Система учета рабочего времени: что это и как работает

Какой начальник станет терпеть постоянные оправдания и бездельников в своем коллективе? Выступать в роли надсмотрщика и стоять с кнутом над нерадивым сотрудником готов не каждый. В этой ситуации на помощь приходит система учета рабочего времени.

Что такое система учета рабочего времени

Система учета рабочего времени (СУРВ) — это программно-аппаратный комплекс, который предназначен для регистрации, анализа и управления рабочим временем сотрудников. Эти решения помогают фиксировать начало и конец рабочего дня, отслеживать перерывы, контролировать переработки и автоматизировать табельный учет.

Основные функции таких систем:

• фиксация явок и отсутствий сотрудников;

• автоматическое формирование табелей;

• контроль нарушений и переработок;

• анализ эффективности персонала;

• синхронизация с бухгалтерскими программами для расчета зарплаты.

Современные организации стремятся к максимальной эффективности, и учет рабочего времени становится ключевым инструментом для достижения этой цели.

Преимущества программ учета рабочего времени

Сервисы учета рабочего времени востребованы в разных сферах. Руководители среднего и крупного бизнеса используют их для оптимизации всех рабочих процессов. Преимущества таких ПО:

• руководитель знает, чем занят сотрудник на рабочем месте в определенный отрезок времени;

• IT-специалисты отслеживают сбои в работе ПО, восстанавливают случайно уничтоженные данные, пароли;

• если на предприятии есть секретная информация, программа установит, кто из сотрудников нарушает политику безопасности.

Кроме того, программа позволяет отказаться от бумажных журналов и снизить загруженность отдельных сотрудников.

Мониторинговые программы запускаются в рабочие часы, при необходимости можно установить нужный график или круглосуточный режим. Обслуживание программы не требует привлечения новых специалистов.

Один из самых эффективных сервисов учета рабочего времени — ИНСАЙДЕР. Программа запускается сразу при включении компьютера и отслеживает занятость сотрудника и его активность в течение дня. Так, если с мышкой или клавиатурой более пяти минут ничего не происходит, система начинает отсчет времени бездействия.

Сервис делит всю активность на продуктивную и непродуктивную. Иными словами, сотруднику недостаточно просто находиться за компьютером и передвигать мышку: нужно выполнять свои рабочие задачи.

Цель программы – повысить эффективность сотрудников, не создавая ощущения тотального контроля. Для освоения программы ИНСАЙДЕР нужно 5 минут свободного времени: изучите экраны активности, настроек, группировки и регламенты.

При этом польза сервиса очевидна: вы сможете более эффективно следить за деятельностью сотрудников в рабочее время. На сегодняшний день нет более действенного способа для этого.

Минусы и риски мониторинга сотрудников

Автоматизированный учет рабочего времени помогает соблюдать трудовое законодательство. В условиях постоянных изменений в ТК компании должны быть уверены, что все процессы соответствуют требованиям закона. Системы учета позволяют избежать штрафов за нарушение норм рабочего времени, неправильный расчет отпускных или больничных.

Несмотря на очевидные преимущества, такие решения также имеют свои ограничения:

1. Сопротивление персонала. Некоторые сотрудники воспринимают контроль как ограничение свободы.

2. Стоимость внедрения. Автоматизированные решения требуют финансовых вложений.

3. Юридические нюансы. Перед установкой системы необходимо уведомить персонал, оформить необходимую документацию и учесть нормы законодательства.

Правильная интеграция и прозрачное информирование сотрудников помогают минимизировать эти риски.

Также стоит обратить внимание на то, что внедрение системы учета рабочего времени требует инвестиций в дополнительное оборудование и обучение сотрудников. Поэтому важно правильно подобрать решение, которое будет соответствовать специфике бизнеса и окупать вложенные средства.

Зачем современному бизнесу системы учета рабочего времени

Каждая компания приходит к решению о необходимости внедрения EMS по разным причинам. Но в 95% случаев цели одинаковы:

• Повысить уровень дисциплины и продуктивность сотрудников. Практика показывает: зная сам факт, что за их действиями наблюдают, работники меньше отвлекаются, больше внимания уделяют приоритетным задачам.

• Защитить бизнес от инсайдерских угроз. Если вместо того, чтобы заниматься своими непосредственными обязанностями, сотрудник полдня смотрит видео на YouTube, компания теряет десятки тысяч. Но есть и те, кто заходят гораздо дальше: например, скачивают базы данных клиентов для личного пользования или перепродажи конкурентам. В этом случае ущерб может достигать шестизначных сумм. Системы учета рабочего времени моментально фиксируют такие события и отправляют администратору системы соответствующие уведомления.

• Выявить слабые места менеджмента. Детализированные отчеты позволяют выяснить, кто и чем занимается, какие задачи и процессы отнимают у команды больше всего времени. Понимание этого дает руководству возможность принять адекватные меры для оптимизации ключевых бизнес-процессов.

• Разгрузить руководство. Бегая по офису и постоянно спрашивая подчиненных «Ну, как успехи?», менеджер тратит время, которое мог бы посвятить решению более важных стратегических задач. Плюс — в отличие от человека, программа всегда на 100% объективна и не оценивает персонал исходя из личных симпатий.

Как руководитель, вы будете понимать, чем занимается команда в каждый момент времени и сможете своевременно перераспределить задачи, если увидите, что кто-то не справляется.

Динамика эффективности в системе ИНСАЙДЕР

Как системы помогают в повышении продуктивности

Автоматизированные системы учета рабочего времени сотрудников повышают продуктивность за счет:

• Упрощения управления персоналом — руководители видят реальную загруженность сотрудников.

• Повышения дисциплины — персонал осознает, что его рабочее время фиксируется, и более ответственно подходит к задачам.

• Объективности при начислении зарплаты — оплата ведется по фактически отработанному времени, что исключает споры относительно несправедливого расчета з/п.

• Оптимизации процессов — данные о присутствии сотрудников позволяют гибко планировать смены, отпускные и переработки.

Эти преимущества делают учет рабочего времени важным инструментом для эффективного управления компанией. Например, программа мониторинга сотрудников «ИНСАЙДЕР» уже помогла многим организациям автоматизировать процессы учета и повысить эффективность работы. Чтобы узнать больше о том, как наше решение работает на практике, вы можете ознакомиться с реальными кейсами внедрения.

