Контроль работы сотрудников: зачем нужен, инструменты, способы и ошибки

Существуют разные виды контроля. Одни методы специфичны и помогают достигать небольших целей. Другие универсальны и подходят для бизнеса любого масштаба. Вместе эти способы обеспечивают эффективное управление. В статье рассмотрим цели, задачи и методы контроля сотрудников.

Основная цель мониторинга

Контроль необходим обеим сторонам. С его помощью руководитель получает крепкую лояльную команду и надежную защиту конфиденциальной информации, что позволяет добиться желаемых результатов.

Сотрудникам система контроля также приносит пользу: они получают уверенность в стабильности заработка и возможность расти в профессии. Кроме того, честные взаимоотношения с работодателем мотивируют персонал и позволяют лучше понимать, как нужно выполнять свои обязанности.

GPS-наблюдение, корпоративные CRM-системы и другие методы контроля должны быть основаны на открытом сотрудничестве. Важно осознавать, что отслеживание — это не самоцель. В основе систем управления и контроля рабочего времени — стремление к развитию компании.

Также важно следовать принципу взаимного согласия. Например, организация использует GPS-трекинг и видеонаблюдение. В этом случае сотрудники должны знать, что на рабочем месте их действия отслеживаются.

Важно объяснить людям, что у программ для контроля нет цели усложнить жизнь работников или оставить их без премии. Сотрудники должны понимать: руководство не наказывает их, а стремится рационально использовать время и оперативно решать задачи компании. Тогда предприятие сможет укрепить позиции на рынке, улучшить условия работы и повысить зарплаты. Нужен открытый диалог, чтобы не осложнять отношения между руководством и сотрудниками и в результате не снижать эффективность деятельности.

Преимущества контроля работы

Какие возможности дает мониторинг сотрудников:

1. Сотрудники получают четкое понимание KPI. Они знают, чего должны достичь, какие методы надо для этого применить и какими могут быть санкции за нарушения. Прозрачность страхует руководство от невыполнения задач.
2. Работники учатся соблюдать сроки и добиваться результатов в обозначенное время. Это стимулирует развитие бизнеса и повышает культуру договоренностей, помогает заслужить доверие партнеров и расширить их список.
3. С помощью систем управления руководители могут выявить потенциальных инсайдеров — подчиненных, которые сливают внутреннюю информацию посторонним лицам. Также можно обнаружить ошибки и «тонкие» места на разных уровнях и своевременно исправить недочеты.
4. Контроль обеспечивает адаптивность и гибкость в отношениях руководства и сотрудников, а это стабилизирует бизнес. При грамотном управлении компания быстро реагирует на изменения рынка, легче переносит кризисы и повышает свою конкурентоспособность.
5. Контроль мотивирует работников и делает их более лояльными. Заинтересованные сотрудники быстрее выполняют задачи и стремятся повысить качество продукции или услуг, укрепляя положение фирмы.

Главная задача контроля рабочих процессов  — выявить немотивированных, неблагонадежных и недостаточно квалифицированных людей. Когда руководитель понимает, что сотрудник не справляется с обязанностями, он может выяснить причину и принять меры, т.е. либо решить проблему, либо заменить работника.

Также при управлении персоналом важно соблюдать принцип «кнута и пряника», чтобы оптимизировать объем и сроки работы и распределить нагрузку.

Иногда бизнес страдает от инсайдеров и мошенников, которые крадут ресурсы организации. Наблюдение за персоналом предотвращает такие инциденты.

Методы и стратегии контроля

Система управления должна быть гибкой, чтобы руководство могло адаптировать ее в соответствии с потребностями компании, отдела или конкретного сотрудника. Применять все известные методы контроля не нужно.

Так, нет необходимости устанавливать КПП с биометрическим замком в маленьком офисе на десять человек. Это вариант для предприятий с обширными площадями и четко разграниченными секторами. Важно, чтобы система контроля соответствовала задачам организации и специфике работы. Тотальная слежка неуместна в любом случае. Ниже рассмотрим распространенные методы контроля работников.

Планерки

Короткие совещания проводят не только для ознакомления с отчетностью. Демонстрация результатов мотивирует работников, сплачивает коллектив. На планерках уместна и конструктивная критика, и похвала. Лучше совещания-«пятиминутки», даже если в них нет острой необходимости. И вот почему:

1. Планерки обеспечивают прозрачность KPI.
2. Благодаря собраниям сотрудники лучше понимают специфику своих обязанностей.
3. На планерках руководство может рассказать о санкциях за срывы проектов и поощрить за выполнение работы.

