Что такое хронофаги и как они мешают нашей продуктивности

Типы хронофагов

Они бывают трех видов:

1. Отвлекающие занятия. Главный хронофаг нашей эпохи — это интернет. Зависимость вызывают бесконечные переписки в соцсетях, просмотр коротких видео и чтение новостных или развлекательных каналов. Со всеми бывало хоть раз, что мы начинали искать информацию по рабочей задаче, но заканчивали за просмотром чужих фотографий.

2. Общение с людьми. Есть фактор, который не зависит от нас — это поведение других людей. Разговоры по телефону с близкими, общительными друзьями или даже спамерами — все это примеры хронофагов.

   На работе нас также часто подстерегают «поглотители времени»: долгие созвоны, встречи и совещания без определенной цели, а также неорганизованные коллеги, за которыми приходится переделывать задачи.

3. Внешние обстоятельства. Это тип хронофагов, который также не зависит от нас напрямую. Мы не можем повлиять на погоду, пробки на дорогах и длинные очереди.

   Например, внезапно пошел снег, машину занесло и утром нужно тратить время на ее очистку. Или член вашей семьи заболел и вы вынуждены отменить планы и отложить дела на неопределенный срок.

Откуда берутся хронофаги

«Поглотители времени» редко возникают сами по себе — чаще всего мы создаем их сами. Поэтому, прежде чем пытаться бороться с явлением, следует выяснить его причины. Вот самые распространенные причины возникновения хронофагов:

1. Личные проблемы. Возможно, у вас плохое настроение, усталость, профессиональное выгорание или разногласия с близкими. Все это снижает вашу продуктивность и заставляет вас захотеть отвлечь внимание. В таком случае лучше отложить дела и сделать небольшой перерыв.

2. Проблемы с организацией. Недостаточное владение техниками тайм-менеджмента — одна из причин возникновения «поглотителей времени». Если вы не умеете правильно определять приоритеты, составлять списки дел, делегировать задачи и планировать проекты, рабочий процесс может затянуться.

3. Неприятные дела. Есть обязанности, которые вам не нравятся, и вы постоянно откладываете их выполнение. У каждого свой список таких дел: одни не любят ходить за покупками, другие — разбираться с коммунальными платежами, третьи — составлять регулярный отчет по работе.

Как бороться с хронофагами

Когда мы выяснили причины возникновения «поглотителей времени» и их виды, важно продумать стратегию по борьбе с ними.

Шаг 1: Определите, на что уходит много времени

Записывайте все свои действия и затраченные на них часы в течение недели. После этого проанализируйте, какие хронофаги отнимают больше всего ресурсов. 

Если основная проблема заключается в скроллинге соцсетей, попробуйте отключить уведомления на телефоне и перейти на режим «Не беспокоить». Однако если ваша работа требует постоянного общения или поиска информации в сети, эти методы могут оказаться неэффективными. В таком случае можно создать отдельный аккаунт или даже приобрести второй телефон, чтобы избежать отвлекающих факторов.

Шаг 2: Научитесь расставлять границы

Вот несколько советов:

1. Установите определитель номера, который отмечает нежелательные звонки как спам. Это позволит вам игнорировать их.

2. Ограничьте время общения с разговорчивыми родственниками и друзьями. Например, договоритесь созвониться только на 15 минут сегодня и продолжить завтра.

3. Не тратьте время на тех, кто задерживает сроки, опаздывает на встречи или пропадает без предупреждения. Ищите альтернативных исполнителей и не берите на себя лишнюю работу.

Ключевой аспект в борьбе с хронофагами — осознать, что мы не способны изменить людей или повлиять на внешние обстоятельства, но можем контролировать свое поведение и адаптироваться к ситуациям.

Шаг 3: Подготовьтесь к непредвиденному

1. Заранее найдите полезные аудиокниги или подкасты и слушайте их в долгих поездках, чтобы не тратить время зря.

2. Объедините два хронофага: звоните родителям, пока стоите в пробке.

3. Записывайтесь на прием к врачу на определенное время и приходите без опозданий, чтобы не стоять в очередях.

