Фасилитация: что это такое и как использовать ее в бизнесе
Что такое фасилитация
Иногда участники дискуссии заходят в тупик либо поддаются эмоциям и начинают спорить. Избежать ненужных конфликтов позволяет фасилитация. Название происходит от слова facilitate, в переводе с английского — «облегчать», «содействовать».
Фасилитацией называется набор инструментов и методов, которые используются для организации групповых обсуждений. Такая технология управления позволяет создать комфортную безопасную среду для ведения конструктивного диалога. Это помогает вовлечь людей в разговор, в котором они открыто высказывают свое мнение, слышат других участников дискуссии, рассматривают альтернативные точки зрения.
Технология полезна при проведении мозговых штурмов, семинаров, совещаний, стратегических сессий и т. д. На таких мероприятиях важно, чтобы ни один человек не остался в тени, а мог высказаться и ознакомиться с мнениями других. За соблюдением правил следит фасилитатор.
Открытое обсуждение часто применяется в HR-менеджменте, чтобы адаптировать новых сотрудников, вовлекать людей в беседы о миссии и ценностях компании, укреплять команду.
Преимущества и недостатки фасилитации
Начнем с плюсов. К преимуществам фасилитации относятся:
-
Повышение уровня ответственности. Каждый участник обсуждения понимает ценность своего вклада в общее решение и работает в полную силу.
-
Уникальная возможность высказаться. Как правило, в любой команде есть несколько активных участников, которые обычно выступают. При этом другие люди не озвучивают свою позицию. Фасилитация позволяет высказаться всем, кто хочет.
-
Нейтрализация конфликтов. Фасилитатор прилагает усилия, чтобы участники дискуссии не осуждали, а слышали и понимали друг друга.
-
Оптимизация времени. Мероприятия, которые никто не контролирует, часто затягиваются. Фасилитатор следит за тем, чтобы все могли высказаться и уложиться в нужное время.
-
Эффективность принятых решений. Благодаря фасилитации можно учесть каждое мнение и прийти к компромиссу, который выгоден для всех.
-
Создание экологичной атмосферы. Методика учит сотрудников уважать коллег и их взгляды, что позволяет сделать обстановку в коллективе комфортнее.
Минусы:
-
Зависимость от фасилитатора. Человек, который отвечает за групповую коммуникацию, должен пользоваться авторитетом и обладать навыками управления.
-
Сложность в принятии быстрых решений. К обсуждению по принципам фасилитации нужно подготовиться, в том числе создать план встречи и составить список вопросов. Также необходимо дать высказаться каждому участнику, а это тоже требует времени. Если вопрос нужно решить оперативно, лучше выбрать другой метод.
-
Сопротивление коллектива. Если люди привыкли держать свое мнение при себе, давление на них вызовет негативную реакцию. Когда большинство участников не готово к открытым высказываниям, фасилитация не работает.
Фасилитация в бизнес-процессах
Эффективная коммуникация и высокий уровень вовлеченности персонала делают принятые решения более продуктивными. Фасилитация помогает специалистам развиваться и вместе достигать целей компании.
Например, product-менеджер может использовать такую методику, чтобы пересмотреть продуктовую линейку. Обсуждение вопроса с командой позволит выявить и поддержать интересные инициативы, а затем прийти к консенсусу.
Фасилитация будет полезна и для директора по маркетингу. Он может провести стратегическую сессию, ознакомиться с разными точками зрения и зафиксировать наиболее перспективные идеи.
Если в компании регулярно применяются методы фасилитации, сотрудники учатся понимать друг друга, вести конструктивный диалог и самостоятельно выходить из конфликтных ситуаций. В результате повышается общая эффективность команды.
Ситуации, в которых стоит использовать фасилитацию:
-
Переговоры и совещания. Участники равномерно распределяют ответственность и достигают конкретных договоренностей.
-
Стратегические сессии. Фасилитация помогает тщательно проанализировать ошибки и составить новый эффективный план действий.
-
Встречи для обсуждения целей. Благодаря методике можно объединить команду и прийти к компромиссу.
-
Знакомство нового руководителя с командой. Фасилитация позволяет менеджеру и коллективу найти точки соприкосновения.
-
Обсуждение условий партнерства. Все стороны могут заявить о своих интересах и обозначить важные моменты.
Особенности работы фасилитатора
Это специалист, который устраивает и проводит встречи по принципам методики. Фасилитатору необходимо создать комфортную среду, где люди чувствуют себя в безопасности и открыто делятся своими идеями.
Организатор часто не знает, к какому результату команду приведет обсуждение. При этом у встречи может быть конкретная цель, но шаги, которые помогут ее достичь, выявляются через диалог. Задача фасилитатора — грамотно выстроить структуру мероприятия и вовлечь в обсуждение всех участников.
К другим функциям ответственного лица относятся:
-
Организация и проведение встречи. Фасилитатор собирает команду, составляет план мероприятия, объясняет сотрудникам правила, контролирует временные затраты.
-
Создание доверительной обстановки. Важно следить за тем, чтобы любой участник мог выразить свое мнение и при этом соблюдал общие нормы поведения.
