Подтвердите, что вы не робот
Получить демо-доступ
Получить демо-доступ

14 методов эффективной коммуникации на рабочем месте

#Контроль бизнес-процессов

Из-за растущей популярности гибридных моделей работы в российских компаниях становится актуальным вопрос о внутрикомандной коммуникации. Как показали результаты исследований, общение между сотрудниками — ключевой фактор в создании комфортной атмосферы. Так считают 80% опрошенных. В то же время выяснилось, что только 13% руководителей уделяют внимание качеству коммуникации на рабочем месте.

Первый шаг к эффективной коммуникации — улучшение собственных навыков общения. Благодаря умению правильно взаимодействовать с коллегами вы сможете добиться их доверия, а также повысить свою продуктивность и продвинуться в карьере. В статье вы узнаете о наиболее эффективных методах улучшения коммуникации.

Комфортный процесс адаптации новичков

Начинать работать на новом месте достаточно сложно. Это особенно актуально для удаленных сотрудников. Новому работнику нужен доступ ко всей необходимой информации — документам, учебным материалам и т.д. Кроме того, вы можете закрепить за новичком наставника и таким образом облегчить период адаптации.

Четкие инструкции по выполнению задач

57% участников опроса пожаловались на отсутствие четких указаний со стороны руководства. Составьте подробную инструкцию по выполнению каждой задачи и проекта. Кроме того, создайте пошаговый чек-лист по устранению возможных препятствий. Такие действия сформируют понимание того, что и как нужно делать, и в итоге помогут улучшить внутрикомандную коммуникацию.

Открытые доверительные отношения

Доверительные отношения внутри коллектива — это непрерывная работа, благодаря которой коммуникация выходит на качественно другой уровень. Учитывайте интересы коллег, их симпатии и антипатии, чтобы добиться комфортного общения. Атмосфера доверия и понимания поможет сотрудникам эффективнее взаимодействовать и быстрее достигать командных целей.

Коллеги

Встречи тет-а-тет

Не забывайте регулярно общаться с сотрудниками. Во время встреч можно не только обсуждать задачи и собирать обратную связь, но и разговаривать на отвлеченные темы.

Тем, кто находится на «удаленке», особенно важно оставаться на связи с коллегами и своевременно обмениваться информацией, чтобы поддерживать непрерывность рабочих процессов. Вы можете использовать специализированные программы для контроля сотрудников. Такое ПО помогает эффективно обмениваться данными и отслеживать, сколько времени работники тратят на выполнение задач.

При общении в формате тет-а-тет важна честность и предусмотрительность. Если вы управляете командой удаленных сотрудников, то вам помогут эти рекомендации:

  1. Не отменяйте назначенные встречи. Постоянные срывы и переносы негативно влияют на моральный дух сотрудников.
  2. Перед звонками и онлайн-конференциями проверяйте исправность оборудования и программного обеспечения. Встречи не должны прерываться из-за технических неполадок.
  3. Готовьтесь к встречам и составляйте повестку дня. Не тратьте свое и чужое время на беспредметные разговоры.

Внимание на нюансы

В межличностном общении только 7% занимает словесная коммуникация, а 55% — это невербальные сигналы. Всматривайтесь в выражение лица собеседника, прислушивайтесь к интонациям в его голосе, «считывайте» его позу и жесты.

Кроме того, важно быть активным слушателем, т.е. уделять все свое внимание тому, кто с вами говорит. Задавайте вопросы и обязательно выслушивайте ответы.

Обратная связь

Обратная связь

Будьте открыты для разных мнений. Любая обратная связь всегда обладает определенной эмоциональной окраской и при этом позволяет увидеть свои сильные и слабые стороны. Предоставляйте сотрудникам возможность высказаться без каких-либо последствий при личных встречах или анонимно.

