Подтвердите, что вы не робот
Получить демо-доступ
Получить демо-доступ
Попробовать бесплатно
Воспользуйтесь 14-дневным триалом системы мониторинга работы персонала ИНСАЙДЕР и узнайте, чем заняты ваши работники на самом деле

Перевод сотрудников на удаленку: советы, методы, программы для совместной работы и контроля персонала

10 фев 2026
Время чтения - 25 мин.
2399
#Контроль бизнес-процессов
#Управление персоналом

Несмотря на то, что пандемия официально завершилась несколько лет назад, многие компании продолжают придерживаться полного или частичного удаленного формата работы. Сегодня около половины сотрудников хотя бы один день в неделю трудятся из дома, а по прогнозам социологических исследований, уже в ближайшие годы более 50% организаций перейдут на полностью дистанционную модель.

Такой подход оказался экономически выгодным для обеих сторон: работодатели значительно сокращают расходы на содержание офисных помещений, коммунальные услуги и инфраструктуру, а работники экономят время и деньги, которые ранее уходили на дорогу. Кроме того, многие сотрудники отмечают, что удаленка положительно влияет на их моральное состояние — снижает уровень стресса и повышает баланс между работой и личной жизнью.

Однако при переходе к такому формату работы важно сохранить продуктивность персонала и создать оптимальные условия как для руководителей, так и для рядовых сотрудников. В статье вы узнаете о том, как грамотно выстроить бизнес-процессы на удаленке, а также как работать с фрилансерами.

Основные термины и рамки
*В этом блоке собраны ключевые понятия, используемые в статье

  • Удаленная (дистанционная) работа — выполнение трудовых обязанностей вне стационарного рабочего места, как правило, из дома или другого места по выбору сотрудника. С 2021 года в российском Трудовом кодексе официально применяется термин «дистанционная работа» (глава 49.1 ТК РФ).

  • Фриланс — гражданско-правовые отношения, при которых специалист выполняет разовые или проектные задачи без оформления трудового договора. В отличие от удалённого сотрудника, фрилансер не входит в штат компании, сам регулирует график и методы работы.

  • Гибридный формат — сочетание офисной и удалённой работы (например, 2 дня в офисе, 3 дня дома). Позволяет сохранить баланс между личным комфортом и командным взаимодействием.

  • KPI (ключевые показатели эффективности) — количественные или качественные метрики, по которым оценивается результат работы сотрудника. На удаленке KPI особенно важны, так как акцент смещается с присутствия на результат.

  • Асинхронная коммуникация — обмен информацией без необходимости одновременного присутствия участников (через документы, записи, комментарии), что особенно актуально при работе в разных часовых поясах.

  • Канбан, Scrum — Agile-методологии управления проектами, часто используются в распределенных командах для визуализации задач и контроля прогресса.

  • Тайм-трекер, система учета рабочего времени (СУРВ) — разновидности специализированного ПО для учета рабочего времени, фиксации активности, простоев и отвлечений.

  • Таск-менеджер — цифровой инструмент для планирования, распределения, отслеживания и контроля выполнения задач. Позволяет назначать ответственных, устанавливать сроки, приоритеты, добавлять комментарии и файлы, а также визуализировать прогресс.
Краткая суть
Самое важное, что нужно знать из статьи

Удаленный формат работы остается популярным даже спустя годы после пандемии: она выгодна и работодателям (экономия на офисе), и сотрудникам (меньше стресса, больше свободы). Однако успешный переход на удаленку требует не только технической базы, но и четкой организации процессов, юридического оформления и внимания к психологическому состоянию команды.

Ключевые шаги:

  • Оформите дистанционную работу по ТК РФ.

  • Обеспечьте сотрудников оборудованием и безопасным доступом к системам.

  • Используйте таск-менеджеры и тайм-трекеры для прозрачности.

  • Разграничьте удаленку и фриланс: у них разные правовые и управленческие модели.

  • Не забывайте про нетворкинг: проводите виртуальные happy hours и ежегодные оффлайн-сборы.

  • Контролируйте продуктивность через метрики, а не слежку — фокус на результате, а не на присутствии онлайн.

  • Соблюдайте требования 152-ФЗ: храните данные в РФ и используйте локализованные сервисы, где это возможно.

