Система учета рабочего времени: что это и как работает
- Преимущества программ учета рабочего времени
- Зачем современному бизнесу системы учета рабочего времени
- Основные функции программ учета рабочего времени
- Дополнительные фишки систем учета рабочего времени (СУРВ)
- Топ-7 лучших систем учета рабочего времени
- Как выбрать систему учета рабочего времени
- Как внедрить систему учета рабочего времени
- Установка системы учета рабочего времени (СУРВ)
Какой начальник станет терпеть постоянные оправдания и бездельников в своем коллективе? Выступать в роли надсмотрщика и стоять с кнутом над нерадивым сотрудником готов не каждый. В этой ситуации на помощь приходит система учета рабочего времени.
Преимущества программ учета рабочего времени
Сервисы учета рабочего времени востребованы в разных сферах. Руководители среднего и крупного бизнеса используют их для оптимизации всех рабочих процессов. Преимущества таких ПО:
-
руководитель знает, чем занят сотрудник на рабочем месте в определенный отрезок времени;
-
IT-специалисты отслеживают сбои в работе ПО, восстанавливают случайно уничтоженные данные, пароли;
-
если на предприятии есть секретная информация, программа установит, кто из сотрудников нарушает политику безопасности.
Кроме того, программа позволяет отказаться от бумажных журналов и снизить загруженность отдельных сотрудников.
Мониторинговые программы запускаются в рабочие часы, при необходимости можно установить нужный график или круглосуточный режим. Обслуживание программы не требует привлечения новых специалистов.
Один из самых эффективных сервисов учета рабочего времени — ИНСАЙДЕР. Программа запускается сразу при включении компьютера и отслеживает занятость сотрудника и его активность. Так, если с мышкой или клавиатурой более пяти минут ничего не происходит, система начинает отсчет времени бездействия.
Сервис всю активность делит на продуктивную и непродуктивную. Иными словами, сотруднику недостаточно просто находиться за компьютером и передвигать мышку: нужно выполнять свои рабочие задачи.
Цель программы – повысить эффективность сотрудников, не создавая ощущения тотального контроля. Для освоения программы ИНСАЙДЕР нужно 5 минут свободного времени: изучите экраны активности, настроек, группировки и регламенты.
Зачем современному бизнесу системы учета рабочего времени
Каждая компания приходит к решению о необходимости внедрения EMS по разным причинам. Но в 95% случаев цели одинаковы:
-
Повысить уровень дисциплины и продуктивность сотрудников. Практика показывает: зная сам факт, что за их действиями наблюдают, работники меньше отвлекаются, больше внимания уделяют приоритетным задачам.
-
Защитить бизнес от инсайдерских угроз. Если вместо того, чтобы заниматься своими непосредственными обязанностями, сотрудник полдня смотрит видео на YouTube, компания теряет десятки тысяч. Но есть и те, кто заходят гораздо дальше: например, скачивают базы данных клиентов для личного пользования или перепродажи конкурентам. В этом случае ущерб может достигать шестизначных сумм. Системы учета рабочего времени моментально фиксируют такие события и отправляют администратору системы соответствующие уведомления.
-
Выявить слабые места менеджмента. Детализированные отчеты позволяют выяснить, кто и чем занимается, какие задачи и процессы отнимают у команды больше всего времени. Понимание этого дает руководству возможность принять адекватные меры для оптимизации ключевых бизнес-процессов.
-
Разгрузить руководство. Бегая по офису и постоянно спрашивая подчиненных «Ну, как успехи?», менеджер тратит время, которое мог бы посвятить решению более важных стратегических задач. Плюс — в отличие от человека, программа всегда на 100% объективна и не оценивает персонал исходя из личных симпатий.
Как руководитель, вы будете понимать, чем занимается команда в каждый момент времени и сможете своевременно перераспределить задачи, если увидите, что кто-то не справляется.
Динамика эффективности в системе ИНСАЙДЕР
Основные функции программ учета рабочего времени
Теперь о самом «вкусном». Какие возможности предлагает современное ПО для учета рабочего времени и отслеживания действий сотрудников? Базовый набор функций в большинстве современных EMS-систем одинаков:
-
Просмотр экранов в режиме реального времени. Через учетную запись администратора можно подключиться к любому офисному компьютеру и увидеть то же, что видит на своем экране сотрудник. Какие программы и вкладки открыты в браузере, какой текст он вводит прямо сейчас или как долго отсутствует на месте.
