выборе ассессмент-центра ориентируйтесь на Российский стандарт центра оценки.
Каких результатов можно достичь посредством автоматизации
На основе исследований консалтинговой компании «Коулмэн Сервисиз» рассмотрим, как происходит внедрение систем автоматизации управления персоналом:
- Внедрение системы в компанию будет дольше, чем вы рассчитываете. 77% опрошенных указали на то, что на интеграцию программы понадобилось от 1 до 2 лет.
- Вы наверняка будете довольны результатами внедрения системы, как большинство опрошенных компаний – 62%.
- Вы увидите повышение эффективности работы компании, как 60% предприятий.
К исследованиям приглашаются специалисты HR-департаментов компаний, представляющих различный бизнес и индустрии.
Как подготовиться к внедрению автоматизации HR-процессов
HR-специалисты работают со сложным объектом – с людьми. Человеческий фактор вносит множество коррективов в прогнозирование и установлению правил. Как подстраховаться? Вот несколько советов:
- Базовая подготовка. Перед началом внедрения системы автоматизации наведите порядок вручную, чтобы обеспечить себе лучший результат.
- Мониторинг ситуации. Держите руку на пульсе, данные аналитики помогут вам понять, какие процессы можно улучшить.
- Постоянные улучшения. Помните, что оптимизация рабочих процессов – это процесс, который имеет только начало, но не имеет конца. Система представляет собой живой организм в постоянно меняющихся условиях. Благодаря инструментам аналитики, которые есть почти в каждом решении, вы увидите проблемы, на которые нужно обратить внимание.
HR-аналитика
После прохождения всех этапов внедрения системы, получения первых результатов и регулярного использования метрик, отчетов и прочих инструментов описательной (дескриптивной) аналитики, вы можете воспользоваться дополнительными бонусами. Для этого нужно выстроить систему прогнозной (предиктивной) аналитики. Благодаря ей вы сможете предсказать риск выгорания или увольнения сотрудника. Здесь в ход пойдут все методы поиска данных, теории игр, машинного обучения. Внедрение предиктивной аналитики — это трудозатратный и дорогостоящий. Предиктивную аналитику целесообразно внедрять крупным компаниям, чтобы анализировать сотни однотипных событий, явлений, данных.
Автоматизация HR-аналитики
Многие начинают этот процесс с построения таблиц в Excel, дальше есть два варианта автоматизации:
- Собственными силами. Такой вариант подойдет компаниям, у которых есть собственные подразделения – IT, маркетинга, финансовые. Например, для внедрения системы аналитики в Burger King нашли подходящее программное обеспечение внутри компании. Это BI система Qlik View, которая была установлена, но использовалась только для аналитики финансовых показателей в департаменте финансов. В процессе система была доработана под нужды HR. За техническое исполнение отвечал IT-отдел, а за оформление – маркетинговый.
- Готовое решение. Для этого можно использовать HRM-системы, в которых есть готовый модуль предсказательной аналитики. Например, SAP SuccessFactors или Oracle HRMS Cloud.