Основные функции программ учета рабочего времени

Теперь о самом главном: какие возможности предлагает современное ПО для учета рабочего времени и отслеживания действий сотрудников? Базовый набор функций в большинстве современных EMS-систем одинаков:

• Просмотр экранов в режиме реального времени. Через учетную запись администратора можно подключиться к любому офисному компьютеру и увидеть то же, что видит на своем экране сотрудник. Какие программы и вкладки открыты в браузере, какой текст он вводит прямо сейчас или как долго отсутствует на месте.

• Статистика активности. Почти в каждой EMS есть функционал, позволяющий увидеть, сколько времени проводит пользователь в разных программах. Этот инструмент полезен не только тогда, когда нужно сделать выговор халтурщикам, но и если определенные бизнес-процессы выстроены неграмотно. Например, вы можете увидеть, что у ваших подчиненных уходит слишком много времени на обработку входящих электронных писем.

• Скриншоты экрана и видеозапись. Их можно делать периодически по запросу руководителя или автоматически по расписанию (в точное время или через определенные интервалы). Эта функция полезна, если нужно внимательно изучить действия какого-либо сотрудника, например, когда вы подозреваете, что он работает на конкурентов.

• Учет времени. Здесь все просто: СУРВ записывает статистику использования рабочего компьютера. Когда устройство включили и выключили, перевели в «спящий режим», сколько времени ушло на разные задачи и т. д. Это самый простой способ оценить продуктивность и вовлеченность каждого члена команды, выделить наиболее активных и старательных.

• Аналитика. Обязательная функция любой хорошей EMS — автоматическое формирование отчетов на основе собранных данных. С помощью удобных наглядных дашбордов можно увидеть, в какие дни недели и время дня сотрудники наиболее активны.

В самых продвинутых продуктах встречаются такие инструменты, как кейлоггер (запись всех нажатий клавиш на компьютере) и автоматические уведомления. Последние особенно удобны, когда нужно «встряхнуть» отвлекшегося сотрудника. Стук в дверь кабинета или звонок начальника станут лишь дополнительным фактором раздражения, тогда как на уведомление от программы реакция будет мягче.

Кейлоггер в системе ИНСАЙДЕР

Дополнительные фишки систем учета рабочего времени (СУРВ)

Многие СУРВ эволюционировали от простых тайм-трекеров до полноценных «ассистентов руководителя». Такие системы предлагают своим пользователям расширенные возможности:

• Удаленное управление. Можно напрямую подключиться к любому ПК, на котором установлена программа, получить доступ к мышке и клавиатуре. Например, чтобы помочь с решением сложной задачи. Это очень удобно, если часть вашей команды работает дистанционно, из дома. Или когда нужно выяснить, чем занимается сотрудник, не предупреждая его о проверке.

• Коллтрекинг. Функции записи и анализа статистики звонков незаменимы для руководителя отдела продаж.

• Отслеживание по GPS. Полезно для контроля «полевого» персонала. Вы всегда сможете узнать об их текущем местоположении и маршруте сотрудников.

• Защита от утечек данных. Функционал DLP-систем позволяет иметь полный контроль над трафиком внутри информационной системы предприятия. Например, если кто-то без вашего ведома попытается загрузить БД на флешку, система сразу оповестит вас об этом.

• Интеграция с другими сервисами. Если вы используете таск-менеджеры, CRM-системы и другие инструменты аналитики и автоматизации, имеет смысл поискать систему учета времени, которая поддерживает возможность интеграции с ними.

Обзор систем учета рабочего времени сотрудников

Учет рабочего времени — важная составляющая управления командой. Благодаря контролю распорядка дня подчиненных руководитель оптимизирует бизнес-процессы, повышает производительность и увеличивает прибыль предприятия.

В статье собрана информация о 28 лучших сервисах учета рабочего времени для эффективного управления ресурсами.

ИНСАЙДЕР

Программа «ИНСАЙДЕР» комплексно оценивает эффективность работы сотрудников и содержит все необходимые инструменты и опции для контроля персонала. Среди них — автоматизация учета рабочего времени, снимки экранов сотрудников, фиксация нарушений регламента, мониторинг и контроль рабочих мест, а также многое другое. С помощью сервиса «ИНСАЙДЕР» вы узнаете, что делают сотрудники на рабочих местах, какие ресурсы они посещают, что пишут в мессенджерах и чатах внутри компании. Кроме мониторинга, программа проанализирует, что тормозит работу, выявит все действия, которые вредят компании. Также система эффективно контролирует деятельность удаленных сотрудников.

Функции сервиса «ИНСАЙДЕР»:

• учет рабочего времени;

• мониторинг работы в режиме онлайн;

• анализ продуктивности сотрудников;

• перехват текста с помощью кейлоггера;

• создание скриншотов экранов;

• трекинг мобильных устройств;

• фиксация инцидентов и уведомления о них;

• формирование отчетов о нарушениях;

• расследование угроз информационной безопасности;

• анализ использования сайтов и программ;

• сбор цифрового досье на каждого работника;

• интеграция с «Битрикс24».

«ИНСАЙДЕР» автоматически составляет отчет с подробным анализом рабочего времени каждого сотрудника. Посредством интеграции с кадровыми системами можно вносить в программу другие данные, например, график работы, больничные, отгулы, отпуск и т. д. Также это можно сделать вручную.

Важное преимущество сервиса перед подобными решениями — наличие мобильной версии.

В качестве трекера можно использовать корпоративный смартфон и отслеживать таким образом местоположение сотрудников, контролировать их маршруты.

Преимущества сервиса «ИНСАЙДЕР»:

• возможность использования в компаниях с любым количеством сотрудников;

• бесплатная пробная версия;

• высокая скорость работы;

• выгодная цена и быстрая окупаемость;

• возможность интеграции с «Битрикс24»;

• контроль работы персонала и мониторинг бизнес-процессов;

• корректное отображение на любых устройствах — от ПК до смартфонов;

• возможность работы без подключения к интернету;

• простая установка и настройка, комфортное использование;

• возможность работы в скрытом режиме.

Воспользуйтесь демоверсией и бесплатно протестируйте возможности сервиса «ИНСАЙДЕР» в течение 14 дней.

KickIdler

Сервис KickIdler позволяет следить за работой персонала посредством прямой трансляции экрана компьютера. Ответственный сотрудник анализирует «сетку» таких трансляций и видит нарушения. Кроме того, все действия сотрудников записываются. В будущем вы сможете увидеть любой рабочий момент. Это будет полезно, например, при возникновении спорной ситуации.

KickIdler также имеет встроенный кейлоггер: инструмент фиксирует все нажатия клавиш и формирует отчет на основании собранных данных.

