11 способов борьбы с прокрастинацией сотрудников
Прокрастинация — проблема, с которой сталкиваются многие руководители. Из-за нее сроки выполнения задач постоянно переносятся, а бизнес несет убытки. Причина прокрастинации часто заключается в отсутствии конкретики. Когда перед работником стоит сложная абстрактная задача без четко обозначенных сроков, он не понимает, что нужно делать и с чего начинать. Победить прокрастинацию можно с помощью 11 способов, о которых мы расскажем в статье.
- Устанавливайте дедлайн
- Привлекайте «напоминаторов»
- Предоставляйте возможность делегировать
- Отслеживайте наличие необходимых инструментов
- Обеспечьте подчиненным индивидуальный комфорт
- Помогайте работникам сосредоточиться
- Предоставляйте время на обдумывание задач
- Не давайте отвлекаться
- Призовите персонал к порядку
- Инициируйте планирование работы
- Установите на компьютеры работников специальное ПО
Устанавливайте дедлайн
Четко обозначьте сроки выполнения задачи. Лайфхак: сдвигайте дедлайн на более раннее время, чтобы случайная задержка не стала критичной, а сотрудник успел сделать то, что нужно.
Привлекайте «напоминаторов»
Если вы не можете самостоятельно отслеживать действия подчиненных, прикрепляйте к ним контролеров. Желательно, чтобы функции «напоминатора» выполнял сотрудник, который заинтересован в быстром решении задачи, например, помощник руководителя.
Привлечение контролера оказывает двойное действие. Во-первых, «напоминатор» напрямую говорит подопечному, что нужно выполнить задачу, и отслеживает этапы работы. Во-вторых, присутствие контролера пробуждает в сотруднике чувство ответственности за коллегу и общее дело.
Если даже привлечение «напоминатора» не помогает побороть прокрастинацию, можно применить штрафные санкции. Не нужно сразу идти на крайние меры, например, лишать сотрудника премии. Нематериальное наказание тоже может быть эффективным.
Предоставляйте возможность делегировать
Позволяйте подчиненным частично передавать подзадачи коллегам. Командная работа над крупным проектом положительно влияет на продуктивность.
Отслеживайте наличие необходимых инструментов
Проверяйте, есть ли у сотрудников все, что нужно для решения задач, — четкое ТЗ, исправное оборудование, программное обеспечение и др. Важно: специалист должен предоставить список необходимого, а не перекладывать ответственность на руководителя или коллег.
Обеспечьте подчиненным индивидуальный комфорт
Одним людям нравится работать дома в ночной тишине, другим — в шумном офисе и т. д. Позвольте сотрудникам выбирать комфортные для них условия в рамках корпоративной культуры.
Помогайте работникам сосредоточиться
Устраните факторы, которые заставляют подчиненных отвлекаться, например, замените неудобные кресла на более эргономичные. Чем меньше помех, тем продуктивнее ваша команда.
Предоставляйте время на обдумывание задач
Не заставляйте сотрудников сразу погружаться в работу. Это одно из ключевых правил в борьбе с прокрастинацией. Если вы будете подгонять подчиненного на начальном этапе, то добьетесь обратного эффекта. Сделайте так, чтобы мысль о задаче закрепилась в подсознании сотрудника. Когда человек начнет обдумывать работу, она перестанет казаться невыполнимой.
Не давайте отвлекаться
Если подчиненный сосредоточился, зафиксируйте это состояние. Не давайте дополнительных распоряжений, иначе фокус внимания специалиста сместится.
Призовите персонал к порядку
Продуктивность во многом зависит от окружающей подчиненных обстановки, поэтому на рабочих столах сотрудников не должно быть хаоса. Также контролируйте исправность оборудования, которым пользуется персонал. Не допускайте того, чтобы виснущие компьютеры или устаревшая оргтехника превращались в оправдание прокрастинации.
Инициируйте планирование работы
После того как вы поставите перед специалистом задачу, поручите ему сделать план по ее выполнению. Это нужно как руководителю, так и самому работнику. Вы поймете, какие этапы необходимо контролировать, а подчиненный увидит, с чего надо начать.
Установите на компьютеры работников специальное ПО
Невозможно следить за тем, чем в течение дня занимается каждый человек в команде и на что он отвлекается. Чтобы контролировать действия персонала, используйте программу ИНСАЙДЕР. Благодаря ей вы не только избавитесь от прокрастинации в коллективе, но и сможете предотвратить более серьезные проблемы, например, утечки информации. Программа помогает следить как за офисными сотрудниками, так и за теми, кто работает из дома.
Прокрастинация — настоящая болезнь, которая не лечится криками, выговорами или штрафами. Успех борьбы с ней во многом зависит от руководителя, который должен четко обозначать дедлайны и контролировать сроки выполнения задач.
Если ситуация с сотрудником-прокрастинатором не меняется, поговорите с подчиненным. Прямой диалог поможет выявить факторы, которые снижают продуктивность специалиста, и скорректировать его поведение.