Получить демо-доступ
Отправим вам в SMS код для входа
Отправить
Получить демо-доступ
Оставить заявку

Система учета рабочего времени: какие задачи выполняет, обзор лучших сервисов

За последние лет десять технологии полностью изменили облик и принципы ведения бизнеса. Автоматизируется все, что можно автоматизировать. В особенности это касается менеджмента.  Чтобы грамотно руководить подчиненными, необходимо знать об их работе буквально все. Стоять же «над душой» у каждого сотрудника — как минимум, неэффективно. А если в подчинении несколько десятков человек, то и технически невозможно. Здесь руководителям и приходят на помощь автоматизированные системы учета рабочего времени — Employee Monitoring Software (EMS).

Как это работает

EMS (в русском варианте — системы учета рабочего времени или СУРВ) — это класс программного обеспечения, предназначенного для контроля сотрудников. Используя подобные инструменты, вы можете легко выяснить, кто в команде реально работает, а кто — просто имитирует бурную деятельность.

Есть EMS попроще типа тайм-трекеров, которые могут включать и выключать сами сотрудники. Однако крупные организации обычно отдают предпочтение комплексным EMS-системам со множеством настроек и «умных» функций. В этой статье мы будем говорить о программах второго типа, позволяющих закрыть большую часть задач менеджера в плане сбора информации о подчиненных.

Стоит подчеркнуть, что интерес к таким системам растет невообразимыми темпами. Согласно исследованию Insider Threat от Crowd Research Partners, всего за год в период с 2017 по 2018 год доля организаций, активно использующих инструменты EMS, выросла с 42 до 94%. А после вынужденного перевода сотрудников на удаленку из-за пандемии COVID-19. Сегодня СУРВы стали своего рода «золотым стандартом» в сфере управления.

gallery!0tf3.gif

Зачем современному бизнесу EMS-системы

Каждая компания приходит к решению о необходимости внедрения EMS по разным причинам. Но в 95% случаев цели одинаковы:

  • Повысить уровень дисциплины и продуктивность сотрудников. Практика показывает: зная сам факт, что за их действиями наблюдают, работники меньше отвлекаются, больше внимания уделяют приоритетным задачам.

  • Защитить бизнес от инсайдерских угроз. Если вместо того, чтобы заниматься своими непосредственными обязанностями, сотрудник полдня смотрит видео на YouTube, компания теряет десятки тысяч. Но есть и те, кто заходят гораздо дальше: например, скачивают базы данных клиентов для личного пользования или перепродажи конкурентам. В этом случае ущерб может достигать шестизначных сумм. СУРВы моментально фиксируют такие события и отправляют администратору системы соответствующие уведомления.

  • Выявить слабые места менеджмента. Детализированные отчеты позволяют выяснить, кто и чем занимается, какие задачи и процессы отнимают у команды больше всего времени. Понимание этого дает руководству возможность принять адекватные меры для оптимизации ключевых бизнес-процессов.

  • Разгрузить руководство. Бегая по офису и постоянно спрашивая подчиненных «Ну, как успехи?», менеджер тратит время, которое мог бы посвятить решению более важных стратегических задач. Плюс — в отличие от человека, программа всегда на 100% объективна и не оценивает персонал исходя из личных симпатий.

Как руководитель, вы будете понимать, чем занимается команда в каждый момент времени и сможете своевременно перераспределить задачи, если увидите, что кто-то не справляется.

4a83733f109188cb798f44514171fcbd (1).png

Динамика эффективности в системе ИНСАЙДЕР

Основные функции EMS

Теперь о самом «вкусном». Какие возможности предлагает современное ПО для учета рабочего времени и отслеживания действий сотрудников? Базовый набор функций в большинстве современных EMS-систем одинаков:

  • Просмотр экранов в режиме реального времени. Через учетную запись администратора можно подключиться к любому офисному компьютеру и увидеть то же, что видит на своем экране сотрудник. Какие программы и вкладки открыты в браузере, какой текст он вводит прямо сейчас или как долго отсутствует на месте.

  • Статистика активности. Почти в каждой EMS есть функционал, позволяющий увидеть, сколько времени проводит пользователь в разных программах. Этот инструмент полезен не только тогда, когда нужно сделать выговор халтурщикам, но и если определенные бизнес-процессы выстроены неграмотно. Например, вы можете увидеть, что у ваших подчиненных уходит слишком много времени на обработку входящих электронных писем.