Бесплатная пробная версия KickIdler включает в себя такие функции:

• контроль до шести компьютеров;

• возможность просмотра действий сотрудников за ПК;

• кейлоггер для отслеживания нажатий клавиш.

Платная версия, кроме этих опций, содержит следующий функционал:

• видеозапись экранов и, соответственно, всех действий пользователей;

• перехват управления ПК выбранного сотрудника;

• подробные отчеты об использовании рабочего времени и построение рейтинга сотрудников по продуктивности;

• фиксация любых подозрительных действий и уведомление о нарушениях.

LanAgent

Сервис позволяет контролировать деятельность более 5000 человек одновременно. LanAgent моментально оповещает руководителя о простоях и неэффективной работе, а также предотвращает утечку данных.

LanAgent показывает, чем на самом деле заняты сотрудники, какие посторонние сайты они посещают и какие программы, не относящиеся к работе, используют. Также приложение фиксирует, с кем и где переписываются ваши подчиненные.

Сервис LanAgent рассылает автоуведомления, которые оповещают о нарушении регламента или потенциально опасных действиях со стороны сотрудников. Степень нарушений вы сможете определить заранее.

LanAgent предусматривает два способа удаленного мониторинга — в режиме онлайн или посредством просмотра информации в базе данных.

Функционал LanAgent:

• фиксация данных из буфера обмена;

• создание скриншотов экрана;

• просмотр экрана в режиме онлайн;

• перехват нажатий клавиш;

• контроль включения и выключения компьютера;

• удаленный доступ и управление;

• установка и удаление программ;

• отслеживание сообщений в мессенджерах и соцсетях.

Преимущества LanAgent:

• шифрование информации;

• возможность записи аудио и видео;

• запись всех действий за ПК;

• простая настройка и удобный доступ к информации;

• возможность блокировки съемных устройств.

Создатели сервиса предлагают бесплатный демодоступ к программе на 15 дней. При этом LanAgent регулярно обновляется, и в течение года после покупки можно пользоваться новыми функциями бесплатно.

StaffCop

Сервис, который создали разработчики компании «Атом Безопасность», гарантирует конфиденциальность информации, повышает эффективность работы сотрудников и бизнес-процессов в целом.

StaffCop отслеживает мошеннические схемы, выявляет сотрудников, которые неэффективно работают, контролирует общение между персоналом. Также сервис мониторит действия с документами и процесс печати, блокирует запрещенные сайты и программы.

StaffCop отлично подходит для анализа продуктивности подчиненных, расследования инцидентов и защиты конфиденциальной информации от утечки.

Преимущества StaffCop:

• клиент-серверная архитектура;

• высокая скорость работы;

• выгодная стоимость, быстрая окупаемость;

• дистанционный мониторинг работы;

• бесплатная пробная версия.

Bitcop

Сервис контролирует работу сотрудников и ведет учет рабочего времени, а также формирует аналитику действий персонала за ПК. Bitcop эффективно предотвращает любые угрозы информационной безопасности.

На скриншоте видно, что сервис объединяет все функции, необходимые для эффективного отслеживания работы персонала. Благодаря этим опциям мониторинг принесет ожидаемые результаты.

Демоверсия работает только на одном компьютере. Однако она объединяет почти все опции программы.

Возможности бесплатной полной версии:

1. Мониторинг одного компьютера.

2. Подробные отчеты о затратах рабочего времени.

3. Статистика использования различных программ.

4. Оценка эффективности работы: сервис делит всю работу на продуктивную, нейтральную и непродуктивную.

5. Контроль заголовков открытых программ и названий документов. Эта опция позволяет ограничить доступ к конфиденциальным данным и предотвратить использование запрещенных сервисов.

6. Учет офлайн-активности. Сотрудник может указать причину, по которой он был не активен за компьютером — совещание, встреча, выезд по рабочим вопросам и т. д. Если эта информация подтвердится, время отсутствия за компьютером будет отнесено к продуктивной деятельности.

7. Снимок экрана с определенной периодичностью и хранение скриншотов в течение определенного времени.

8. Отправка уведомлений на электронную почту руководителя при любых нарушениях.

9. Поддержка личного времени. Сотрудник может установить статус, который указывает, что работник занят личными делами. В этот период мониторинг прекращается. Такая опция особенно удобна для сотрудников, работающих удаленно.

10. Большое количество разнообразных отчетов для детализации рабочего дня и оценки продуктивности персонала. Также Bitcop включает возможность фильтрации полученной информации.

11. Экспорт отчетов в PDF и Excel для печати и использования на физическом носителе.

Bitcop отличается от похожих сервисов тем, что ведет учет звонков по внутренней телефонии и фиксирует время, потраченное на использование мессенджеров и сервисов онлайн-конференций. Такой функционал особенно полезен, если часть персонала работает удаленно, т.к. можно оценить степень продуктивности работы и понять, как долго сотрудники решают рабочие вопросы.

CrocoTime

CrocoTime помогает выстраивать и автоматизировать рабочие процессы, а также предотвращать нерациональное использование рабочего времени, повышать продуктивность сотрудников. Еще с помощью сервиса вы сможете правильно распределить загрузку между подчиненными.

Остановимся на основных функциях CrocoTime:

1. Учет затраченного времени. Программа формирует отчеты по отделам и сотрудникам. Сервис делит всю деятельность на продуктивную и непродуктивную, а также фиксирует время отвлечений. Благодаря этому вы узнаете, какие сайты посещали сотрудники, с какими программами работали. В итоге вы поймете, рационально ли тратят ваши подчиненные свое рабочее время.

2. Снимок рабочего дня. Структура дня продемонстрирует, чем и когда занимался каждый ваш сотрудник. Сервис показывает начало и окончание работы, а также время активности и перерывов. CrocoTime формирует детализацию каждого отдельно взятого периода.

3. Индикатор процессов. Эта опция покажет, как долго и в какой момент дня сотрудник работал над конкретной задачей. Дополнительно отображаются встречи, совещания, звонки.

4. Анализ рабочих процессов. Этот функционал включает несколько опций:

• Показывает всю информацию о программах и сайтах, даже заголовки окон браузера. Вы увидите, с какими документами работали сотрудники и сколько времени на это ушло.

• Отображает точное время работы с программами и сайтами, а также показывает, насколько они соответствуют должности.

• Фиксирует, для каких конкретно задач использовались указанные программы и сайты.

