РОП: его обязанности и компетенции
Начальник отдела продаж выполняет различные задачи — от организации и контроля деятельности членов команды до анализа и корректировки стандартов работы компании. При этом его основная цель заключается в росте доходов фирмы, что говорит о важности руководителя в штате.
Для обеспечения эффективной работы отдела необходимо ответственно подойти к выбору и организации деятельности его главы. Рассмотрим, что следует включить в число обязанностей и должностную инструкцию руководителя.
- Чем занимается начальник отдела продаж
- Какие знания и умения необходимы руководителю отдела продаж
- Должностная инструкция начальника отдела продаж
- Основные обязанности начальника отдела продаж
- Кому подчиняется начальник отдела продаж
- Как мотивировать руководителя отдела продаж
- Как выбрать подходящего кандидата
- Заключение
Чем занимается начальник отдела продаж
В обязанности главы отдела продаж входит контроль и управление подразделением, которое за ним закрепили. Под его руководством план должен выполняться как всей командой, так и каждым сотрудником. Для этого начальник принимает различные меры и постоянно улучшает систему продаж в организации.
Какие знания и умения необходимы руководителю отдела продаж
Успешным начальником отдела продаж может стать лишь разносторонний человек, который способен справиться со всеми обязанностями.
Руководитель должен знать и уметь:
- свойства и отличия товаров компании;
- готовые скрипты продаж фирмы;
- юридические аспекты деятельности отдела;
- анализировать и обрабатывать информацию;
- организовывать рабочий процесс;
- мотивировать отдельных подчиненных и весь коллектив;
- проявлять лидерские качества и направлять команду;
- тактически и долгосрочно планировать развитие предприятия;
- успешно коммуницировать с персоналом и разрешать конфликты.
Должностная инструкция начальника отдела продаж
Документ должен включать описание организации работы команды и взаимодействия руководителя с его подчиненными и непосредственным начальником, которому он докладывает о результатах своей деятельности.
Базовые положения
Эта часть инструкции стандартна для многих организаций. Однако лучше не слепо скачать образец из Интернета, а адаптировать его под реалии вашего бизнеса.
Типичный набор положений:
-
Указание подконтрольного руководителю отдела и лиц, которые стоят в иерархии подчинения выше и ниже его.
-
Соблюдение организацией нормативной базы Трудового Кодекса РФ, прочих законодательных актов государства и своих внутренних документов, например, Устава компании.
-
Делегирование управленческих функций при отсутствии руководителя на рабочем месте из-за его командировки, отпуска, больничного и т. д.
-
Прочие распоряжения, которые зависят от текущей ситуации.
Обязанности
Начальник отдела продаж должен выполнять следующие функции:
- формировать план продаж и корректировать его при необходимости;
- ставить задачи членам команды и ежедневно контролировать их выполнение;
- помогать подчиненным в определенных ситуациях, например, сопровождать их на встречах с важными клиентами;
- организовывать для менеджеров обучающие мероприятия и мотивировать персонал;
- контролировать совместно с бухгалтерией переводы платежей от заказчиков и принимать меры для их получения в срок.
Ответственность
Руководитель отдела отвечает за:
- выполнение плана продаж его подчиненными;
- организацию работы подразделения согласно внутренним директивам и документам;
- недопущение утечек конфиденциальной информации о клиентах и компании;
- сохранность материальных ценностей, которые ему вверили;
- следование должностным инструкциям и прочим нормативным регламентам предприятия.
Полномочия
Для эффективного управления руководитель должен обладать следующими правами:
- разрабатывать и реализовывать стратегию по улучшению методов продаж в организации;
- выбирать и обучать работников своего подразделения с целью достижения необходимых показателей;
- лично назначать задачи подчиненным и контролировать их выполнение.
Служебная коммуникация
В ходе выполнения своих обязанностей руководителю может потребоваться информация из других подразделений организации: отдела маркетинга, разработки или бухгалтерии. В должностной инструкции необходимо определить его полномочия в этом плане, порядок запроса и получения необходимых сведений.
Основные обязанности начальника отдела продаж
Руководитель отдела продаж в процессе своей деятельности решает различные задачи. Полное их описание в рамках ознакомительной инструкции затруднительно. Однако рассмотрим ключевые моменты.
Планирование
Руководитель имеет дело с двумя видами планов продаж:
-
Общие — на всю организацию, которые он получает от своего прямого начальника.
-
Частные — от каждого рядового работника подразделения. Это планы на короткий промежуток времени (неделю, месяц) с учетом текущего положения дел с покупателями.
Руководитель также продумывает деятельность отдела, график работы, совещания и решает другие организационные вопросы.
Декомпозиция
В ходе этой процедуры начальник объединяет оба типа планов. Выполнение требований высшего руководства по продажам распределяется на всех сотрудников отдела, каждому из которых ставятся четкие задачи для достижения целей.
