Task manager: что такое и как выбрать
Таск-менеджер или менеджер задач позволяет организовать и упростить рабочие процессы.
Что такое Таск-менеджер
Этот инструмент помогает руководителю знать о том, кто из его сотрудников отвечает за выполнение определенной задачи и на каком этапе находится работа. Таск-менеджер может представлять собой ПО для Android, Mac, iOS и Windows или веб-приложение.
Работу таск-менеджера, можно рассмотреть на примере команды, которой нужно создать приложение. Первый шаг — разбить проект на промежуточные задачи. Их необходимо распределить между разработчиками.
В свою очередь, сотрудники должны отмечать начало и конец выполнения задач или указывать, чего им не хватает, чтобы продолжить работу.
Таким образом менеджер проекта может контролировать все процессы и не тратить время на совещания. Достаточно открыть программу на ПК или смартфоне и увидеть, на какой стадии находится работа.
Как работать с менеджером задач
Алгоритм работы с таск-менеджером:
- Поставьте задачи перед сотрудниками, чтобы не проводить совещание и не обращаться к каждому из них лично.
- Укажите исполнителей задач. После этого таск-менеджер должен отправить указания сотрудникам и далее присылать руководителю отчеты о ходе работы.
- Обозначьте временные рамки, чтобы не контролировать каждого работника. Таск-менеджер следит за тем, соблюдают ли сотрудники оговоренные сроки и отправляет уведомление, если время истекло, а задача еще не выполнена.
Как выбрать таск-менеджер
Во всех таск-менеджерах можно ставить задачи и отмечать выполненные. Дальше начинаются различия: у одного сервиса есть канбан-доски, у другого — интеграция с IP-телефонией. В одном сервисе может быть необходимый минимум функций, а на то, чтобы привыкнуть ко второму уйдет не один месяц.
Поэтому мы выделили 5 критериев оценки таск- менеджера, по которым проверили наиболее популярные программы.
- Удобство использования. Влияет на то, как быстро команда адаптируется к программе и захочет ли ей пользоваться. Если вам нужно постоянно смотреть документацию и видеообзоры, чтобы понять, как поставить задачу или изменить сроки задачи, значит, этот таск-менеджер вам не подходит.
- Учет времени. Один из лучших вариантов — менеджер задач, который интегрирован в тайм-трекер. Даже если сотрудники не получают почасовую оплату, руководителю будет полезна информация о том, насколько они эффективны. С помощью интегрированного менеджера задач можно как контролировать персонал, так и вести учет времени, которое требуется для той или иной задачи. Такая опция значительно ускоряет выполнение работы.
- Интеграции. Таск-менеджер не заменит мессенджер или личный календарь. Но с интеграциями (кстати, они бывают платными и бесплатными, учитывайте это) вы сможете связать нужное приложение с таск-менеджером (например, Google Календарь).
- Отчеты. Если таск-менеджер поддерживает функцию отчетов, вы сможете подсчитать ROI или маржу, спрогнозировать загрузку команды и оценить эффективность работы.
- Техподдержка. Как и критерий удобства использования, влияет на скорость адаптации команды и желание работать с сервисом.
Обзор и сравнение сервисов Task manager
Asana
Этот инструмент позволяет разделять проекты на маленькие задачи и контролировать их выполнение, отслеживать дедлайны и оценивать результаты работы.
Преимущества Asana:
- Возможность бесплатно подключить до 15 пользователей. При большем количестве сотрудников в команде нужно переходить на платную версию.
- Простой интерфейс.
- Интеграция с Dropbox, Evernote, Slack и другими сервисами.
Недостатки таск-менеджера Asana:
- Нет поддержки русского языка.
- Достаточно высокая стоимость премиум-версии — 9,99$ в месяц для одного пользователя.
- Нельзя работать без подключения к интернету.
Ознакомиться с тарифными планами и скачать Asana можно на официальном сайте.
Basecamp 3
Это универсальная программа, которая объединяет таск-менеджер, групповые чаты, работу с файлами и напоминания о событиях. Она заменяет несколько сервисов для контроля задач и позволяет четко организовать и полностью автоматизировать процессы внутри команды. С Basecamp все проекты и клиенты остаются в поле зрения руководителя.
Преимущества программы Basecamp 3:
- Прозрачный интерфейс. Все проекты находятся на одном экране и сопровождаются подписью о последнем обновлении.
- Возможность создавать любое количество проектов независимо от тарифа.
- Бесплатная версия ПО для студентов.