Компании, которые грамотно организуют дистанционный формат, получают доступ к более широкому пулу талантливых специалистов вне зависимости от географии, снижают операционные расходы, повышают лояльность сотрудников и укрепляют репутацию как современного работодателя.

Перевод сотрудников на удаленную работу

Преимущества и недостатки удаленной работы

Ключевой момент
По данным статистики, 50% вакансий сегодня — это удаленная работа. Соискателей, которые предпочитают такой формат, еще больше — до 70%.

Востребованность удаленной работы можно объяснить следующими причинами:

  1. Экономия времени. Тем, кто работает удаленно, не нужно каждый день тратить несколько часов на дорогу до офиса и обратно. Это особенно актуально для жителей крупных городов с плотным трафиком или тех, кто живет за пределами деловых центров. Освободившееся время можно направить на работу, отдых, обучение или семью.

  2. Возможность совместить основную деятельность с подработкой. Это подходящий вариант для студентов, которые учатся и работают одновременно, а также для женщин в декретном отпуске, стремящихся сохранить профессиональные навыки и финансовую независимость.

  3. Психологический комфорт. Удаленная работа нравится тем, кто избегает общения с коллегами и не хочет соблюдать дресс-код. В домашней обстановке проще сосредоточиться, контролировать уровень шума и микроклимат, а также чувствовать себя в привычной и безопасной среде.

Кроме того, соискатели часто рассчитывают на свободный график, который позволяет выполнять задачи в удобное время. Здесь важно четко понимать разницу между удаленкой и фрилансом. При удаленном формате сотрудник, как правило, официально трудоустроен и остается частью команды компании, имеет фиксированный график (даже если он гибкий), обязан быть доступен в рабочие часы и подчиняется внутренним регламентам. Фрилансер же не заключает с компанией трудовой договор, а сам выбирает интересные проекты, определяет приоритеты и несет ответственность только за соблюдение сроков и качества, указанных в договоре с клиентом.

Также следует отметить недостатки дистанционной работы:

  1. Замедленный профессиональный и карьерный рост из-за дефицита деловых контактов. Отсутствие неформального общения в офисе снижает возможности для нетворкинга, обмена знаниями и получения новых задач от руководства. Это может привести к тому, что удаленного сотрудника реже рассматривают на повышение или участие в стратегических проектах.

  2. Снижение мотивации. Удаленные сотрудники получают недостаточно обратной связи от руководителя и не чувствуют, что их ценят. Без регулярного признания достижений и личного взаимодействия легко возникает ощущение «невидимости», что негативно сказывается на вовлеченности и желании развиваться внутри компании.

  3. Необходимость самостоятельно организовать рабочее место. При удаленной работе нужен надежный компьютер, качественное периферийное оборудование (гарнитура, веб-камера, монитор), а также стабильный и быстрый доступ в интернет. В отличие от офиса, где все это предоставляет работодатель, дома сотрудник часто вынужден инвестировать в инфраструктуру личные средства.

Кроме того, многим не хватает самодисциплины — способности четко разделять рабочее и личное время, избегать отвлечений и соблюдать график без внешнего контроля. Это удерживает их от дистанционной работы или делает ее менее эффективной. Наконец, некоторым людям принципиально важно держать себя в тонусе и ощущать социальную вовлеченность: красиво одеваться, поддерживать отношения с коллегами, участвовать в корпоративных событиях и чувствовать себя востребованными сотрудниками. Для них офис — не просто место работы, а источник энергии, мотивации и профессиональной идентичности.

Особенности перевода персонала на удаленную работу

Перейти на дистанционную работу проще всего IT-компаниям, сотрудники которых еще до пандемии периодически пользовались возможностью выполнять свои обязанности вне офиса. В таких организациях уже были налажены процессы удаленного взаимодействия, использовались облачные инструменты и гибкие методологии управления проектами, что позволило быстро адаптироваться к новым условиям без серьезных потерь в продуктивности. Однако даже для них успешный переход невозможен без технической и организационной подготовки.Чтобы бизнес мог развиваться в ожидаемом режиме, нужен специальный софт и технические инструменты — от систем видеоконференцсвязи и управления задачами до решений для контроля рабочего времени и обеспечения информационной безопасности.