Внешние факторы оказывают влияние на нашу жизнь, и кажется, будто мы ничего не можем с этим поделать. Однако если мы допускаем вероятность возникновения той или иной ситуации, то можем подготовиться и встретить хронофаг во всеоружии.

Шаг 4: Планируйте не только работу, но и отдых

Нередко склонность к прокрастинации является симптомом переутомления. Выделяйте время в календаре для отдыха, используйте метод «Антирасписание» и планируйте активности на вечера и выходные дни.

Следите за своим эмоциональным состоянием, чтобы избежать переутомления. Помимо этого, установите лимит на выполнение задач и не превышайте его, иначе ваш рабочий день станет бесконечным и вы быстро выгорите.

Нам часто жаль тратить время на отдых и безделье и мы беспокоимся, что упускаем что-то важное. Однако нельзя забывать, что чрезмерная нагрузка — верный путь к эмоциональному выгоранию и проблемам со здоровьем.

Шаг 5: Освойте тайм-менеджмент

1. Изучите литературу или посмотрите обучающие видео о тайм-менеджменте.

2. Внедрите полученные знания в свои ежедневные активности.

3. Не заменяйте работу изучением тайм-менеджмента, чтобы это не стало новым хронофагом.

Сначала вы потратите время и усилия на освоение новых навыков, но в долгосрочной перспективе это повысит вашу продуктивность.

Шаг 6: Делегируйте задачи

1. Рассчитайте стоимость одного часа своей работы. Для этого разделите ваш доход на количество трудовых часов.

2. Если стоимость вашего времени выше, чем у смежных специалистов, смело делегируйте задачи.

3. Используйте освободившиеся часы для выполнения полезных дел или отдыха.

Возможно, у вас слишком много задач, и вы не успеваете справляться со всем самостоятельно. Ослабьте контроль и не пытайтесь делать все в одиночку, если можно попросить помощи у коллег.

Инструменты и методы борьбы с хронофагами

Планировщики — это эффективная помощь в организации как работы, так и досуга. Они бывают двух видов:

Бумажные:

• позволяют задействовать мышечную память в процессе письма;

• удобны для тех, кто предпочитает работать с бумажным носителем;

• не имеют функции напоминаний, их также можно потерять.

Электронные:

• удобный функционал и синхронизация с несколькими устройствами;

• кроссплатформенность: мобильные приложения или программы для компьютера;

• популярные сервисы на выбор: Todoist, «ЛидерТаск», SingularityApp, «Хаос-контроль» и другие.

Повысить самодисциплину и оптимизировать трудозатраты также помогут IT-решения для учета рабочего времени. Например, система мониторинга «ИНСАЙДЕР» фиксирует как простои и отвлечения, так и активную деятельность за компьютером или смартфоном. Программа анализирует действия пользователя и помогает оптимизировать рутинные задачи. Помимо этого, сервис составляет отчеты по каждому сотруднику. Они показывают, какие сайты посещает специалист, сколько времени тратит на посторонние ресурсы и даже какой текст набирает на клавиатуре. «ИНСАЙДЕР» поможет не только бороться с прокрастинацией, но и грамотно распределять нагрузку в команде, в том числе и удаленной.

Подведем итог

Хронофаги — это внешние и внутренние факторы, которые мешают нам эффективно использовать свое время. Они возникают из-за неорганизованности, прокрастинации, недостатка мотивации или внешних обстоятельств. 

Чтобы справиться с хронофагами, важно научиться четко планировать свою деятельность, устанавливать приоритеты, делегировать задачи и развивать навыки управления ресурсами. Осваивайте методы тайм-менеджмента и используйте сервисы для учета рабочего времени — это поможет стать более продуктивным и успешным в достижении своих целей.

Попробовать бесплатно

Воспользуйтесь 14-дневным триалом системы мониторинга работы персонала ИНСАЙДЕР и узнайте, чем заняты ваши работники на самом деле

Введите ваше имя *

Телефон *

E-mail *

Нажимая кнопку «Подписаться» я даю свое согласие на обработку персональных данных