Как эффективно работать с фрилансерами
Иногда владельцам онлайн-магазинов необходимы услуги дизайнеров, копирайтеров или таргетологов. Принимать таких специалистов в штат не всегда целесообразно, поскольку какие-то работы требуются разово. Оптимальный вариант — работать с приходящими сотрудниками, т. е. с людьми на фрилансе.
Главное в отношениях между заказчиком и фрилансером — взаимное доверие. Если штатный сотрудник несет обязательства в соответствии с договором, то специалист на фрилансе никому не подчиняется. По этой причине у работы с внештатными сотрудниками есть свои особенности.
Где искать фрилансеров
Работа с фрилансерами становится все популярнее среди владельцев бизнеса благодаря возможности гибко решать задачи без необходимости принимать новых сотрудников в штат. Однако выбор подходящего исполнителя зачастую представляет собой сложную задачу. Чтобы облегчить этот процесс, стоит ознакомиться с различными способами поиска и взаимодействия с фрилансерами, разобраться в преимуществах и недостатках
Фриланс-биржи
Это интернет-ресурсы, где заказчики и исполнители могут найти друг друга. На них можно найти удаленных специалистов разного уровня: от тех, кто только начинает зарабатывать на фрилансе, до опытных удаленщиков, которые уже успели наработать себе портфолио и постоянных клиентов.
Фриланс-биржи получают свой процент за посредничество. Заказчик создает личный кабинет и прикрепляет к нему расчетный счет, на котором после выбора фрилансера блокируется та или иная сумма. Когда клиент принимает работу, исполнитель получает деньги. Неплатежеспособные заказчики без средств на счете не могут оставлять заявки.
Ищите дизайнеров на godesigner.ru, копирайтеров — на advego.com и etxt.ru. Программисты, маркетологи и разработчики приложения сидят на универсальном ресурсе FL.ru.
Преимущества:
- Гарантии для заказчиков и фрилансеров.
- Административная и техническая поддержка.
- Выбор фрилансеров на любой бюджет.
- Отзывы и рейтинги, благодаря которым вы может оценить надежность исполнителя.
- Стоимость услуг ниже рыночной. Из-за жесткой конкуренции исполнители часто занижают цены.
Недостатки:
- Необходимость отчислять процент с каждого заказа. Обычно это 5%.
- Отсутствие прямого контакта между заказчиком и исполнителем. По правилам ряда бирж фриланса можно общаться только на их сайте с помощью приватного чата. Перенести диалог за пределы ресурса нельзя, поскольку модераторы следят за тем, чтобы стороны не обменивались контактами.
- Невозможность спрогнозировать, будет ли работа качественной. Профессионалы редко появляются на биржах фриланса из-за низких цен. На таких ресурсах много новичков, которые работают ради опыта. Возможно, вам повезет, и вы найдете того, кто предложит качественные услуги по низкой стоимости.
Практика показывает, что высокий рейтинг не всегда говорит о профессионализме исполнителя. Если вы ищите фрилансера для долгосрочного сотрудничества, то выберите нескольких кандидатов и предложите им тестовое задание. Его нужно будет оплатить — это нормально. Обратитесь к исполнителям с низким, средним и высоким ценником. Возможно, что работа «дорогого» фрилансера окажется некачественной и вы выберете другого исполнителя.
Сообщества в соцсетях
Если вы не хотите действовать через посредников, заходите в сообщества фрилансеров. Таких групп много, но найти в них хорошего исполнителя трудно. Каждый заявляет о своем профессионализме, но часто за этими словами ничего не стоит.
Преимущества:
- Широкий выбор исполнителей разных ценовых категорий.
- Прямой контакт между заказчиками и фрилансерами.
- Оплата услуг без комиссии.
- Возможность оставить отзыв в группе или в аккаунте исполнителя.
Недостатки:
- Отсутствие гарантий, что фрилансер выполнит задание.
- Невозможность оценить компетентность исполнителя.
Ищите дизайнеров в сообществе «ЗАКАЗ НА ДИЗАЙН: заказать сайт, логотип, фриланс», копирайтеров — в группе «Подслушано Копирайтинг». Также обратите внимание на универсальное фриланс-сообщество «Дистанция. Фриланс, удаленная работа».
Поиск через знакомых
Спросите у знакомых предпринимателей, сотрудничают ли они с каким-либо программистом или дизайнером на фрилансе. Выбирать специалиста по рекомендации — оптимальный вариант. Такой исполнитель уже доказал, что ему можно доверять.
Преимущества:
- Заранее понятный уровень исполнителя.
