Получить демо-доступ
Отправим вам в SMS код для входа
Получить демо-доступ

Как управлять временем: эффективный тайм-менеджмент на работе

#Контроль бизнес-процессов
#Управление персоналом
Тайм-менеджмент — осознанный подход к организации времени, главная цель которого заключается в том, чтобы больше успевать и рационально распределять ресурсы.

Тайм-менеджмент делится на простой и системный. Первый вид — это организация времени конкретного сотрудника на рабочем месте. Под системным тайм-менеджментом специалисты понимают повышение эффективности во всех сферах жизни, на уровне целой компании.

Может показаться, что идея тайм-менеджмента появилась недавно из-за высокого темпа жизни, но это не так. Обратимся к истории. По мнению древнеримского философа Сенеки, время делится на то, которое человек проводит с пользой, и то, которое доставляет удовольствие. Часы из двух этих категорий не всегда совпадают. Сенека предлагал фиксировать каждую прожитую минуту, чтобы через три месяца можно определить, какое время оказалось праздным, а какое — продуктивным.

Идеи Сенеки легли в основу современного тайм-менеджмента. Сегодня существует около 20 техник управления временем. Рассмотрим самые популярные.

Топ-5 техник тайм-менеджмента

Правило «1-3-5»

Суть метода заключается в том, что в течение дня можно выполнить только 9 задач. Их нужно распределять с учетом сложности: 1 большая, 3 средних и 5 маленьких.

«Метод помидора»

Такую технику в 80-х годах изобрел итальянский студент Франческо Чирилло. При подготовке к экзаменам он использовал кухонный таймер, с помощью которого устанавливал время на изучение вопроса. Устройство имело форму помидора, благодаря чему метод и получил свое название.

При применении техники нужно чередовать периоды работы, которые длятся 25 минут, с 5-минутными перерывами. После 4 таких циклов надо давать себе полчаса отдыха.

Смысл метода заключается в том, чтобы разбивать монотонную работу на равные части. Благодаря этому серьезные задачи кажутся более легкими.

«Правило лягушки»

Эту технику придумал оратор-вдохновитель и автор книг по саморазвитию Брайан Трейси. Он называет «лягушками» обязательные, но очень неприятные задачи. Их хочется постоянно откладывать, но выполнять необходимо. Такие задачи вызывают отторжение, которое можно сравнить с отвращением по отношению к склизкой лягушке.

Трейси советует «съедать лягушку на завтрак», т.е. выполнять неприятное дело в первую очередь, чтобы не испытывать отрицательные эмоции в течение дня.

Способ «10 минут»

Суть метода: заключить договор с самим собой. Если у вас нет желания заниматься делами, дайте себе обещание: «Сейчас я поработаю 10 минут, а потом отдохну». Вероятнее всего, что за этот короткий промежуток получится настроиться и «втянуться» в работу.

Система «Автофокус»

Автором метода стал Марк Форстер — специалист в области производительности. Он предлагает объединять все задачи в один список. Его нужно ежедневно просматривать и отмечать срочные дела. Из актуальных задач следует выбирать ту, которая наиболее приятна и выполнять ее в первую очередь.

Три мифа о тайм-менеджменте

Сотрудники «Фонда общественного мнения» выяснили, что большинство россиян не задумываются о планировании. Вот что показали результаты опроса:

  • 24% респондентов вообще ничего не планируют.
  • 41% опрошенных составляет краткосрочные планы.
  • 16% участников опроса предпочитают долгосрочное планирование.

Такие результаты связаны с тем, что многие россияне из-за неуверенности в будущем не задумываются о глобальных целях и их достижении. Кроме того, люди не умеют применять на практике принципы тайм-менеджмента, которые со временем обрастают мифами.

Миф об универсальных системах

Существует заблуждение, что можно применять системы, которые подходят всегда и всем. Такую же мысль транслируют многие книги о мотивации и успехе, но тайм-менеджмент — это не волшебная таблетка. Разные подходы к организации времени действительно меняют жизнь, но трансформации не всегда бывают комфортными и результативными. Если какая-либо система не работает, то от нее нужно отказываться.