Также важен правильный психологический настрой. При работе в дистанционном формате сотрудникам необходима постоянная связь с руководством и коллегами для оперативного решения рабочих вопросов и поддержания чувства причастности к команде. Отсутствие регулярной коммуникации может привести к изоляции, снижению мотивации и ошибкам из-за недопонимания задач. Удаленка — это не отдых и сон до обеда, а выполнение обязанностей в соответствии с трудовым договором. Специалисты должны в течение 8 часов быть в рабочем состоянии: участвовать в созвонах, выполнять поставленные задачи, соблюдать сроки и поддерживать уровень доступности, согласованный с руководством.

Работодателю необходимо обеспечить персонал всеми инструментами для активности в дистанционном режиме. Предоставить лицензионное программное обеспечение, настроить корпоративную почту и облачные сервисы, организовать техническую поддержку и, при необходимости, компенсировать расходы на оборудование или интернет. В свою очередь, сотрудникам нужно грамотно организовать рабочее пространство: выделить отдельное место, минимизировать домашние отвлекающие факторы (телевизор, бытовые дела, шум), соблюдать режим труда и отдыха и поддерживать профессиональную дисциплину. Именно от личной ответственности и саморегуляции во многом зависит эффективность удаленной работы.

Организация удаленного доступа

При переводе компании на удаленную работу кроме стабильного скоростного интернета требуется особо тщательное соблюдение правил информационной безопасности. Удаленный формат значительно расширяет поверхность возможных киберугроз: домашние сети часто менее защищены, чем корпоративные, а использование личных устройств повышает риски утечки данных. Поэтому необходимо внедрить многоуровневую систему доступа — например, с использованием двухфакторной аутентификации (2FA), ролевых прав и шифрования трафика. Также важно заранее проверить, с помощью каких устройств сотрудники будут входить в корпоративные сервисы, и при необходимости установить на них антивирусные решения, системы управления конечными точками (EDR) и политики безопасности.

Также следует:

  1. Установить программу для видеосвязи между работниками. Это позволит поддерживать контакты внутри коллектива, собирать ежедневные или еженедельные планерки, проводить совещания и сохранять общее настроение команды. Визуальный контакт помогает компенсировать отсутствие неформального общения в офисе и укрепляет доверие.

  2. Создать общий чат для сотрудников. Это обеспечит оперативный обмен информацией, быструю координацию и поддержку в рабочих вопросах. Чат также может служить пространством для неформального общения, что особенно важно в условиях удаленки.

  3. Выбрать инструменты, которые позволят ставить задачи и отслеживать их выполнение. Прозрачность и контроль над рабочими процессами — ключевые условия эффективной удаленной работы. Для этого подходят мессенджеры, сервисы видеосвязи, специализированные приложения-планировщики. Главное, чтобы выбранные инструменты обеспечивали единое информационное пространство, где каждый сотрудник видит свои цели, сроки и прогресс команды.

  4. Использовать только облачные серверы, чтобы выполнять совместные задачи. Это гарантирует, что все данные находятся в единой, защищенной и контролируемой среде, доступ к которой регулируется администратором. От личных папок на компьютерах или USB-накопителях нужно отказаться в целях конфиденциальности и предотвращения потери информации.

Инструменты для эффективной удаленной работы

Благодаря техническому прогрессу популярность дистанционной работы растет. Компании сокращают расходы с помощью повсеместного доступа к широкополосному интернету, видеоконференций, Google-приложений, облачных сервисов и мессенджеров. Такие инструменты увеличивают вовлеченность удаленных сотрудников.

На удаленке важно сохранять высокую эффективность персонала и ставить задачи таким образом, чтобы работники четко понимали, что от них требуется. Для этого можно использовать таск-менеджеры. Это программы, которые систематизируют информацию о занятости сотрудников и наглядно демонстрируют, на каком этапе находится работа. С помощью таких инструментов можно проводить переговоры и онлайн-совещания и синхронизировать действия работников. О наиболее популярных сервисах для удаленки стоит рассказать подробнее.