Тайный покупатель

Это один из универсальных методов контроля рабочего процесса. Как проходит проверка с помощью тайного покупателя: подготовленный человек выступает в роли клиента, о чем сотрудники компании даже не подозревает. Общение с работником в реальных условиях дает понять, насколько он компетентен, вежлив и профессионален. Благодаря проверке руководство может решить, как повысить эффективность на местах.

Доска мотивации

Здесь можно поэкспериментировать с формой — использовать доску либо стенд или внедрить специальную программу, например, отмечать знаками отличившихся работников в корпоративных чатах.

Мотивационная доска демонстрирует достижения, отображает выполнение планов или срыв сроков. Обычно отслеживать изменения можно в течение дня. Информацию в отдельных блоках обновляют каждую неделю или месяц. Такой метод направлен на мотивацию всех сотрудников.

Введение KPI

Следует отметить, что такая система существует почти во всех организациях. KPI (англ. Key Performance Indicators) — числовое отображение эффективности, которое демонстрирует, как персонал справляется с работой. Например, для менеджера по продажам ключевыми показателями будут новые контакты и количество заключенных договоров. Необходимо, чтобы все сотрудники четко понимали систему KPI. Показатели помогают специалистам выстраивать рабочую стратегию с учетом возможных санкций и бонусов.

Отчеты

Наравне с KPI отчетность в различных формах относится к наиболее распространенным методам контроля. В отчетах фиксируют время, которое работники тратят на выполнение задач, анализируют данные из программ наблюдения и на их основании оценивают продуктивность в рамках KPI. Можно вести классическую «бумажную» отчетность или автоматизировать процесс за счет ПО. Почти все программы учета времени оснащены такой функцией.

Современные виды контроля персонала

Планерки и бумажные отчеты не смогут настроить эффективную систему контроля, и это понимает любой руководитель. Необходимо отслеживать все действия подчиненных на рабочих местах. На личные моменты, например, посещение уборной, контроль не распространяется.

Если руководству нужно вести учет времени, которое сотрудники проводят с пользой для компании, можно обойтись без специальных программно-аппаратных решений. Здесь подойдет видеонаблюдение, КПП, программы для контроля и т.д. Поскольку персональные данные не отслеживают, то вопрос об их защите не актуален.

Контроль доступа

Чтобы контролировать подчиненных, надо исключить опоздания и ранние уходы. Оптимальный вариант — контрольно-пропускные пункты. Можно поставить турникет с вахтером, который ведет книгу учета посещений, или установить оборудование с биометрическими замками.

Выбор зависит от масштабов организации. Для компактного офиса достаточно турникетов, для предприятий с большими площадями и опасными зонами нужны сложные пропускные устройства.

Видеонаблюдение

Обычно видеонаблюдение дополняет другие инструменты, которые руководство применяет для контроля сотрудников. Камеры фиксируют опоздания, прогулы и отлучки, поэтому в комплексе с КПП они особенно эффективны.

Однако видеонаблюдение и КПП не позволяют «играть на опережение» и предотвращать нежелательные действия персонала. Если работники опаздывают, руководство накажет их, но проблему это не решит. При грамотном управлении подобные ситуации предупреждают, а не разбираются с ними постфактум.

Прослушивание телефонных разговоров

Такой способ предотвращает утечки информации и не позволяет персоналу использовать рабочий канал коммуникации в личных целях. Благодаря прослушиванию руководитель может знать, обсуждают ли его подчиненные актуальные задачи или тратят время на сплетни.

Этот вид контроля не противоречит закону о неприкосновенности частной жизни. Руководство прослушивает разговоры в рабочее время, а не личное. Когда работник подписывает трудовой договор, он передает свое время в пользование нанимателю. Следовательно, личное время превращается в рабочее.

Прослушивание в сочетании с другими инструментами контроля дает отличные результаты. Руководитель может анализировать, как сотрудники общаются с клиентами, и совершенствовать коммуникацию. Получается комплексная система, которая решает сразу несколько задач по отслеживанию и оценке действий персонала.