-
Разрешение конфликтов. Задача фасилитатора — направлять дискуссию в продуктивное русло и не допускать разногласий.
-
Управление информацией. Все идеи и выводы, к которым приходит группа, нужно фиксировать и систематизировать. Важно выделить и суммировать основные тезисы, а также предоставить участникам доступ к этой информации.
-
Принятие общего решения. Фасилитатор помогает команде учесть интересы каждого и достичь консенсуса.
Организатор групповых обсуждений должен обладать рядом качеств и навыков. К ним относятся:
- эмпатия и открытость;
- ответственность и пунктуальность;
- умение разбираться в психотипах людей и выбирать стиль общения;
- стрессоустойчивость и терпеливость;
- умение вести переговоры и эффективно управлять командой;
- способность четко структурировать информацию.
Методы и инструменты фасилитации
Технология предполагает использование различных приемов. Разберем наиболее популярные среди них.
|
Метод или инструмент |
Описание |
|
«Мозговой штурм» |
Все участники по очереди делятся своими идеями без осуждения других точек зрения. Чем больше вариантов предлагает группа, тем продуктивнее встреча. Когда все выскажутся, команда обсуждает идеи и определяет самые удачные. |
|
Me, We, Us («Я, Мы, Нас») |
Этап Me — каждый выражает свое мнение в письменной форме. Далее идея обсуждается в небольшой группе из 3–5 участников. Это этап We. Затем результаты дискуссии появляются на общей доске. Их обсуждают все участники — это этап Us. |
|
«Мировое кафе» |
Команда делится на группы по 3–7 человек. Среди них нужно выбрать лидера, который будет фиксировать мнения участников. В течение 20 минут каждая группа обсуждает идеи. Далее участники меняются столами, при этом лидеры остаются на том же месте. Они знакомят новую группу с идеями предшественников и пополняют список, который уже есть. Затем каждая команда возвращается к своему лидеру, систематизирует данные и обозначает наиболее удачные идеи. В завершение руководитель проводит презентацию |
|
«Голосование» |
Работа начинается с группового обсуждения. Затем участники получают по 3–5 голосов и распределяют их между идеями. Самые непопулярные варианты дисквалифицируются. Остальные идеи остаются доступными для обсуждения, после чего происходит еще одно голосование. Этапы повторяются, пока не появится список самых удачных вариантов |
|
«Карусель» |
Участники высказываются по очереди. Время каждого выступления ограничивается 2–3 минутами |
Этапы фасилитации
Перечислим основные ступени:
-
Подготовка. Организатор определяет цели и задачи мероприятия, составляет его план и выбирает оптимальные методы.
-
Вступление. Фасилитатор встречает участников, знакомит их с целями и правилами дискуссии, помогает настроиться на позитивную волну.
-
Обсуждение. Участники высказываются и обмениваются мнениями. Фасилитатор нейтрализует конфликты и помогает прийти к консенсусу.
-
Завершение. Организатор подводит итоги, обозначает главные тезисы, фиксирует договоренности и распределяет ответственность между участниками.
-
Оценка мероприятия и сбор фидбэка. Каждый желающий высказывается, при необходимости — отмечает плюсы и минусы встречи.
Примеры фасилитации
Методика ценится за универсальность и возможность применения во всех сферах, где актуальны групповые обсуждения. Рассмотрим использование фасилитации на примере HR-менеджмента.
Управление ожиданиями
Типичная ситуация: руководителю команды нужны новые специалисты, но его желания не вписываются в реалии рынка труда. Например, человек с подходящим опытом и скилами не согласится на зарплату, которую предлагает компания. В таком случае HR-менеджеру можно использовать фасилитацию и провести встречу между руководителем и экспертом по найму, чтобы они пришли к консенсусу.
Адаптация новых сотрудников
Фасилитация помогает оптимизировать процесс онбординга. Иногда при адаптации новичков возникают конфликтные ситуации — с руководителем или другими сотрудниками. Пространство для дискуссий позволяет избавиться от разногласий.
Обсуждение стратегии развития
Благодаря фасилитации можно объединить усилия руководителей отделов и сотрудников. Это позволит избежать разногласий, которые возникают при изменении грейдов, планировании обучения, ротации специалистов между департаментами.
Решение кадровых вопросов
Если конкретный отдел страдает из-за высокой «текучки», фасилитация позволит выяснить, почему от руководителя все время уходят работники. Встреча покажет, что именно мешает создать стабильный коллектив.
Фасилитация используется не только в HR-менеджменте. Например, ее применяют scrum-мастера, которые сопровождают команду от одного спринта к другому. Кроме того, фасилитацию часто используют product-менеджеры. Таким специалистам особенно важно прислушиваться ко всем, кто работает над продуктом.
Заключение
Успешность развития бизнеса и достижения целей измеряется не только цифрами. Также важно учитывать вклад каждого человека и признавать его заслуги. Фасилитация позволяет создать экологичную среду, где можно высказываться и слышать других.
Команда быстро прогрессирует, когда люди активно обмениваются опытом и вместе находят эффективные решения. Именно поэтому HR-менеджерам важно внедрять инструменты и методы, которые позволяют сотрудникам договариваться и идти вперед.