Как учитывать недоработки рабочего времени персонала

Персонал тратит меньше положенного времени на выполнение своих обязанностей из-за:

• недостаточной загрузки, когда у человека изначально меньше задач, чем он может решить;

• большого количества отвлечений, в том числе на социальные сети и мессенджеры;

• неверного распределения нагрузки в рамках проекта или рабочего дня;

• банальной прокрастинации — откладывания дел на потом.

Людям сложно давать объективную оценку своим поступкам. Они не замечают, как пять минут просмотра сообщений в соцсетях превращаются в полчаса. Затем к ним добавляется переписка с друзьями, чашка кофе с обсуждением последних новостей, перерыв на перекур, несколько фраз о погоде с коллегой. 

В российских компаниях каждый третий работник бездельничает 2–3 часа в день, а пятый — большую его часть. Поэтому учет трудового времени — необходимая мера для объективной оценки реальной занятости каждого члена команды.

Целесообразность контроля

Необходимость учета рабочего времени обуславливается массой причин. Во-первых, обязательностью соблюдения требований статьи 91 ТК РФ. Данные, которые работодатель получает благодаря контролю, требуются для расчета зарплаты каждого сотрудника. При нарушении закона на компанию накладываются штрафные санкции. Их размер прописывается в КоАП РФ.

Во-вторых, наступлением позитивных изменений во внутреннем распорядке компании:

1. Соблюдается трудовая дисциплина. Контроль рабочего времени позволяет учитывать каждую минуту и становится стимулом для соответствия графику.

2. Растет эффективность деятельности персонала. Мониторинг рабочего времени не только стимулирует членов команды. Благодаря ему руководство получает представление о том, что происходит в компании, и вырабатывает стратегию по повышению результативности труда подчиненных с учетом негативных внутренних факторов.

3. Соблюдается политика конфиденциальности. Контроль трудовой дисциплины способствует тому, что персонал строго следует правилам безопасности. Инструменты учета рабочего времени отмечают не только присутствие человека месте, но и сайты и приложения, которые он открывает. Все это в комплексе способствует соблюдению политики внутренней безопасности компании, а при необходимости позволяет быстро выявить нарушителя.

4. Справедливо оплачивается труд. Учет рабочего времени минимизирует вероятность наложения штрафов и дает возможность грамотно распределять ФОТ в зависимости от усилий каждого члена команды.

Особенности организации мониторинга трудовой дисциплины

Рабочее время учитывается разными способами. В ТК РФ не указывается, как именно необходимо фиксировать занятость сотрудника. Каждый руководитель разрабатывает или выбирает для компании подходящий вариант. Наиболее распространенными являются:

1. Пропускные системы. Это могут быть КПП с вахтерами, турникеты с карточками или биометрией, системы контроля и управления доступом для фиксации перемещений.

2. Видеонаблюдение. С помощью камер на этажах, в местах общего пользования и кабинетах записывается все, что происходит вокруг. Так руководству становится известно об откровенных нарушениях графика, дисциплины, устава компании.

3. Ручной хронометраж. Форма отчетности, которую каждый сотрудник составляет самостоятельно. В документе описываются все занятия в течение дня: время нахождения на рабочем месте, перечень дел и т. д.

4. Итоговый и промежуточный отчеты. Специалист в конкретный момент времени предоставляет сведения о том или ином этапе работы.

Некоторые методы контроля не нуждаются даже в минимальных вложениях, но их эффективность находится под вопросом. Одни способы не анализируют непосредственную занятость в трудовые часы, другие вызывают волну протеста со стороны подчиненных. Какие-то не всегда предоставляют объективные данные или же требуют дополнительных усилий и временных трат.

Автоматизация контроля загруженности сотрудников

Программное обеспечение сглаживает все минусы самых распространенных методов учета рабочего времени. Оно устанавливается в компании один раз. Например, российская система «ИНСАЙДЕР» — это объединение возможностей популярных способов контроля трудового времени. ПО работает без вмешательства человека, что полностью исключает предвзятость. 