5. Тайм-трекинг. Сервис подсчитывает, сколько времени сотрудники тратят на задачи и проекты. Также опция анализирует вклад каждого сотрудника в рабочий процесс.

6. Табели учета. CrocoTime автоматизирует табели учета рабочего времени посредством интеграции с кадровыми системами. Также вы можете вручную заносить данные об отгулах, отпусках, больничных и т. д.

Стахановец

Спектр использования программы контроля продуктивности сотрудников «Стахановец» широк: от домашнего использования до внедрения в крупных организациях со сложной структурой. В том числе, сервис позволяет контролировать сотрудников, работающих на удаленке.

ПО можно использовать для решения различных задач:

• Фрилансеры могут скачать «Стахановца», чтобы контролировать свою продуктивность.

• Руководитель предприятия может использовать ПО для анализа и подсчета того, насколько эффективно подчиненные расходуют рабочее время.

• Менеджеры могут установить программу, чтобы контролировать время сотрудников, которые временно или постоянно работают на удаленке.

Есть 4 варианта программы: «Полный контроль», «Легкий контроль», «Мобильный контроль», «Родительский контроль». Каждая версия предназначена для выполнения различных задач.

Подробнее рассмотрим возможности ПО:

• Мониторинг рабочего стола, программ и посещенных сайтов.

• Видео- и аудионаблюдение за действиями пользователя с помощью веб-камеры и микрофона.

• Распознавание клавиатурного почерка.

• Автоматическое наблюдение за деятельностью сотрудников за ПК.

• Мониторинг физического состояния персонала: выявление людей в состоянии стресса или алкогольного опьянения.

• Контроль печати документов.

• Инвентаризация ПО, деталей компьютера для предотвращения воровства.

• Контроль за тем, во сколько сотрудники приходят на работу и уходят из офиса.

• Два режима работы ПО – онлайн или офлайн.

• Возможность работать в скрытом режиме.

CleverControl

CleverControl — это облачный сервис для удаленного контроля работы персонала.

CleverControl позволяет в онлайн-режиме наблюдать за рабочими компьютерами сотрудников из любой точки мира. Сервис также отслеживает поисковые запросы: благодаря этому вы узнаете, на какие сайты заходят подчиненные и какие программы открывают.

Функционал CleverControl:

• захват нажатия клавиш;

• снимки рабочих экранов;

• запись видео и звука;

• фиксация использования флешки, принтера и других внешних устройств.

Преимущества программы:

• Возможность контролировать деятельность сотрудников из любой точки мира в режиме реального времени.

• Удаленный доступ через веб-аккаунт, для которого не нужен выделенный сервер.

• Простая установка и настройка. Для использования программы вам не понадобятся особые знания IT.

Сервис CleverControl работает в скрытом режиме. Если программу надо удалить, это можно сделать дистанционно.

Mipko Employee Monitor

Сервис собирает данные об активности работников, а также используемых программах, содержимом писем в мессенджерах и социальных сетях. Также Mipko Employee Monitor делает записи звонков в Skype.

Преимущества Mipko Employee Monitor:

• легкая установка, настройка и использование;

• бесплатный демодоступ;

• отправка уведомлений по паролю;

• скрытый режим работы;

• хранение данных в пределах корпоративной сети.

Hubstaff

Hubstaff — уникальный сервис контроля фрилансеров. Программа автоматически начисляет им оплату за выполненную работу, а также отслеживает местонахождение сотрудника.

Hubstaff можно интегрировать с большинством корпоративных систем. Благодаря этому есть возможность использовать результаты мониторинга для управленческого учета.

Разработчики предлагают воспользоваться демоверсией продукта, которая включает такой функционал:

• учет рабочего времени на конкретном устройстве;

• отчет о времени, затраченном на конкретный вид деятельности;

• снимки экранов (объем памяти для их хранения ограничен).

В платной версии доступны также дополнительные опции:

• Отслеживание нескольких компьютеров и увеличение объема памяти для хранения данных.

• Мониторинг в разрезе команд, проектов, заданий.

• Мониторинг работы сотрудников с функцией захвата экрана.

• Большой выбор форматов отчетности.

• Перечисление оплаты и ведение бюджета проекта.

• Отслеживание местоположения работника.

EmpMonitor

Сервис EmpMonitor анализирует, насколько продуктивно сотрудники используют рабочее время. Вам будет доступен журнал активности персонала, отчет о посещаемых сайтах и используемых программах.

В EmpMonitor встроен кейлоггер, который фиксирует и сохраняет информацию о нажатии клавиш. Также сервис делает снимки экранов и формирует отчеты о работе персонала. Программа может функционировать в скрытом режиме.

Функционал бесплатной версии:

• мониторинг одного компьютера;

• формирование отчетов об использовании рабочего времени.

Опции, которые доступны в платной версии:

• полный перечень отчетов;

• история посещений сайтов;

• встроенный кейлоггер;

• статистика посещений сайтов и использования программ;

• скриншоты экранов с определенной периодичностью;

• анализ продуктивности персонала;

• выбор IP, разрешенных для использования.

Time Doctor

Time Doctor представляет собой сервис по учету рабочего времени, цель которого — управление ежедневными задачами и повышение производительности компании.

Программа подойдет также тем, кто хочет оптимизировать свое рабочее время и улучшить тайм-менеджмент. При этом Time Doctor — отличный инструмент для компаний, т.к. сервис контролирует работу каждого сотрудника и анализирует, насколько человек продуктивен. С помощью Time Doctor ваши подчиненные перестанут тратить время на сайты и приложения, которые отвлекают их от работы.

Сервис не только следит за работой сотрудников, но и подсчитывает, сколько времени уходит на конкретные проекты. Трекинг осуществляется в режиме онлайн, а не просто угадывает количество затраченных часов. Все данные о рабочем времени выводятся с точностью до секунды, поэтому вы можете оперативно устранять простои и нерациональное использование ресурсов.

Функционал Time Doctor:

• Контроль рабочего времени с помощью таймера.

• Инструмент предотвращения отвлечений.

• Контроль посещаемых сайтов и используемых программ.

• Интеграция с 23 системами: Битрикс24, Asana, Basecamp, Google Docs, JIRA, ZenDesk, Trello, Slack, Teamwork и т. д.

• Скриншоты экранов.

• Отчет затраченного времени в разных направлениях: программа, сайт, задача и т. д.

• Подсчет зарплаты, интеграция с Paypal и Payoneer.

• API для совместной работы с другими программами.

• Выставление ролей для разграничения прав доступа.

• Статусы аккаунтов.

• GPS-трекинг.

