Проблемы многозадачности: почему бесполезно выполнять несколько дел сразу

Опасность многозадачности

Рассмотрим несколько примеров:

1. Частный исследовательский университет в Стэнфорде: людям, которые часто переключаются с одной задачи на другую, сложно организовать мысли и запомнить большой объем информации.

2. Американская ассоциация психологов: для работы в режиме многозадачности требуется дополнительное время. Кроме того, увеличивается количество ошибок.

3. Психолог Гленн Уилсон из Института психиатрии Лондонского университета в рамках эксперимента «Инфомания»: у сотрудников организации, которые выполняют интеллектуальные задачи в таком режиме, показатели IQ падают на 10 пунктов. Их уровень работоспособности сравним с состоянием организма после бессонных суток.

Однако о результатах этих исследований известно далеко не всем. Многие российские компании требуют от соискателей умение работать в режиме многозадачности. Руководители не стремятся правильно организовать внутренние процессы. Они заставляют работников разбираться со шквалом писем и срочными задачами в дополнение к основным обязанностям.

Режим многозадачности отнимает до 40% времени. Избавление от необходимости переключения с одного действия на другое приводит к экономии 16 рабочих часов в неделю.

Цена переключения между задачами

Чтобы отвлечься от одной задачи и приступить к выполнению другой, нужно всего несколько секунд. Однако при регулярном повторении переключений эти мгновения накапливаются. Из-за скачков между задачами мозгу приходится заново концентрироваться и проявлять дополнительную активность. Психологи называют такие затраты энергии «стоимость переключения».

Причина снижения производительности кроется в необходимости перевода внимания с одного дела на другое. В 2003 году в International Journal of Information Management были опубликованы результаты исследований, которые изменили представления о многозадачности.

Оказывается, среднестатистический сотрудник офиса проверяет электронную почту каждые пять минут. После этого на возобновление работы над задачей у него уходит 64 секунды. Следовательно, из-за такого действия теряется одна минута из шести: 20% продуктивного времени тратится на попытки сосредоточиться.

Сегодня ситуация усложняется из-за социальных сетей, мессенджеров, корпоративных чатов и мобильных уведомлений. Оценивать эффективность работы сотрудников компании за компьютерами и смартфонами помогает программа «Инсайдер». Без дополнительных затрат на мотивацию и зарплату система поможет увеличить продуктивность работы на 30%.

Возможности программы:

• снимки экрана;
• контроль программ и сайтов;
• кейлогер, или нажатие клавиш;
• учет рабочего времени;
• фиксация нарушений;
• скрытый режим работы.

Еще одна причина снижения производительности в том, что сотрудники периодически отвлекаются на собственные размышления. Если учесть влияние этих факторов, получится, что на переключения уходит больше 40% рабочего времени.

В таком режиме человек не завершает ни одного важного дела к концу дня, чувствует себя загруженным и опустошенным.

О пользе многозадачности можно говорить только при выполнении рутинной работы, которая не требует серьезных умственных усилий. Например, прослушивание музыки во время тренировки позволяет заниматься дольше. В остальных ситуациях из-за многозадачности истощаются резервы мозга.

Постоянное переключение требует серьезных усилий для выполнения каких-либо действий. Результат получается низкого качества, а риск ошибок повышается.

Преимущества концентрации

Многозадачность — часть современной жизни. Причина не только в рабочем ритме, но и в обширном информационном поле. Нашего внимания ежедневно добиваются блогеры, бренды, новостные порталы, развлекательные платформы. В интернете регулярно появляется столько контента, что всей жизни не хватит для ознакомления с ним. А вот у объема нашего внимания есть предел.

Это подтверждают исследования относительно количества информации, которую человек может реально воспринимать из окружающего мира. Результаты удивили: если во время работы за ПК сотрудник будет смотреть в телефон, то среднее время фокусировки на каждом устройстве составит 40 секунд. Открытие мессенджера на компьютере  сократит продолжительность процесса до 35 секунд.

При переключениях наш мозг отвлекается и получает новые впечатления, что приводит к выбросу дофамина. Из-за регулярности таких процессов орган входит в режим гиперстимуляции, быстро расходует объем внимания и накапливает усталость. Все это мешает фокусировке — концентрации активности на одном объекте. Она возможна только когда человек занимается одним делом. В этом заключается секрет производительности: чтобы качественно выполнить главную задачу, нужно отказаться от остальных.

Что такое «фокусные блоки»

Любые сообщения подождут, пока вы решите основной вопрос. Чтобы добиться результата, эксперты продуктивности советуют работать с помощью «блоков фокуса».

Термин используется для обозначения интервала времени, который выделяется для выполнения приоритетной задачи. Именно для нее требуются повышенная концентрация и энергия. Значит, вы должны работать и не отвлекаться в те часы, когда ваша производительность будет максимальной.

Сначала необходимо понаблюдать за своей активностью и определить, какое время будет лучшим для продуктивной работы. Многие наиболее энергично трудятся в первой половине дня. Далее следует исключить воздействие отвлекающих моментов и четко разграничить периоды работы и отдыха. Согласно исследованиям, перерывы способствуют росту продуктивности.

Благодаря такому подходу вы оптимизируете объем внимания и пиковую энергию. Если в часы максимальной работоспособности в приоритете будут сложные проекты, вы ощутите прогресс. А в оставшееся время спокойно решите рутинные задачи.

Способы сохранения концентрации

Для этого необходимо устранить некоторые отвлекающие факторы:

1. Работать интервалами с использованием техники «помодоро». Существуют разные варианты софта для ПК, смартфона и браузера. Например, с Chrome-расширением Strickt Workflow можно 25 минут работать, 5 — отдыхать. А запуском таймера блокировать отвлекающие сайты, список которых можно настроить самостоятельно.

2. Установить в Chrome специальные расширения для ограничения вкладок. Например, с помощью The Great Suspender автоматически закроются приложения, которые не используются в течение заданного времени. А благодаря расширению Tabs Limiter вкладки выстроятся в очередь при превышении настроенного лимита.

3. Выключить уведомления сайтов в браузере и приложений на смартфоне.

4. Установить режим «не беспокоить» на телефоне при работе фокусными блоками. Настроить список разрешенных контактов, чтобы связываться с коллегами.

5. Пользоваться минималистичными текстовыми редакторами Paragraphs, A5, Monospace, OmmWriter, содержать в порядке стол, работать в полноэкранном режиме.

6. Полноценно отдыхать. В перерыве между блоками фокуса прогуляться и расслабиться для восстановления энергии.

Благодаря этим простым рекомендациям проблема многозадачности решится. Концентрация внимания улучшится уже в первую неделю, вы почувствуете вовлеченность, с которой начнете получать больше удовольствия от работы.

Попробовать бесплатно

Воспользуйтесь 14-дневным триалом системы мониторинга работы персонала ИНСАЙДЕР и узнайте, чем заняты ваши работники на самом деле

Введите ваше имя *

Телефон *

E-mail *

Нажимая кнопку «Подписаться» я даю свое согласие на обработку персональных данных