-
Статистика активности. Почти в каждой EMS есть функционал, позволяющий увидеть, сколько времени проводит пользователь в разных программах. Этот инструмент полезен не только тогда, когда нужно сделать выговор халтурщикам, но и если определенные бизнес-процессы выстроены неграмотно. Например, вы можете увидеть, что у ваших подчиненных уходит слишком много времени на обработку входящих электронных писем.
-
Скриншоты экрана и видеозапись. Их можно делать периодически по запросу руководителя или автоматически по расписанию (в точное время или через определенные интервалы). Эта функция полезна, если нужно внимательно изучить действия какого-либо сотрудника, например, когда вы подозреваете, что он работает на конкурентов.
-
Учет времени. Здесь все просто: СУРВ записывает статистику использования рабочего компьютера. Когда устройство включили и выключили, перевели в «спящий режим», сколько времени ушло на разные задачи и т. д. Это самый простой способ оценить продуктивность и вовлеченность каждого члена команды, выделить наиболее активных и старательных.
-
Аналитика. Обязательная функция любой хорошей EMS — автоматическое формирование отчетов на основе собранных данных. С помощью удобных наглядных дашбордов можно увидеть, в какие дни недели и время дня сотрудники наиболее активны.
В самых продвинутых продуктах встречаются такие функции, как кейлоггер (запись всех нажатий клавиш на компьютере) и автоматические уведомления. Последние особенно удобны, когда нужно «встряхнуть» отвлекшегося сотрудника. Стук в дверь кабинета или звонок начальника станут лишь дополнительным фактором раздражения, тогда как на уведомление от программы реакция будет мягче.
Кейлоггер в системе ИНСАЙДЕР
Дополнительные фишки систем учета рабочего времени (СУРВ)
Многие СУРВы эволюционировали от простых тайм-трекеров до полноценных «ассистентов руководителя». Такие системы предлагают своим пользователям расширенные возможности:
-
Удаленное управление. Можно напрямую подключиться к любому ПК, на котором установлена программа, получить доступ к мышке и клавиатуре. Например, чтобы помочь с решением сложной задачи. Это очень удобно, если часть вашей команды работает дистанционно, из дома. Или когда нужно выяснить, чем занимается сотрудник, не предупреждая его о проверке.
-
Коллтрекинг. Функции записи и анализа статистики звонков незаменимы для руководителя отдела продаж.
-
Отслеживание по GPS. Полезно для контроля «полевого» персонала. Вы всегда сможете узнать об их текущем местоположении и маршруте сотрудников.
-
Защита от утечек данных. Функционал DLP-систем позволяет иметь полный контроль над трафиком внутри информационной системы предприятия. Например, если кто-то без вашего ведома попытается загрузить БД на флешку, система сразу оповестит вас об этом.
-
Интеграция с другими сервисами. Если вы используете таск-менеджеры, CRM-системы и другие инструменты аналитики и автоматизации, имеет смысл поискать систему учета времени, которая поддерживает возможность интеграции с ними.
Топ-7 лучших систем учета рабочего времени
Из всего разнообразия EMS-систем мы выбрали несколько, наиболее удобных для руководителей и соответствующих специфике отечественного бизнеса:
-
ИНСАЙДЕР. Система мониторинга работы персонала и контроля рабочих мест фиксирует нахождение на рабочем месте, содержание рабочего дня, делает снимки экранов в случае, нарушения политики безопасности компании, держит под контролем «мобильный» персонал. Еще одна особенность – система устанавливается на CMS «1С-Битрикс», есть интеграция с «Битрикс24».
-
Kickidler. Мощный продукт с поддержкой «Битрикс24». Есть интерфейс самоконтроля, позволяющий сотрудникам отслеживать личную эффективность, инструменты для проверки качества работы, фильтры по приложениям и сайтам и автоматическая система отслеживания нарушений.
-
CrocoTime. Минималистичный, но удобный инструмент для планирования рабочего времени. Показывает детальную статистику по активности каждого сотрудника, анализирует время, затраченное на разные задачи.