- Прямой контакт между заказчиком и фрилансером.
- Возможность договориться об удобном для обеих сторон способе оплаты.
Недостатки:
- Сложность поиска. Не все знакомые могут порекомендовать фрилансера.
- Более высокая по сравнению с фриланс-биржей стоимость услуг. Профессионалы не работают «за еду».
- Вероятность отказа из-за загруженности фрилансера.
Вне зависимости от того, нашли ли вы исполнителя на бирже фриланса, через соцсети или по совету знакомого, важно закрепить все условия сотрудничества документально. Для защиты интересов обеих сторон и снижения рисков в процессе работы необходимо правильно заключить договор с фрилансером. Рассказываем, как это сделать.
Как заключить договор с фрилансером
Перед началом сотрудничества со специалистом на фрилансе очень важно грамотно оформить договор. Документальное закрепление условий поможет избежать спорных ситуаций и обеспечит защиту интересов обеих сторон. В договоре обязательно пропишите:
- Подробное описание задачи и конкретные этапы работы.
- Точные сроки выполнения каждого этапа и сдачи финального результата.
- Размер и порядок оплаты (предоплата, поэтапные выплаты).
- Условия возврата предоплаты в случае нарушения обязательств со стороны исполнителя.
- Санкции и штрафы за срыв сроков или некачественное выполнение задания.
Даже если исполнитель проживает за границей, заключение договора остается важным. Несмотря на сложности разрешения международных споров в судебном порядке, письменное соглашение все равно даст возможность регулировать взаимодействие и дисциплинирует обе стороны.
Если фрилансер категорически отказывается подписывать договор, не стоит идти ему навстречу. Это тревожный сигнал, который говорит о возможных проблемах в дальнейшем. Лучше потратить дополнительное время и найти другого специалиста на фрилансе, готового работать прозрачно и ответственно.
Как составить ТЗ к задаче
Расплывчатые требования в техническом задании приводят к разногласиям между заказчиком и фрилансером. Все, что можно неправильно понять, исполнители оборачивают в свою пользу, даже если это выглядит абсурдно.
Иногда даже штатные сотрудники, которым руководитель «на пальцах» объясняет, что нужно сделать, не понимают его. А уж если работник получает задание в виде текста (как в случае со специалистами на фрилансе), ситуация осложняется еще больше.
Составляйте максимально точное и подробное техзадание. Это позволяет избегать недопонимания.
Например, вам требуется текст на главную страницу интернет-магазина. Некачественное ТЗ выглядит так: «Надо текст на главную. Посмотрите у конкурентов, как нужно писать. Информацию берите из других разделов сайта».
Отсутствие конкретики в ТЗ играет на руку многим фрилансерам. Когда заказчики предъявляют претензии из-за некачественной работы, исполнители настаивают на том, что формально она соответствует требованиям. В результате клиент может получить результат, близкий к нулю в плане пользы — и при этом потратить деньги и время.
Грамотное ТЗ — это подробное описание того, что нужно заказчику. Например, в техзадании для копирайтера надо указать:
- Объем текста в тысячах символов без пробелов или с пробелами.
- Структуру текста с наименованием разделов, использованием списков и др.
- Уникальность, заспамленность и другие критерии, которые проверяют специальные сервисы.
- Стиль написания — технический, развлекательный и т. д.
- Вид текста — информационный, коммерческий и т.д.
- SEO-требования — наличие ключей, их количество.
- Другие параметры.
Это минимальный набор обязательных пунктов. Лучше составлять еще более подробное ТЗ с указанием целевой аудитории, уровня экспертности и другими критериями.
При этом важно соблюдать баланс. Если вам нужен просто виджет обратного звонка на сайте, а вы написали техзадание на пять страниц, скорее всего, фрилансер от него откажется. Большинство исполнителей, особенно на биржах фриланса, предпочтет несколько простых заказов одному нестандартному — это выгоднее.
Отношение к техзаданию помогает выявлять хороших исполнителей. Если фрилансер задает много уточняющих вопросов, то это не говорит о его некомпетентности, а указывает на опыт общения с разными клиентами. Профессионалы предпочитают заранее обсудить детали, ведь они знают, что проще изначально сдать качественную работу, чем тратить время на бесконечные правки. Поэтому если фрилансер просит конкретизировать некоторые пункты ТЗ, то вам, вероятнее всего, понравится с ним сотрудничать. И наоборот, если задание не вызывает у исполнителя вопросов, то результат может вас не устроить.
Как оплачивать работу внештатных сотрудников
Вы можете выбрать пред- или постоплату, а также сделку через гаранта. Рассмотрим каждый вариант.
