Суммированный учет рабочего времени: как вести табель и составить график по ТК РФ

Понятие СУРВ означает способ подсчета фактического времени работы всей организации или сотрудников, которые работают вахтовым методом (командировки), круглосуточно, в режиме гибкого или сменного графика.

Суммированный учет рабочего времени устанавливается на предприятии, если невозможно обеспечить равномерную еженедельную нагрузку. Трудовой кодекс допускает ситуации, когда сотрудники со скользящим графиком перерабатывают на одной неделе и работают меньше на другой. Суммарный учет может действовать на временной или постоянной основе, для всего штата или конкретных сотрудников. Согласно Трудовому кодексу, чтобы перейти на суммированный учет рабочего времени, нужно выполнить следующие действия:

• закрепить суммированный учет в нормативно-правовых актах и приказах компании;


• ознакомить сотрудников с графиком работы на следующий период заранее.

Когда нужно вводить суммированный учет

Чтобы понять, что суммированный учет рабочего времени нужен компании, стоит сравнить график работы сотрудников с закрепленной законодательно продолжительностью трудовой недели.

Для сотрудников некоторых категорий государством установлена норма рабочего времени:

• 24 часа — для лиц, не достигших 16 лет;


• 35 часов — для людей, имеющих инвалидность;


• 36 часов — для преподавателей и сотрудников вредных производств;


• 39 часов — для сотрудников медицинских учреждений;


• 40 часов — для всех остальных категорий.

Превышение нормы рассматривается законодательством как переработка. Когда соблюдение нормированной рабочей недели невозможно, руководители прибегают к суммированному учету времени за другой отчетный период — полумесячный, месячный, полугодовой, годовой промежуток времени. Для вредных производств максимальный период учета времени работы — 3 календарных месяца. Во всех перечисленных случаях переработки и недоработки компенсируют друг друга в рамках отчетного периода.

Также введение суммированного учета рабочего времени позитивно влияет на внутренний распорядок компании:

1. Соблюдается трудовая дисциплина. Контроль рабочего времени позволяет учитывать каждую минуту и становится стимулом для соответствия графику.


2. Растет эффективность деятельности персонала. Мониторинг рабочего времени не только стимулирует членов команды. Благодаря ему руководство получает представление о том, что происходит в компании, и вырабатывает стратегию по повышению результативности труда подчиненных с учетом негативных внутренних факторов.


3. Соблюдается политика конфиденциальности. Контроль трудовой дисциплины способствует тому, что персонал строго следует правилам безопасности и внутреннего трудового распорядка (ПВТР). Инструменты учета рабочего времени отмечают не только присутствие человека на месте, но и сайты и приложения, которые он открывает. Все это в комплексе способствует соблюдению политики внутренней безопасности компании, а при необходимости позволяет быстро выявить нарушителя.


4. Справедливо оплачивается труд. Учет рабочего времени минимизирует вероятность наложения штрафов и дает возможность грамотно распределять ФОТ в зависимости от усилий каждого члена команды.

Таблица: когда суммированный учет рабочего времени подходит компании

Законодательные особенности СУРВ

Закон РФ предусматривает введение следующих положений в компании при суммированном учете рабочего времени:

• Недоработки компенсируют переработки только в рамках одного отчетного периода. Работодатель не может компенсировать переработки в другой отчетный период, нужно будет оплачивать их по повышенному тарифу или предоставлять дополнительные выходные по согласованию с сотрудником. При суммированном учете количество переработок подсчитывается в конце отчетного периода или при увольнении сотрудника.


• Ночные часы должны оплачиваться выше независимо от графика работы и введенного суммированного учета рабочего времени. Смены, выпадающие на праздники, не считаются сверхурочной работой, но должны оплачиваться по итогам месяца в двойном размере.


• Для нового сотрудника, который приступил к работе в середине отчетного периода, норма рабочего времени должна быть неполной. Нужно вычесть часы, которые человек не мог отработать, т. к. еще не устроился в компанию.


• Сотрудник не должен отрабатывать время, которое он пропустил по уважительным обстоятельствам — больничный или отпуск.