Недостатки Basecamp:
- Отсутствие русскоязычной версии.
- Высокая стоимость подписки — 99$ в месяц.
У программы нет каких-либо функций, которые делали бы ее уникальным таск-менеджером. Это просто надежный инструмент для стабильной работы без сбоев.
Basecamp доступен как веб-приложение и как программа для Android, iOS, Mac и Windows.
Jira
Это оптимальный вариант для IT-компаний, которые занимаются разработкой ПО. Их сотрудникам необходимо решать множество узкоспециальных задач и постоянно поддерживать контакты друг с другом. С помощью Jira разработчики могут планировать проекты, контролировать их выполнение и вести отчетность.
Преимущества таск-менеджера Jira:
- Удобство приложения.
- Интеграция с Bitbucket, Confluence, HipChat и множеством других инструментов, которые помогают оптимизировать рабочие процессы.
Недостатки Jira:
- Необходимость покупать и скачивать русскоязычный интерфейс как отдельный плагин.
- Сложность для начинающих пользователей.
Разработчики Jira предлагают бесплатную 7-дневную версию приложения.
Стоимость подписки в месяц:
- 10$ для 10 пользователей;
- 75$ для 15 сотрудников;
- 1500$ для 2000 пользователей
Redmine
Это один из наиболее интересных инструментов. Приложение представляет собой полностью бесплатный менеджер задач.
Redmine — проект с открытым кодом. Это значит, что обычные пользователи и сторонние разработчики улучшают его по своему усмотрению, поэтому в приложении есть поддержка разных языков, в том числе русского.
Преимущества таск-менеджера:
- Широкий функционал. С помощью Redmine можно вести учет рабочего времени, контролировать проекты, ставить задачи и отслеживать их выполнение и т.д.
- Интеграция с системами управления Bazaar, CVS, Darcs, Git, Mercurial и SVN.
- Поддержка Microsoft SQL, Oracle, SQLite и других СУБД.
- Наличие русскоязычного интерфейса.
Недостатки приложения:
- Неудобный и непонятный сайт.
- Необходимость самостоятельно подбирать комбинацию плагинов. Начинающим пользователям такое приложение-конструктор кажется сложным.
Todoist
Это минималистичный и простой таск-менеджер без множества узкоспециальных функций. Todoist подходит для команд и для отдельных пользователей, которым он помогает повышать личную эффективность.
Разработчики особо подчеркивают «дизайн без отвлекающих элементов».
Преимущества таск-менеджера Todoist:
- Удобное разделение больших проектов на подзадачи и подпроекты. Это позволяет рационально распределить обязанности внутри команды.
- Использование не только в рабочих целях, но и в жизни. С помощью Todoist можно написать диплом, организовать мероприятие и т.д.
- Возможность контролировать выполнение задач, оставлять комментарии, определять приоритеты и добавлять фильтры.
- Кроссплатформенность, которая позволяет устанавливать ПО на Android, Mac, iOS и Windows или работать в браузере. Todoist поддерживает Google Chrome, Firefox, Safari, Outlook и Gmail.
Разработчики предлагают три тарифа: бесплатный, «Премиум» и «Бизнес».
В бесплатной версии есть только базовые функции. Ограничение — 5 пользователей в проекте. Стоимость тарифа «Премиум» составляет 2190 рублей в год. Ограничение — 25 сотрудников в проекте. Стоимость тарифа «Бизнес» — 2190 рублей в год за одного пользователя. Ограничение — 50 сотрудников в проекте.
Резюме
Бесспорно, таск-менеджер — сервис нужный, даже незаменимый. Но для эффективного построения бизнес-процессов только его недостаточно. Да, вы сможете ставить задачи, обмениваться информацией, получать отчеты. Однако, добиться совершенно прозрачных бизнес-процессов не получится т.к. в таск-менеджере нет соответствующего функционала.
Полноценно управлять сотрудниками вы сможете только, если внедрите еще и систему мониторинга работы персонала и контроля рабочего времени. Например, ИНСАЙДЕР. Система позволяет узнать, когда именно сотрудники приступают к работе, сколько тратят на ту или иную задачу, сколько времени уходит на отвлеченные процессы и чаепития. Вы узнаете, выполняет сотрудник должностные обязанности или ничего не делает.
В любом случае, выбор остается за вами. Надеемся, что наша статья вам поможет выбрать нужное решение для вашего бизнеса, которое удовлетворит все потребности и подойдет по цене.