В процессе работы условия могут меняться. Например, в определенный день менеджеры не достигли нужного результата, тогда остаток переносится на завтра. В обязанности начальника также входят анализ статистики и оперативная корректировка планов в случае необходимости.
Мотивация
Мотивация — это важная составляющая успеха. Начальник отдела применяет два ее типа:
- командную — стимулирование к достижению цели всего подразделения;
- индивидуальную — работа с каждым сотрудником.
Несмотря на важность материальной мотивации, не стоит ограничиваться только этим методом. Стимулирование должно быть разнообразным — от корпоративных поездок на природу до назначения «Лучшего работника месяца». Начальник сможет мотивировать персонал эффективнее, если подойдет к этому вопросу творчески.
Организация
Руководитель также отвечает за организационные моменты работы отдела:
- составление регламента трудовой смены и инструкций для ключевых процессов;
- разработка и введение форматов отчетности для контроля промежуточных и конечных результатов подчиненных;
- внедрение в деятельность менеджеров нужных инструментов и обучение их применению.
Мониторинг эффективности работы менеджеров
Руководитель налаживает процесс предоставления рабочих отчетов. Для проведения аналитики и планирования понадобятся следующие их виды:
- каждодневные с описанием выполненных задач;
- еженедельные с данными о продажах;
- итоги месяца и квартала, которые позволяют определить долгосрочную эффективность подчиненного.
Упростить процесс получения отчетов может использование CRM-системы, куда работники будут регулярно вносить данные по каждому клиенту.
Также облегчают контроль деятельности сотрудников специальные сервисы мониторинга персонала, например, ИНСАЙДЕР. С его помощью легко как организовать поступление отчетов подчиненных, так и отслеживать их рабочее время, перерывы, опоздания, нарушения и прочие моменты.
Обучение
Постоянное обучение необходимо для того, чтобы помогать сотрудникам решать рабочие задачи и повышать их компетентность. Руководитель также берет на себя ответственность за его организацию. Развитие профессиональных навыков подчиненных должно быть одной из приоритетных целей начальника отдела продаж.
Обучение разделяют на:
- первичное — на начальном этапе работы новых сотрудников;
- стратегическое — при ознакомлении членов коллектива с новым инструментом, который внедряют в деятельность организации;
- профилактическое — когда руководитель обнаруживает и исправляет недостатки в знаниях и навыках у менеджеров.
Кому подчиняется начальник отдела продаж
Руководит его действиями непосредственно генеральный или коммерческий директор, если организационная структура компании сложна и имеет разветвления.
Важно избегать ситуации, при которой начальник отдела продаж не обладает необходимыми полномочиями, чтобы решить поставленные задачи. Так может сложиться, если он подчиняется нижестоящему лицу и для одобрения своих идей вынужден проходить через множество согласований.
Как мотивировать руководителя отдела продаж
Начальник должен быть готов нести ответственность за все подразделение и результат работы подчиненных. Это требует соответствующей мотивации как материального, так и иного характера.
Ситуация аналогична со стимулированием рядовых сотрудников, однако здесь уже нужны большие масштабы. Премия в несколько тысяч рублей вряд ли будет эффективна, а вот спонсируемые организацией поездка на международную конференцию или профессиональный тренинг заинтересуют управляющего.
Как выбрать подходящего кандидата
Успешный руководитель отдела продаж обязан обладать не только нужными навыками и опытом, но и определенными личными качествами. К ним относятся:
- харизма и лидерские задатки;
- целеустремленность;
- умение организовать как свою, так и чужую работу;
- ответственность и прочие.
Грамотное составление вакансии
Вакансия должна отражать те качества, которые для вас важны в кандидате. Это может быть целеустремленность, готовность принимать решения и т. д. Подробно опишите задачи с упором на широту будущей деятельности. Укажите личные качества человека, которые потребуются для эффективной работы на этой должности.
Дайте краткий, но содержательный обзор продукта вашей компании. Если он близок потенциальному руководителю, то это уже 50% успеха.
Что касается размера заработной платы, лучше либо не указывать его и обсуждать этот вопрос с конкретным претендентом на должность, либо использовать общие фразы, по типу «от такой-то суммы». Финансовая сторона может преждевременно оттолкнуть часть кандидатов.
Заключение
Верный выбор руководителя отдела продаж обеспечит успех всей организации. Его усилия будут способствовать росту выручки, что позволит выделить дополнительные средства на развитие производства, работников и прочие моменты.
Все это станет возможным, если начальник соответствует своей позиции, а корпоративная структура и его должностные инструкции правильно составлены. В них нужно включать полномочия, обязательства и необходимые инструменты для достижения целей руководителя.
Однако большое значение имеют не только профессиональные навыки, но и личные качества человека: целеустремленность, харизма, открытость к новому и готовность нести ответственность. Этими чертами обязан обладать успешный кандидат на должность начальника отдела продаж.