Что такое гемба-менеджмент и зачем он нужен

Что такое гемба-менеджмент

Этим термином обозначают управленческий метод, который возник в Японии в 1950-х гг. в компании Toyota. Суть заключается в том, что руководители выходят к рядовым сотрудникам и принимают на себя их роль. Например, трудятся непосредственно на местах: за станками на производстве, в роли курьеров или менеджеров низшего звена. Такой подход позволяет выявить неожиданные и неочевидные проблемы в рабочих процессах.

Например, сотрудники кафе задерживаются с выполнением заказов из-за нехватки кухонного инвентаря, а курьеры — опаздывают из-за неудобной униформы, которая ограничивает движения.

Сами подчиненные могут не осознавать такие нюансы или не считать нужным сообщать об этом начальству, но внимательный руководитель во время практики заметит эти детали и примет меры для устранения проблемных ситуаций.

Основная цель методики — оптимизация и стандартизация однотипных рабочих мест и улучшение бизнес-процессов. После практики менеджеры могут подготовить новые инструкции, профессиональные стандарты, руководства и провести переобучение сотрудников.

Однотипными называют такие рабочие места, где персонал выполняет схожие задачи. Например, в государственном учреждении несколько подчиненных могут находиться за одинаковыми окнами и использовать идентичную технику. Понимание, что процессы и возможные ситуации на таких местах схожи, позволяет создать документацию, которая поможет сотрудникам действовать четко по инструкции без лишних размышлений.

Кому подойдет гемба-менеджмент

Метод, при котором руководитель принимает на себя роль работника, полезен для большинства организаций независимо от их масштаба и сферы деятельности. Он помогает взглянуть на ситуацию с нового ракурса и выявить скрытые проблемы.

Особенно эффективным этот подход будет для следующих областей:

• Производственные предприятия. Метод хорошо подходит для компаний, где важен контроль качества продукции и оптимизация процессов. Руководители могут наблюдать за работой на всех этапах, находить узкие места и придумывать пути для улучшения.

• Сервисные компании. В ресторанах, гостиницах или медицинских учреждениях понимать потребности посетителей и качественно обслуживать их — критически важно. Метод позволяет работникам предоставлять начальству обратную связь, что способствует повышению качества сервиса и удовлетворенности клиентов.

• Компании с бережливым производством. Метод связан с такими важными принципами этих организаций, как постоянное улучшение и сокращение потерь.

• Малые фирмы и стартапы. В небольших организациях менеджеры могут легко внедрить данный метод, так как он требует минимальных затрат на обучение и подготовку, а также способствует формированию культуры открытости и сотрудничества.

• Инновационные компании. Для организаций в быстро меняющихся отраслях, таких как IT, метод может помочь команде быстрее реагировать и приспосабливаться к изменениям в окружающей среде.

• Коллективы с тесным взаимодействием. Если успех зависит от сотрудничества между разными отделами или специалистами, гемба-менеджмент помогает укрепить связи и улучшить общение.

Однако метод не подходит для сфер, где в приоритете индивидуальный подход к обслуживанию, изготовлению уникальных изделий или предоставлению услуг на заказ, а также для творческих и научных областей. Другими словами, он неуместен в тех областях, где креативность и новаторство важнее стандартизации и оптимизации процессов.

Плюсы и минусы метода

Как и у любого подхода, у гемба-менеджмента есть свои достоинства и недостатки. Его стоит применять только в том случае, когда компания способна признавать имеющиеся проблемы, даже если они кажутся незначительными, и готова меняться ради улучшения результатов.

К достоинствам метода относятся:

• Прозрачность процессов для начальства. Менеджеры могут увидеть, как выполняются задачи, и выявить слабые места в рабочих процессах.

• Укрепление взаимодействий между сотрудниками. Прямой контакт с подчиненными способствует улучшению атмосферы в коллективе, сплочению команды и повышению морального духа.

• Объективные данные. Руководители могут долго строить предположения из своего уютного кабинета, но фактические сведения доступны только через наблюдения и информацию от простых подчиненных.

• Улучшение результатов команды. Регулярное наблюдение и заинтересованность начальства позволяют оперативно выявлять и устранять недостатки в работе сотрудников.

• Постоянное развитие. Метод содействует формированию культуры кайдзен, где каждый член команды вовлечен в процесс улучшений и может выдвигать предложения.

• Обучение и развитие персонала. Подобная практика помогает менеджерам находить области для повышения квалификации сотрудников.

Среди недостатков метода можно выделить:

• Временные затраты. Регулярные визиты на рабочие места подчиненных могут отвлекать руководителей от их основных обязанностей.

• Вторжение в процесс. Частые наблюдения могут восприниматься как агрессивное вмешательство, что может вызвать напряженность среди работников.

• Необходимость перестройки мышления персонала. Интеграция подхода может потребовать значительных изменений в корпоративной культуре и сознании сотрудников.

• Человеческий фактор. Менеджеры — это тоже люди, и их личные предвзятости могут исказить картину наблюдений.

• Недостаток ресурсов. Для реализации метода могут понадобиться дополнительные силы или обучение, что не всегда доступно.