Постоплата
Это наиболее простой способ. Фрилансер выполняет заказ — клиент принимает его и платит оговоренную сумму. Однако здесь есть определенные сложности.
Если вы работаете с фриланс-биржами, помните, что фрилансеры не доверяют клиентам, у которых в профиле нет истории предыдущих заказов. Даже при ее наличии профессионалы с высокой долей вероятности откажутся от работы. Кроме того, некоторые биржи фриланса вообще не предлагают вариант постоплаты.
Постоплата подходит тем, кто давно сотрудничает и доверяет друг другу. Также вы можете платить по факту сделанной работы фрилансерам без опыта. В остальных случаях стоит выбирать частичную или полную предоплату.
Преимущество постоплаты — максимальная защита интересов заказчика, недостаток — недоверие со стороны исполнителей.
Полная предоплата
Такой вариант опасен для самого заказчика. Известно много случаев, когда специалисты на фрилансе получали предоплату и исчезали. Даже договор с ИП, т. е. юридическим лицом, не гарантирует, что работа будет выполнена. Судебные разбирательства с такими исполнителями часто ни к чему не приводят.
Кроме того, полная предоплата лишает заказчика рычагов давления, если фрилансер не следует ТЗ и недобросовестно работает.
Полная предоплата выгодна только фрилансерам.
Частичная предоплата
Это способ, при котором заказчик вносит половину суммы по предоплате и еще 50% после приемки работы. Такая схема вдвое сокращает риски для обеих сторон сделки. Однако полной гарантии безопасности нет. Если вам сложно сразу заплатить половину суммы, то лучше выбрать один из следующих вариантов.
Безопасная сделка
Это метод сотрудничества, при котором посредником выступает официальный контрагент, например, биржа фриланса. Он работает за определенный процент от сделки. Посредник принимает оплату от клиента и переводит деньги исполнителю по завершении заказа.
Посредник также разрешает споры между двумя сторонами. Он проверяет, выполнил ли фрилансер работу и соответствует ли она ТЗ. При соблюдении всех требований посредник переводит деньги на счет исполнителя. В противном случае контрагент возвращает средства заказчику либо отправляет проект на доработку.
Такая схема выгодна для обеих сторон сделки, хотя здесь нужно помнить о факторе субъективности посредника. Еще один минус — необходимость отчислять процент фриланс-бирже или другому контрагенту.
Оплата через гаранта
Если вы ищете исполнителей на бирже фриланса, то она становится посредником. Однако есть и другие варианты, например, фрилансеры из профессиональных сообществ в соцсетях. В таких случаях нужно обращаться к гаранту.
Схема с участием гаранта похожа на безопасную сделку, но здесь посредником выступает не официальный контрагент, а юридическое лицо со стороны. Его тоже можно найти в сети. Гарант принимает деньги от заказчика и переводит их исполнителю, если он следует ТЗ.
Перед тем как выбрать гаранта, изучите отзывы, чтобы не столкнуться с мошенниками.
У оплаты через гаранта те же преимущества и недостатки, что и у безопасной сделки. С одной стороны, схема защищает и фрилансера, и заказчика, с другой — нужно платить посреднику, который может быть субъективным.
Способы расчета оплаты
Начинающие заказчики не знают, как оценивать и рассчитывать стоимость работ. Рассмотрим ряд методов.
Оплата за конечный результат
Такая схема подразумевает пакетную услугу, которая не зависит от обстоятельств, например, создание лендинга с базовым набором функций, дизайн визитки, подключение бота и т. д.
При оплате за результат фрилансер четко понимает, что от него требуется. Исполнитель учитывает необходимые усилия и рыночную стоимость услуги и озвучивает заказчику сумму.
При своей простоте эта схема не подходит для долгосрочных проектов.
Количественная оплата
Такой метод подразумевает оплату за объем работы. Например, копирайтер получает деньги за количество символов, директологу платят за то, сколько кампаний он настроил и т. д.
При такой схеме работы заказчик видит объем работы, за который он платит. При этом у исполнителя нет четкой мотивации добиваться высокого качества.
Почасовая оплата
При такой схеме оплаты фрилансер назначает цену за час своей работы, а заказчик оплачивает время, которое исполнитель тратит на его проект.
Этот способ подходит для долгосрочных проектов. Заказчики выбирают почасовую оплату при работе с программистами, верстальщиками, сотрудниками службы поддержки и представителями других профессий.
Преимущество схемы — возможность оплачивать практически любой спектр работ. Однако помните о том, что исполнитель может насчитать лишние часы и обмануть вас.
