Получить демо-доступ
Получить демо-доступ
Подтвердите, что вы не робот

Проблемы многозадачности: почему бесполезно выполнять несколько дел сразу

#Контроль бизнес-процессов
#Для сотрудника
#Управление персоналом

В 60-х появились компьютеры, которые выполняли несколько действий одновременно. Для описания такой возможности машин был введен термин «многозадачность». На самом деле компьютеры работали над вопросами последовательно. Сначала процессор решал одну задачу, потом брался за другую. Но из-за мгновенных переходов между действиями создавалось ощущение параллельного исполнения.

Мозг человека тоже способен переключаться с одного дела на другое. Однако за 20 лет, которые ученые потратили на изучение многозадачности и проведение большого количества исследований, было доказано: продуктивно работать в таком режиме невозможно.


Опасность многозадачности

Рассмотрим несколько примеров:

  1. Частный исследовательский университет в Стэнфорде: людям, которые часто переключаются с одной задачи на другую, сложно организовать мысли и запомнить большой объем информации.

  2. Американская ассоциация психологов: для работы в режиме многозадачности требуется дополнительное время. Кроме того, увеличивается количество ошибок.

  3. Психолог Гленн Уилсон из Института психиатрии Лондонского университета в рамках эксперимента «Инфомания»: у сотрудников организации, которые выполняют интеллектуальные задачи в таком режиме, показатели IQ падают на 10 пунктов. Их уровень работоспособности сравним с состоянием организма после бессонных суток.

Однако о результатах этих исследований известно далеко не всем. Многие российские компании требуют от соискателей умение работать в режиме многозадачности. Руководители не стремятся правильно организовать внутренние процессы. Они заставляют работников разбираться со шквалом писем и срочными задачами в дополнение к основным обязанностям.

Постепенно сотрудники компании превращаются в армию зомби. Следствием работы в таком темпе становится эмоциональное выгорание, снижение продуктивности и мотивации.

Режим многозадачности отнимает до 40% времени. Избавление от необходимости переключения с одного действия на другое приводит к экономии 16 рабочих часов в неделю.

Цена переключения между задачами

Чтобы отвлечься от одной задачи и приступить к выполнению другой, нужно всего несколько секунд. Однако при регулярном повторении переключений эти мгновения накапливаются. Из-за скачков между задачами мозгу приходится заново концентрироваться и проявлять дополнительную активность. Психологи называют такие затраты энергии «стоимость переключения».

Причина снижения производительности кроется в необходимости перевода внимания с одного дела на другое. В 2003 году в International Journal of Information Management были опубликованы результаты исследований, которые изменили представления о многозадачности.

Опасность многозадачности

Оказывается, среднестатистический сотрудник офиса проверяет электронную почту каждые пять минут. После этого на возобновление работы над задачей у него уходит 64 секунды. Следовательно, из-за такого действия теряется одна минута из шести: 20% продуктивного времени тратится на попытки сосредоточиться.

Сегодня ситуация усложняется из-за социальных сетей, мессенджеров, корпоративных чатов и мобильных уведомлений. Оценивать эффективность работы сотрудников компании за компьютерами и смартфонами помогает программа «Инсайдер». Без дополнительных затрат на мотивацию и зарплату система поможет увеличить продуктивность работы на 30%.

Возможности программы:

  • снимки экрана;
  • контроль программ и сайтов;
  • кейлогер, или нажатие клавиш;
  • учет рабочего времени;
  • фиксация нарушений;
  • скрытый режим работы.
Благодаря системе руководитель узнает, чем сотрудники занимаются во время работы, выявит неравномерность их загрузки, проконтролирует удаленных специалистов.

Еще одна причина снижения производительности в том, что сотрудники периодически отвлекаются на собственные размышления. Если учесть влияние этих факторов, получится, что на переключения уходит больше 40% рабочего времени.

В таком режиме человек не завершает ни одного важного дела к концу дня, чувствует себя загруженным и опустошенным.

