Мониторинг отдела бухгалтерии
Независимо от размера онлайн-магазина и его ниши бухгалтер занимает одну из ключевых позиций в любом бизнесе. Без подписи этого сотрудника расчетные документы признаются недействительными. То же касается кредитных и финансовых обязательств компании. Бухгалтер может входить в штат организации или работать на аутсорсе — в любом случае уровень его ответственности остается высоким. Этот сотрудник должен грамотно формировать учетную политику, вести бухучет и своевременно предоставлять прозрачную финансовую отчетность.
На начальных этапах развития онлайн-бизнеса его владелец может самостоятельно разобраться в основах бухгалтерского учета, но в дальнейшем руководителю компании потребуется помощь специалиста. Неправильное обращение с финансами становится причиной серьезных проблем и часто заканчивается ликвидацией интернет-магазина. Одна из задач руководителя — тщательный контроль работы бухгалтера. Он может нанести бизнесу ущерб из-за низкой компетентности или просто оказаться мошенником. Мониторинг отдела бухгалтерии позволит избежать многих нежелательных последствий.
Чем опасна бесконтрольная работа бухгалтера
При недостатке, неправильном ведении или отсутствии отчетности владелец онлайн-магазина не может объективно оценивать, в каком состоянии находится бизнес. Кроме того, при ошибочных или мошеннических действиях бухгалтера возникают проблемы при налоговой проверке, которая заканчивается дополнительными начислениями и штрафами. Все это часто приводит к ликвидации интернет-магазина.
Бухгалтеры-мошенники из фирм-однодневок
Многие компании страдают от недостач, растрат и других мошеннических действий со стороны бухгалтеров. Аутсорсеры и штатные сотрудники нарушают закон по разным причинам: одни хотят улучшить свое финансовое положение за счет организации, а другие работают на конкурентов. В таких случаях отсутствие контроля приводит к серьезным последствиям.
Мошенники часто связаны с фирмами-однодневками. Такие организации предлагают бухгалтерские услуги и внедряют своих сотрудников в разные компании. Фирмы-однодневки участвуют в мошеннических схемах, например, уклонении от уплаты налогов, выведении «черного нала» и т.д. После нескольких сделок с получением крупной прибыли эти организации самоликвидируются.
Владелец онлайн-магазина может определить фирму-однодневку по ряду признаков. К ним относится:
- Отсутствие офиса, штата сотрудников и точного юридического адреса.
- Регистрация фирмы на стороннее лицо, которое не имеет к компании никакого отношения.
- Отсутствие стационарного телефона, вместо которого используется мобильная связь либо электронная почта.
- Срок деятельности организации не более 1,5 лет.
- Символическая уплата налогов при отсутствии отчетной документации.
- Оформление бухгалтерской документации с ошибками.
При наличии перечисленных признаков лучше обратиться в другую компанию.
Просчитать все риски невозможно: иногда «родные» бухгалтеры предоставляют поддельные отчеты или попадаются на растрате, а сотрудники со стороны работают вполне добросовестно.
Как выявить воровство на работе: основные мошеннические схемы бухгалтеров
От бухгалтера, через которого проходят все денежные потоки, зависит очень многое. Этот сотрудник может как привести компанию к успеху, так и присвоить значительную часть прибыли себе. Ниже мы рассмотрим пять наиболее распространенных мошеннических схем, которыми пользуются недобросовестные бухгалтеры.
Зарплата для «мертвых душ»
Такую схему чаще всего применяют бухгалтеры из компаний с высокой текучкой или большим штатом. Мошенники записывают в расчетные ведомости фамилии несуществующих сотрудников и присваивают себе зарплату этих «мертвых душ».
Например, таким образом бухгалтер одной из пострадавших компаний в течение шести месяцев украл у работодателя более полумиллиона. Мошенник указывал в расходном ордере сумму, которая на 100 000 рублей превышала итог по платежной ведомости. Выявить нарушителя помогла система контроля персонала ИНСАЙДЕР. После установки ПО выяснилось, что двумя компьютерами никто не пользуется, а это значит, что сотрудников, которые должны за ними работать, не существует.