  • Скриншоты экрана и видеозапись. Их можно делать периодически по запросу руководителя или автоматически по расписанию (в точное время или через определенные интервалы). Эта функция полезна, если нужно внимательно изучить действия какого-либо сотрудника, например, когда вы подозреваете, что он работает на конкурентов.

  • Учет времени. Здесь все просто: СУРВ записывает статистику использования рабочего компьютера. Когда устройство включили и выключили, перевели в «спящий режим», сколько времени ушло на разные задачи и т. д. Это самый простой способ оценить продуктивность и вовлеченность каждого члена команды, выделить наиболее активных и старательных.

  • Аналитика. Обязательная функция любой хорошей EMS — автоматическое формирование отчетов на основе собранных данных. С помощью удобных наглядных дашбордов можно увидеть, в какие дни недели и время дня сотрудники наиболее активны.

В самых продвинутых продуктах встречаются такие функции, как кейлоггер (запись всех нажатий клавиш на компьютере) и автоматические уведомления. Последние особенно удобны, когда нужно «встряхнуть» отвлекшегося сотрудника. Стук в дверь кабинета или звонок начальника станут лишь дополнительным фактором раздражения, тогда как на уведомление от программы реакция будет мягче.

8c2d9ac555193853cd81dc3fa51964b6-key.png

Кейлоггер в системе ИНСАЙДЕР

Дополнительные «фишки»

Многие СУРВы эволюционировали от простых тайм-трекеров до полноценных «ассистентов руководителя». Такие системы предлагают своим пользователям расширенные возможности:

  • Удаленное управление. Можно напрямую подключиться к любому ПК, на котором установлена программа, получить доступ к мышке и клавиатуре. Например, чтобы помочь с решением сложной задачи. Это очень удобно, если часть вашей команды работает дистанционно, из дома. Или когда нужно выяснить, чем занимается сотрудник, не предупреждая его о проверке.

  • Коллтрекинг. Функции записи и анализа статистики звонков незаменимы для руководителя отдела продаж.

  • Отслеживание по GPS. Полезно для контроля «полевого» персонала. Вы всегда сможете узнать об их текущем местоположении и маршруте сотрудников.

  • Защита от утечек данных. Функционал DLP-систем позволяет иметь полный контроль над трафиком внутри информационной системы предприятия. Например, если кто-то без вашего ведома попытается загрузить БД на флешку, система сразу оповестит вас об этом.

  • Интеграция с другими сервисами. Если вы используете таск-менеджеры, CRM-системы и другие инструменты аналитики и автоматизации, имеет смысл поискать систему учета времени, которая поддерживает возможность интеграции с ними.

Топ-7 лучших систем учета рабочего времени

Из всего разнообразия EMS-систем мы выбрали несколько, наиболее удобных для руководителей и соответствующих специфике отечественного бизнеса:

  • ИНСАЙДЕР — система мониторинга работы персонала и контроля рабочих мест. ПО фиксирует нахождение на рабочем месте, содержание рабочего дня, делает снимки экранов в случае, нарушения политики безопасности компании, держит под контролем «мобильный» персонал. Еще одна особенность – система устанавливается на CMS «1С-Битрикс», есть интеграция с «Битрикс24».

  • Kickidler. Мощный продукт с поддержкой «Битрикс24». Есть интерфейс самоконтроля, позволяющий сотрудникам отслеживать личную эффективность, инструменты для проверки качества работы, фильтры по приложениям и сайтам и автоматическая система отслеживания нарушений.

  • CrocoTime. Минималистичный, но удобный инструмент для планирования рабочего времени. Показывает детальную статистику по активности каждого сотрудника, анализирует время, затраченное на разные задачи.

  • Bitcop Security. Отличный инструмент для работы с фрилансерами. Поддерживает интеграцию с Active Directory, позволяет разграничивать права доступа, ведет подробную статистику работы в интернете и поисковых запросов.

  • Yaware.TimeTracker. Один из самых простых в настройке и использовании сервис. Фиксирует присутствие на рабочем месте, общий процент отработанного времени, в т. ч. не за ПК, позволяет делать видеозаписи с веб-камеры и скриншоты. Можно интегрировать с Битрикс24 и Jira.

  • Стахановец. Основные функции — контроль присутствия и активности сотрудников, опозданий, построение графа связей обо всех взаимоотношениях сотрудников между собой, перехват изображений с рабочего стола, разговоров в Skype и Viber.

  • Staffcop. EMS-система, заточенная под обеспечение усиленной информационной безопасности, обнаружение угроз и проблемных сотрудников.

