Как уведомить сотрудников о системе мониторинга, чтобы они не разбежались
На что нужно обратить внимание
Цели и преимущества
Перед тем, как внедрять систему мониторинга, объясните сотрудникам, для чего это нужно и какую выгоду принесет. Уделите внимание следующим аспектам:
- Увеличение производительности. Расскажите, как система мониторинга поможет оптимизировать рабочие процессы, выявить недочеты и повысить продуктивность сотрудников.
- Обеспечение безопасности. Объясните, как мониторинг помогает выявить потенциальные угрозы и создать защищенную рабочую среду.
- Повышение качества. Поясните, что с помощью системы мониторинга можно выявить и устранить ошибки, тем самым модернизировать рабочие процессы, избавить сотрудников от ведения личных отчетов.
Прозрачность и конфиденциальность
Донесите до сотрудников, что система мониторинга будет использоваться только для рабочих целей. Объясните, какие данные будут собираться и какие меры защиты будут применяться для обеспечения конфиденциальности.
ИНСАЙДЕР фиксирует следующие моменты:
- время активности за компьютером;
- текст, набираемый на клавиатуре (доступно в коробочной версии);
- запросы в поисковой строке и результаты выдачи;
- скриншоты рабочего устройства;
- посещаемые сайты и программы.
Соблюдение законов и нормативов
Убедитесь, что внедрение системы мониторинга не противоречит действующему законодательству и не нарушает права сотрудников.
В России, как и в большинстве стран, законодательство регулирует вопросы, связанные с мониторингом и сбором данных. Перед внедрением системы, ознакомьтесь со следующими законами:
Закон о персональных данных. С 27 июля 2006 года в России действует Федеральный закон № 152–ФЗ «О персональных данных». При внедрении системы мониторинга важно уведомить сотрудников о сборе и обработке информации, соблюдать требования закона и обеспечивать защиту личных данных.
Закон о тайне переписки и телефонных переговоров. Важно учитывать, что согласно статье 138 Уголовного кодекса РФ, нарушение тайны переписки или телефонных переговоров без согласия участников может повлечь уголовную ответственность. Поэтому при мониторинге рабочей переписки и звонков нужно соблюдать этот закон.
Закон об информации, информационных технологиях и о защите информации. Федеральный закон № 149–ФЗ определяет правила защиты информации, включая данные, собранные с помощью системы мониторинга, и требования к их безопасности.
Пошаговая инструкция, как мягко рассказать сотрудникам о мониторинге
Подготовьтесь заранее, чтобы создать комфортные условия для информирования сотрудников. Вот пошаговая инструкция, как это сделать:
Шаг 1: Продумайте обоснование и план
Перед тем, как проинформировать сотрудников, убедитесь, что вы осознаете цель внедрения системы мониторинга и сможете назвать конкретные преимущества, которые получит компания. Разработайте план действий, опишите, как это будет реализовано и какие изменения может повлечь.
Например, ИНСАЙДЕР позволяет:
- определять неравномерную загрузку персонала;
- контролировать темп работы;
- фиксировать действия, вредящие компании;
- предупреждать утечку информации;
- справедливо распределять премии среди сотрудников;
- обеспечивать информационную безопасность;
- анализировать эффективность работы компании.
Шаг 2: Проведите обучение
Помогите руководителям и ответственным лицам в организации разобраться, как работает система мониторинга. Расскажите, какие данные собираются и как используются. Так они смогут лучше объяснить механизм работы мониторинга сотрудникам.
Шаг 3: Создайте информационные материалы
Разработайте информационные брошюры, презентации или видеоролики. С их помощью сотрудникам будет проще понять принцип работы и пользу системы мониторинга.
Шаг 4: Проведите собрание
Организуйте встречу с сотрудниками, где вы презентуете систему мониторинга и ответите на вопросы. Предоставьте демонстрационные материалы и обсудите, как нововведение повлияет на работу подчиненных.
Шаг 5: Уделите внимание вопросам конфиденциальности
Расскажите, какие меры будут предприняты для предотвращения утечки персональных данных сотрудников. Объясните, что система мониторинга используется только на рабочих устройствах и гарантирует неприкосновенность частной жизни. А доступ к данным о рабочих процессах открыт только руководителю и HR-менеджеру.
Заключение
Система мониторинга способна значительно повысить производительность компании. Для того, чтобы сотрудники спокойно отнеслись к нововведению и осознали пользу, нужно правильно его преподнести. Оставайтесь честны и отзывчивы, предоставляйте обучение и поддержку. Если сотрудники будут понимать цели и выгоды от системы мониторинга, то процесс ее внедрения станет проще и продуктивнее.