Перевод сотрудников на удаленную работу: советы, методы, программы

Такое решение выгодно не только с экономической точки зрения: удаленка важна для улучшения эпидемиологической обстановки. Однако при переходе к такому формату работы важно сохранить продуктивность персонала и создать оптимальные условия как для руководителей, так и для рядовых сотрудников.

В статье вы узнаете о том, как грамотно выстроить бизнес-процессы на удаленке, а также как работать с фрилансерами.

Особенности перевода персонала на удаленную работу

Перейти на дистанционную работу проще всего IT-компаниям, сотрудники которых еще до пандемии периодически пользовались возможностью выполнять свои обязанности вне офиса. Чтобы бизнес мог развиваться в ожидаемом режиме, нужен специальный софт и технические инструменты.

Также важен правильный психологический настрой. При работе в дистанционном формате сотрудникам необходима постоянная связь с руководством и коллегами. Удаленка — это не отдых и сон до обеда, а выполнение обязанностей в соответствии с трудовым договором. Специалисты должны в течение 8 часов решать задачи, которые ставит перед ними руководство. Работодателю необходимо обеспечить персонал всеми инструментами для активности в дистанционном режиме. В свою очередь, сотрудникам нужно грамотно организовать рабочее пространство.

Организация удаленного доступа

При переводе компании на удаленную работу кроме стабильного скоростного интернета требуется особо тщательное соблюдение информационной безопасности. Нужно внедрить многоуровневую систему доступа и проверить, с помощью каких устройств сотрудники будут входить в корпоративные сервисы. Также следует:

1. Установить программу для видеосвязи между работниками. Это позволит поддерживать контакты внутри коллектива, собирать планерки и сохранять общее настроение. Можно выбрать Skype, Zoom или Hangouts.

2. Создать общий чат для сотрудников. Это можно сделать с помощью платформы Microsoft Teams или Slack.

3. Выбрать инструменты, которые позволят ставить задачи и отслеживать их выполнение. Для этого подходят мессенджеры, сервисы видеосвязи, приложения-планировщики — все, что помогает работникам быть частью общего информационного пространства.

4. Использовать только облачные серверы, чтобы выполнять совместные задачи. От личных папок нужно отказаться в целях конфиденциальности.

Преимущества и недостатки удаленной работы

По данным статистики, 50% вакансий сегодня — это удаленная работа. Соискателей, которые предпочитают такой формат, еще больше — до 70%.

Востребованность удаленной работы можно объяснить следующими причинами:

1. Экономия времени. Тем, кто работает удаленно, не нужно каждый день тратить несколько часов на дорогу до офиса и обратно.

2. Возможность совместить основную деятельность с подработкой. Это подходящий вариант для студентов или женщин в декретном отпуске.

3. Психологический комфорт. Удаленная работа нравится тем, кто избегает общения с коллегами и не хочет соблюдать дресс-код.

Кроме того, соискатели часто рассчитывают на свободный график, который позволяет выполнять задачи в удобное время. Здесь нужно учитывать разницу между удаленкой и фрилансом, когда специалист не заключает с компанией трудовой договор, а сам выбирает интересные проекты и соблюдает указанные клиентом сроки.

Также следует отметить недостатки дистанционной работы:

1. Замедленный профессиональный и карьерный рост из-за дефицита деловых контактов.

2. Снижение мотивации. Удаленные сотрудники получают недостаточно обратной связи от руководителя и не чувствуют, что их ценят.

3. Необходимость самостоятельно организовать рабочее место. При удаленной работе нужен компьютер и постоянный доступ в интернет, а это требует дополнительных затрат.

Кроме того, многим не хватает самодисциплины, что удерживает их от дистанционной работы. Наконец, некоторым людям нравится держать себя в тонусе: красиво одеваться, поддерживать отношения с коллегами, чувствовать себя востребованными сотрудниками.

Инструменты для эффективной удаленной работы

Благодаря техническому прогрессу популярность дистанционной работы растет. Компании сокращают расходы с помощью повсеместного доступа к широкополосному интернету, видеоконференций, Google-приложений, облачных сервисов и мессенджеров. Такие инструменты увеличивают вовлеченность удаленных сотрудников.

На удаленке важно сохранять высокую эффективность персонала и ставить задачи таким образом, чтобы работники четко понимали, что от них требуется. Для этого можно использовать таск-менеджеры. Это программы, которые систематизируют информацию о занятости сотрудников и наглядно демонстрируют, на каком этапе находится работа. С помощью таких инструментов можно проводить переговоры и онлайн-совещания и синхронизировать действия работников. О наиболее популярных сервисах стоит рассказать подробнее.

Todoist

Это удобный сервис, который позволяет совершать с задачами разные операции — добавлять, делегировать, ранжировать по степени важности, объединять в списки, назначать исполнителей и сроки. Контролировать ход работы можно с помощью истории активности.