• Управление всплывающими окнами и напоминаниями.

• Повышенный уровень безопасности.

СпрутМонитор

«СпрутМонитор» позволяет контролировать работу сотрудников за ПК. С помощью программы можно повысить продуктивность компании и снизить риск утечки конфиденциальных данных.

Сервис «СпрутМонитор» включает в себя профиль правил — систему, состоящую из трех основных частей:

• Объекта мониторинга. Это может быть буфер обмена или адрес сайта.

• Условие. Это, например, наличие или отсутствие слова, время посещения конкретного сайта.

• Действие. Речь идет о блокировке, уведомлении, выключении ПК.

Профиль правил необходим, чтобы вы могли настроить процесс контроля по определенным действиям. Это делает сервис «СпрутМонитор» универсальным и многофункциональным.

Другие функции сервиса «СпрутМонитор»:

• Сбор информации о посещаемых сайтах и используемых программах.

• Время взаимодействия с конкретными сайтами и программами.

• Разделение сайтов и программ на нейтральные (браузер), вредные (соцсети) и полезные (сайт партнера компании).

• Фиксация подозрительных и запрещенных действий.

• Фиксация времени прихода на работу и ухода из офиса.

• Просмотр всех поисковых запросов в «Яндексе», Google, Rambler и других системах.

• Снимок экрана каждые 2-3 секунды.

• Контроль переписки в корпоративной почте, чатах и соцсетях.

• Фиксация изменений в любых файлах на рабочем компьютере и в сетевых папках.

Time Control

Time Control контролирует работу сотрудников не только в крупных компаниях, но и в небольших организациях. Сервис имеет простой и понятный интерфейс и предоставляет следующие возможности:

• Контроль времени работы сотрудников по бесконтактным картам, отпечаткам пальцев или паролю.

• Возможность зарегистрировать различные типы дней, включая отпуска и больничные, а также перерывы на обед.

• Фиксация и занесение в график опозданий, ранних уходов и прогулов.

• Автоматизация процессов даже при наличии большого количества филиалов у компании.

• Автоматическое определение заработной платы на основе времени, отработанного сотрудником.

• Интеграция с 1С и возможность синхронизировать справочник сотрудников, выгружать табель рабочего времени.

• СМС-уведомления о приходе и уходе, опозданиях, различных событиях и т. д.

• Более 70 видов отчетов.

• Автоматическое составление табеля учета рабочего времени: заполнять его вручную больше не придется.

• Фиксация фотографий сотрудника с камер во время прихода и ухода. Это позволит выявить посещения по чужой карте.

RescueTime

Система учитывает, оценивает и анализирует рабочее время специалистов умственного труда в режиме онлайн, что исключает накопление невыполненных задач. 

Сервис помогает находить возможности, чтобы оптимизировать распорядок дня в фоновом режиме. Решение автоматически фиксирует время просмотра различных сайтов и приложений и позволяет подсчитать часы, которые пользователь тратит на работу.

Возможности:

• автоматически учитывает рабочие часы;

• анализирует производительность;

• мониторит активность персонала и время бездействия;

• управляет расписанием;

• фиксирует посещенные сайты, звонки и потраченное время;

• составляет отчеты с историей эффективности, чтобы отслеживать прогресс;

• записывает активности экрана.

RescueTime — хороший вариант для защиты от информационной перегрузки и работы в режиме многозадачности.

Преимущества:

1. Рассылает оповещения в автоматическом режиме, чтобы напомнить о работе и поощрить при достижении целей.

2. Не имеет ограничения данных по времени.

3. Быстро обрабатывает информацию.

4. Составляет подробные отчеты.

Clockify

Решение учитывает рабочее время и помогает руководителям отслеживать эффективность подчиненных. Также Clockify экспортирует информацию, рассылает напоминания, настраивает отчетность и управляет доступом.

Онлайн-таймер облачного приложения автоматически сохраняет в расписании время прихода и ухода сотрудников. Руководитель может использовать эти данные, чтобы создавать отчеты и рассчитывать заработную плату.

Возможности:

• имеет функцию тайм-трекинга;

• мониторит приложения и сайты;

• отслеживает праздники и отпуска;

• составляет табель учета рабочего времени;

• управляет расходами и событиями в календаре;

• распределяет задачи между работниками;

• настраивает тарифные ставки;

• создает счета;

• еженедельно формирует отчеты и экспортирует их в PDF и Excel.

Инструмент состоит из таймера, расписания, дашборда и отчетов. Первая панель используется для создания проектов и задач, привязки к ним тегов и стоимости, запуска отсчета времени. Так анализируется работа, которую проделали сотрудники. «Расписание» является календарем, в котором фиксируются задачи и сроки их выполнения. Панель «Дашборд» используется для отображения продуктивности сотрудника и проведения анализа потраченного времени. В Clockify можно формировать отчеты трех типов: сводный, детализированный и еженедельный.

Преимущества:

1. Имеет бесплатное программное обеспечение и безлимитный мониторинг.

2. Отсутствуют ограничения на число пользователей и проектов.

3. Делает скриншоты экрана и следит по GPS.

4. Автоматически рассылает оповещения администратору при превышении установленного бюджета.

5. Уведомляет руководителя о том, что его подчиненные работают сверхурочно.

Asana

Интегрированный сервис для отслеживания времени, которое сотрудник затратил на выполнение конкретных задач. Это решение — нечто среднее между системой для управления проектами и таск-трекером с бизнес-правилами и поддержкой воркфлоу.

Возможности:

• Учитывает расчетное и фактическое время, в том числе по секциям задачи при необходимости поэтапного учета работы.

• Импортирует и экспортирует отчеты по тайм-трекингу в формате CSV.

• Анализирует время как для каждого исполнителя, так и для группы сотрудников.

• Учитывает рабочие часы по подразделениям организации.

• Фиксирует значения времени по проекту.

• Поддерживает шаблоны для отслеживания рабочих часов, которые после настройки переносятся на другие задачи.

Сервис используется для поддержки небольших проектов и отделов внутри компании. Управлять масштабными задачами с помощью Asana сложно: программа мало помогает в ресурсном планировании, биллинге и учете выручки. Однако небольшие предприятия научились обходить некоторые ограничения решения благодаря вычисляемым полям и интеграции с онлайн-системами.

Преимущества:

1. Отличается простым интерфейсом.

2. Настраивает карточки задач, воркфлоу и вычисляемые поля.

3. Позволяет обмениваться сообщениями и предоставляет другие инструменты сотрудничества.