Почасовая оплата с учетом рабочего времени
Это наиболее прогрессивный метод. Реализовать его помогает система мониторинга работы персонала и контроля рабочих мест, такая как ИНСАЙДЕР.
Суть метода заключается в том, что исполнитель устанавливает на свой компьютер специальную программу. Она учитывает время, которое фрилансер проводит за ПК, анализирует эту информацию и помогает заказчику оценить, насколько продуктивными были оплаченные часы.
Эта функция полезна и заказчику, и самому фрилансеру, если он честно выполняет задачи. Если у клиента возникнут какие-либо сомнения, то программа решит все разногласия.
Что делать при несоблюдении договора
Часто заказчики не знают, как поступить, если фрилансер получил предоплату и исчез либо не выполнил ТЗ и стал игнорировать клиента.
Старайтесь заранее обезопасить себя. Прописывайте в договоре все детали и указывайте санкции за нарушение обязательств. При поиске специалистов на бирже фриланса изучайте отзывы прошлых заказчиков. При отсутствии комментариев или при отрицательных рекомендациях работайте по постоплате либо вообще не сотрудничайте с исполнителем.
Если вы не заключили договор, а фрилансер оказался обманщиком, то не повторяйте ошибку. Можно попытаться надавить на исполнителя через администрацию биржи фриланса, но это в большинстве случаев не приносит результатов. Не забывайте, что отношения с фрилансерами не регулируются ТК РФ.
Не устраивайте с недобросовестными фрилансерами публичные конфликты. Это выглядит непрофессионально.
При наличии договора отправьте исполнителю заказное письмо с досудебной претензией. Не забудьте про опись вложения. Укажите в претензии, что судебные расходы должен оплачивать ответчик. При отсутствии реакции обращайтесь в суд.
Отношение к дедлайнам
Если вы как руководитель следите за соблюдением сроков, а за их срыв наказываете сотрудников, то с фрилансерами такие меры бесполезны. Все, что можно сделать, — не заплатить исполнителю. Однако многих фрилансеров это не волнует. Они могут с легкостью отказаться от вашего заказа в пользу более выгодного. При этом некоторые фрилансеры не предупреждают о переносе дедлайна и только перед самой сдачей проекта говорят о том, что ничего не готово. Другие могут и вовсе «потеряться» без объяснения причин.
Такие ситуации происходят из-за основной проблемы в жизни фрилансеров, т. е. поиска заказчиков. Из-за отсутствия стабильности свободные работники соглашаются на любые предложения, иначе они могут остаться ни с чем. Фрилансеры действуют по принципу: «Сейчас возьму все, а разбираться буду потом». Иногда выполнить все задачи не получается, поэтому в процессе специалисты отказываются от каких-либо проектов. В их число может попасть именно ваш заказ, потому что он менее выгоден фрилансеру.
Другая причина, по которой исполнители срывают дедлайны, — неграмотный тайм-менеджмент. Не все умеют планировать время и успевать к оговоренному сроку.
Цените исполнителей, которые соблюдают сроки и всегда остаются на связи. Таких специалистов на фрилансе мало, поэтому сохраняйте их контакты и рекомендуйте знакомым.
Нужно отметить, что девушки-фрилансеры ответственнее мужчин, поэтому при прочих равных лучше сотрудничать с ними.
Кроме того, вы можете оставлять себе и исполнителю время для маневра. Например, если нужно сдать проект через три месяца, то для фрилансера этот срок стоит сократить до двух. Контролируйте процесс и напоминайте исполнителю о себе. Многие фрилансеры считают, что заказчик, который не интересуется состоянием проекта, никуда не торопится.
Что делать, если сотрудники фрилансят в рабочее время
Если говорить о контроле над персоналом, то первой мыслью становится борьба с прокрастинацией. Руководитель может справиться с этими проблемами и с удивлением обнаружить: сотрудники не отвлекаются, но их продуктивность не меняется. В таком случае нужно выяснить, на кого именно работают подчиненные. Возможно, это совсем другая организация.
Оценить ситуацию помогут цифры из статьи. В публикации можно ознакомиться с результатами анонимных вопрос на тему фриланса в рабочее время. Статистика заставляет задуматься. Среди респондентов 36% специалистов занимается фрилансом. Из этого количества 76% сотрудников выполняют «левые» заказы в рабочее время. При этом почти половина ставит фрилансерские задачи в приоритет.
