Как повысить производительность сотрудников в офисе: способы, которые реально работают
Оптимизировать бизнес-процессы невозможно без предварительного мониторинга работы и оценки используемых ресурсов. Именно система учета рабочего времени покажет проблемные области. К тому же средства, затраченные на ее внедрение, быстро окупаются благодаря модернизации бизнес-процессов.
Что влияет на производительность
Производительность труда — это объем выполненной работы за определенный промежуток времени — час, смену, день, месяц, год и т.п. Например, на предприятиях, которые производят товары, это количество единиц продукции, в сфере услуг — число обслуженных клиентов, совершенных звонков, подписанных контрактов и т.д.
Подсчитать производительность офисных работников сложнее: они работают за ПК практически весь день, а в их обязанности входит выполнение крупных текущих задач. Иными словами, результаты их работы нельзя подсчитать или измерить.
В качестве примера возьмем обычного менеджера. Согласно трудовому договору, его официальная задача — находить клиентов, подписывать контракты, размещать рекламу и сотрудничать с поставщиками. Предположим, что в течение месяца подписано мало договоров купли-продажи или нарушена дата доставки на склад. В результате компания понесла серьезные финансовые убытки и ухудшила свою репутацию на рынке.
Руководитель пытается разобраться, почему все это произошло. В первую очередь подозрения падают на менеджера, ответственного за поставку: хорошо ли сотрудник выполняет свои обязанности и виноват ли он в возникших проблемах? При этом менеджер клянется, что снижение спроса — это обычное сезонное явление, а склад был пуст потому, что нерадивый поставщик задержал отгрузку.
Однако на самом деле причина всех этих проблем — прокрастинация менеджера. Вместо того чтобы в рабочее время заниматься своими прямыми обязанностями, сотрудник либо не находится на месте, либо сидит в соцсетях, серфит в интернете, играет в онлайн-игры и т.д.
Избежать проблем с поставками и понять, что сотрудник не выполняет свои прямые обязанности, помогла бы система мониторинга и учета рабочего времени. Например, ИНСАЙДЕР постоянно следит за деятельностью сотрудников, выявляет подозрительные действия и сообщает о них руководству. Если бы руководитель раньше внедрил программу, потери денег и репутации можно было бы избежать.
Прокрастинация и лень — далеко не единственные факторы низкой производительности труда. Часто причина в устаревших материалах и программах, а также их ненадлежащее использование.
Представьте, что в офисе всего один принтер. Печатать приходится много, поэтому возле него все время очередь. Из-за этого техника перегружается и быстро ломается, к тому же рабочий процесс становится менее эффективным: половина сотрудников не работает, а ждет очереди к принтеру.
Нерациональное использование рабочих ресурсов также поможет выявить сервис ИНСАЙДЕР: программа фиксирует, когда и кто пользовался техникой.
Зачастую сотрудники просто не заинтересованы в повышении собственной эффективности, и это третья причина низкой производительности труда. На предприятиях замотивировать сотрудников проще: чем выше объем продукции, тем больше зарплата. Однако в офисе множество видов деятельности, и подобрать четкий способ мотивации здесь сложно.
Обычно у офисных сотрудников нет обязательного количества задач и нормы затраченного времени. Из-за этого работники не видят личной выгоды в том, чтобы трудиться эффективнее. Переработка не регистрируется, руководитель просто не может отследить, когда сотрудник выполняет сложные задачи, а когда — простые. В результате работник за свои старания не получает бонусов.
Чаще всего продвижение по службе зависит от времени работы в компании или от других непродуктивных факторов, а не от качества выполнения задач. В крупных компаниях обычный офисный работник часто остается невидимым и должен стабильно выполнять только определенное количество функций. В результате он не заинтересован в том, чтобы быстрее выполнять свои обязанности и осваивать новые, потому что уверен, что это будет проигнорировано и никак не повлияет на его карьеру и зарплату.
Такие ситуации предотвратит система мониторинга ИНСАЙДЕР. Сервис позволяет руководителю видеть перспективных специалистов и формировать продуктивную команду. Также благодаря ИНСАЙДЕРу у сотрудников будет больше мотивации для повышения эффективности своей работы. Каждый член команды знает, что руководитель оценит его продуктивность и увидит, если подчиненный не выполняет свои обязанности.
Повышение эффективности работы сотрудников за ПК
Повысить производительность сотрудников за ПК поможет следующий алгоритм:
- Проведите первичный мониторинг для понимания текущей ситуации.