В англоязычном сегменте, согласно результату исследования TOP10VPN, список наиболее популярных СУРВов возглавляют продукты от Hubstaff, Time Doctor и FlexiSPY. Пользуется спросом и решение от российских разработчиков — система Kickidler. Новый, но перспективный игрок на рынке — ИНСАЙДЕР.

3.png

Что нужно учитывать при выборе?

Выбирая подходящую систему учета времени, обратите внимание на четыре ключевых аспекта:

• Цена. Здесь важно не гнаться за сиюминутной экономией, а объективно оценить потребности бизнеса. Например, для крупной компании более выгодным вариантом будет корпоративная лицензия — т. е., за одну и ту же сумму вы можете подключить к системе любое количество компьютеров. Другие критерии — наличие бесплатного тестового доступа, тип лицензии (бессрочная или на месяц/год).

• Функционал. Опять же, зависит от специфики бизнеса. Так, для производственного предприятия, где компьютерами пользуется только бухгалтерия и отдел продаж, может хватить и простейшего трекера от Yaware, тогда как IT-компании нужны инструменты мощнее.

• Хранение данных. Здесь доступны два варианта: On-Cloud и On-Premise. В первом случае все ваши данные будут храниться на облачном сервере, предоставленной разработчиками. Это упрощает настройку, но создает риски конфиденциальности. Второй вариант — размещение на локальном сервере компании. Это более надежное решение, но требует дополнительных затрат на оборудование.

• Техподдержка. Желательно, чтобы она была круглосуточной и бесплатной. Учтите, что некоторые вендоры взимают дополнительную плату за премиум-поддержку, подразумевающую решение сложных технических вопросов. Уточните этот момент перед тем, как принимать решение в пользу той или иной СУРВ.

• Отзывы. Их искать рекомендуем на независимых ресурсах, таких как Startpack и Capterra.

Дальше уже можно думать о нюансах. Например, выбирать между разными механизмами удаленного контроля — через VPN, RDP или напрямую.

Законность отслеживания действий сотрудников

Многие менеджеры задаются вопросом о законности использования систем учета рабочего времени и других инструментов для контроля за подчиненными. Но беспокоиться здесь не о чем: по закону вы имеете право устанавливать на принадлежащие компании компьютеры любые программы, какие посчитаете необходимыми.

Нюанс только один — персональные данные, которые вы собираете с помощью такого ПО. Чтобы избежать возможных проблем, нужно:

  • Открыто сообщить сотрудникам о внедрении ESM-системы, объяснить, как она работает, и объяснить, почему нельзя использовать персональные мессенджеры и соцсети на офисных ПК.

  • Составить дополнительное соглашение о контроле и включить его в трудовой договор. Пусть каждый сотрудник письменно подтвердит, что был ознакомлен с новыми правилами.

Помните: чем прозрачнее вы будете действовать, тем меньше риск каких-либо проблем и конфликтов с командой в будущем.

Внедрение EMS-системы в компании: этапы и «подводные камни»

Общая схема внедрения СУРВ в компании проста:

  • Выберите продукт в соответствии с бюджетом и требованиями к функционалу.

  • Настройте облако или локальный сервер, установить клиентские приложения на компьютеры в офисе.

  • Объясните сотрудникам, что вы делаете и с какой целью. «Тихая» слежка — крайне нежелательный вариант, который может привести к целому ряду проблем, вплоть до судебных разбирательств. Дайте подчиненным честную и максимально подробную информацию, акцентируя внимание на преимуществах: возможность получения более высоких премий, более рациональное распределение задач и т. д.

  • Запустите систему.

Принимать серьезные решения с первого дня не стоит. Большинству коллективов требуется около 2–3 недель, чтобы привыкнуть к подобным новшествам. Не стоит и сразу набрасываться с выговорами на тех, кто не оправдывает ожиданий: чтобы сотрудники увидели, что внедрение EMS приносит пользу лично им, используйте «пряник», поощряя самых активных и старательных.

Заключение

Как и любой другой инструмент, система учета рабочего времени может принести компании как пользу, так и навредить. Здесь многое зависит от руководителя. Если вы сделали все грамотно и прозрачно, прислушиваетесь к своим сотрудникам и используете полученные данные на благо — весь коллектив только выиграет. Но если под видом анализа продуктивности внедряется тотальная слежка за каждым вздохом подчиненных — не стоит удивляться, что внедрение СУРВ не оправдывает ожиданий.