Собирайте качественную и количественную обратную связь. В первом случае нужно спрашивать у подчиненных, что компания и лично вы можете сделать, чтобы улучшить условия работы. Ответы сотрудников дадут понимание того, в каком направлении надо двигаться. Количественная обратная связь должна отражать Net Promoter Score (NPS), т.е. уровень лояльности по шкале от 1 до 10. Полученные результаты позволят поквартально анализировать, насколько персонал доволен условиями и обстановкой в компании.

Политика «открытых дверей»

Такая политика улучшает коммуникацию на рабочем месте и способствует созданию доверительных отношений. Сотрудники часто не решаются открыто выражать свое мнение, и это тормозит развитие компании. Если работников что-либо волнует, то им можно и нужно честно говорить об этом с руководством. Убедите сотрудников в том, что выражать свои мысли — это нормально.

Командные мероприятия

Своевременная «перезагрузка» защищает команду от выгорания. Хорошо организованные веселые тимбилдинги помогают сотрудникам восстановиться, снять стресс, лучше узнать друг друга и получить яркие впечатления. Такое неформальное общение повышает качество коммуникации на рабочем месте.

Командные мероприятия

Эффективные инструменты для унифицированного общения

Сегодня для обмена данными используется множество инструментов: электронная почта, мессенджеры, телефонная связь и т.д. При таком количестве каналов часть сообщений может затеряться в плотном информационном потоке. Выберите для коммуникации простой инструмент, который соответствует специфике ваших бизнес- процессов.

Кроме того, изучите инструменты для управления проектами, чтобы контролировать их выполнение, обнаруживать узкие места и находить способы оптимизировать рабочие процессы.
Если вы уже внедрили различные инструменты и программы для управления проектами, то подумайте об интеграции приложений. Это положительно повлияет и на продуктивность, и на коммуникацию.

Разнообразие, равенство и инклюзивность

Как показывают исследования, сотрудникам поколений Y и Z важно, чтобы при выстраивании рабочего пространства соблюдался принцип DEI. Эта аббревиатура расшифровывается как Diversity, Equity, and Inclusion, в переводе — «разнообразие, равенство и инклюзивность».

Проверьте, насколько вы и ваша команда соответствует DEI. Это должно привести к откровенным дискуссиям, которые сделают рабочее пространство более инклюзивным.

Телефонные разговоры

Приятные собеседники, которые умеют расположить к себе, высоко ценятся. Не думайте, что инновационные программы вытеснили телефонную связь - в крупных компаниях она по-прежнему занимает важное место среди инструментов коммуникации.

Телефонные разговоры осложняет невозможность получать от собеседника невербальные сигналы, поэтому прислушивайтесь к его интонациям и внимательно следите за своим тоном.

Телефонные переговоры

Правильные электронные письма

Электронная почта остается востребованным инструментом коммуникации. Учитесь выражать свои мысли в максимально удобной для восприятия форме. Лаконичные и понятные электронные письма с четким изложением задач существенно экономят рабочее время.

Используйте маркированные списки и избегайте расплывчатых формулировок. Перед тем как отправлять письма, перечитывайте их и при необходимости корректируйте.

Публичные выступления

Учитесь выступать на публике: без этого умения вам будет сложно четко формулировать мысли и доносить их до окружающих.

Начинайте с выступлений перед людьми, с которыми вам наиболее комфортно. Так вы постепенно станете увереннее в себе.

Изучайте сильные и слабые стороны коллег

Развитые навыки в одной области и недостаток компетенций в другой — это нормально для каждого сотрудника. Необходимо изучать сильные и слабые стороны друг друга, чтобы повысить общую продуктивность.

Эффективность коммуникации на рабочем месте зависит от каждого члена команды. Используйте эти 14 стратегий и вы сможете узнать, что происходит в коллективе, какие новые идеи появились у сотрудников и какой формат общения наиболее продуктивен.

Обратная связь позволит вам оптимизировать бизнес-процессы и сделать рабочие условия максимально комфортными.