График суммированного учета рабочего времени

Чтобы соблюсти часовую норму, установленную ТК Российской Федерации, важно правильно составить график работы при суммированном учете времени. Ошибки в расписании могут привести к переработкам, за которые работодателю придется платить повышенную зарплату или предоставлять дополнительный отдых сотруднику.

Составление графика суммированного учета

При разработке графика учитывают:

• установленную норму рабочего времени за учетный период;


• режим работы сотрудников (сменный, гибкий, вахта);


• выходные и праздничные дни;


• сокращенные предпраздничные дни.

Главные сложности при составлении графика

Основные трудности связаны с точным прогнозированием нагрузки, соблюдением норм ТК РФ при сменном графике и различиями в нормах рабочего дня разных категорий сотрудников. Например, при сменном графике важно учитывать, что норма часов может варьироваться в зависимости от месяца или сезона, а также корректно распределять смены между работниками с разными условиями труда (например, офисные сотрудники и производственный персонал, разъездные специалисты, охранники/сторожа).

Порядок введения суммированного учета рабочего времени

Переход на суммированный учет рабочего времени требует четкого соблюдения установленных правил и процедур. Это связано с тем, что такая система затрагивает важные аспекты трудовых отношений. Чтобы внедрение прошло успешно, необходимо не только разработать внутренние документы, но и правильно оформить изменения в трудовых договорах.

Как прописать суммированный учет в трудовом договоре

Введение суммированного учета рабочего времени на предприятии следует осуществлять пошагово. Перечислим ключевые этапы:

1. Разработка положения о суммированном учете рабочего времени
   
   В документе прописываются:
   
   
   • период учета (например, месяц, квартал);
   
   
   • норма рабочих часов за этот период;
   
   
   • правила расчета переработок и недоработок;
   
   
   • условия привлечения к сверхурочной работе.
   Положение должно соответствовать ТК РФ (ст. 104–105). Также если в организации есть профсоюз, вся документация должна быть согласована с ним.


2. Издание приказа о введении суммированного учета рабочего времени
   
   Документ фиксирует дату начала действия системы, список сотрудников, на которых она распространяется, и сроки учетного периода. Например: «Ввести суммированный учет рабочего времени для сотрудников цеха №2 с 01.10.2024 по 31.12.2024».


3. Закрепление изменений в трудовых договорах сотрудников
   
   В договоры вносятся дополнения:
   
   
   • ссылка на положение о суммированном учете рабочего времени;
   
   
   • указание на период учета;
   
   
   • условия оплаты переработок (например, в 1,5 или 2 раза выше обычной ставки);
   
   
   • порядок предоставления отгулов вместо оплаты.
   Образец формулировки: «Рабочее время сотрудника подлежит суммированному учету в соответствии с Положением, утвержденным Приказом №__ от __».


4. Ознакомление персонала с новыми условиями
   
   Сотрудники должны под подпись ознакомиться с приказом и изменениями в договорах. Это необходимо, чтобы избежать споров о несогласованных условиях положения.
   
   Суммированный учет не отменяет нормы по максимальной рабочей неделе (40 часов) и требует компенсации переработок. Если в учетном периоде объем часов превысил норму, работодатель обязан оплатить сверхурочные или предоставить дополнительные выходные. Все данные фиксируются в табеле, что гарантирует прозрачность расчетов.

Таблица: какие документы нужны работодателю

Особенности организации мониторинга трудовой дисциплины

Рабочее время учитывается разными способами. В ТК РФ не указывается, как именно необходимо фиксировать занятость сотрудника. Каждый руководитель разрабатывает или выбирает для компании подходящий вариант. Наиболее распространенными являются:

• Пропускные системы. Это могут быть КПП с вахтерами, турникеты с карточками или биометрией, системы контроля и управления доступом для фиксации перемещений.

• Видеонаблюдение. С помощью камер на этажах, в местах общего пользования и кабинетах записывается все, что происходит вокруг. Так руководству становится известно об откровенных нарушениях графика, дисциплины, устава компании.


• Ручной хронометраж. Форма отчетности, которую каждый сотрудник заполняет самостоятельно. В документе описываются все занятия в течение дня: время нахождения на рабочем месте, перечень дел и т. д.


• Итоговый и промежуточный отчеты. Специалист в конкретный момент времени предоставляет сведения о том или ином этапе работы.