Отметим, что подделывание расходных ордеров — наиболее простой способ мошенничества. Также бухгалтер может принимать фиктивные больничные и получать за это откаты, выдавать персоналу топливные карты, чтобы красть бензин, и т.д. В любом случае руководителю стоит проверять все документы, которые связаны с расходами на сотрудников.
Несколько платежей по одному счету
Эта схема мошенничества часто применяется в компаниях, где постоянно оплачивается множество счетов. Например, с ней сталкиваются строительные фирмы, которые непрерывно закупают материалы. Бухгалтер может договориться с кем-либо из поставщиков и несколько раз оплатить один небольшой счет. Задача контрагента-посредника — вывести лишние деньги. После этого поставщик за оказанную услугу забирает часть средств себе, а остальное отдает бухгалтеру, который обманывает работодателя. В таких случаях мошенники рассчитывают на то, что в общем потоке их действия останутся незамеченными. Если руководство укажет бухгалтеру на лишние расходы, то он может оправдать свою «ошибку» большим количеством задач и высоким темпом работы.
Использование системы контроля ИНСАЙДЕР позволяет избежать таких ситуаций. При обнаружении подозрительных транзакций и по нескольку раз оплаченных счетов можно выбрать нужный период и просмотреть скриншоты экрана ПК бухгалтера.
Завышение расходов
Эта примитивная схема применяется только тогда, когда в компании неправильно ведется внутренний документооборот. В таком случае бухгалтер фиксирует лишние расходы, например, завышает банковские комиссии. В результате на счете компании образуется излишек средств, которого не видно по внутренним документам, и мошеннику остается только вывести деньги.
При автоматизированном документообороте, например, с помощью «1С» такая схема не может работать. При наличии же «серых» расходов следует проверять, соответствуют ли данные из отчетов реальному движению средств.
Получение откатов
Как правило, бухгалтерия выбирает поставщиков товаров и услуг, которые нужны компании. Именно на этом подразделении лежит ответственность за аудиты, семинары, приобретение программных продуктов и т.д. Недобросовестный бухгалтер может выбирать невыгодные предложения и получать за это небольшое «вознаграждение» в виде откатов.
На первый взгляд, действия бухгалтера не наносят ущерб компании, ведь откат относится к расходам контрагента, но это не так. Если организация из-за мошенника соглашается на невыгодные условия, то она несет убытки. Избежать этого помогает только контроль работы бухгалтера.
Попытки скрыть ошибки
При использовании предыдущих схем мошенник напрямую обкрадывает работодателя, а в этом бухгалтер обманывает с целью скрыть свою некомпетентность. Он может подделывать отчеты, не говорить о финансовых сложностях, уклоняться от неудобных вопросов. В результате бухгалтер считается добросовестным сотрудником, который честно отрабатывает свои деньги, а в компании тем временем накапливаются проблемы.
Бороться с мошенничеством и некомпетентностью позволяет грамотный контроль с помощью специализированного ПО, например, системы ИНСАЙДЕР. Эта программа оснащена всеми необходимыми для мониторинга персонала функциями. С помощью ИНСАЙДЕРа можно:
- вести учет рабочего времени;
- в онлайн-режиме просматривать экраны ПК сотрудников;
- анализировать продуктивность персонала;
- выявлять нарушения и т.д.
Важно регулярно изучать отчеты, которые формирует программа, и тогда можно будет избежать неприятных последствий.
Отметим, что рассмотренные схемы мошенничества применяются не только бухгалтерами, но и маркетологами, менеджерами по продажам и т.д.
Методы контроля работы бухгалтера
Многие владельцы интернет-магазинов не хотят разбираться в бухгалтерии. По их мнению, при бесперебойной работе компании волноваться не стоит. Такая позиция почти всегда оказывается проигрышной. Задача владельца — контролировать ведение отчетности и движение денежных потоков. Знание основ налогово-бухгалтерского дела помогает понимать, в каком направлении идут бизнес-процессы.