4. Формирует неограниченные списки проектов, сроков исполнения и журналов активности для отслеживания задач.

5. Позволяет бесплатно подключать до 15 членов команды.

Harvest

Тайм-трекер предназначен для фрилансеров и небольших команд удаленных сотрудников, но используется и в крупных организациях. Интегрируется с Windows, macOS, iOS и Android, позволяет следить за временем на ПК или смартфоне.

С помощью сервера руководитель создаст для подчиненных расписание, оценит скорость выполнения проектов, просмотрит данные о расходах по всем задачам, выработает систему тарификации для оплаты.

Возможности:

• фиксирует время;

• контролирует расходы;

• управляет проектами и задачами;

• мониторит работу команды.

Благодаря встроенным бухгалтерским функциям система сканирует чеки для контроля расходов, выставляет счета и принимает платежи.

Преимущества:

1. Создает счета с поддержкой PayPal Business Payments.

2. Интегрируется с большинством сторонних разработок, что превращает решение в полноценную CRM-систему.

3. Контролирует расходы, сканирует чеки об оплате.

4. Также разработчики предлагают воспользоваться мобильной версией.

QuickBooks (ранее TSheets)

Мощный сервис учета времени с бухгалтерскими функциями. Войти или выйти из него можно одним кликом мыши. Решение фиксирует рабочее время через веб-сайт, мобильное устройство и киоск часов.

Возможности:

• учитывает рабочее время и посещаемость;

• анализирует соотношения сметы трудозатрат и фактических данных;

• отслеживает время по проектам и задачам;

• конструирует расписание;

• имеет географическую карту и GPS-трекер.

При использовании мобильного приложения члены команды смогут фиксировать рабочее время из любого места даже при отсутствии Wi-Fi и телефонной связи.

С помощью технологии геозоны руководитель создаст виртуальный радиус вокруг своей компании. Это позволит ему убедиться, что сотрудники находится там, где они должны быть для решения задач.

Преимущества:

1. Наличие мобильного приложения для отслеживания членов команды.

2. Интеграция с другими сервисами.

3. Рассылка автоматических оповещений и напоминаний.

ClickTime

Программа фиксирует рабочее время, в том числе отгулы и переработки, и составляет отчеты на основе этой информации. Сервис устанавливается на компьютеры и мобильные телефоны и позволяет оптимизировать трудоемкие процессы, для которых нужно подсчитывать потраченные человекочасы.

Возможности:

• отслеживает данные в браузере;

• составляет отчеты о расходах;

• имеет секундомер и таймер;

• составляет бюджет по времени;

• определяет рентабельность;

• рассылает напоминания по электронной почте;

• рассчитывает зарплату;

• экспортирует и импортирует данные.

Платформа позволяет оценивать усилия для выполнения каждой задачи, рассчитывать стоимость проекта, прибыль и затраты, планировать рабочее время сотрудников.

Преимущества:

1. Содержит больше 80 готовых отчетов.

2. Рассчитывает отпуска и больничные в автоматическом режиме с учетом политики организации.

3. Имеет мобильное приложение для точного сбора сведений даже при нахождении сотрудников вдали от рабочих мест.

Teamwork

Сервис для совместной работы и общения сотрудников помогает составлять расписание, управлять проектами и ресурсами. Хороший вариант для фрилансеров и компаний любого масштаба.

Возможности:

• отслеживает время и расходы;

• управляет проектами и календарем;

• регулирует поток операций;

• контролирует доступ пользователей;

• управляет портфелем ценных бумаг;

• рассчитывает бюджет и время для завершения работ;

• имеет диаграмму Ганта, канбан-доску.

Сервис управления проектами со всеми необходимыми инструментами позволяет планировать спринты, организовывать совместную работу и отслеживать выполнение задач, разрабатывать и реализовывать рекламные кампании, запускать новые продукты.

Преимущества:

1. Имеет вечный бесплатный тарифный план.

2. Есть дорожные карты и шаблоны проектов.

3. Позволяет удобно управлять работой.

4. Интегрируется с ведущими инструментами.

5. Простой в использовании.

6. Подходит для агентств и SaaS-команд.

Timely

Сервис повышает эффективность деятельности персонала и планирует рабочий график благодаря использованию искусственного интеллекта. С помощью программы руководитель создаст задачи в календаре, задаст время их решения и отследит динамику выполнения.

Возможности:

• учитывает рабочее время;

• контролирует нарушения трудовой дисциплины, простои, отлынивание от работы;

• имеет встроенный планировщик задач;

• отслеживает время, которое тратится на выполнение проектов;

• в автоматическом режиме включает функцию тайм-трекинга при любой активности пользователя; 

• сохраняет данные в календаре и помечает их ярлыками и тегами.

Сервис создан для работы сразу с несколькими проектами. Если вам нужен софт для решения единичных задач, лучше присмотреться к другому продукту.

Преимущества:

• Интегрируется с другими сервисами, что позволяет управлять проектами и общаться внутри коллектива.

• Имеет функцию самообучения ПО, благодаря чему начинает создавать точные подсказки.

• Отображает все детали проекта, основные этапы, ход выполнения и графики.

• Сохраняет настраиваемые отчеты и создает понятные визуализации.

Smartsheet

Платформа помогает автоматизировать работу и отслеживать время. Содержит все необходимые заметки, папки, файлы и корпоративные обсуждения. Получить доступ к этим данным можно с любого браузера или ОС, что позволяет вести совместную деятельность.

Возможности:

• имеет журнал событий, в котором отображаются даты, типы действий и соавторы;

• управляет цифровыми активами;

• контролирует права доступа сотрудников;

• создает документы с электронной подписью;

• позволяет совместно работать над контентом;

• контролирует экспорт данных.

Инструменты сервиса содержат оболочку электронных таблиц для автоматизации процессов любой степени сложности.

Преимущества:

1. Обладает интуитивно понятным интерфейсом.

2. Легко адаптируется к заданной деятельности и сфере бизнеса.

3. Импортирует файлы из таблиц Excel и Google.

4. Совмещается с облачными офисными программами.

Paymo

Сервис для управления задачами подходит для малых и средних предприятий, которым требуется помощь при работе с проектами от начала до конца. Имеет все необходимые для подобной деятельности инструменты и функции.

Возможности:

• учитывает рабочее время;

• мониторит активность персонала;

• отслеживает время и расходы;

• управляет проектами и бюджетом;

• анализирует активность покупателей и динамику продаж;

• автоматически выставляет счета;

• имеет диаграммы Ганта и канбан-доску;

• составляет отчеты по временным листам.

