Как улучшить учет рабочего времени
С какими проблемами сталкиваются работодатели при использовании таймшитов:
-
Сотрудники заполняют табель только раз в неделю. Из-за этого в документе нет детализации по дням.
-
Работники не оставляют комментарии к списаниям времени. При согласовании менеджер не понимает, чем и когда занимался конкретный специалист, и не может оценить объективность информации.
-
Время в таймшите подгоняется к определенному нормативу. В результате данные не соответствуют действительности.
Как повысить качество учета
Мы рекомендуем:
-
Находить компромисс при согласовании таймшита. Разберемся, как это сделать, на примере проектного отдела. За эффективность работы департамента отвечает линейный руководитель. Его мотивация заключается в списании времени на коммерческие проекты. С проджект-менеджером другая ситуация. Его мотивация — сократить издержки проекта, поэтому он не заинтересован в списании лишнего времени. Согласование табеля у проджект-менеджера и руководителя помогает прийти к балансу.
-
Обязать персонал оставлять детальные комментарии. При отсутствии пояснений нужно отказывать в согласовании таймшита. Благодаря комментариям персонал более осознанно оценивает свою работу, а руководитель лучше понимает специфику задач каждого сотрудника.
-
Использовать данные учета в конкретных целях. Табель нужен не ради галочки, а для решения определенных задач — расчета утилизации, управления проектами и т. д.
-
Отказаться от искусственных ограничений. Например, не стоит запрещать сотрудникам списывать более 8 часов в день, иначе информация не будет соответствовать действительности.
-
Учитывать все время, в том числе простои и отсутствия. В таком случае табель позволит объективно оценивать продуктивность персонала.
Качественный учет помогает получать точные данные о том, как расходуется время в разрезе клиентов, проектов и задач. Это особенно актуально, если компания работает по модели Time&Material, т. е. платит сотрудникам не за результат, а за потраченные часы. Подробные комментарии помогают лучше понимать специфику выполненных работ.
Кроме того, учет необходим для компаний, которые оказывают профессиональные услуги. Полученные данные позволяют:
- рассчитывать утилизацию;
- оценивать себестоимость работ;
- вести клиентский биллинг;
- оценивать загруженность персонала;
- рассчитывать почасовую оплату.
Ведение таймшитов — проверенный способ, но и у него есть свои недостатки. Например, у сотрудников часто возникает соблазн приписать себе дополнительные часы. Автоматизировать учет рабочего времени и исключить спорные ситуации поможет система ИНСАЙДЕР. Разберемся, как ее использовать.
Как работает ИНСАЙДЕР
Программа фиксирует любую активность: общее время работы, приходы, уходы, опоздания, простои. Вся информация заносится в отчеты, которые позволяют руководителю оценивать продуктивность отделов и конкретных сотрудников в выбранный период.
В отчетах отображается соотношение продуктивных и непродуктивных действий. Это помогает исключить факторы, которые снижают результативность работы, и более эффективно управлять персоналом.
Все сайты и программы относятся либо к продуктивной группе, либо к непродуктивной. ИНСАЙДЕР фиксирует время, которое сотрудник потратил на разные приложения и ресурсы. Руководитель может самостоятельно настроить список продуктивных и непродуктивных сайтов и программ — для конкретной должности или отдельного специалиста.
Например, для разработчика продуктивным будет редактор кода, а «ВКонтакте» — нет. Если HR-менеджер зайдет на сайт с вакансиями, для него это не станет нарушением, в отличие от бухгалтера. Вся зафиксированная информация попадет в отчет по эффективности.
Как настроить классификацию программ и сайтов:
-
Выбрать профиль ресурса или приложения из базы ИНСАЙДЕР либо добавить информацию вручную.
-
Указать конкретную должность или отдельного работника, для которого программа или сайт будет считаться продуктивной либо непродуктивной.
При посещении запрещенного ресурса или запуске непродуктивного приложения система отметит нарушение и отправит руководителю уведомление.
Еще одна полезная функция — отчеты по рабочему времени. В них отображаются ранние уходы, опоздания, простои, прогулы. Руководитель может выводить данные по конкретному периоду — дню, неделе или месяцу.
Кроме того, ИНСАЙДЕР автоматически формирует табель учета рабочего времени. В него можно вручную вносить информацию о больничных, отгулах или отпусках. В табеле также отображаются данные о количестве отработанных часов и дней.
Чтобы повысить эффективность учета, можно использовать графики работы — как общие для большинства сотрудников, так и отдельные для удаленщиков. При составлении отчетов по времени и эффективности ИНСАЙДЕР принимает во внимание особенности расписания.
Наконец, руководителю будет полезны отчеты по динамике эффективности. Сведения об активности каждого сотрудника помогают построить график общей продуктивности коллектива.
При всей информативности отчетов иногда требуются дополнительные сведения. Если сотрудник зашел на сайт с вакансиями и тут же закрыл вкладку, это вряд ли можно считать нарушением. Узнать, чем именно занимался работник, помогают снимки экрана. Скриншоты подтверждают либо опровергают факт нарушения.
Чем точнее и детальнее ведется учет рабочего времени, тем лучше для компании. При этом важно, чтобы у персонала не появлялось ощущение тотальной слежки. Избежать такого неприятного эффекта помогает система ИНСАЙДЕР, которая работает незаметно и не мешает сотрудникам исполнять обязанности.