Что нужно делать предпринимателю:
- Регулярно изучать бухгалтерскую отчетность и задавать уточняющие вопросы. Не стоит стесняться своей некомпетентности. Бухгалтер должен подробно объяснять то, что руководитель не понимает.
- Документально зафиксировать санкции, которые будут применяться к бухгалтеру при ошибках. Например, если по вине сотрудника компания получит штраф от налоговой, то ему придется нести ответственность.
- При необходимости привлекать аудиторов. Взгляд со стороны помогает оценивать положение дел в компании более объективно.
Без знания основ финансовой безопасности невозможно эффективно развивать бизнес. Руководитель, который контролирует своего бухгалтера, значительно повышает шансы на успех.
Как контролировать бухгалтера
Бухгалтерия — это четко структурированная система расчетов. Понимание того, как она работает, помогает разобраться во многих вопросах. Полностью доверять бухгалтеру недальновидно и достаточно опасно, поэтому его необходимо контролировать с помощью нескольких методов.
Контроль финансов компании
Нужно устанавливать жесткие правила перевода средств. Оптимальный вариант — система двух ключей. В таком случае для проведения любого платежа необходима подпись и бухгалтера, и владельца интернет-магазина.
Также предпринимателю следует:
- Подключить услугу «SMS-контроль платежей», если банк-партнер предоставляет такую возможность. Это эффективный инструмент контроля. При большом количестве транзакций множество уведомлений может доставлять определенные неудобства, которые компенсирует уверенность в собственной безопасности.
- Перед тем как подписывать платежные квитанции, их нужно тщательно изучать. Внимательное отношение ко всем документам помогает избежать неприятных ситуаций.
- Не оставлять без присмотра флешку, на которую записан ключ для платежей. Лучше, чтобы бухгалтер использовал ее только под личным контролем руководителя.
- При наличии фирменной кредитной карты установить лимит по операциям.
Контроль отчетности организации
Несвоевременная сдача отчетности приводит к серьезным проблемам. Иногда бухгалтеры, чтобы уложиться в установленные законодательством сроки и не привлекать внимание налоговой, быстро составляют формальные декларации, а точные документы отправляют позже. Такие действия не наказываются штрафами, но могут привести к неприятным последствиям. Если у контролирующих органов возникают какие-либо сомнения, то владельцу магазина приходится постоянно объясняться с налоговыми инспекторами. Задача руководителя — самостоятельно проверять отчетность, в том числе электронную. Можно составить календарь и вместе с бухгалтером отмечать в нем сроки сдачи. Так сотрудник будет понимать, что руководитель контролирует его работу.
Контроль уплаты налогов
Оптимизация налогов — достаточно сложная задача. Для ее выполнения следует привлекать сторонних специалистов. Отметим, что цель оптимизации заключается не в снижении налоговой нагрузки, а в увеличении прибыли организации.
В первую очередь нужно своевременно уплачивать налоги, чтобы компания не получала пени и штрафы. Кроме того, важно правильно составлять отчетные документы. При ошибках налоги считаются неуплаченными. Бухгалтер должен регулярно предоставлять руководителю отчетную документацию, оптимально — за несколько недель до ее сдачи. Так владелец магазина сможет заранее выделить сумму для уплаты налогов.
Отслеживание действий бухгалтера
Владелец интернет-магазина, который заботится о своей финансовой безопасности, должен вникать во все нюансы работы бухгалтера. Увидев такую заинтересованность руководителя, бухгалтер дважды подумает, прежде чем обманывать. Если руководитель задает вопрос, то бухгалтер должен подробно на него отвечать. Постоянный диалог между владельцем магазина и его помощником дает сотруднику понять, что за ним ведется наблюдение.
При необходимости можно пользоваться услугами сторонних специалистов. Консультанты могут уточнить целесообразность и правомерность тех или иных действий и предостеречь от серьезных ошибок.
