Должностные инструкции: чем полезны, кому нужны, что в них писать
Должностная инструкция — это внутренний нормативный акт, который регулирует отношения между работодателем и сотрудником. Документ не является обязательным по Трудовому кодексу, но играет важную роль в эффективности рабочего взаимодействия.
Начальству должностные инструкции помогают осуществлять контроль над коллективом, а сотрудникам — работать продуктивнее и быстрее достигать карьерных целей.
Задачи должностной инструкции
По закону работодатель не обязан внедрять этот норматив, однако должностная инструкция выполняет важную задачу. Она помогает определить обязанности каждого сотрудника и найти виновных в случае инцидентов.
Также должностные инструкции позволяют создать иерархию в коллективе. Это эффективный подход, который выстраивает субординацию между сотрудниками и объединяет их для достижения общих целей.
Среди других преимуществ внедрения должностных инструкций:
- контроль рабочих функций и корректное распределение задач в коллективе;
- эффективное взаимодействие сотрудников на разных уровнях субординации;
- оценка достижений работника и его соответствие уровню занимаемой должности.
Современные IT-решения покажут объективную картину работы сотрудника. Например, ИНСАЙДЕР — система мониторинга персонала, которая отображает активность каждого подчиненного и фиксирует, чем именно занимался специалист в определенный момент и как долго он выполнял ту или иную задачу.
Внедрение программы делает контроль сотрудников максимально непредвзятым — полученную с ее помощью информацию нельзя оспорить. Решение несет пользу и для подчиненного: фиксирование его действий в рабочее время станет весомым доводом при необоснованных обвинениях в конфликтной ситуации.
Что включает должностная инструкция
В стандартный документ входят следующие разделы:
«Общие положения». Включает данные о сфере деятельности сотрудника, порядок его назначения на должность и снятия с нее, условия замещения на время его отпуска и других отсутствий. Сюда же относятся квалификационные требования и правила субординации.
«Функции». Описывает ключевые направления деятельности работника.
«Основные обязанности» и «Права». Сюда входит перечень задач и права сотрудника, которые обозначают сферу, где он может самостоятельно принимать решения.
«Ответственность». Включает санкции, которые реализуются в случае недобросовестного исполнения обязанностей.
«Взаимоотношения. Связи по должности». Это перечень людей, с которыми сотрудник взаимодействует по работе, а также порядок согласования и подписания внутренних документов.
Порядок разработки должностных инструкций
Как правило, составлением документа занимаются юристы, руководители отделов или их заместители, иногда HR. Инструкция хранится в трех экземплярах — у начальника, в отделе кадров и у самого сотрудника.
Преимущества для сотрудника
Основная ценность документа для подчиненного — аргумент в случае судебных разбирательств и обвинений со стороны работодателя. Должностная инструкция позволит опровергнуть факт неисполнения служебных обязанностей.
Помимо этого, четкие инструкции позволяют избегать конфликтов на почве разграничения зон ответственности или несправедливого распределения нагрузки в коллективе. Некоторые компании включают полный перечень задач в трудовой договор, но это делает его слишком громоздким. Оптимальный вариант — прописать в договоре обязанности в общих чертах, а подробный список вынести в должностную инструкцию.
Виды должностных инструкций
Закон не предписывает требования к содержанию должностных инструкций, но их можно разделить на две группы: индивидуальные и типовые. Индивидуальные составляются для сотрудников в одной должности, но с разными обязанностями. Типовые — когда работники на одной позиции занимаются одинаковыми задачами.
Важно отметить, что должностная инструкция не может быть разработана для специалиста, который работает по договору ГПХ. Иначе договор будет переквалифицирован в трудовой, а компании придется выплатить штраф 50–100 тысяч рублей.
Разработка и подписание должностных инструкций — обязательное условие для государственных служащих, работников местных муниципалитетов и ведомств, а также военных.
Подведем итог
Должностная инструкция — это важный корпоративный документ, который помогает определить обязанности каждого сотрудника, оценить его достижения и выстроить субординацию в коллективе. Но, помимо выгоды для работодателя, подобный регламент является гарантией защиты подчиненного в случае необоснованных обвинений по вопросам, связанным с трудовой деятельностью.