Некоторые методы контроля не нуждаются даже в минимальных вложениях, но их эффективность находится под вопросом. Одни способы не анализируют непосредственную занятость в трудовые часы, другие вызывают волну протеста со стороны подчиненных. Какие-то не всегда предоставляют объективные данные или же требуют дополнительных усилий и временных трат.

Автоматизация суммированного учета рабочего времени

Для ведения суммированного учета рабочего времени на предприятиях составляют графики работы. Однако их заполнение при большом штате становится трудоемким и энергозатратным. Чтобы автоматизировать суммированный учет рабочего времени для людей, работающих за компьютером, внедрите специализированную программу «ИНСАЙДЕР». Система упростит ведение суммированного учета рабочего времени. ПО будет вести мониторинг рабочих мест, фиксировать фактическое время работы и простоев. Программа подсчитает точное время выработки рабочего времени, при этом работодателю не нужно будет контролировать персонал, а сотрудники будут избавлены от эффекта надзирателя.

«ИНСАЙДЕР» подойдет для следующих категорий персонала:

• Офисные сотрудники. Программа проконтролирует факт выполнения служебных обязанностей за компьютером и время, затрачиваемое на задачи.


• Фрилансеры. Если самозанятым сотрудником поставлен план в часах, ПО подсчитает реальный объем отработанного времени за учетный период.


• Персонал, который работает посменно. Система проконтролирует качество работы и соблюдение инструкции.


• IT-персонал. «ИНСАЙДЕР» поможет посчитать время, потраченное на проект. Актуально для сотрудников с почасовой оплатой.

ПО собирает и анализирует информацию о действиях за компьютером по каждому работнику, фиксирует посещение развлекательных сайтов и использования программ. На основании этих данных система составляет подробный и понятный отчет для руководителя.

Благодаря «ИНСАЙДЕРУ» вести суммированный учет рабочего времени в компании с большим штатом легко.

Примеры ручного ведения суммированного учета

Для ведения суммированного учета рабочего времени вручную необходимо составить табель либо найти готовый образец в интернете. Ежедневно ответственный сотрудник должен отмечать выходные и рабочие дни всего персонала. При суммированном учете руководителю необходимо подсчитать количество переработок и недоработок в конце отчетного периода. На основании полученных результатов рассчитывают заработную плату сотрудников.

Оплата труда при суммированном учете рабочего времени

Оплата за переработки и сверхурочные

Сверхурочные при суммированном учете рабочего времени оплачиваются по повышенным тарифам:

• первые два часа — в полуторном размере;


• последующие часы — в двойном.

С 1 сентября 2024 года в России изменились правила расчета оплаты сверхурочной работы. До этого момента дополнительные часы оплачивались исключительно на основе оклада или тарифной сетки без учета стимулирующих выплат. Такие элементы дохода, как премии, бонусы и надбавки (сюда же входят компенсации за работу во вредных или экстремальных условиях), при расчете не учитывались.

Новая редакция статьи 152 ТК РФ расширяет перечень учитываемых выплат. 

Это означает, что итоговая сумма сверхурочки будет пропорционально увеличиваться за счет учета всех предусмотренных системой оплаты выплат.

Если сотрудник работает сверх нормы, переработка при суммированном учете рабочего времени должна быть возмещена оплатой либо предоставлением дополнительного отдыха. 

Работодатель обязан согласовать форму компенсации с подчиненным, однако право выбора и слова остается за работником, если иное не предусмотрено коллективным договором. Важно учитывать, что отказ от оплаты или замена ее отгулом возможны только с письменного согласия сотрудника.

Оплата праздничных и выходных дней

Если работа выпадает на праздники или выходные, эти смены оплачиваются в двойном размере, либо предоставляется доп. день отдыха.

Если выходной день совпадает с праздничным (например, 1 января приходится на субботу), работнику предоставляется дополнительный день отдыха. Для сотрудников с окладом расчет производится исходя из среднего дневного заработка, а для тех, кто получает почасовую оплату — на основе установленной ставки. Важно учитывать, что привлечение к работе в такие дни требует письменного согласия сотрудника, за исключением форс-мажорных ситуаций. Все случаи должны быть документально зафиксированы, чтобы гарантировать соблюдение прав работника.