Эффективной мерой безопасности станет установка системы видеонаблюдения и прослушки. Такая мера позволяет предотвратить множество несанкционированных действий. Важно: по закону необходимо проинформировать сотрудников о том, что за ними ведется аудио- или видеонаблюдение. Работники должны подписать документы о своем согласии с такими мерами безопасности.
Как самостоятельно контролировать бухгалтера интернет-магазина:
- изучать расчеты с контрагентами;
- сверять документы о состоянии складских остатков с реальными позициями;
- отслеживать получение квитанций из налоговой;
- контролировать визиты инспекторов.
Если у владельца магазина нет времени или желания изучать бухгалтерию, то он может обратиться к сторонним специалистам.
Во-первых, можно заказать бухгалтерскую аудиторскую проверку. В таком случае изучать отчетность будет сразу несколько специалистов: аудитор, сотрудник налоговой и юрист. Единственный минус аудиторской проверки — достаточно высокая стоимость.
Также можно обратиться к частному аудитору. Это менее затратный вариант. Кроме того, можно привлечь к работе опытного бухгалтера из другой компании.
Еще один вариант — анонимная проверка. С ее помощью можно получить объективные данные о состоянии финансовых дел компании и при этом не задеть самолюбие бухгалтера и избежать конфликта с ним. Если проверка выявит недочеты в документации, то дальнейшие действия руководителя зависят от масштаба и характера ошибок.
Что делать при исчезновении бухгалтера
Если бухгалтер исчез вместе с деньгами и документами, необходимо немедленно обратиться в полицию, получить справку о подаче заявления и принести ее в налоговую. Это позволит избежать штрафов за несвоевременную уплату налогов и сдачу отчетности.
Не стоит торопиться с приказом об увольнении бухгалтера до тех пор, пока не выяснится, к какой ответственности его нужно привлечь — административной или уголовной.
Как выбрать надежного бухгалтера
Для работы в малом и среднем бизнесе нужен бухгалтер, который отслеживает изменения в законодательстве и на их основании вносит необходимые коррективы.
Как выбрать бухгалтера:
- Определить уровень вовлеченности сотрудника в дела организации. Нужно понимать, будет ли бухгалтер заниматься только платежами и отчетностью либо он также будет решать кадровые вопросы.
- Определить уровень компетентности бухгалтера. Если в одном случае достаточно исполнительного сотрудника с узкой направленностью, то в другом необходим специалист широкого профиля.
- Рассчитать размер зарплаты бухгалтера. В нее нужно включить расходы на семинары, курсы повышения квалификации и обращения к консультантам.
- Решить, кто будет подбирать кандидатов. Руководитель может самостоятельно беседовать с соискателями или доверить эту задачу рекрутерам.
Исполнительность сотрудника во многом зависит от мотивации. Поскольку в малом и среднем бизнесе карьерный рост наемных сотрудников ограничен, владельцу магазина стоит подумать о премиях или компенсационном пакете.
Признаки хорошего бухгалтера:
- Знание действующих законов.
- Предложения по оптимизации работы компании.
- Отлаженное взаимодействие с контролирующими органами.
- Прозрачная отчетность.
- Опыт работы в разных сферах.
- Упорядоченность первичной и отчетной документации.
Проверить знания бухгалтера можно с помощью специальных тестов. Вопросы лично от руководителя позволят определить уровень лояльности и надежности соискателя. Лучше всего проводить тестирование до собеседования — это поможет сэкономить время и владельца магазина, и претендента.
Сегодня многие компании работают дистанционно. Из-за этого руководителям сложнее наблюдать за бизнес-процессами. Задача владельца интернет-магазина — продумать, как наладить работу с удаленным бухгалтером и не терять контроль над ситуацией. Нужно понимать, что ответственный сотрудник сам поддерживает контакт с руководителем и задает уточняющие вопросы. При правильном выборе бухгалтера можно увеличить прибыль компании на 40%. Остается только найти хорошего специалиста.