Участниками опроса стали IT-специалисты, но такая ситуация актуальна для всех сфер, где есть возможность трудиться в удаленном формате: дизайна, бухгалтерского дела, интернет-маркетинга и т. д. При этом кто-то не стесняется использовать ресурсы, которые предоставляет основной работодатель, например, клиентскую базу или инсайдерскую информацию.
На первый взгляд, в такой ситуации нет ничего плохого, если сотрудники выполняют свои обязанности и соблюдают сроки. На деле бесконтрольный фриланс в рабочее время приводит к негативным последствиям:
- Продуктивность персонала снижается. Когда сотрудник берется сразу за несколько задач, концентрация его внимания уменьшается, из-за чего страдает качество работы.
- Руководитель не может планировать нагрузку. При бесконтрольном фрилансе нет четкого понимания, сколько времени реально уходит на конкретные задачи.
- Сотрудники начинают подражать друг другу. Даже если в коллективе есть человек, который справляется с основными и сторонними задачами, не факт, что другие смогут так же.
Хаотичный фриланс наносит компании ущерб. Однако ситуацию можно взять под контроль и сделать ее своим конкурентным преимуществом.
Как выявить тех, кто подрабатывает на стороне
Чтобы справиться с фрилансерами, сначала нужно их обнаружить. Использование обычных тайм-трекером или CRM-систем не поможет: сотрудники выполняют задачи, сдают отчеты, укладываются в показатели продуктивности. Чтобы выявить любителей «левой» работы, нужно стоять у каждого человека за спиной и смотреть, что он делает.
Такое решение нельзя назвать удачным. Во-первых, руководитель не может контролировать каждого подчиненного. Во-вторых, такое надзирательство вызывает резко негативную реакцию: люди не любят, когда над ними «стоят с плеткой».
Для экологичного контроля над сотрудниками можно внедрить систему учета рабочего времени «ИНСАЙДЕР». Руководителю будут полезны следующие функции:
- Мониторинг активности персонала. Система фиксирует, чем именно занимается сотрудник в тот или иной момент. «ИНСАЙДЕР» видит, выполняет ли человек задачи либо проводит время на развлекательных сайтах. Кроме того, система отслеживает запуск приложений и посещение веб-ресурсов. Если сотрудник заходит на биржи фрилансеров, эти данные попадают в отчет.
- Создание скриншотов с заданной частотой. Снимки экрана позволяют получить более детальную информацию об активности сотрудников за компьютером в течение дня. Кроме того, система автоматически делает скриншоты при подозрительных действиях, например, если работник пытается передать конфиденциальные данные.
Выявить фрилансеров — это полдела. Важно решить, как поступать с ними дальше.
Фрилансеры в коллективе — да или нет
Если подчиненные в рабочее время занимаются сторонними проектами, стоит задуматься, что к этому привело:
- Неграмотное управление. Нагрузки либо не хватает, либо она неравномерно распределяется. В результате появляются работники, которым нечем заняться.
- Проблемы с кадровой политикой. Людям банально не хватает либо денег, либо мотивации.
Выговоры, штрафы, депремирования и другие карательные меры в долгосрочной перспективе бесполезны. Кнут без пряника вызывает только негатив и создает нездоровую контрпродуктивную атмосферу. Наказывать подчиненных можно только в крайних случаях, а сначала лучше взять фрилансеров под контроль.
Если у сотрудников нет текущих задач, то в сторонних проектах нет ничего страшного. Главное, чтобы приоритетом всегда оставалась основная работа. Руководитель, который не превращается в надзирателя и разрешает заниматься фрилансом, заслуживает доверия и лояльного отношения.
Заключение
Работа с фрилансерами — оптимальный вариант для бизнеса, где часто приходится решать разовые задачи, при этом нет потребности в расширении штата. Однако для достижения успеха важно не только грамотно искать и отбирать исполнителей, но и документально закреплять все условия сотрудничества: четко составлять технические задания, заключать договоры и устанавливать прозрачные схемы оплаты. Это помогает защитить ваши интересы и снизить риски недобросовестного выполнения работы.
Кроме того, для эффективного взаимодействия с фрилансерами и контроля за их деятельностью рекомендуется использовать инструменты мониторинга. Например, система «ИНСАЙДЕР» позволяет отслеживать фактическое время работы исполнителей, прогресс по проектам и факты нарушения условий договора. С помощью сервиса также также можно выявлять случаи, когда штатные сотрудники связываются с конкурентами или другими заказчиками и выполняют задачи на стороне в рабочее время. Это особенно важно для защиты конфиденциальной информации, сохранения корпоративной безопасности и соблюдения требований трудового регламента.
