В чем заключается эффект «бутылочного горлышка» в бизнесе
Чтобы понять, как все происходит, можно провести аналогию с переливанием компота из банки в кувшин. В емкости содержится некоторое количество мелких ягод, крупных яблок и жидкость. Рабочие задачи также бывают объемными, не очень и даже пятиминутными. Чтобы компот перелился в кувшин, фруктам и ягодам необходимо пройти через горлышко. Если отверстие узкое, то содержимое напитка — крупные задачи — его заблокирует. Следовательно, жидкость — самые простые или пятиминутные вопросы — не перельется и не попадет в кувшин — готовые дела.
То же самое происходит и в производственных процессах. «Бутылочное горлышко» — это место ограничения скорости исполнения или его полная остановка. Причина возникновения проблемы кроется в нарушении баланса между поступающим и выходящим потоками задач.
Найти и устранить узкое место — важная управленческая задача по оптимизации производственных процессов.
Разновидности bottleneck
В рабочих процессах есть два типа проблемных мест:
-
Кратковременные. К перегрузкам команды и задержке исполнения заказов приводит резкий рост спроса на товар или услугу и технические проблемы, из-за которых оборудование выходит из строя.
-
Системные, или долгосрочные. Причина их появления кроется в структурных проблемах самого процесса. Долгосрочные узкие места возникают из-за неэффективных рабочих процедур, недостаточного обучения персонала, неграмотного использования ресурсов. Для решения проблемы требуются фундаментальные изменения: пересмотр структуры компании и внедрение инновационных технологий для обеспечения постоянного улучшения производительности.
Оба типа узких мест серьезно сказываются на результативности работы организации. Необходимо обеспечить их своевременное выявление и устранение для организации бесперебойной занятости и оптимизации трудовых процессов в долгосрочной перспективе.
Причины появления эффекта «бутылочного горлышка»
Возникновение узких мест в рабочих процессах зависит от разных факторов, например:
-
Недостатка ресурсов. Производственная деятельность замедляется или парализуется, если для налаживания работы не хватает оборудования, материалов, технологий или персонала.
-
Неоптимизированных процессов. Работа приостанавливается из-за излишней бюрократии, большого количества согласований, нелогичного исполнения задач.
-
Недостаточной подготовки сотрудников. Причиной замедления процессов может стать отсутствие необходимых навыков и знаний у персонала.
-
Неправильного использования технологий. Например, график выпуска продукции нарушается из-за сбоев в работе системы управления складом или ее несоответствия потребностям компании.
-
Неэффективного управления. Зачастую причиной снижения производительности становится несогласованность между отделами или недостаточный контроль процессов.
Если понимать причины возникновения узких мест, то можно выявить их на начальных стадиях и устранить.
Отрицательные последствия эффекта для команды
Из-за появления узкого места в рабочих процессах:
-
Снижается производительность. Следствием постоянных замедлений и ожиданий становится падение общей продуктивности.
-
Увеличивается время выполнения задач. Подобные проблемы приводят к задержкам в графике выполнения проекта.
-
Ухудшается качество работы. Из-за постоянных задержек сдвигается дедлайн и появляются «горящие» задачи. Сотрудники начинают торопиться, появляется большое количество ошибок и недочетов.
-
Работа распределяется неравномерно. Если один член коллектива становится «горлышком», другие берут на себя его задачи. Из-за неравномерного распределения работы в команде начинает расти недовольство.
-
Теряется мотивация. Проблемы и задержки становятся причиной снижения энтузиазма в команде.
Способы поиска узких мест
Чтобы найти «бутылочное горлышко», необходимо визуализировать рабочие процессы. Например, с помощью канбан-метода или накопительной диаграммы потока. В первом используется специальная доска и набор стикеров, что позволяет сотрудникам видеть ход выполнения работ. Вторая предназначается для наглядного показа количества задач на каждом этапе в разрезе конкретного периода.
Чтобы глубже проанализировать процессы, сделайте следующее:
-
Оцените данные и отчеты. Займитесь изучением ключевых показателей — временем выполнения задач, издержками материалов, количеством брака и другими метриками для определения областей с возможным наличием узких мест. Проблемные участки можно выявить с помощью контрольной диаграммы. Она покажет задачи, которые вызывают затруднения или выполняются с опозданием.
-
Поговорите с членами команды. Коллеги подробно расскажут о трудностях, с которыми они сталкиваются, и вы сможете выявить неочевидные на первый взгляд проблемы.
К примеру, окажется, что некому заменять одного из сотрудников, который часто болеет. Возможно, следует расширить штат и принять специалиста с такими же функциями. Или уволить текущего сотрудника и взять нового на его место.
-
Наблюдайте за ходом выполнения задач. Изучайте работу не только по отчетам и рассказам сотрудников, но и оцените ее изнутри. Встаньте на место специалиста: так вы выявите участки, где случаются задержки или появляются проблемы.
-
Используйте методы управления качеством. Анализируйте работу с помощью диаграммы Парето или Исикавы, контрольных листов и других полезных инструментов. Они помогут выявить возможные узкие места в производственных процессах.
Для построения графика Парето и идентификации наиболее частых проблем используйте контрольную диаграмму. Высота ее столбцов покажет периодичность возникновения трудностей.
Диаграмма Исикавы, или схема «рыбьей кости» применяется для кластеризации проблем и узких участков по категориям.
Способы устранения препятствий
Для разрешения вопросов, которые выявились при анализе узких мест, сделайте следующее:
-
Расставьте приоритеты. Классифицируйте проблемы по степени критичности для решения и анализируйте их влияние на рабочие процессы и цели компании.
-
Сформируйте команду. Назначьте сотрудников для устранения проблем. Это должны быть представители разных отделов с необходимыми знаниями и навыками.
-
Разработайте пошаговую стратегию. Укажите ресурсы, ответственных и сроки, которые потребуются для исправления ситуации.
-
Внесите изменения. После разработки плана действий приступайте к модернизации. Заручитесь поддержкой руководства и обеспечьте участие всей команды.
-
Оцените результаты. С помощью системы мониторинга и контроля отслеживайте эффективность мер, которые предпринимаются для устранения проблем, и при необходимости вносите в них коррективы.
-
Проведите обучение сотрудников. Презентуйте изменения и познакомьте команду с новыми условиями и процессами.
-
Проанализируйте работу. Сравните текущую производительность команды с первоначальными показателями и оцените успешность устранения «бутылочного горлышка».
Для эффективного поиска «узких мест» используйте «ИНСАЙДЕР» — сервис для оценки внутренних процессов, выявления факторов, которые негативно сказываются на производительности сотрудников, и принятия соответствующих мер для улучшения ситуации.