GPS-трекинг

Иногда руководитель не может принимать непосредственное участие в контроле сотрудников. Речь идет о командированных работниках, о специалистах, которые постоянно перемещаются по предприятию или за его пределами. Это особенно актуально для больших компаний. В таком случае нужно тщательно продумать организацию контроля.

Отслеживать действия сотрудников можно с помощью GPS-трекеров — личных, которые работники носят с собой, или стационарных для установки на транспортное средство. Маячки позволяют руководителю в любое время уточнить местоположение подчиненного.

GPS-трекинг предотвращает множество проблем. С помощью маячков руководство узнает обо всем — от незапланированных остановок автомобиля до простоев в командировке, о которых информируют контрольные программы.

Оценка и повышение квалификации

Организациям необходимо оценивать компетентность сотрудников. Проверки с помощью тайных покупателей и прослушивания разговоров здесь недостаточно. Полученную информацию нужно анализировать, чтобы оперативно исправлять недочеты и повышать качество продуктов или услуг.

Оценивать квалификацию можно с помощью экзаменов. Формальный подход здесь неуместен. Экзамены в сочетании с прямым контролем позволяют судить о профессионализме работников и повышать его. Для этого предназначены обучающие курсы, практические программы обмена опытом, когда сотрудники других фирм рассказывают о своих методах.

То, каким образом руководитель будет повышать квалификацию подчиненных, зависит от специфики организации, обязанностей конкретного работника и подхода к контролю. Важно, чтобы после экзаменов и курсов сотрудник перешел на новый уровень. В противном случае надо снимать подчиненного с должности, которой он не соответствует, или продолжить его обучение.

Методика DISC

Поскольку компании давно ввели контроль сотрудников и конфиденциальной информации, появилось множество бизнес-концепций. Внимания заслуживает методика DISC, которую в 1928 году создал психолог Уильям Марстон:

1. Dominance — «господство».
2. Inducement — «побуждение».
3. Submission — «подчинение».
4. Compliance — «согласие».

Метод заключается в использовании обычного опросника, который HR-специалисты предлагают соискателям. Руководители с его помощью могут собирать информацию для оценки подчиненных. Опросник помогает определить типы сотрудников, подбирать для работника должность, которая соответствует его особенностям.

Например, коммуникабельный, напористый и решительный человек подходит для отдела продаж. Ответственный аналитик с развитой эмпатией станет надежным помощником руководителя. Грамотное распределение кадров повышает эффективность выполнения задач. Методику DISC используют многие корпорации, среди них CNN, McDonald’s, Ford и др.

Контроль с помощью программ

О методе контроля, который заключается в применении ПО, следует рассказать отдельно. Первое, что приходит в голову руководителям — использовать CRM. Да, CRM собирает статистику, анализирует эффективность, оптимизирует бизнес-процессы. Однако CRM оставляют нерешенными многие вопросы. 

Например, руководитель не может быть уверен в том, что подчиненный действительно выполняет задачу, а не общается в мессенджере с друзьями или конкурентами компании. Необходимо оптимизировать процессы и защищать внутреннюю информацию путем исключения причин утечек, которые связаны с человеческим фактором. Это ключевая задача, а CRM не может ее выполнить, поскольку не контролирует сотрудников в онлайн-режиме.

Выход из ситуации — применение систем, которые контролируют компьютеры работников и ведут учет времени.

Существует не менее шести аргументов в пользу установки подобных программ.

Наиболее очевидное преимущество — вы будете всегда знать, чем заняты подчиненные в рабочее время. Например, в системе мониторинга работы персонала и контроля рабочих мест ИНСАЙДЕР одним нажатием клавиши можно сформировать отчеты по таким параметрам:

• Хронометраж рабочего дня: время начала и окончания работы, длительность каждого перерыва. Все параметры отображаются с точностью до секунды.

• Работа с приложениями: перечень посещаемых сайтов, длительность просмотра каждого из них, интенсивность взаимодействия с компьютером и продолжительность периодов бездействия. Вы легко заметите, если сотрудник прокрастинирует или, например, просматривает вакансии (явный признак того, что он планирует сменить работу).

Необходима агрегированная статистическая информация? Одна клавиша. Детализированные данные по конкретному сотруднику? Еще одна. Без усилий и сложностей.

Инструмент помогает руководителю тратить меньше времени и сил на сбор и обработку информации об эффективности подчиненных в течение дня.

Согласно выводам, сделанным Массачусетским технологическим институтом в ходе проведенного исследования, эффективность труда повышается на 7% — необходимо лишь уведомить работников о мониторинге.