-
Bitcop Security. Отличный инструмент для работы с фрилансерами. Поддерживает интеграцию с Active Directory, позволяет разграничивать права доступа, ведет подробную статистику работы в интернете и поисковых запросов.
-
Yaware.TimeTracker. Один из самых простых в настройке и использовании сервис. Фиксирует присутствие на рабочем месте, общий процент отработанного времени, в т. ч. не за ПК, позволяет делать видеозаписи с веб-камеры и скриншоты. Можно интегрировать с Битрикс24 и Jira.
-
Стахановец. Основные функции — контроль присутствия и активности сотрудников, опозданий, построение графа связей обо всех взаимоотношениях сотрудников между собой, перехват изображений с рабочего стола, разговоров в Skype и Viber.
-
Staffcop. EMS-система, заточенная под обеспечение усиленной информационной безопасности, обнаружение угроз и проблемных сотрудников.
В англоязычном сегменте, согласно результату исследования TOP10VPN, список наиболее популярных СУРВов возглавляют продукты от Hubstaff, Time Doctor и FlexiSPY. Пользуется спросом и решение от российских разработчиков — система Kickidler. Новый, но перспективный игрок на рынке — ИНСАЙДЕР.
Как выбрать систему учета рабочего времени
Выбирая подходящую систему учета времени, обратите внимание на четыре ключевых аспекта:
- Цена. Здесь важно не гнаться за сиюминутной экономией, а объективно оценить потребности бизнеса. Например, для крупной компании более выгодным вариантом будет корпоративная лицензия — т. е., за одну и ту же сумму вы можете подключить к системе любое количество компьютеров. Другие критерии — наличие бесплатного тестового доступа, тип лицензии (бессрочная или на месяц/год).
- Функционал. Опять же, зависит от специфики бизнеса. Так, для производственного предприятия, где компьютерами пользуется только бухгалтерия и отдел продаж, может хватить и простейшего трекера от Yaware, тогда как IT-компании нужны инструменты мощнее.
- Хранение данных. Здесь доступны два варианта: On-Cloud и On-Premise. В первом случае все ваши данные будут храниться на облачном сервере, предоставленной разработчиками. Это упрощает настройку, но создает риски конфиденциальности. Второй вариант — размещение на локальном сервере компании. Это более надежное решение, но требует дополнительных затрат на оборудование.
- Техподдержка. Желательно, чтобы она была круглосуточной и бесплатной. Учтите, что некоторые вендоры взимают дополнительную плату за премиум-поддержку, подразумевающую решение сложных технических вопросов. Уточните этот момент перед тем, как принимать решение в пользу той или иной СУРВ.
- Отзывы. Их искать рекомендуем на независимых ресурсах, таких как Startpack и Capterra.
Как внедрить систему учета рабочего времени
Когда разговор заходит о внедрении систем учета рабочего времени, коллектив делится на два лагеря – противники и сторонники. Среди сторонников – руководство разных уровней. Противники – рядовые специалисты, которые воспринимают факт установки ПО на компьютер как попытку вторжения в личное пространство. Во-первых, стоит сразу сказать, что недовольство сотрудников в этом случае – процесс абсолютно естественный и нормальный. Все новое обычно пугает на психологическом уровне.