Todoist

Это удобный сервис, который позволяет совершать с задачами разные операции — добавлять, делегировать, ранжировать по степени важности, объединять в списки, назначать исполнителей и сроки. Контролировать ход работы можно с помощью истории активности.

Пользователи могут просматривать статистику продуктивности, устанавливать приоритеты с цветовой индикацией и использовать голосовой ввод задач через мобильные приложения. Интерфейс доступен на множестве языков, включая русский, что делает сервис удобным для русскоязычных команд.

Важно отметить, что прямая оплата премиум-подписки с использованием российских банковских карт на официальном сайте Todoist в настоящее время невозможна из-за ограничений международных платежных систем. Пользователям из РФ рекомендуется уточнять альтернативные способы оплаты, например, через сторонние сервисы или корпоративные аккаунты, если таковые доступны.

Todoist: сервис для управления задачами

Kaiten

Kaiten — это российский аналог Trello, сервиса для управления проектами и задачами, адаптированный для удаленных команд. Основой платформы являются гибкие канбан-доски, которые позволяют визуализировать рабочие процессы, распределять задачи между участниками и отслеживать их выполнение в реальном времени. В Kaiten можно создавать многоколоночные доски с настраиваемыми этапами, устанавливать сроки, приоритеты, ответственных, добавлять подзадачи, чек-листы и файлы.

Сервис поддерживает работу с несколькими проектами одновременно, предоставляет аналитику по загрузке команды, времени выполнения задач и эффективности процессов. Доступны интеграции с GitLab, GitHub, Telegram и другими инструментами, а также API для кастомных решений.

Kaiten подходит как для IT-команд, так и для маркетологов, дизайнеров, HR и других специалистов, которые работают в распределенном формате или занимаются фрилансом. Интерфейс полностью локализован на русский язык, а данные хранятся на серверах в России, что гарантирует соблюдение требований законодательства о персональных данных.

Интерфейс программы Kaiten для управления задачами

EvaTeam

Российский аналог Jira, предназначенный для управления проектами и задачами в IT-командах и других профессиональных группах. Сервис предлагает гибкие канбан- и скрам-доски, настраиваемые рабочие процессы, систему эпиков, спринтов и пользовательских историй, что делает его удобным инструментом для команд, которые работают по Agile-методологиям.

Среди ключевых функций EvaTeam — детальное планирование задач с возможностью назначения ответственных, установки приоритетов, дедлайнов и оценки трудозатрат, а также учет времени и загрузки сотрудников. Сервис поддерживает многоуровневую структуру проектов, вложения файлов, комментарии, уведомления и расширенные отчеты, включая burndown-чарты и аналитику по производительности.

EvaTeam также предоставляет API и интеграции с популярными сервисами, такими как GitLab, Active Directory, Telegram и 1С, что особенно ценно для российских компаний, которые стремятся к локализации цифровой инфраструктуры.

Канбан- и скрам-доски в EvaTeam

Zoom

Этот сервис для видеоконференций заслужил популярность благодаря возможности налаживать контакты между сотрудниками и обмениваться не только деловой информацией, но и эмоциями. В Zoom сохраняются записи разговоров, а онлайн-встречи остаются конфиденциальными.

Платформа предлагает широкий набор функций для удаленных команд:

  • поддержка до 100 (и более, в зависимости от тарифа) участников в одной встрече;

  • экранное совместное использование с возможностью аннотаций;

  • виртуальные фоновые изображения;

  • breakout-комнаты для разделения участников на подгруппы;

  • опросы в реальном времени;

  • поддержка живых субтитров;

  • интеграция с календарями и рабочими платформами.

Важно учитывать, что бесплатные конференции в Zoom ограничены 40 минутами при участии трех и более человек. Для проведения более длительных встреч требуется PRO-аккаунт или выше. Однако напрямую оплатить его с использованием российских банковских карт в настоящее время невозможно из-за ограничений международных платежных систем. Пользователям из России рекомендуется уточнять наличие альтернативных способов оплаты через авторизованных партнеров или корпоративные каналы.

Zoom: сервис для видеоконференций

VK Teams

VK Teams — единая платформа для коммуникации и совместной работы удаленных команд. После ухода Slack с российского рынка многие компании внедрили в свою работу этот сервис. Он объединяет мессенджер, видеоконференции, облачное хранилище, задачи и интеграции с корпоративными инструментами в одном интерфейсе.