Порядок расчета ЗП при отсутствии пропусков

Если сотрудник присутствовал на рабочем месте в течение всего периода, то для расчета зарплаты при суммированном учете необходимо вычислить разницу между нормой и фактически отработанным временем. Например, норма рабочего времени за месяц — 160 часов, сотрудник отработал 170. Работодатель должен оплатить по повышенному тарифу 10 часов. Первые два часа переработки оплачиваются в полуторном размере, остальные — в двойном.

Порядок расчета ЗП при наличии пропусков

Суммированный учет имеет свои особенности в случае отсутствия сотрудника на рабочем месте по уважительным причинам — отпуск, донорские дни, больничный, простой не по вине работника.

В случае недоработки необходимо выяснить ее причину. Если сотрудник и работодатель невиновны в простоях, необходимо выплатить 75% от оклада или ставки работника, но не ниже МРОТ. Если в недоработке виноват работодатель, значит, согласно ТК РФ он должен компенсировать ее не ниже средней оплаты труда в пропорции к фактически отработанному времени.

В российских компаниях каждый третий работник бездельничает 2–3 часа в день, а пятый — большую его часть. Поэтому учет трудового времени — необходимая мера для объективной оценки реальной занятости каждого члена команды.

Персонал тратит меньше положенного времени на выполнение своих обязанностей из-за:

• недостаточной загрузки, когда у человека изначально меньше задач, чем он может решить;


• большого количества отвлечений, в том числе на социальные сети и мессенджеры;


• неверного распределения нагрузки в рамках проекта или рабочего дня;


• банальной прокрастинации — откладывания дел на потом.

При суммированном учете рабочего времени в норму включается только фактически отработанное время без перерывов на обед и простоев. Автоматизируйте суммированный учет рабочего времени, чтобы избежать оплаты времени, которое сотрудник не тратит на решение рабочих задач.

Специфика учета для совместителей: как рассчитывать зарплату

Суммированный учет рабочего времени при сменном графике у совместителей ведется отдельно от основной работы, переработки также учитываются раздельно. Это связано с тем, что совместительство предполагает независимый трудовой договор, а нормы рабочего времени (например, 40 часов в неделю) рассчитываются отдельно для каждой занятости. Так, если сотрудник работает на двух должностях с разными графиками (например, 8 часов в основной компании и 4 часа — в совместительстве), переработки по каждой из них оплачиваются или компенсируются отгулами индивидуально.

Раздельный учет защищает компанию от юридических рисков: в случае спора суд будет рассматривать каждую занятость отдельно. Кроме того, это обеспечивает прозрачность для сотрудника — он видит, сколько часов отработал и какие компенсации получил по каждой должности.

Судебная практика по суммированному учету рабочего времени

Суды часто рассматривают дела, которые связаны с переработками и недоработками. Среди основных причин споров: 

• неправильное начисление оплаты сверхурочных при суммировании рабочего времени;


• неверно составленный график работы;


• отсутствие документального подтверждения переработок.

Чтобы избежать проблем, важно знать, как вести суммированный учет рабочего времени по ТК РФ и корректно оплачивать переработки.

«ИНСАЙДЕР» решает эти проблемы: система автоматически формирует графики, считает фактически отработанные часы, генерирует отчеты, фиксирует нарушения и уведомляет о них. Это делает компанию защищенной в случае проверок или судебных разбирательств.

Нюансы и особенности суммированного учета

Отраслевые особенности учета

СУРВ применяется в разных отраслях с учетом специфики работы: в вахтовых бригадах, медицинских учреждениях, производственных и строительных организациях. Например:

Вахтовый метод

Длительный учетный период (до 12 месяцев) позволяет компенсировать переработки за счет последующих выходных или повышенной оплаты труда в сложных условиях.

Медицина

СУРВ помогает учитывать ночные дежурства, сверхурочную работу при экстренных вызовах.

Производство и строительство

Система адаптируется к сезонным колебаниям нагрузки: например, в пиковые периоды сотрудники могут работать больше, а в спокойные — компенсировать часы отдыхом.