Если изучить различные методы тайм-менеджмента, то становится понятно, что каждый из них основан на определенных принципах. Одна и та же техника на практике может оказаться эффективной для одного человека и бесполезной для другого. Например, можно записывать, на что было потрачено время в тот или иной период. В теории такой метод кажется эффективным, но на практике многие люди будут забывать о необходимости вести записи.

Миф о бесполезности тайм-менеджмента

Уверенность в том, что тайм-менеджмент не работает связана с предыдущим мифом. Например, человек пробовал составлять список задач, но ни разу ему не следовал. Это не значит, что метод ведения списков неэффективен. В таком случае нужно выбрать другую технику или совместить несколько систем.

Миф о том, что управление временем — это самое главное

Главное — это не управление временем, а эффективность. Можно составить список из 10 неважных задач на день и выполнить каждую, но ни одна из них при этом не приблизит к основной цели. Можно брать на себя слишком много ответственности, что тоже неверно. Нужно управлять и временем, и своей нагрузкой, грамотно расставлять приоритеты и делегировать задачи.

Системы тайм-менеджмента

Каждый метод связан с одним из принципов управления временем:

  • декомпозицией;
  • мотивацией;
  • структурированием;
  • планированием;
  • расстановкой приоритетов;
  • самодисциплиной.

Система как целостный подход включает в себя комбинацию техник и не просто помогает помнить о задачах, но и показывает, как результативно их выполнять.

Пирамида Франклина

Американский политик и ученый Бенджамин Франклин был одним из первых, кто предложил использовать системный подход.

Подход основан на принципе декомпозиции, согласно которому большую цель нужно разделять на составляющие вплоть до повседневных маленьких задач.

piramida-franklina

В основе пирамиды Франклина — жизненные ценности. Это ее фундамент. Ступенчатая модель достижения целей состоит из 6 шагов:

  1. Выбора 1-2 ключевых ценностей, которые позволяют сформулировать цель жизни.
  2. Постановки глобальной цели в соответствии с выбранными ценностями. Это ответ на вопрос: «Чего я хочу добиться к N годам?».
  3. Составления генерального плана, который поможет достичь цели.
  4. Создания долгосрочного плана. Необходимо определить шаги, которые надо предпринять в ближайшие 3-5 лет.
  5. Составления краткосрочного плана, в который должны входить задачи на ближайшие 12-6-3-1 месяц.
  6. Ежедневного планирования. Оно включает маленькие шаги, которые ведут к глобальной цели.

Такой метод универсален и подчиняет себе всю человеческую жизнь.

Существуют и другие системы.

Матрица Эйзенхауэра

Это изобретение американского президента Дуайта Эйзенхауэра, который предлагал составлять список задач и распределять их по 4 категориям:

  1. важные и срочные;
  2. важные несрочные;
  3. несрочные, но важные;
  4. несрочные неважные.

matritsa-enzenhauera

Метод позволяет понять, чем заняться в первую очередь, а что можно отложить.

Метод Айви Ли, или Метод Шваба

Журналист из Америки Айви Ли создал такой подход для предпринимателя Чарльза Шваба.

metod-aivi-li

Суть метода заключается в том, что в списке дел надо расставлять приоритеты. Как это реализовать:

  1. Каждый вечер нужно составлять список задач на следующий день. Их количество не должно быть больше 6.
  2. Дела надо расставлять по степени важности.
  3. Задачи нужно выполнять в соответствии с определенным порядком.
  4. В конце дня необходимо снова составить список. Если какие-либо дела остались незаконченными, то их нужно поставить на первое место, после чего дополнить список новыми задачами.

Шваб оценил подход и заплатил автору методики 25 000$.

Метод хронометража

Автор методики — российский эксперт в области эффективности Глеб Архангельский. Он взял за основу идею о полезном и непродуктивном времени. Архангельский предложил разделять его организацию на два этапа. 