Функциональные возможности VK Teams включают создание тематических каналов и приватных чатов, проведение видеовстреч с записью и до 50 участников (в базовой версии), обмен файлами с возможностью совместного редактирования документов, а также управление задачами прямо в переписке.

Сервис поддерживает интеграции с 1С, «Мой Склад», «Битрикс24», «Яндекс.Трекер», GitLab и другими популярными российскими и международными сервисами, а также предоставляет API для подключения внутренних систем компании.

VK Teams: сервис для общения и эффективной работы сотрудников на удаленке

Трудности при переходе на удаленную работу

Удаленка предоставляет сотрудникам определенную свободу и в то же время требует от них большей ответственности перед компанией. Отсутствие прямого контроля со стороны руководства, необходимость самоорганизации и четкое соблюдение графика становятся ключевыми вызовами для многих специалистов. Также предстоит решить ряд организационных и технических задач, чтобы удаленный формат не привел к снижению эффективности или утечке данных.

В свою очередь, работодателю нужно предпринять следующие шаги:

  1. Обеспечить персонал компьютерами с качественными мониторами и гарнитурами и веб-камерами для видеосвязи. Комфортное оборудование напрямую влияет на продуктивность и снижает утомляемость при длительной работе. Кроме того, необходим безопасный удаленный доступ к сервисам компании.

  2. Предоставить средства мобильной связи, опционально — настроить переадресацию на единый номер. Это особенно важно для клиентоориентированных ролей: менеджеров, операторов поддержки или специалистов отдела продаж. Единый корпоративный номер повышает доверие клиентов и упрощает маршрутизацию звонков вне зависимости от местоположения сотрудника.

  3. Обеспечить безопасность конфиденциальной информации. При работе из домашней сети риски кибератак и утечек возрастают. Крупные компании видят выход в использовании специального ПО — DLP-систем, EDR-решений для защиты конечных устройств, шифрования файлов и коммуникаций. Также важно регулярно обучать сотрудников основам информационной гигиены.

  4. Придумать стратегию развития бизнеса при дистанционной работе. Инновации и креатив часто рождаются в неформальной обстановке — за чашкой кофе, во время спонтанного разговора в коридоре или совместного мозгового штурма. Если работники изолированы друг от друга, то им сложнее взаимодействовать напрямую, делиться идеями и чувствовать общую миссию. Поэтому компании все чаще внедряют гибридные форматы встреч, виртуальные «кухни» или регулярные оффлайн-сессии для стратегического планирования.

  5. Наладить внутренние коммуникации и четко спланировать работу над проектами. Без понятной структуры задач, регулярных синхронизаций и прозрачных процессов удаленная команда быстро теряет согласованность. Необходимо внедрить инструменты для управления задачами, установить правила коммуникации и назначить ответственных за координацию, чтобы каждый понимал свои цели и сроки.

Как контролировать удаленных сотрудников

Управлять сотрудниками на удаленке иногда сложнее, чем в офисе. Инструменты, которые подходят для штатных ситуаций, не всегда эффективны в виртуальной среде. Руководителю важно учитывать мотивационные, организационные и психологические факторы, которые влияют на сотрудников. Рассмотрим, как эффективно контролировать работу удаленщиков.

Как организовать мониторинг

Существуют специальные сервисы, которые контролируют сотрудников и собирают статистику при дистанционной работе. Чем полезны такие программы:

  1. Работники знают, что руководство отслеживает продуктивность, и более ответственно относятся к задачам.

  2. Фрилансеры и сотрудники со сдельной оплатой могут использовать статистику рабочего времени, чтобы выставлять счета клиентам.

  3. Руководителям проще контролировать подчиненных: они понимают, сколько времени уходит на ту или иную задачу.

Потребность в инструментах для дистанционной работы постоянно растет, и компании активно внедряют ПО для контроля сотрудников.

К таким сервисам относится система мониторинга и оценки эффективности работы за ПК «ИНСАЙДЕР». Она помогает решать разные задачи:

  • Онлайн-мониторинг персонала. Руководитель может в реальном времени отслеживать активность сотрудников — как в офисе, так и при удаленной работе. Это дает возможность быстро реагировать на нештатные ситуации, следить за соблюдением рабочего графика и поддерживать дисциплину.