Поэтому руководству следует действовать максимально аккуратно. Резкое внедрение систем учета может привести к «бунту на корабле». Рассказываем, какие ошибки возможны на этой почве и как их избежать.Ошибки, которые вызовут волну увольнений
- Скрытность. Больше 70% руководителей считают нормальным втихаря шпионить за персоналом. Во-первых, устанавливать соответствующее ПО. Во-вторых, прибегать к чтению электронной почты, сообщений в мессенджерах, подсматривать через веб-камеру. Однако рано или поздно факт слежки всплывает. Ни к чему хорошему это не приводит, поскольку такие методы противозаконны;
- Отсутствие диалога. Даже если вы сообщили персоналу о внедрении средств контроля, это еще не значит, что вам удалось пресечь возможные недовольства. Необходимо не просто поставить сотрудников перед фактом, но и объяснить, зачем компания ввела подобные меры, каких целей она планирует в итоге достичь. Хорошо, если получится сделать акцент на выгодах рядовых сотрудников, это располагает;
- Дефицит технической поддержки. Допустим, внедрение оформили правильно с точки зрения законодательства. А еще вы рассказали сотрудникам о плюшках, и те полностью согласны с вами. Однако в первое время после установки любого софта возникают чисто технические вопросы: куда нажать, как запустить, что сделать, чтобы работало, как надо? Сотрудникам должно быть предельно ясно, как и что правильно делать. Иначе они начнут допускать ошибки. Таким образом, в долгосрочной перспективе нововведение не принесет вам бонусов. Поэтому лучше сразу организовать обучение персонала;
- Информационный вакуум. Этот пункт касается конечных результатов. Зачастую руководители не спешат делиться итогами проведенного мониторинга. Неизвестность всегда накаляет обстановку. Вы только выиграете, если обеспечите сотрудникам обратную связь – расскажете, что показала система, какие изменения в результате планируется внести, пр.;
- Игнорирование возражений. Даже при самой грамотной и тщательной подготовке возражения будут – это стоит принять как факт. Есть категория сотрудников, которые саботируют любые нововведения и подбивают на конфликты остальных. Если недоволен ценный специалист, находящийся на хорошем счету у руководства, задумайтесь, почему он так себя ведет, что вы делаете не так. Проработайте каждое возражение. В крайнем случае обратитесь к тому же Трудовому кодексу России, который учитывает не только интересны работников, но и владельцев бизнеса.
Если у вас получится избежать всех ошибок или хотя бы вовремя устранить их, можно не просто узнать, на что конкретно тратят рабочее время сотрудники, но и получить мощный инструмент повышения мотивации.
Установка системы учета рабочего времени (СУРВ)
Принять наличие контроля как данность не может никто. Даже если человек работает добросовестно, ему нечего скрывать, попытки контроля все равно будут восприняты в штыки.
Кроме устранения типичных ошибок при внедрении системы учета рабочего времени, о которых мы говорили выше, важно сделать присутствие программы максимально удобным и комфортным. Сотрудники относятся к софту относительно лояльно, если понимают, что:
- Не будет подтасовки данных, система внедряется ради реального повышения эффективности работы компании, а не для выставления отдельных сотрудников лентяями и поиска поводов к их увольнению;
- За ними не следят нон-стоп, не планируют вводить санкции по причине каждого зафиксированного инцидента. Быть все время на пике эффективности не способен ни один человек, а сам факт контроля очень давит и утомляет. Мысль, что личные данные попадут к третьим лицам, вызывает у сотрудников паранойю и протест;
- Программы не влияют на работу персонального ноутбука, компьютера. Любые зависания техники, особенно постоянные, очень раздражают. Понимание, что это связано с внедрением программы контроля, воспринимается как подлость и вызывает волну негатива.
*Мониторинг сотрудников в сервисе ИНСАЙДЕР
ИНСАЙДЕР является гибким, беспристрастным и мощным инструментом контроля, согласно отзывам наших партнеров, которые уже внедрили его в свой рабочий процесс. Программа работает совершенно незаметно и тихо, не отвлекает сотрудников всплывающими окнами, оповещениями, собирает статистику в автоматическом режиме, анализирует сведения четко и детально. Влияние человеческого фактора исключено.
Многие задаются вопросом о законности использования систем учета рабочего времени и других инструментов для контроля за подчиненными. Но беспокоиться здесь не о чем: по закону вы имеете право устанавливать на принадлежащие компании компьютеры любые программы, какие посчитаете необходимыми.
Нюанс только один — персональные данные, которые вы собираете с помощью такого ПО. Чтобы избежать возможных проблем, нужно:
-
Открыто сообщить сотрудникам о внедрении ESM-системы, объяснить, как она работает, и объяснить, почему нельзя использовать персональные мессенджеры и соцсети на офисных ПК.
-
Составить дополнительное соглашение о контроле и включить его в трудовой договор. Пусть каждый сотрудник письменно подтвердит, что был ознакомлен с новыми правилами.
Помните: чем прозрачнее вы будете действовать, тем меньше риск каких-либо проблем и конфликтов с командой в будущем.