- Определите цели и задачи — смоделируйте желаемый результат.
- Определите и устраните факторы, которые ухудшают производительность труда.
- Дайте сотрудникам мотивацию для повышения эффективности работы.
- Постоянно отслеживайте выполнение сотрудниками рабочих задач.
С помощью системы контроля рабочего времени ИНСАЙДЕР вы сможете реализовать этот алгоритм с минимальными затратами. Если вы не уверены, подойдет ли сервис вашей компании, воспользуйтесь бесплатной пробной версией и оцените функционал ПО. При установке приложения вы можете выбрать способ хранения базы данных — на серверах компании или в облачных сервисах
Рассмотрим подробнее, как ИНСАЙДЕР поможет повысить производительность компании и отдельных сотрудников.
Первичный мониторинг и целеполаганиеСначала определите, как сотрудники распределяют рабочее время. ИНСАЙДЕР сформирует отчеты и графики, которые продемонстрируют, какие сотрудники и отделы работают неэффективно. ИНСАЙДЕР подходит для компаний с несколькими филиалами, поэтому дает максимально подробную информацию о деятельности организации в целом.
В результате вы узнаете, сколько времени сотрудникам нужно на выполнение конкретных задач и время выполнения какой деятельности можно сократить. Поставьте конкретные цели и сформулируйте результаты, которых хотите достичь.
На этом этапе важно распределить не только штрафы, но и вознаграждения за рабочие успехи. Хороший способ — напрямую поговорить с сотрудниками о целях компании и векторе дальнейшего развития. Уточните, что внедрение системы мониторинга ИНСАЙДЕР — это не «кнут», а «пряник», который выявляет честных и ответственных сотрудников и помогает им двигаться вверх по карьерной лестнице.
Сотрудники, которым нечего скрывать, скорее всего, воспримут эти изменения положительно. Зная, что их работа не игнорируется, у них появится дополнительная мотивация и понимание, что от их работы зависит успех компании.
Сотрудники, которые не хотят принять новые условия, имеют право выбрать другое место работы или трудиться на тех же условиях, понимая, что больше не смогут получать незаслуженные бонусы.
Анализ мониторингаВажно не только внедрить непрерывный мониторинг, но и регулярно анализировать результаты. Разовые управленческие решения и разговоры с неэффективными сотрудниками, основанные на предварительных результатах оценки, не принесут результата без постоянного контроля. Только когда работники поймут, что все действия на ПК действительно прозрачные для руководства, они начнут выполнять свои обязанности с полной самоотдачей. Это и есть ключ к повышению производительности.
При этом ИНСАЙДЕР не нарушает личную конфиденциальность сотрудников. Так, при анализе электронной почты вы получите информацию только о названии активного письма или о том, что вложение было открыто. При мониторинге удаленных сотрудников и фрилансеров, которые часто работают на собственных ПК или ноутбуках, действия будут отслеживаться только в заранее согласованное рабочее время. Однако поисковые запросы, информация о запущенных приложениях и скриншоты экранов во время рабочих смен являются собственностью работодателя и, следовательно, могут им контролироваться.
Стимулы и наказания
Данные об эффективности каждого сотрудника, полученные с помощью системы ИНСАЙДЕР, помогут принять решения о конкретных финансовых и дисциплинарных мерах. Реагировать на нарушения и позитивные моменты обязательно, иначе важность мониторинга со временем теряется. Согласно опыту международных организаций, штрафов должно быть как можно меньше, чем поощрений, как бы противоречиво это ни звучало.
Цель внедрения мониторинга — повысить производительность труда и сделать сотрудников более эффективными. Этого невозможно достичь, запугивая подчиненных предстоящими штрафами. Напротив, с внедрением системы мониторинга перед вами открываются новые горизонты и перспективы.
Ленивые работники все еще могут оставаться на своих должностях, но, в отличие от своих более ответственных коллег, они больше не будут получать бонусы и не смогут подняться по карьерной лестнице. Это поможет естественным образом очистить и обновить команду на справедливой и понятной основе.
Когда в команде есть руководители, которые продвигаются вперед именно на основе положительных результатов мониторинга, они будут мотивировать остальных сотрудников и новичков улучшать свои показатели. В результате акцент на личной производительности станет одним из главных в компании и будет поддерживаться самими сотрудниками.