    Онлайн-мониторинг персонала

  • Учет рабочего времени. Сервис автоматически фиксирует фактически отработанные часы, периоды отвлечения, простои и прогулы. Информацию об отпусках, больничных и отгулах можно вносить вручную, что упрощает кадровый учет и расчет заработной платы. 

    Учет рабочего времени.

  • Визуальный контроль действий сотрудника. По заданному расписанию система делает скриншоты, которые показывают, что происходит на экране сотрудника в конкретный момент. Эти снимки служат дополнительным подтверждением выполнения задач и могут использоваться при разрешении спорных ситуаций. 

    Визуальный контроль действий сотрудника

  • Оценка продуктивности. Система генерирует наглядные графики и отчеты, с помощью которых можно оценить общую производительность команды и индивидуальный вклад каждого сотрудника. Эти данные особенно полезны при установке KPI, распределении задач и принятии управленческих решений. 

    Оценка продуктивности

  • Анализ использования цифровых ресурсов. «ИНСАЙДЕР» отслеживает все запускаемые приложения и посещаемые сайты, в том числе развлекательные и вредоносные сервисы. Это способствует предотвращению утечек данных, блокировке доступа к запрещенным ресурсам и укреплению корпоративной кибербезопасности. 

    Анализ использования цифровых ресурсов

  • Контроль каналов коммуникации. Встроенный кейлоггер записывает нажатия клавиш, позволяет отслеживать вводимую текстовую информацию и выявлять случаи употребления ключевых слов. Эта функция помогает выявлять попытки передачи конфиденциальных данных, использование несанкционированных каналов связи или ввод подозрительных запросов. 

    Контроль каналов коммуникации

  • Мониторинг мобильных устройств. Программа отслеживает активность сотрудников не только на компьютерах, но и на корпоративных смартфонах и планшетах. Дополнительно доступно определение местоположения через GPS — особенно полезно для контроля специалистов с разъездным характером работы.

    Мониторинг мобильных устройств

«ИНСАЙДЕР» позволяет работникам сохранять продуктивность и свободу профессиональной реализации в рамках самодисциплины. По данным наших клиентов, использование программы повышает эффективность персонала на 30%.

Получите демодоступ
Заполните форму и оцените возможности ИНСАЙДЕР
Получить демодоступ

Что беспокоит работников на удаленке и как их поддержать

Напоследок коснемся психологического аспекта удаленки. Важно следить за отношениями внутри коллектива. Недавно более тысячи человек участвовали в социологическом исследовании, которое провел журнал Harvard Business Review. Опрос показал: удаленные сотрудники беспокоятся, что другие работники будут негативно о них отзываться и начнут действовать только в своих интересах.

Кроме того, много времени уходит на споры и разногласия. В 84% случаев люди тратят несколько дней, чтобы найти оптимальное решение. У 47% участников споры длятся неделями.

По мнению исследователей, удаленные работники страдают от тревожности чаще штатных сотрудников. Постоянное беспокойство повышает уровень стресса и снижает продуктивность, из-за чего приходится увеличивать затраты и продлевать сроки выполнения задач. Закономерный результат этого — текучка кадров.

Иногда удаленные сотрудники настолько боятся отстать от офисных, что берут на себя намного больше задач. На первый взгляд это звучит неплохо. Но на деле все кончится выгоранием удаленщика.

Вот несколько советов, как поддержать удаленщиков.

Поддерживайте личные отношения

Важно, чтобы коллеги доверяли руководству и друг другу. Узнайте, что мотивирует каждого участника команды, какие у него интересы, увлечения и т. д. Это требует времени, но в результате работники станут лояльнее, а руководитель получит от них больше отдачи.

Нужно учитывать особенности характера подчиненных. Например, одним людям нравится, когда их поощряют публично, другие предпочитают, чтобы их хвалили в личной беседе.

Также важно понимать, в какое время удаленный сотрудник наиболее эффективно работает, и по-разному мотивировать «сов» и «жаворонков».

