Бизнес-трансформация: цифровизация и автоматизация процессов на разных уровнях компании
Форматы работы эволюционируют и ставят перед предпринимателями новые задачи. Наиболее актуальными темами остаются цифровизация, автоматизация и трансформация бизнес-процессов. Многие компании сталкиваются с такой серьезной проблемой, как фрагментарный подход. Часто предприниматели и топ-менеджеры, которые хотят автоматизировать бизнес-процессы, фокусируются на отдельном решении или конкретной сфере деятельности. Владельцы компаний и руководители устанавливают CRM, внедряют системы учета рабочего времени и т. д. Такие меры позволяют решить только часть задачи.
Фрагментарный подход дает определенные результаты, но назвать их оптимальными нельзя. В статье мы рассмотрим то, как должна выглядеть комплексная цифровизация и автоматизация рабочих процессов.
Иерархия и технологический стек предприятия
Практически любой бизнес — это пирамида, которая состоит из следующих иерархических ступеней:
-
Верхний уровень. Пирамиду возглавляет стратегия и менеджмент — руководители, которые принимают решения по развитию и деятельности предприятия.
-
Финансово-хозяйственное управление. На этой ступени находится бухгалтерия, отдел закупок, кадровая служба, т. е. все департаменты и сотрудники, которые контролируют рутинные процессы и обеспечивают компанию ресурсами.
-
Управление на местах. Эту ступень занимают руководители отделов и проектных команд, т. е. менеджеры среднего звена.
-
Линейный персонал. Основание пирамиды составляют рядовые сотрудники компании.
Задачи работников, которые находятся на разных ступенях, отличаются, как и инструменты для автоматизации процессов на том или иной уровне. При этом все звенья организации тесно связаны друг с другом. Решения топ-менеджеров напрямую влияют на линейных сотрудников, а данные о действиях рядовых работников становятся базой для стратегии развития, которой занимается высшее руководство.
Все взаимосвязано, и поэтому компаниям нужен комплексный подход, а не фрагментарная цифровизация или автоматизация. Например, вы хотите внедрить ERP (Enterprise Resource Planning) — программное обеспечение, которое позволяет управлять бюджетом, цепочками поставок, бизнес-процессами, торговлей, отчетностью, производством и персоналом.
С одной стороны, система значительно облегчает работу сотрудников 2-го и 3-го уровня. При этом данных ERP недостаточно для топ-менеджмента. Полученную информацию нужно дополнительно обрабатывать и соотносить с процессами, которые происходят вне системы. В результате для руководителей высшего звена ERP оказывается бесполезна либо вообще усложняет решение задач.
Очевидно, что фрагментарный подход приводит к ряду проблем. Вы можете их избежать. Четко спроектируйте информационную среду компании. Подумайте, какие средства автоматизации и цифровизации вы будете использовать для каждого уровня, как свяжете их друг с другом. Трансформация рабочих процессов — задача, решение которой зависит от специфики бизнеса. Кроме того, для каждого уровня нужны свои инструменты. О них мы и поговорим.
Средства автоматизации для линейного персонала
Основная часть штата компании — это рядовые сотрудники разных отделов: менеджеры, маркетологи, разработчики и т. д. Какие инструменты автоматизации подходят для линейного персонала:
-
CRM. С помощью таких систем сотрудники могут взаимодействовать и друг с другом, и с клиентами компании. Возможности CRM (Customer Relationship Management) позволяют ставить задачи, контролировать выполнение проектов, сохранять переписки и т. д. Функционал некоторых программ ограничен. Так, ряд CRM позволяет вести работу с клиентами, но без возможности управлять проектами. Тем не менее у большинства систем достаточно широкий функционал.
-
СУРВ. Это сокращение расшифровывается как «система учета рабочего времени». К таким решениям относится ИНСАЙДЕР. С его помощью линейные сотрудники могут оптимизировать выполнение задач, отслеживать показатели своей эффективности и в целом работать более продуктивно. Кроме того, ИНСАЙДЕР обеспечивает прозрачность бизнес-процессов. Сотруднику достаточно ознакомиться с отчетами, чтобы понять, получит он премию в этом месяце или нет. Важно, чтобы СУРВ оснащалась модулем для самоконтроля.
Кроме того, линейные сотрудники могут использовать специализированные СУРВ. Например, разработчикам подходит Jira, SMM-щикам — Supa и т. п.
Инструменты автоматизации для среднего звена
Руководители отделов также используют CRM и СУРВ, но при этом решают другие задачи. Менеджерам среднего звена нужно знать, насколько оперативно обрабатываются обращения клиентов, кто из подчиненных наиболее продуктивен и т. д. CRM и СУРВ предоставляют данные, которые позволяют выстраивать эффективную стратегию управления командой.
Также руководители среднего звена активно используют ERP-системы, т. е. программы для контроля над ресурсами компании. С их помощью можно отслеживать количество денежных средств, готовой продукции, нужных для работы расходных материалов.
Данные о материальном обеспечении предприятия легко отразить в CRM и передать в финансово-хозяйственное управление. Также специализированные программы значительно облегчают контроль над производством — техобслуживание оборудования, распределение заказов и др.
При необходимости вы можете использовать профильные решения. К ним относятся MES-системы для производственных предприятий. С их помощью можно оптимизировать выпуск продукции и синхронизировать работу цехов. При этом оптимальным вариантом остается комбинация ERP + CRM + СУРВ, которая подходит практически для любой организации.
Средства автоматизации для финансово-хозяйственного управления
Сотрудники 2-го уровня используют в основном ERP и ECM. О программах первого типа мы уже рассказали выше. Что касается ECM, то такие решения предназначены для управления корпоративным контентом. Эти программы используются для сбора, хранения и распределения данных.
Также в финансово-хозяйственном управлении применяются СЭД — системы электронного документооборота. Такие программы значительно упрощают подготовку отчетов и исключают вероятность ошибок, что особенно важно при взаимодействии с контрагентами, государственными учреждениями и контролирующими органами.
Инструменты автоматизации для топ-менеджеров
Руководители компаний получают массив данных, которые собираются всеми системами. Чтобы топ-менеджеры могли принимать решения, нужно обрабатывать большой объем информации. Для первичной аналитики предназначены BPM- и BI-системы. Это платформы, которые позволяют объединить данные и представить их в форме отчетов и дашбордов.
Отдельные системы цифровизации оснащаются BI-функциями. Например, ИНСАЙДЕР может формировать графики продуктивности по компании в привязке к конкретным проектам и временным промежуткам. В целом BI-системы позволяют объединить данные из CRM и ERP и получить полную картину.
Как провести цифровизацию компании на практике
Чтобы выстроить единую информационную структуру предприятия, не нужно сразу внедрять все инструменты. Вы можете начать с использования CRM и ИНСАЙДЕР, затем добавить ERP, а потом BI.
Главное — заранее четко спроектировать систему, которую вы хотите создать. Составьте карту цифровизации компании и протестируйте разные программные решения. Если вы четко представляете желаемый результат, то у вас все получится.