С помощью платформы руководитель проекта и члены команды отследят каждую секунду, которую потратили на его выполнение, и найдут пути повышения эффективности.

Преимущества:

1. Отслеживает потраченное время с точностью до секунды.

2. Сохраняет все записи, чтобы руководитель получил точные отчеты.

3. Связывает затраченное время и нужные проекты в автоматическом режиме.

PlanFix

Универсальное решение для контроля загруженности персонала и оптимизации рабочих процессов.

Возможности:

• учитывает фактическое время работы сотрудников и контролирует их;

• анализирует трудозатраты и составляет отчетность;

• записывает время, которое потрачено на выполнение задач;

• рассчитывает стоимость работ и зарплату персонала.

Инструмент предоставляет следующие типы отчетности: выполненная работа за день, текущий или прошедший месяц, а также выполненные проекты за текущий месяц.

Преимущества:

1. Предоставляет каждому пользователю рабочее пространство с нужными разделами и возможностями.

2. Позволяет выбрать оптимальные настройки сервиса для нужд компании.

3. Собирает данные о работе всех подразделений в одной базе, измеряет и оценивает их с помощью автоматических инструментов.

TARGControl

Решение учитывает время работы в автоматическом режиме, помогает составлять табель и формировать график.

Хороший выбор для организаций, которые фиксируют фактически отработанные часы. А также оперативно согласовывают табели перед оплатой.

Возможности:

• автоматически учитывает рабочее время и оперативно контролирует его использование;

• составляет график работы, отчеты и табели кадрового учета;

• автоматизирует процессы планирования и построения труда персонала;

• анализирует информацию по событиям, трудовой дисциплине и производительности;

• ставит задачи для сотрудников;

• контролирует исполнение поставленных задач и нарушения трудовой дисциплины.

Платформа способна идентифицировать членов команды, автоматизировать процессы планирования и организации труда, контролировать рабочее время, выполнение проектов и нарушения дисциплины. Благодаря программе руководство получает информацию и событиях, которые происходят в компании и могут быть использованы для принятия решений по мотивации деятельности сотрудников.

Преимущества:

1. Легко устанавливается.

2. Имеет интуитивно понятный интерфейс.

3. Предоставляет доступ из любой точки мира, так как работает в облаке.

4. Настраивается удаленно.

5. Разработчики постоянно расширяют функционал платформы.

LeaderTask

Решение учитывает рабочее время, позволяет управлять проектами и задачами. С его помощью руководитель составит списки дел на день, неделю или месяц, раздаст поручения и проконтролирует их выполнение.

Возможности:

• формирует почасовое расписание дня;

• ставит задачи и контролирует их выполнение;

• управляет проектами;

• имеет канбан-доску;

• записывает и хранит данные клиентов;

• ведет статистику продуктивности команды;

• позволяет совместно работать в общих проектах.

Сервис предоставляет доступ к данным даже при отключении интернета: пользователь сможет создать задачи, прикрепить к ним файлы и т. д. Как только проблема устранится, софт автоматически отправит новую информацию в облако, а потом — конкретным сотрудникам.

Преимущества:

• Работает в автономном режиме.

• Поддерживает основные методики тайм-менеджмента: Autofocus, Superfocus, Pomodoro Technique, Do It Tomorrow, Система Стивена Кови, Система Брайана Трейси.

• Надежно зашифровывает данные и хранит в облаке.

• Позволяет разбивать задачи на этапы без ограничения глубины вложенности.

Neospy

Neospy включает весь необходимый функционал для мониторинга работы сотрудников: кейлоггер, учет используемых программ и сайтов, контроль веб-камеры и удаленный контроль.

При этом сервис отличается сложным выбором версий, и обычному пользователю может быть сложно подобрать подходящую. Однако установка довольно простая.

Возможности сервиса Neospy:

• Диаграмма рабочего времени. Сервис формирует подробную статистику использования программ и посещения сайтов в виде отчета или диаграммы. Всю информацию можно выгрузить в Excel.

• Запись переписки в мессенджерах и звонков в Skype. Вы можете настроить автоматический перехват сообщений и звонков.

• Контроль использования принтера. Функция позволяет следить за тем, что сотрудники печатают на принтере.

В отчете вы сможете увидеть копию любого распечатанного файла, а также отследить название принтера, имя пользователя и время печати.

• Просмотр экрана и веб-камер в режиме онлайн. К компьютеру, на котором есть доступ в интернет, можно подключиться, чтобы следить за действиями сотрудников. Также можно мониторить работу с помощью веб-камеры.

• Отслеживание местоположения. Вы узнаете, где сотрудник находится в данный момент, и сможете следить, чтобы он не отклонился от маршрута или не покинул рабочее место. Отчет формируется в виде координат или отметки на карте.

Как работают системы учета рабочего времени

Типы систем учета рабочего времени

На рынке существует несколько типов систем учета рабочего времени:

• Терминальные системы

Используют карточки, биометрию или PIN-коды для фиксации времени прихода/ухода.

• Мобильные приложения

Позволяют сотрудникам регистрироваться через GPS, WI-FI, QR-коды.

• Компьютерные программы

Работают через ПО, фиксируют начало и конец работы, а также активность за компьютером.

• СКУД (системы контроля и управления доступом)

Объединяют учет рабочего времени и контроль безопасности, ограничивая доступ в помещения.

• Облачные сервисы

Предоставляют возможность вести учет через веб-интерфейсы без установки дополнительного оборудования.

Как выбрать систему учета рабочего времени

Выбирая подходящую систему учета времени, обратите внимание на четыре ключевых аспекта:

• Цена. Здесь важно не гнаться за сиюминутной экономией, а объективно оценить потребности бизнеса. Например, для крупной компании более выгодным вариантом будет корпоративная лицензия — за определенную сумму вы можете подключить к системе любое количество компьютеров. Другие критерии — наличие бесплатного тестового доступа, тип лицензии (бессрочная или на месяц/год).
• Функционал. Опять же, зависит от специфики бизнеса. Так, для производственного предприятия, где компьютерами пользуется только бухгалтерия и отдел продаж, может хватить и простейшего трекера от Yaware, тогда как IT-компании нужны инструменты мощнее.
• Хранение данных. Здесь доступны два варианта: On-Cloud и On-Premise. В первом случае все ваши данные будут храниться на облачном сервере, предоставленной разработчиками. Это упрощает настройку, но создает риски конфиденциальности. Второй вариант — размещение на локальном сервере компании. Это более надежное решение, но требует дополнительных затрат на оборудование.
• Техподдержка. Желательно, чтобы она была круглосуточной и бесплатной. Учтите, что некоторые вендоры взимают дополнительную плату за премиум-поддержку, подразумевающую решение сложных технических вопросов. Уточните этот момент перед тем, как принимать решение в пользу той или иной СУРВ.
• Отзывы. Их рекомендуем искать на независимых ресурсах, таких как Startpack и Capterra.