«ИНСАЙДЕР» обладает широким набором функций, среди которых:

1. Фиксация соблюдения трудовой дисциплины. Решение отмечает время начала и окончания рабочего дня.

   
   

2. Учет простоев и перерывов. ПО фиксирует бездействие за компьютером при отсутствии отклика от периферийного оборудования в течение пяти минут. Выполнение сотрудником прямых обязанностей без использования ПК — созвонов или встреч с клиентами, проведение планерок или совещаний внутри компании — программа считает продуктивным временем.

   
   

3. Детализация каждой минуты трудового дня. ПО фиксирует перечень задач сотрудника, время их выполнения и инструменты, которые для этого использовались. Так руководитель оценивает занятость и продуктивность подчиненного. А также ресурсы, которые ему помогают или мешают решать рабочие вопросы.

   
   

4. Автоматическое составление отчетов о работе персонала. Члены команды больше не ведут запись своих дел. Благодаря наглядным графикам и диаграммам руководитель получает возможность объективно оценивать каждого подчиненного. ПО сравнивает успехи сотрудников, которые занимают идентичные должности. Таким образом управленцы понимают, почему одни справляются с задачами быстрее, а другие не могут продемонстрировать таких достижений.

   
   

У сервиса «ИНСАЙДЕР» широкий функционал, что позволяет руководителям учитывать нюансы должностных обязанностей каждого члена коллектива. Например, индивидуально определять сайты и ресурсы, которые будут фиксироваться как отвлечения для каждого сотрудника. Так для менеджера по продажам социальные сети будут необходимым инструментом в работе, а для инженера или бухгалтера — уклонением от выполнения обязанностей.

Способы распределения нагрузки среди персонала

Во многих организациях задачи между членами команды раздаются неравномерно. Пока одни сотрудники решают огромное количество рабочих вопросов, другие листают социальные сети или попивают кофе. Подобные ситуации приводят к негативным последствиям, и расходование бюджета компании на оплату праздного времяпрепровождения является только вершиной айсберга. 

Из-за несбалансированного распределения рабочей нагрузки специалисты, которые выполняют задачи за коллег, переутомляются и выгорают. Их физическое и психическое здоровье ухудшается. Сотрудники начинают обижаться друг на друга, атмосфера в коллективе накаляется.

Под управлением рабочей нагрузкой подразумевается грамотное распределение задач между сотрудниками, которое обеспечивает максимально продуктивное использование ресурсов организации. Такие вопросы решает руководитель. Для этого он:

1. Получает объективную картину всего, что происходит в компании, чтобы понять распределение нагрузки в текущий момент.

2. Оценивает реальный потенциал членов команды.

3. Сравнивает загруженность подчиненных.

4. Планирует и вносит изменения, благодаря которым одни перестают перерабатывать, а другие начинают использовать трудовые часы максимально эффективно.

«ИНСАЙДЕР» помогает реализовать пошаговый план по управлению нагрузкой персонала. Система ведет непрерывный мониторинг занятости сотрудников и показывает изменения в динамике. Если член команды раньше все успевал, а теперь начинает сдавать позиции, это не значит, что он стал плохим специалистом или потерял свои навыки. Просто существуют причины, по которым этот человек расслабился. Однако на него можно рассчитывать — главное, устранить отвлекающие факторы и обеспечить оптимальную загруженность.

Система мониторинга «ИНСАЙДЕР» способна наглядно продемонстрировать успехи каждого члена коллектива. При необходимости руководитель может открыть доступ к статистике подчиненным, чтобы они самостоятельно оценивали результаты своего труда. Таким образом с помощью ПО он обнаружит недоработки и избежит нежелательных последствий, которые возникают на фоне неравномерного распределения обязанностей в коллективе.