Trello

Этот инструмент для заметок подходит для организации различных проектов — от управления компанией до планирования отпусков. В Trello реализован принцип канбан-досок, который позволяет повышать эффективность деятельности. С помощью сервиса можно организовывать совместную работу и контролировать все проекты.

Jira

Эта программа выделяет приоритетные задачи. У Jira много возможностей. Программа позволяет создавать проекты, ставить задачи и подзадачи, менять их статус, распределять задания между сотрудниками, контролировать выполнение работы и оперативно исправлять ошибки.

Zoom

Этот сервис для видеоконференций заслужил популярность благодаря возможности налаживать контакты между сотрудниками и обмениваться не только деловой информацией, но и эмоциями. В Zoom сохраняются записи разговоров, а онлайн-встречи остаются конфиденциальными.

Slack

Это корпоративный мессенджер, который предназначен не для работы с задачами и проектами, а для общения в чатах. В Slack можно создавать отдельные каналы для команд с ограниченным доступом.

Трудности при переходе на удаленную работу

Удаленка предоставляет сотрудникам определенную свободу и в то же время требует от них большей ответственности перед компанией.

В свою очередь, работодателю нужно предпринять следующие шаги:

1. Обеспечить персонал компьютерами с качественными мониторами и гарнитурами и веб-камерами для видеосвязи. Кроме того, необходим безопасный удаленный доступ к сервисам компании.

2. Предоставить средства мобильной связи, опционально — настроить переадресацию на единый номер.

3. Обеспечить безопасность конфиденциальной информации. Крупные компании видят выход в использовании специального ПО.

4. Придумать стратегию развития бизнеса при дистанционной работе. Иногда важные для бизнеса идеи рождаются при неформальном живом общении за кофе или во время мозгового штурма. Если работники изолированы друг от друга, то им сложнее взаимодействовать напрямую.

5. Наладить внутренние коммуникации и четко спланировать работу над проектами.

Как контролировать удаленных сотрудников

Управлять сотрудниками на удаленке иногда сложнее, чем в офисе. Инструменты, которые подходят для штатных ситуаций, не всегда эффективны в виртуальной среде. Руководителю важно учитывать мотивационные, организационные и психологические факторы, которые влияют на сотрудников. Рассмотрим, как эффективно контролировать работу удаленщиков.

Я на удаленке, и что ты мне сделаешь?

Как организовать мониторинг

Существуют специальные сервисы, которые контролируют сотрудников и собирают статистику при дистанционной работе. Чем полезны такие программы:

1. Работники знают, что руководство отслеживает продуктивность, и более ответственно относятся к задачам.

2. Фрилансеры и сотрудники со сдельной оплатой могут использовать статистику рабочего времени, чтобы выставлять счета клиентам.

3. Руководители понимают, сколько времени уходит на ту или иную задачу.

4. Руководителям проще контролировать подчиненных.

Потребность в инструментах для дистанционной работы постоянно растет, и компании активно внедряют ПО для контроля сотрудников.

К таким сервисам относится ИНСАЙДЕР. Он помогает решать разные задачи, например, следить, чтобы сотрудники своевременно выполняли работу.

ИНСАЙДЕР дисциплинирует сотрудников и помогает им своевременно выполнять задачи. Руководителю будет особенно полезна функция скриншотов экрана, которая показывает, на каком этапе находится работа.

Также сервис оценивает продуктивность по снимкам экрана. Это ускоряет и упрощает анализ эффективности.

Также с помощью ИНСАЙДЕР можно решить проблему учета рабочего времени и отчетности. Иногда сотрудники в корыстных целях указывают неверные данные в отчетах, чтобы получить дополнительную оплату за приписанные себе часы. ИНСАЙДЕР точно определяет количество отработанного времени, формирует соответствующий отчет и оценивает продуктивность. Благодаря ему руководитель знает, за что конкретно компания платит сотруднику.

Программа показывает, насколько эффективно работает сотрудник. Узнать актуальные данные можно как при просмотре в онлайн-режиме, так и за определенный период.

ИНСАЙДЕР позволяет работникам сохранять продуктивность и свободу профессиональной реализации в рамках самодисциплины. По данным наших клиентов, использование программы повышает эффективность персонала на 30%.

Что беспокоит работников на удаленке и как их поддержать

Напоследок коснемся психологического аспекта удаленки. Важно следить за отношениями внутри коллектива. Недавно более тысячи человек участвовали в социологическом исследовании, которое провел журнал Harvard Business Review. Опрос показал: удаленные сотрудники беспокоятся, что другие работники будут негативно о них отзываться и начнут действовать только в своих интересах.

Кроме того, много времени уходит на споры и разногласия. В 84% случаев люди тратят несколько дней, чтобы найти оптимальное решение. У 47% участников споры длятся неделями.