Уделите внимание знакомству команды с новичками

Дистанционная работа — это не причина пренебрегать внутренним распорядком компании. Когда в коллективе появляются новые сотрудники, их нужно ознакомить с существующими требованиями и представить команде.

Новичок должен узнать о компании и специфике задач, которые он будет выполнять. Также ему нужно предоставить все рабочие инструменты: почту, номера телефонов, приложения для онлайн-конференций и т. д.

Будьте на связи и помните о фидбеке

Можно поддерживать связь по электронной почте, общаться в мессенджерах, отправлять друг другу ссылки на различные ресурсы — все это способствует здоровым отношениям в команде. Также полезно проверять, нужна ли работнику помощь, и своевременно отвечать на вопросы.

Если необходимость мотивации очевидна, то о фидбеке иногда забывают, хотя он не менее важен. В некоторых компаниях менеджеры знакомят фрилансеров с отзывами клиентов и советуют, как повысить качество работы. В результате удаленные сотрудники достигают большей продуктивности.

Выбирайте удобное время для созвона

При активном сотрудничестве с фрилансерами в команде появляется много людей, которые живут в разных часовых поясах. Из-за этого сложнее планировать видеоконференции, потому что не все могут выйти на связь в определенное время. Например, у москвичей рабочий день только начинается, а у жителей Хабаровска заканчивается. В таких случаях следует заранее четко оговаривать время для видеозвонка.

Идеально — назначать встречи в так называемом «золотом окне», когда большинство специалистов находятся в активной фазе своего рабочего дня. Если синхронная встреча невозможна, стоит рассмотреть асинхронный формат: записать видеообращение, составить подробную повестку или использовать совместные документы с комментариями.

Создайте корпоративный канал для общения

Дистанционные работники лишены общения на рабочем месте. Чтобы люди не «выпадали» из социума, можно создать специальный корпоративный канал в мессенджере или ветку в электронной почте. Там сотрудники смогут неформально общаться, посылать друг другу мемы, делиться новыми треками и т. д.

Корпоративный канал — это аналог курилки в традиционном офисе. Главное, чтобы он не отвлекал от задач, и при этом позволял удаленным работникам чувствовать себя частью коллектива.

Happy hour для всех

Корпоративы объединяют, поэтому время от времени стоит устраивать happy hours для всех, включая сотрудников на удаленке. Вечеринка в баре в режиме видеоконференции — это интересно и необычно. Чтобы сплотить команду, можно согласовать время и собраться за «виртуальным столом» с любимыми напитками.

Такие неформальные встречи особенно важны в условиях удаленной работы, когда коллеги редко общаются вне рабочих задач. Happy hour помогает снять напряжение, укрепить доверие и создать атмосферу дружеского взаимодействия. Для большей вовлеченности можно заранее подготовить легкие активности: викторины, тематические конкурсы, игры или просто интересные нерабочие темы для обсуждения.

Общий сбор хотя бы раз в год

Обычно на встречах лицом к лицу можно услышать: «В жизни ты совсем другой!». Такие мероприятия полны неожиданностей, но важнее другое. За один-два дня тесного общения вживую можно узнать сотрудника лучше, чем за год дистанционной работы.

Совместные поездки бывают затратными, но эти инвестиции оправданы. В путешествии можно обсуждать новые идеи, строить планы и знакомиться с культурными особенностями других людей.

Оценивайте эффективность с помощью метрик

Задача руководителя — создать систему коммуникации и отчетности, чтобы оценить производительность труда и поощрять сотрудников за конкретные достижения, а не просто оплачивать рабочее время. На удаленке важнее результат, поэтому менеджерам не стоит переживать о том, что подчиненные не работают по 40 часов в неделю.

При создании системы надо понимать, на что необходимо ориентироваться и какие метрики применять. Бизнес-процессы должны быть описаны и задокументированы, чтобы руководитель отслеживал эффективность и контролировал удаленных работников. Пример полезной метрики — отчеты по рабочему времени из программы «ИНСАЙДЕР».

Заключение

Постоянная связь — это главная составляющая эффективного взаимодействия руководителя с удаленными участниками команды. Большинство фрилансеров предпочитает работать в тихой домашней обстановке, поскольку это повышает продуктивность. Но есть и те, кто в рабочее время занимаются далеко не рабочими задачами. Поэтому руководителю лучше контролировать своих сотрудников с помощью специального ПО.