Во-первых, нужно выяснить, на что конкретно тратится время. Для этого следует каждые 1-2 часа фиксировать, какие дела выполнены. Задачи, которые требуют менее 5 минут, можно не записывать. 

Во-вторых, необходимо проанализировать записи и оценить, насколько продуктивными оказались потраченные часы, с помощью пометок: «Время проведено эффективно», «Время прошло впустую» и т.п.

metod-hronmetrazha

Архангельский предлагает увеличивать продуктивные периоды и сокращать безрезультатные. Постепенно анализ времени должен дойти до автоматизма.

Инструменты для повышения эффективности сотрудников

Вы можете выбрать любую технику тайм-менеджмента, но существуют универсальные инструменты, которые помогают быть продуктивным.

  • Учет биологических ритмов

Организм каждого человека работает как своеобразные часы. В один период можно «сворачивать горы», а в другой — страдать от недостатка сил и концентрации внимания. Например, «совы» утром с трудом могут сосредоточиться на задачах, однако вечером или ночью демонстрируют впечатляющую работоспособность.

  • Умение отказывать

Не надо брать на себя слишком много — это приводит к выгоранию. Тайм-менеджмент нужен не для того, чтобы делать как можно больше. Его суть заключается в грамотном распределении нагрузки и правильной расстановке приоритетов.

  • Выполнение однотипных задач подряд

Если в течение дня необходимо выполнить несколько похожих задач, делайте их подряд. С каждым разом одно дело будет занимать все меньше времени. И наоборот, переключение с одной задачи на другую требует больших усилий.

  • Автоматизация процессов

Выполнение рутинных задач нужно упрощать. Например, настройка уведомлений поможет оперативно реагировать на входящие сообщения.

Такой способ как установка специального ПО позволяет эффективно управлять временем, задачами и ресурсами.

Автоматический учет дает четкое понимание того, как сотрудник использует время. С этого начинается любое планирование.

Рассмотрим, как это работает на примере нашей системы учета рабочего времени ИНСАЙДЕР:

  1. Программа устанавливается на ПК сотрудников;
  2. ИНСАЙДЕР собирает статистику занятости. С помощью тонких настроек для подразделений и конкретных сотрудников программа понимает, что задачи у разных работников отличаются. Например, онлайн-шопинг входит в зону ответственности сотрудника, который выбирает подарки для коллег и клиентов. В то же время менеджер технических проектов не должен отвлекаться на интернет-магазины и т.д.
  3. По итогам дня программа формирует отчет, который демонстрирует, чем занимался сотрудник. Кроме того, система показывает, когда продуктивность достигала пика и когда сотруднику было сложно сосредоточиться.

Выбирайте любой метод тайм-менеджмента, а соблюдать его принципы поможет автоматическая система учета рабочего времени ИНСАЙДЕР.

Дополнительные материалы по тайм-менеджменту

Также хотим познакомить вас с некоторыми вспомогательными источниками, которые будут полезны в этом нелегком деле управления временем:

  • Результативный тайм-менеджмент. Б. Трейси
  • Тайм-драйв. Как успевать жить и работать. Г. Архангельский
  • Жёсткий тайм-менеджмент: возьмите свою жизнь под контроль. Д. Кеннеди
  • Работай меньше, успевай больше. К. Глисон
  • К чёрту всё! Берись и делай. Р. Брэнсон
  • Экстремальный тайм-менеджмент. Н. Мрочковский, А. Толкачёв
  • Практический курс по тайм-менеджменту. И. Абрамовский
  • Как работать по 4 часа в неделю и при этом не торчать в офисе «от звонка до звонка», жить где угодно и богатеть. Т. Феррис
  • Как привести дела в порядок: искусство продуктивности без стресса. Д. Аллен
  • Дорогу осилит идущий. Viam supervadet vadens
  • Getting Things Done Дэвида Аллена
  • Шаг за шагом к достижению цели: метод кайдзен. Роберт Мауер

Желаем успеха в освоении навыка управления временем!

Получите демодоступ

Подпишитесь на наш канал в Telegram и получите скидку 10%