По мнению исследователей, удаленные работники страдают от тревожности чаще штатных сотрудников. Постоянное беспокойство повышает уровень стресса и снижает продуктивность, из-за чего приходится увеличивать затраты и продлевать сроки выполнения задач. Закономерный результат этого — текучка кадров.

Иногда удаленные сотрудники настолько боятся отстать от офисных, что берут на себя намного больше задач. На первый взгляд это звучит неплохо. Но на деле все кончится выгоранием удаленщика.

Вот несколько советов, как поддержать удаленщиков.


Важно, чтобы коллеги доверяли руководству и друг другу. Узнайте, что мотивирует каждого участника команды, какие у него интересы, увлечения и т.д. Это требует времени, но в результате работники станут лояльнее, а руководитель получит от них больше отдачи.

Нужно учитывать особенности характера подчиненных. Например, одним людям нравится, когда их поощряют публично, другие предпочитают, чтобы их хвалили в личной беседе.

Также важно понимать, в какое время удаленный сотрудник наиболее эффективно работает, и по-разному мотивировать «сов» и «жаворонков».

Дистанционная работа — это не причина пренебрегать внутренним распорядком компании. Когда в коллективе появляются новые сотрудники, их нужно ознакомить с существующими требованиями и представить команде. Новичок должен узнать о компании и специфике задач, которые он будет выполнять. Также ему нужно предоставить все рабочие инструменты: почту, номера телефонов, приложения для онлайн-конференций и т.д.

Будет здорово, если новый сотрудник сразу увидит, что ему рады в коллективе.

Можно поддерживать связь по электронной почте, общаться в мессенджерах, отправлять друг другу ссылки на различные ресурсы — все это способствует здоровым отношениям в команде. Также полезно проверять, нужна ли работнику помощь, и своевременно отвечать на вопросы.

Если необходимость мотивации очевидна, то о фидбеке иногда забывают, хотя он не менее важен. В некоторых компаниях менеджеры знакомят фрилансеров с отзывами клиентов и советуют, как повысить качество работы. В результате удаленные сотрудники достигают большей продуктивности.

При активном сотрудничестве с фрилансерами в команде появляется много людей, которые живут в разных часовых поясах. Из-за этого сложнее планировать видеоконференции, потому что не все могут выйти на связь в определенное время. Например, у москвичей рабочий день только начинается, а у жителей Хабаровска заканчивается. В таких случаях следует заранее четко оговаривать время для видеозвонка.


Дистанционные работники лишены общения на рабочем месте. Чтобы люди не «выпадали» из социума, можно создать специальный корпоративный канал в мессенджере или ветку в электронной почте. Там сотрудники смогут неформально общаться, посылать друг другу мемы, делиться новыми треками и т.д.

Корпоративный канал — это аналог курилки в традиционном офисе. Главное, чтобы он не отвлекал от задач, и при этом позволял удаленным работникам чувствовать себя частью коллектива.

Корпоративы объединяют, поэтому время от времени стоит устраивать happy hours для всех, включая сотрудников на удаленке. Вечеринка в баре в режиме видеоконференции — это интересно и необычно. Чтобы сплотить команду, можно согласовать время и собраться за «виртуальным столом» с любимыми напитками.

Корпоратив через Zoom или Skype тоже может быть веселым

Общий сбор хотя бы раз в год

Обычно на встречах лицом к лицу можно услышать: «В жизни ты совсем другой!». Такие мероприятия полны неожиданностей, но важнее другое. За один-два дня тесного общения вживую можно узнать сотрудника лучше, чем за год дистанционной работы. Совместные поездки бывают затратными, но эти инвестиции оправданы. В путешествии можно обсуждать новые идеи, строить планы и знакомиться с культурными особенностями других людей.

Задача руководителя — создать систему коммуникации и отчетности, чтобы оценить производительность труда и поощрять сотрудников за конкретные достижения, а не просто оплачивать рабочее время. На удаленке важнее результат, поэтому менеджерам не стоит переживать о том, что подчиненные не работают по 40 часов в неделю.

При создании системы надо понимать, на что необходимо ориентироваться и какие метрики применять. Бизнес-процессы должны быть описаны и задокументированы, чтобы руководитель отслеживал эффективность и контролировал удаленных работников. Пример полезной метрики — отчеты по рабочему времени из программы ИНСАЙДЕР.

Постоянная связь — это главная составляющая эффективного взаимодействия руководителя с удаленными участниками команды. Большинство фрилансеров предпочитает работать в тихой домашней обстановке, поскольку это повышает продуктивность. Но есть и те, кто в рабочее время занимаются далеко не рабочими задачами. Поэтому руководителю лучше контролировать своих сотрудников с помощью специального ПО.

Иногда удаленным работникам кажется, что о них забыли. В таких случаях люди быстро покидают компанию. Руководителю стоит узнавать, чего добились сотрудники, как развиваются их проекты. Если работники живут недалеко от офиса, можно периодически устраивать встречи.