Иногда удаленным работникам кажется, что о них забыли. В таких случаях люди быстро покидают компанию. Руководителю стоит узнавать, чего добились сотрудники, как развиваются их проекты. Если работники живут недалеко от офиса, можно периодически устраивать встречи.

Часто задаваемые вопросы о переходе на удаленную работу

Как правильно оформить перевод сотрудника на удаленку?

Перевод должен быть оформлен официально: сотрудник подает заявление, а работодатель заключает с ним дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором прописываются:

  • место выполнения работы;
  • график (если отличается от общего);
  • порядок связи и отчетности;
  • условия обеспечения оборудования и расходов (если применимо).

Законно ли контролировать удаленных сотрудников?

Да, контроль законен, если он предусмотрен трудовым договором или внутренними правилами, не нарушает личную жизнь сотрудника и осуществляется с использованием легальных средств, например, системы мониторинга и оценки эффективности, при обязательном информировании подчиненных.

Какие инструменты лучше использовать для контроля удаленщиков?

Эффективные решения включают:

  • Тайм-трекеры, СУРВ — для учета рабочего времени, активности и простоев.
  • Таск-менеджеры — для отслеживания выполнения задач и динамики по проектам.
  • Видеоконференции и чаты — для оперативной коммуникации и обратной связи.

Что делать, если сотрудник не выходит на связь?

Если удаленный сотрудник систематически недоступен в рабочее время, это может расцениваться как нарушение трудовой дисциплины. Рекомендуется заранее установить правила доступности (например, отвечать в течение 15 минут после сообщения), фиксировать нарушения и при необходимости применять дисциплинарные меры в рамках ТК РФ.

Кто оплачивает оборудование и интернет для удаленных сотрудников?

По закону работодатель обязан обеспечить сотрудника необходимым оборудованием и ПО. Однако на практике часто договариваются об использовании личного компьютера с компенсацией расходов. Такие условия должны быть прописаны в соглашении.

Можно ли перевести сотрудника на удаленку без его согласия?

Нет. Перевод на дистанционный режим возможен только с письменного согласия работника. Это требование Трудового кодекса РФ (ст. 312.1).

Как оформлять больничные и отпуска для удаленных сотрудников?

Точно так же, как и для офисных: через личный кабинет ФСС, с предоставлением электронного листка нетрудоспособности. Отпуск оформляется по стандартной процедуре — с приказом и записью в личном деле.

Законно ли использовать кейлоггеры и скриншоты для контроля сотрудников?

Да, если сотрудник предупрежден и дал согласие (в том числе в рамках внутренних документов). Однако сбор данных не должен затрагивать личную переписку или действия вне рабочего времени.

Нужно ли устанавливать антивирус на домашние компьютеры удаленных сотрудников?

Желательно, особенно если они используют личные устройства. Лучше всего выдавать корпоративные ноутбуки с предустановленной защитой.

Как контролировать фрилансеров, если с ними нет трудового договора?

С фрилансерами отношения строятся на основе гражданско-правового договора (ГПХ). Контроль осуществляется через четкие технические задания, промежуточные дедлайны и акты приемки работ. Мониторинг активности с помощью специальных программных средств возможен только при согласии в договоре.

12 марта | 15:00
ВЕБИНАР ОТ ТОТАЛЬНОГО КОНТРОЛЯ К ЭКОЛОГИЧНОЙ СИСТЕМЕ САМООРГАНИЗАЦИИ КОМАНДЫ
Расскажем о том, как экологично внедрить систему мониторинга и извлечь из этого пользу не только руководителям, но и сотрудникам.
Вас ждут взрывные идеи и ценные подарки, регистрируйтесь!

Оцените, насколько полезной была статья
Попробовать бесплатно
Воспользуйтесь 14-дневным триалом системы мониторинга работы персонала ИНСАЙДЕР и узнайте, чем заняты ваши работники на самом деле
2399
Оставить комментарий
Отзывы об ИНСАЙДЕР
Видео о системе ИНСАЙДЕР