Выявление отклонений от нормы

Если в отчетном периоде выявлены систематические переработки или недоработки, компании необходимо установить их причины: объективные (срочные задачи, нештатные ситуации) или субъективные (низкая продуктивность, ошибки планирования). Далее требуется оптимизировать процессы: перераспределить нагрузку, скорректировать дедлайны или устранить простои. Важно корректно оформить компенсации — оплатить переработки по закону (в 1,5–2 раза) или предоставить отгулы, а при недоработках скорректировать выплаты пропорционально отработанному времени.

Внедрение систем автоматизации, таких как «ИНСАЙДЕР», позволяет оперативно фиксировать отклонения, минимизировать ошибки и формировать прозрачные отчеты. 

Для долгосрочного решения проблемы стоит пересмотреть подходы к управлению временем: провести аудит рабочих процессов, внедрить гибкие графики, провести обучение по тайм-менеджменту для сотрудников.

Способы распределения нагрузки среди персонала

Во многих организациях задачи между членами команды распределяются неравномерно. Пока одни сотрудники решают огромное количество рабочих вопросов, другие листают социальные сети или попивают кофе. Подобные ситуации приводят к негативным последствиям, и расходование бюджета компании на оплату праздного времяпрепровождения является только вершиной айсберга. 

Из-за несбалансированного распределения рабочей нагрузки специалисты, которые выполняют задачи за коллег, переутомляются и выгорают. Их физическое и психическое здоровье ухудшается. Сотрудники начинают обижаться друг на друга, атмосфера в коллективе накаляется.

Под управлением рабочей нагрузкой подразумевается грамотное распределение задач между сотрудниками, которое обеспечивает максимально продуктивное использование ресурсов организации. Такие вопросы решает руководитель. Для этого он:

• Получает объективную картину всего, что происходит в компании, чтобы понять распределение нагрузки в текущий момент.


• Оценивает реальный потенциал членов команды.


• Сравнивает загруженность подчиненных.


• Планирует и вносит изменения, благодаря которым одни перестают перерабатывать, а другие начинают использовать трудовые часы максимально эффективно.

«ИНСАЙДЕР» помогает реализовать пошаговый план по управлению нагрузкой персонала. Система ведет непрерывный мониторинг занятости сотрудников и показывает изменения в динамике. Если член команды раньше все успевал, а теперь начинает сдавать позиции, это не значит, что он стал плохим специалистом или потерял свои навыки. Просто существуют причины, по которым этот человек расслабился. Однако на него можно рассчитывать — главное, устранить отвлекающие факторы и обеспечить оптимальную загруженность.

Система мониторинга «ИНСАЙДЕР» способна наглядно продемонстрировать успехи каждого члена коллектива. При необходимости руководитель может открыть доступ к статистике подчиненным, чтобы они самостоятельно оценивали результаты своего труда. Таким образом с помощью ПО он обнаружит недоработки и избежит нежелательных последствий, которые возникают на фоне неравномерного распределения обязанностей в коллективе.

Итоги и рекомендации по суммированному учету рабочего времени

Подведем итоги вышесказанного:

• Суммированный учет — гибкая система контроля рабочего времени, удобная для сменных, удаленных и вахтовых работников.


• Соблюдение норм ТК РФ и правильное оформление документов — залог законности учета.


• Автоматизированные системы, такие как «ИНСАЙДЕР», позволяют снизить ошибки и контролировать соблюдение трудовой дисциплины. Протестируйте триал-версию и убедитесь в этом сами.

Рекомендации для работодателей: важно четко прописывать учетный период и правила при суммированном учете рабочего времени во внутренних документах, контролировать число переработок и недоработок в рамках отчетного периода, а также использовать автоматизированные системы учета, чтобы минимизировать влияние человеческого фактора и возможные ошибки.

30 апреля | 15:00

ВЕБИНАР ОТ ТОТАЛЬНОГО КОНТРОЛЯ К ЭКОЛОГИЧНОЙ СИСТЕМЕ САМООРГАНИЗАЦИИ КОМАНДЫ

Расскажем о том, как экологично внедрить систему мониторинга и извлечь из этого пользу не только руководителям, но и сотрудникам.

Вас ждут взрывные идеи и ценные подарки, регистрируйтесь!

Зарегистрироваться