Таблица учета рабочего времени
Для чего нужна таблица рабочего времени
Табель учета рабочего времени представляет собой таблицу в формате Excel, в которой приведен перечень всех сотрудников компании и представлена информация об отработанном времени, больничных, отпусках, отгулах за конкретный промежуток. Организациям нужно составлять таблицу учета рабочего времени для контроля соблюдения подчиненными распорядка дня, начисления выплат и удержаний и предоставления данных в государственные органы по требованию – Росстат, ФНС, Трудовая инспекция.
Формы ведения таблицы учета рабочего времени
Унифицированные формы ведения табеля – Т-12 и Т-13. Разница между ними заключается в наличии в форме Т-12 листа с информацией о выплатах. Эти данные нужны бухгалтерии для расчетов и начисления заработной платы.
Заполняет таблицу учета рабочего времени сотрудник, за которым эта обязанность закреплена, как правило, HR-специалист. Возможны два варианта внесения данных в табель:
- Ежедневное. Все явки и неявки вносятся в таблицу учета рабочего времени каждый день.
- По нарушениям. Отмечаются отклонения от соблюдения распорядка рабочего дня – опоздания, отгулы и пропуски.
На крупных предприятиях, как правило, таблица учета рабочего времени ведется по отделам. В конце периода руководитель подразделения проверяет табель, заверяет его подписями, подшивает и сдает в соответствующий отдел. В подразделении документооборота таблица учета рабочего времени хранится минимум 1 год. Это нужно для проверки табеля по запросу сторонних организаций.
Предприятие может адаптировать таблицу учета рабочего времени под свои особенности или использовать собственный бланк.
Автоматизация ведения таблицы учета рабочего времени
Благодаря развитию технологий, все больше компаний автоматизируют ведение таблицы учета рабочего времени. Существует несколько способов автоматизации:
- установка турникетов;
- установка электронной пропускной системы по карточкам, брелокам или сканированию биометрических данных – лица, отпечатков или сетчатки глаза;
- внедрение специализированных ПО для учета рабочего времени.
Эти способы помогут контролировать время ухода и прихода сотрудников на работу, допуск на предприятие или в отдельные помещения с ограниченным допуском.
Преимущества автоматизированного табеля
Автоматизация ведения таблицы учета рабочего времени дает следующие преимущества:
-
Объективные данные. Сотрудники, ответственные за ведение табеля, могут «прикрывать» своих коллег и скрывать сведения об опозданиях и ранних уходах персонала. Использование автоматизированного табелирования исключает человеческий фактор.
-
Свободное время. Внесение данных в табельный журнал требует много времени, особенно на больших предприятиях, где много сотрудников. Также стоит помнить, что исправления недопустимы в таблице учета рабочего времени, а значит, документ посещаемости персонала требует от ответственного лица соблюдения стандартов оформления и предельной внимательности.
-
Контроль рабочего времени. Таблица учета рабочего времени по формам Т-12 и Т-13 отражает только факт присутствия человека на работе. Тогда как автоматизированные ПО показывает количество реально отработанного времени. Руководитель и HR-специалист могут проконтролировать качество работы сотрудника и отследить простои.
Системы учета рабочего времени ведут мониторинг эффективности работы сотрудника и подсчет реально отработанного времени. При этом работник избавлен от эффекта надзирателя. Благодаря автоматизированным таблицам учета рабочего времени, у руководителя высвобождается время на решение более важных рабочих задач.
Система учета рабочего времени ИНСАЙДЕР фиксирует время начала и окончания рабочего дня. Программа анализирует переработки, определяет, когда работник задержался для выполнения дополнительной задачи, а когда решил посидеть в соцсетях или поиграть. Эти данные отражаются в индивидуальных для каждого сотрудника графиках и таблицах учета рабочего времени. ИНСАЙДЕР учитывает простои в течение дня и формирует отчеты на основании реально отработанного времени.
Программное обеспечение позволяет установить интервал мониторинга рабочего компьютера. Это удобно для сотрудников, которые работают удаленно и используют личный ПК.
Система формирует отчеты по эффективности каждого сотрудника за определенный промежуток времени. Полученные данные можно скачать в формате PDF или Excel, распечатать и подшить к документообороту компании.
Особенности заполнения табеля рабочего времени
Организации, которые еще не перешли на автоматизированные таблицы учета рабочего времени, предпочитают табели вида Т-12 и Т-13 за то, что они содержат необходимый минимум сведений о рабочем дне сотрудников.
Рассмотрим оформление и заполнение таблицы рабочего времени на примере табеля по форме Т-12. Вы можете самостоятельно составить таблицу по образцу, либо скачать готовый бланк из интернета. Табель учета рабочего времени будет состоять из трех частей:
-
Титульный лист. На первой странице укажите список сокращений и их расшифровку, например, «Я» – явка, «ОВ» – оплачиваемый отгул, «НВ» – неоплачиваемый отгул и т. д. Полный перечень необходимых сокращений можно найти в свободном доступе в интернете.
-
Табель. В шапке таблицы учета рабочего времени укажите название организации и структурного подразделения, номер табеля, дату составления и отчетный период. Внесите в таблицу Ф.И.О. сотрудников, их должность, табельный номер. В зависимости от того, как вы решили вести табель – по отступлениям от графика или ежедневно, нужно будет ставить отметки о присутствии на рабочем месте. В последних столбцах необходимо подсчитать количество отработанных часов за полмесяца для начисления аванса и за месяц – для начисления зарплаты. Под таблицей рабочего времени подпись ставит работник, который заполнял табель, и руководитель отдела.
-
Финансовая информация. В этот блок вносится информация о начисленных выплатах, удержаниях, командировочных, больничных и т. д. Все данные заверяются подписями ответственных лиц и печатями. Во всех незаполненных строках раздела нужно проставить прочерки.
Заполнять таблицу рабочего времени нужно чернилами или шариковой ручкой синего цвета. Все исправления следует вносить только установленным способом – перечеркнуть ошибочный вариант, сверху написать правильный и поставить подпись.
В таблице учета рабочего времени указывается общее количество рабочих часов, независимо от того, сколько времени было потрачено на простои и личные дела.
Компании, которым важна эффективность работы сотрудников, стоит внедрить автоматизированные системы учета рабочего времени. Используйте специализированное ПО для ведение табеля учета рабочего времени и переработок, чтобы проконтролировать соблюдение дисциплины и порядка на предприятии. Система мониторинга рабочих мест и учета рабочего времени покажет реальную картину производительности сотрудников и выявит «слепые зоны» производства.