Переключение между задачами

О пользе многозадачности можно говорить только при выполнении рутинной работы, которая не требует серьезных умственных усилий. Например, прослушивание музыки во время тренировки позволяет заниматься дольше. В остальных ситуациях из-за многозадачности истощаются резервы мозга.

Постоянное переключение требует серьезных усилий для выполнения каких-либо действий. Результат получается низкого качества, а риск ошибок повышается.

Преимущества концентрации

Многозадачность — часть современной жизни. Причина не только в рабочем ритме, но и в обширном информационном поле. Нашего внимания ежедневно добиваются блогеры, бренды, новостные порталы, развлекательные платформы. В интернете регулярно появляется столько контента, что всей жизни не хватит для ознакомления с ним. А вот у объема нашего внимания есть предел.

Это подтверждают исследования относительно количества информации, которую человек может реально воспринимать из окружающего мира. Результаты удивили: если во время работы за ПК сотрудник будет смотреть в телефон, то среднее время фокусировки на каждом устройстве составит 40 секунд. Открытие мессенджера на компьютере  сократит продолжительность процесса до 35 секунд.

При переключениях наш мозг отвлекается и получает новые впечатления, что приводит к выбросу дофамина. Из-за регулярности таких процессов орган входит в режим гиперстимуляции, быстро расходует объем внимания и накапливает усталость. Все это мешает фокусировке — концентрации активности на одном объекте. Она возможна только когда человек занимается одним делом. В этом заключается секрет производительности: чтобы качественно выполнить главную задачу, нужно отказаться от остальных.

Что такое «фокусные блоки»

Любые сообщения подождут, пока вы решите основной вопрос. Чтобы добиться результата, эксперты продуктивности советуют работать с помощью «блоков фокуса».

Термин используется для обозначения интервала времени, который выделяется для выполнения приоритетной задачи. Именно для нее требуются повышенная концентрация и энергия. Значит, вы должны работать и не отвлекаться в те часы, когда ваша производительность будет максимальной.

Способы сохранения концентрации

Сначала необходимо понаблюдать за своей активностью и определить, какое время будет лучшим для продуктивной работы. Многие наиболее энергично трудятся в первой половине дня. Далее следует исключить воздействие отвлекающих моментов и четко разграничить периоды работы и отдыха. Согласно исследованиям, перерывы способствуют росту продуктивности.

Благодаря такому подходу вы оптимизируете объем внимания и пиковую энергию. Если в часы максимальной работоспособности в приоритете будут сложные проекты, вы ощутите прогресс. А в оставшееся время спокойно решите рутинные задачи.

Способы сохранения концентрации

Для этого необходимо устранить некоторые отвлекающие факторы:

  1. Работать интервалами с использованием техники «помодоро». Существуют разные варианты софта для ПК, смартфона и браузера. Например, с Chrome-расширением Strickt Workflow можно 25 минут работать, 5 — отдыхать. А запуском таймера блокировать отвлекающие сайты, список которых можно настроить самостоятельно.

  2. Установить в Chrome специальные расширения для ограничения вкладок. Например, с помощью The Great Suspender автоматически закроются приложения, которые не используются в течение заданного времени. А благодаря расширению Tabs Limiter вкладки выстроятся в очередь при превышении настроенного лимита.

  3. Выключить уведомления сайтов в браузере и приложений на смартфоне.

  4. Установить режим «не беспокоить» на телефоне при работе фокусными блоками. Настроить список разрешенных контактов, чтобы связываться с коллегами.

  5. Пользоваться минималистичными текстовыми редакторами Paragraphs, A5, Monospace, OmmWriter, содержать в порядке стол, работать в полноэкранном режиме.

  6. Полноценно отдыхать. В перерыве между блоками фокуса прогуляться и расслабиться для восстановления энергии.

Благодаря этим простым рекомендациям проблема многозадачности решится. Концентрация внимания улучшится уже в первую неделю, вы почувствуете вовлеченность, с которой начнете получать больше удовольствия от работы.