В плену цейтнота: как взять работу под контроль
Понятие «цейтнот» пришло из шахматной терминологии, где оно означает ограниченное время на обдумывание хода. Несмотря на то, что сами игроки нечасто используют это слово, оно прочно закрепилось в других сферах.
Сегодня под цейтнотом подразумевают нехватку времени для выполнения какой-либо задачи. В профессиональной среде этот термин употребляют в контексте неожиданного изменения планов или ускорения привычных темпов работы. Разберем, что приводит к цейтноту и как с ним справляться.
Как возник термин
Сегодня участники шахматных турниров ограничены во времени на обдумывание хода, но так было не всегда. До середины XIX века игроки могли часами размышлять над каждой комбинацией. Это затрудняло проведение публичных состязаний — зрители уставали следить за ходом соревнования и просто расходились.
Так появился контроль времени: игрокам начали отводить общий лимит на обдумывание всех ходов за игру. Передвинув фигуру, шахматист нажимал кнопку на специальных часах, после чего начинался отсчет минут соперника.
Цейтнот: плюсы и минусы
В рабочей среде цейтнотом называют нехватку времени до дедлайна — сдачи отчета, презентации проекта или выпуска партии товара. Чем ближе финальный срок, тем сложнее контролировать качество выполнения задач.
Нередко такая ситуация требует не только ускорения в работе, но и пересмотра первоначальной стратегии. Подобный стресс часто активирует творческий подход к решению проблемы, выводит человека из состояния прокрастинации и заставляет искать нестандартные, но более действенные методы.
Часто такие ситуации открывают новые методы взаимодействия и решения задач. Например, рядовой сотрудник выскажет ценные идеи топ-менеджеру компании, а разработчик достанет из дальнего ящика собственный проект. Стрессовая обстановка помогает обнаружить скрытые способности человека, а также показывает новые пути сотрудничества и выстраивания более эффективных внутренних процессов.
Тем не менее, у цейтнота есть негативные стороны. Давящие дедлайны могут привести к ошибкам, особенно если человек подвержен нервозности. К тому же не все могут справляться с цейтнотом без потери в качестве.
Чтобы атмосфера рабочей лихорадки не привела к быстрому эмоциональному выгоранию, необходимы организованность, уверенность в себе и способность учитывать риски.
Что приводит к цейтноту
-
Перфекционизм. В верном проявлении эта черта помогает предусмотреть возможные ошибки и выполнить работу качественно. Но нередко это достоинство перерастает в недостаток и ставит под удар весь процесс — например, когда сотрудник не может делегировать задачи, отказывается ослабить контроль и довериться коллегам. Позитив, отсутствие давления и командная работа помогают преодолеть возросшую нагрузку и стресс на проекте.
-
Паника и неуверенность. Страх не справиться с задачей приводит к суете, принятию импульсивных решений и постоянным исправлениям уже сделанного. Нервное напряжение не дает сосредоточиться на достижении цели и влияет на эмоциональное состояние человека. Он теряет мотивацию, сбавляет рабочий темп и порой сам провоцирует возникновение цейтнота.
Если вовремя выявить в себе эти черты, можно успешно организовать свою дальнейшую деятельность. Некоторые люди максимально продуктивны только в условиях цейтнота и даже специально их себе создают — пишут диплом за неделю до защиты, выучивают экзаменационные билеты за одну ночь, находят нужного клиента в последний момент.
Других подобная ситуация парализует — им будет сложно сконцентрироваться и спланировать действия. Потеря контроля и отсутствие возможности тщательно проработать каждую деталь вымотает такого человека и он не почувствует удовлетворения от выполнения задачи.
Все сводится к продуктивности и моральному комфорту. Одним важно знать, как предотвратить цейтнот, а другим — как эффективнее подстроить под него свои процессы.
Как выжить в условиях цейтнота: 5 лайфхаков
-
Одна задача за раз. Любой рабочий аврал можно взять под контроль, если научиться расставлять приоритеты. Важно снизить многозадачность, сфокусироваться на самой важной проблеме и довести дело до конца. Это подарит удовлетворение от достижения результата и снизит уровень стресса. Расставьте приоритеты и выберите те задачи, которые можете выполнить только вы. Например, займитесь важным отчетом для руководителя, а к рутинным делам подключите ассистента или других членов команды.
-
Эффективный тайм-менеджмент. Ключ к продуктивности — планирование. Составьте список больших задач на неделю, а на его основе — чек-лист на день. Можно даже распланировать ближайший час. Это поможет держать фокус, но также нельзя забывать об отдыхе. Простая гимнастика, дыхательные упражнения или поход за чашкой чая сбросят нервное напряжение и позволят отдохнуть. Подробнее о техниках тайм-менеджмента — в нашей статье.
-
Смена деятельности. Наша энергия не держится на одном уровне: в течение дня мы переживаем и пики активности, и упадок сил. Когда концентрация снижается, полезно переключиться с одной задачи на другую: сделайте пару звонков, сходите на обед, отнесите документы коллеге на другой этаж.
Если вы чувствуете, что очень устали, не беритесь за потенциально стрессовую работу — например, общение со сложным клиентом. Посидите с коллегами на кофе-пойнте, послушайте любимую музыку или, наоборот, останьтесь в тишине. Разные типы задач и смена деятельности позволят не терять концентрацию.
-
Качественный отдых. Важно поддерживать баланс между карьерой и личной жизнью — регулярные переработки в итоге приведут к неудовлетворенности, стрессу и выгоранию. Но не всякий досуг наполняет энергией. Режим «работа-дом» и ежевечерний скроллинг ленты соцсетей не пойдут на пользу, если станут стилем жизни. Разнообразьте личное время активностями — как физическими, так и интеллектуальными. Позитивные впечатления — одно из лучших средств в борьбе со стрессом.
-
Делегирование задач. Не пренебрегайте помощью коллег — вы не обязаны вести весь проект в одиночку. Передайте часть рутинной работы другим членам команды и попросите сотрудников делиться знаниями между собой. Структурируйте ежедневные задачи. Отведите время под одну деятельность — например, проверку почты или мессенджера, и не отвлекайтесь на них в течение дня.
Автоматизируйте повторяющиеся задачи: объединяйте получателей в группы и отвечайте всем за раз, или назначьте ответственного сотрудника, который распространит ваше сообщение всем заинтересованным лицам.
Цейтнот — не всегда негативное явление. Он учит работать в команде, делегировать задачи, открывает новые пути решения проблем и даже расставляет приоритеты в общении. Вспомните, к кому вы обращаетесь за помощью, когда случается аврал, а чьи сообщения игнорируете.
Тем не менее, один из ключевых факторов в предотвращении цейтнота — грамотное управление временем. В ежедневной рутине руководитель не всегда может отследить степень загрузки сотрудников. В итоге одни оказываются перегружены задачами, что сказывается на их эффективности и может привести к выгоранию, а другие — прокрастинируют, повышая риск возникновения цейтнота на проекте.
ИНСАЙДЕР составляет отчеты по каждому сотруднику. Они показывают, какие сайты посещает человек, сколько времени тратит на посторонние ресурсы и даже какой текст набирает на клавиатуре. Система не только поможет предотвратить цейтнот и грамотно распределить нагрузку в коллективе, но и защитит корпоративные данные от утечек и позволит построить справедливую систему KPI.