Сам факт наличия системы контроля повышает общий уровень дисциплины и результативность каждого сотрудника.

С помощью программ для мониторинга руководитель быстро выявляет прокрастинаторов и подчиненных с недостаточной мотивацией. Всего 5 минут в день необходимо для того, чтобы на основе отчета определить проблемные точки. Далее остается только их обработать.

Весьма важный фактор. Даже самый справедливый руководитель — прежде всего человек. А это значит, что вы не можете гарантировать стопроцентную беспристрастность: всегда будут те, кому вы симпатизируете больше, чем остальным. Скорее всего, вы стараетесь делать так, чтобы личное восприятие не отражалось на принимаемых решениях, но это требует затрат сил и времени. И все равно добиться абсолютной объективности получается не всегда.

Второй аспект — работники часто рассматривают решения начальника с позиции личного отношения. «Если бы на моем месте был Петров, то его не стали бы штрафовать за опоздание на 3 минуты» — подобное возмущение нередко можно услышать в курилке. Такие высказывания снижают мотивацию персонала и негативно сказываются на атмосфере в коллективе.

Программное обеспечение для мониторинга позволяет получить точные, объективные и полностью соответствующие действительности данные. Им доверяют как ваши подчиненные, так и вы сами. Это позволяет принимать рациональные решения без лишнего эмоционального напряжения.

Улучшить результаты труда можно даже в случае, когда кажется, что персонал работает на пике своих возможностей. Всегда найдется способ оптимизировать распределение задач, упростить некоторые процессы или скорректировать график.

Вы увидите такие точки роста, только если проанализируете данные о времени, необходимом для реализации проекта, перечне действий для достижения целей, проблемных задачах для конкретного специалиста.

Статистическая информация хранится в программах мониторинга. Все, что необходимо сделать, — изучить отчеты и обратить внимание на те точки, где возможен дополнительный рост.

Для того чтобы вы заметили эти точки роста, нужны данные: сколько ваши сотрудники тратят на работу над проектом? Что именно они в течение этого времени делают? С какими задачами конкретный специалист справляется хорошо, а на каких буксует?

Однако удаленщиков необходимо контролировать не меньше, чем офисный персонал, а порой даже больше. ИНСАЙДЕР и подобный софт решают обозначенную проблему просто: программа-агент на компьютере работника собирает о нем такую же детализированную статистику, как и о человеке, который трудится в кабинете за стеной.

Даже в компаниях с лояльным персоналом существуют определенные риски. Одни не уделяют должного внимания безопасному хранению логинов и паролей, что повышает вероятность утечки конфиденциальной информации. Другие нарушают корпоративные правила взаимодействия с клиентами, что негативно отражается на репутации компании. Третьи и вовсе, затаив обиду, планируют уволиться, предварительно продав базу конкурентам.

Мониторинг страхует вас от похожих ситуаций. Его можно настроить таким образом, чтобы подозрительная активность сразу фиксировалась системой. Сотрудник пытается слить базу? Мы показывали, как отследить подобные моменты с помощью специального ПО, на реальном примере.

Недостатки ПО для слежения за работниками

Недостатки программ мониторинга весьма условны. Как правило, они связаны с неправильным применением софта, а не с его функциональностью. Следует обращать внимание на три важных аспекта.

Контроль за каждым шагом не придется по душе ни одному сотруднику. Однако никто никогда не будет спорить с тем, что:

1. На работе необходимо работать.

2. Организация выплачивает заработную плату, поэтому вправе контролировать активность сотрудников в рабочие часы.

На это и опирайтесь. В первую очередь сообщите подчиненным, какую именно информацию вы собираете, каким образом и в какое время. Обратите их внимание, что заходить в личные аккаунты соцсетей с рабочих ПК не следует.

Чем прозрачнее вы организуете мониторинг, тем лучше. Идеальным считается вариант, когда работник знает о контроле, но практически его не замечает. Например, как в случае внедрения ИНСАЙДЕРА. ПО запускается при включении компьютера и не требует от сотрудника никаких действий.

В процессе знакомства с отчетами может сложиться впечатление, что они слишком детализированы: система скрупулезно собирает всю потенциально полезную информацию. Столкнувшись с таким объемом данных, можно растеряться.