Как внедрить гемба-менеджмент

Интеграция метода требует организованности и системности. Рассмотрим, как последовательно реализовать этот подход в вашей организации.

Шаг 1: Подготовка

Первым делом необходимо собрать руководителей, управленцев и ключевых работников для ознакомления с основами подхода. Обсудите необходимость его внедрения и ожидаемые результаты. Затем сформируйте команду ответственных за реализацию метода. Это могут быть как руководители, так и опытные работники, которые хорошо знают производственные процессы.

Шаг 2: Постановка целей и задач

Продумайте четкие и измеримые результаты внедрения метода. Это могут быть ключевые показатели производительности (KPI), такие как снижение затрат, увеличение эффективности или повышение уровня качества. Выберите рабочие процессы или участки производства, которые требуют улучшений. На первое место поставьте наиболее критичные для бизнеса и те, что легче поддаются изменениям.

Шаг 3: Наблюдение на месте

Установите частоту выходов менеджеров «в поля». Эти визиты должны проходить регулярно и планироваться заранее. В течение таких посещений необходимо регистрировать информацию о процессах в их естественном виде. Делайте записи, собирайте сведения в таблицах и отчетах, фиксируйте происходящие события и их временные рамки. Не забывайте общаться с коллегами и получать от них фидбек — это важнейшая информация для всего исследования.

Шаг 4: Анализ данных и выявление коренных причин проблем.

Изучите информацию, которую собрали в ходе наблюдения. Определите уязвимые места и недостатки: непродуктивные процессы, простои и т. д. Применяйте методы анализа причинно-следственных связей, такие как диаграмма Исикавы, для выявления основных причин обнаруженных проблем.

Шаг 5: Создание плана внедрения улучшений

Вместе с командой разработайте рекомендации по решению выявленных проблем. Используйте методы коллективного поиска нестандартных решений, например, мозговой штурм. Подготовьте план действий для устранения проблем и распределите обязанности среди членов команды, а затем начните его реализацию.

Шаг 6. Оценка итогов

После внедрения изменений постоянно мониторьте показатели эффективности.Используйте для оценки заранее установленные KPI. Собирайте обратную связь от сотрудников о внедренных изменениях. При необходимости вносите корректировки в рабочие процессы.

Повторите весь цикл

Однократного исследования процессов и исправления найденных ошибок недостаточно. Такие мероприятия следует проводить регулярно и формировать в организации культуру изменений, поощрять подчиненных, которые участвуют в программах улучшения.

Успешные кейсы гемба-менеджмента

Ярким примером применения данного подхода является «Додо Пицца». Компания активно практикует работу руководства наравне с персоналом, мониторит бизнес-процессы и на основе собранных сведений изменяет корпоративную культуру и внедряет новшества.

С момента возникновения организации выходить к подчиненным и трудиться вместе с ними не считалось чем-то необычным. Такой подход внедрил и активно поддерживает владелец сети Федор Овчинников. Он сам работал курьером, пиццамейкером и уборщиком в своих ресторанах, что позволяло ему лучше понять бизнес, создать комфортные условия для персонала и удовлетворять потребности клиентов.

С 2014 г. в «Додо Пицца» регулярно проводится день директора. В этот день управленцы и топ-менеджеры сети по всей стране выходят работать в пиццерии, где сами же и руководят.

Часто задаваемые вопросы по гемба-менеджменту

Данная методика часто вызывает сомнения. Постараемся прояснить основные вопросы руководителей.

Как соотносятся гемба-менеджмент и другие стратегии управления?

Этот подход тесно связан с рядом других методик, таких как:

• Lean, или бережливое производство. Оба метода направлены на минимизацию потерь и оптимизацию процессов на рабочем месте.

• Six Sigma. Гемба-менеджмент послужит подспорьем в сборе информации для анализа бизнес-процессов.

• Agile и Scrum. Оба подхода ориентированы на адаптацию и непрерывное улучшение, включая получение фидбека от подчиненных.

Как долго нужно ждать результатов?

Эффекты от применения данного подхода могут проявиться в период от трех до шести месяцев. Все зависит от объема изменений и конкретных целей организации.

Какие инструменты можно применять в гемба-менеджменте?

Вот что поможет во внедрении подхода в вашей организации:

1. Методика пяти «почему». Это простой и эффективный инструмент для определения причин проблем. Суть состоит в многократном повторении вопроса «почему?» для выявления корневой причины сложившейся ситуации.

2. Диаграмма Исикавы (рыбья кость). Этот инструмент служит для анализа причинно-следственных связей.

3. Система KPI. Количественные показатели помогают оценивать эффективность процессов и мониторить прогресс в достижении поставленных целей.

4. Value Stream Mapping. Этот инструмент помогает визуализировать создание ценности в методологии Scrum, выявлять непродуктивные процессы и точки роста.

5. Kanban. Этот способ управления процессами и потоками работ способствует сокращению лишних затрат ресурсов.

Заключение

Метод гемба-менеджмента позволяет руководству находиться на одном уровне с подчиненными и выявлять скрытые проблемы в ходе исследования. Этот подход улучшает атмосферу в команде и помогает начальству принимать более обоснованные решения на основе реальных наблюдений. Регулярное применение метода развивает в организации культуру непрерывного совершенствования.