Получить демо-доступ
Отправим вам в SMS код для входа
Отправить
Получить демо-доступ
Оставить заявку

Журнал учета рабочего времени

Журнал учета рабочего времени нужен для фиксации прихода и ухода сотрудников. В документе есть графа для обозначения причин, по которым работник опоздал. В этой же графе можно отметить реквизиты больничных листов, заявлений на отпуск, информацию из объяснительных записок.

6w7ZJLj2I4FxBI67a.gif

Нарушаем рабочий график?

Особенности журналов

В соответствии с п. 4 ст. 91 ТК РФ, работодатели обязаны вести учет времени, которое по факту отработали сотрудники предприятия. Для этого есть специальный табель учета рабочего времени:

  • Формы Т-12 и Т-13 утверждены постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1.

  • Форма по ОКУД 0504421 утверждена приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н.

В табеле можно фиксировать количество часов, которое отработал сотрудник. Эти данные необходимы для начисления заработной платы. Для указания причин отсутствия на работе есть специальные коды. Если их не знать, понять причину отсутствия сотрудника невозможно.

Журнал помогает контролировать время, которое отработал сотрудник предприятия, и отслеживать причины, по которым он не вышел на работу.

Предусмотрите в журнале графу для фиксации причин опозданий сотрудников или их отсутствия на работе. Здесь же можно указать реквизиты больничных листов, заявлений на отпуск и т. д.

Журнал контролирует, дисциплинирует, мотивирует. Благодаря ему вы увидите старания сотрудников с гибким графиком работы. А также тех, кто часто опаздывает, выполняет и перевыполняет норму. Первым можно сделать выговор, вторым — выписать премию.

С помощью журнала рабочего времени вы отследите работу руководителей отделов и подразделений. Вы увидите, кто перегружен работой, где неправильно распределены обязанности, в каких отделах не хватает кадров и т.д.

Если в вашей организации много сотрудников с ненормированным рабочим днем, ведите отдельный журнал учета.

Образец журнала

Единой формы журнала учета рабочего времени нет. Каждое предприятие разрабатывает его самостоятельно. Чаще документ заполняют в электронном виде в офисных программах «Ворд» или «Эксель». Хотя встречаются и бумажные варианты.

Ниже приведена таблица, которую можно взять за образец для ведения журнала учета рабочего времени.

Образец журнала учета рабочего времени

На предприятиях кадровые специалисты ведут журналы, в которые заносят трудовые договоры, бланки трудовых книжек и т.д. Журнал учета рабочего времени они оформляют таким же образом, как и регистрационные книги.

Титульный лист документа содержит:

  • полное название предприятия;

  • название: «Журнал учета рабочего времени сотрудников»;

  • название структурного подразделения при ведении раздельного учета;

  • дату начала и окончания ведения документа;

  • срок хранения.

Наименования граф:

  • порядковый номер;

  • ФИО сотрудника;

  • должность/отдел;

  • время прихода на работу;

  • время ухода с работы;

  • подпись сотрудника.

Предусмотрите графы для указания причины неявки или опоздания, реквизитов документов, которые объясняют отсутствие на работе.

Для сотрудников, которые часто бывают в командировках, заведите отдельную графу. В ней фиксируйте даты, когда командированный работник отсутствует.

Журнал учета рабочего времени

Рабочее время в журнале учитывайте по дням. Чтобы было удобнее, отмечайте даты в специально отведенной для этого графе или каждый день заносите данные в отдельный лист.

Журнал можно оформить в электронном варианте, чтобы потом распечатывать каждый лист, или расчертить тетрадь вручную. Некоторые компании покупают готовый документ или заказывают журнал нужного формата без лишних граф.

Правила ведения журнала учета рабочего времени

Порядок заполнения документа должен быть закреплен в Правилах внутреннего распорядка. Укажите в нем:

  • какие данные следует учитывать, кто ведет учет, какие у этого сотрудника полномочия;

  • периодичность заполнения журнала.

Ответственного сотрудника назначает руководитель предприятия своим распоряжением. Также он выбирает работников, которые будут вести документ во время отсутствия ответственного сотрудника. Список людей, которые занимаются ведением журнала, должен быть прикреплен к документу.

Правила ведения журнала учета рабочего времени

Если в компании работает немного людей, ответственный за ведение журнала сотрудник лично занимается регистрацией прихода и ухода работников. Если штат предприятия большой, одному человеку сделать это сложно. В таких случаях каждый сотрудник должен самостоятельно заполнять нужные графы журнала. Однако при таком способе ведения учета контролировать достоверность информации будет невозможно.

Ежедневно заполнять листы документа может и руководитель подразделения. По окончании отчетного периода он будет сдавать их сотруднику, который отвечает за ведение журнала. А тот подошьет их в регистрационную книгу.

Все листы документа должны быть пронумерованы, прошнурованы, скреплены печатью и опломбированы. Срок хранения журналов в архиве — пять лет.

Как эффективно контролировать рабочий процесс

Легче всего вести учет рабочего времени в организациях, где используется электронная система контроля доступа. Сотрудники таких предприятий фиксируют время прихода-ухода с помощью специального устройства и магнитных карт.

Компьютерная программа регистрирует данные по каждому работнику в базе, и специалист по кадрам может распечатать информацию о присутствии и отсутствии сотрудника.

Еще один эффективный и удобный способ контролировать рабочий процесс — специальная программа. Например, система ИНСАЙДЕР фиксирует время прихода и ухода сотрудников автоматически. К тому же программа отслеживает активность на рабочем месте и отмечает время простоев. С помощью сервиса можно точно узнать, был ли сотрудник на работе, когда он ушел, сколько длился его перерыв и т.д.

Эффективный контроль рабочего времени

В отличие от бумажного журнала, сервис ИНСАЙДЕР не допускает ошибок в расчетах. Вы будете получать точную информацию и сможете оптимизировать рабочий процесс.