Практика показывает, что после настройки программа требует всего 5-10 минут ежедневно. Этого времени достаточно, чтобы ознакомиться с основными отчетами, которые дают представление о ситуации в целом. Разбираться в детальной статистике необходимо, если возникли подозрения о наличии проблемы или появилась необходимость проанализировать действия конкретного работника.

Работодатель и лица, проводящие мониторинг, могут случайно получить доступ к конфиденциальным персональным данным сотрудников, если программное обеспечение будет внедрено без полноценного предварительного инструктажа персонала. Чтобы сохранить сведения о состоянии здоровья, пароли от личных аккаунтов и данные кредитных карт втайне, работники должны знать, как работает программа, какую информацию она фиксирует и что не рекомендуется делать.

Сколько бы вы ни говорили об опасности использования личных мессенджеров на рабочем ПК, всегда остается вероятность, что вы невольно ознакомитесь с чьей-то перепиской или реквизитами банковской карты.

Следует заранее позаботиться о том, чтобы все фиксируемые программой данные были надежно защищены. Именно по этой причине мы рекомендуем размещать ИНСАЙДЕР, в надежном облаке или на сервере, принадлежащем компании.

Как система мониторинга ИНСАЙДЕР помогает контролировать сотрудников

ИНСАЙДЕР позволяет вывести управление на другой уровень, повысить эффективность работы сотрудников и при этом соблюдать требования законодательства. Преимущества ИНСАЙДЕР:

1. Скрытый контроль подчиненных через учет рабочего времени. ПО фиксирует начало и окончание дня, опоздания и прогулы, разрешенные и несанкционированные простои.
2. Оценки продуктивности сотрудников через анализ решения задач. Система фиксирует, какие сайты и приложения открывал работник, и ранжирует их в соответствии с тем, насколько они были полезны.
3. Трекинг задач позволяет сотрудникам самостоятельно логировать потраченное время, а руководителям предоставляет аналитику и возможность следить за выполнением проектов.
4. Мониторинг программ отмечает запуск любых приложений с указанием времени. По логам руководитель может увидеть, как подчиненные решали задачу, или узнать, что они вообще не занимались работой, поскольку отвлекались на игры.
5. Похожую функцию выполняет мониторинг сайтов. Руководитель может увидеть, что подчиненный зашел в соцсеть и отвлекся на переписку. Существует вероятность того, что работник не просто общался, а делился инсайдерской информацией. Мониторинг позволит это выяснить.
6. Контроль поисковых запросов — еще одна функция для защиты важной информации и повышения эффективности работы.
7. Скриншоты экрана относятся к дополнительным возможностям контроля сотрудников. Можно задать снимки через интервал или в ответ на нежелательные действия. Настройки позволяют сразу отправлять скриншоты на электронную почту руководителя.
8. Мониторинг рабочего времени разъездных сотрудников. Можно просматривать данные о маршрутах каждого сотрудника и отслеживать время нахождения в конкретном месте. Например, на обслуживаемом объекте или в магазине.
9. Блокировка сайтов и приложений позволяет избежать утечек информации и предотвратить непродуктивное использование времени.
10. Защита конфиденциальных данных и помощь в поиске виновных после инцидентов в сфере инфобезопасности.

Когда руководитель самостоятельно контролирует, как его сотрудники решают текущие задачи, компания выходит на новый уровень организации работы. Если подчиненные знают, что все их действия под наблюдением, то у них не будет ни желания, ни возможности тратить впустую оплачиваемое работодателем время.

Вывод

Каждый руководитель знает, насколько важна защита корпоративной информации. Не менее значима и другая задача — добиться эффективности от каждого сотрудника, чтобы повысить прибыльность бизнеса в целом. Сегодня есть множество организационных, технических и программных решений для осуществление контроля качества работы персонала.

Применение автоматизированных систем контроля ПК и учета времени не исключает установку КПП или видеонаблюдения, планерки и сбор отчетности. Сочетание методов помогает руководителю отслеживать, как работают подчиненные, повышать эффективность решения задач. Выбор конкретных мер зависит от масштаба и специфики организации.

Попробовать бесплатно

Воспользуйтесь 14-дневным триалом системы мониторинга работы персонала ИНСАЙДЕР и узнайте, чем заняты ваши работники на самом деле

Введите ваше имя *

Телефон *

E-mail *

Нажимая кнопку «Подписаться» я даю свое согласие на обработку персональных данных