Дальше уже можно думать о нюансах. Например, выбирать между разными механизмами удаленного контроля — через VPN, RDP или напрямую.

Какие функции должны быть у системы учета рабочего времени

Системы учета рабочего времени могут значительно отличаться по функционалу. Независимо от специфики компании, есть базовые функции, которые должны присутствовать в любой современной системе учета рабочего времени. Перечислим основные:

• Фиксация рабочего времени — регистрация начала и окончания смены, учет опозданий и переработок. Помогает соблюдать трудовое законодательство и исключает ошибки в расчетах рабочего времени.

• Контроль активности — анализ посещаемых сайтов, используемых программ, взаимодействий в мессенджерах. Позволяет выявить отвлекающие факторы и понять, насколько эффективно сотрудник распоряжается рабочим временем.

• Мониторинг удаленных сотрудников — GPS-трекинг, мобильные приложения для выездного персонала. Упрощает контроль деятельности курьеров, торговых представителей и других мобильных сотрудников.

• Интеграция с кадровыми и бухгалтерскими системами — автоматический расчет зарплат, отпусков, больничных. Снижает нагрузку на HR-отдел и бухгалтерию, исключает ошибки из-за человеческого фактора.

• Контроль безопасности данных — защита от утечек, контроль действий сотрудников, выявление потенциальных угроз. Обеспечивает сохранность конфиденциальной информации.

Как избежать ошибок при выборе системы учета рабочего времени

При выборе системы важно учитывать реальные потребности компании. Часто работодатели совершают ошибки, выбирая либо слишком простые решения, либо сложные системы, которые не подходят их бизнесу. Основные из них:

• приобретение системы без анализа реальных задач;

• игнорирование интеграции с другими корпоративными сервисами;

• недостаточное внимание к удобству использования;

• выбор решений, не соответствующих специфике компании.

Перед тем как покупать систему, рекомендуется тестировать ее на практике. «ИНСАЙДЕР» предлагает бесплатную пробную версию на 14 дней, что позволяет проверить все возможности сервиса в реальных условиях.

Как внедрить систему учета рабочего времени

Когда разговор заходит о внедрении систем учета рабочего времени, коллектив делится на два лагеря – противники и сторонники. Среди сторонников – руководство разных уровней. Противники – рядовые специалисты, которые воспринимают факт установки ПО на компьютер как попытку вторжения в личное пространство. Во-первых, стоит сразу сказать, что недовольство сотрудников в этом случае – процесс абсолютно естественный и нормальный. Все новое обычно пугает на психологическом уровне.

Поэтому руководству следует действовать максимально аккуратно. Резкое внедрение систем учета может привести к «бунту на корабле». Рассказываем, какие ошибки возможны на этой почве и как их избежать.

Ошибки, которые вызовут волну увольнений

1. Скрытность. Больше 70% руководителей считают нормальным втихаря шпионить за персоналом. Во-первых, устанавливать соответствующее ПО. Во-вторых, прибегать к чтению электронной почты, сообщений в мессенджерах, подсматривать через веб-камеру. Однако рано или поздно факт слежки всплывает. Ни к чему хорошему это не приводит, поскольку такие методы противозаконны;
2. Отсутствие диалога. Даже если вы сообщили персоналу о внедрении средств контроля, это еще не значит, что вам удалось пресечь возможные недовольства. Необходимо не просто поставить сотрудников перед фактом, но и объяснить, зачем компания ввела подобные меры, каких целей она планирует в итоге достичь. Хорошо, если получится сделать акцент на выгодах рядовых сотрудников, это располагает;
3. Дефицит технической поддержки. Допустим, внедрение оформили правильно с точки зрения законодательства. А еще вы рассказали сотрудникам о плюшках, и те полностью согласны с вами. Однако в первое время после установки любого софта возникают чисто технические вопросы: куда нажать, как запустить, что сделать, чтобы работало, как надо? Сотрудникам должно быть предельно ясно, как и что правильно делать. Иначе они начнут допускать ошибки. Таким образом, в долгосрочной перспективе нововведение не принесет вам бонусов. Поэтому лучше сразу организовать обучение персонала;
4. Информационный вакуум. Этот пункт касается конечных результатов. Зачастую руководители не спешат делиться итогами проведенного мониторинга. Неизвестность всегда накаляет обстановку. Вы только выиграете, если обеспечите сотрудникам обратную связь – расскажете, что показала система, какие изменения в результате планируется внести, пр.;
5. Игнорирование возражений. Даже при самой грамотной и тщательной подготовке возражения будут – это стоит принять как факт. Есть категория сотрудников, которые саботируют любые нововведения и подбивают на конфликты остальных. Если недоволен ценный специалист, находящийся на хорошем счету у руководства, задумайтесь, почему он так себя ведет, что вы делаете не так. Проработайте каждое возражение. В крайнем случае обратитесь к тому же Трудовому кодексу России, который учитывает не только интересны работников, но и владельцев бизнеса.

Если у вас получится избежать всех ошибок или хотя бы вовремя устранить их, можно не просто узнать, на что конкретно тратят рабочее время сотрудники, но и получить мощный инструмент повышения мотивации.

Установка системы учета рабочего времени (СУРВ)

Принять наличие контроля как данность не может никто. Даже если человек работает добросовестно, ему нечего скрывать, попытки контроля все равно будут восприняты в штыки.

Кроме устранения типичных ошибок при внедрении системы учета рабочего времени, о которых мы говорили выше, важно сделать присутствие программы максимально удобным и комфортным. Сотрудники относятся к софту относительно лояльно, если понимают, что:

• Не будет подтасовки данных, система внедряется ради реального повышения эффективности работы компании, а не для выставления отдельных сотрудников лентяями и поиска поводов к их увольнению;
• За ними не следят нон-стоп, не планируют вводить санкции по причине каждого зафиксированного инцидента. Быть все время на пике эффективности не способен ни один человек, а сам факт контроля очень давит и утомляет. Мысль, что личные данные попадут к третьим лицам, вызывает у сотрудников паранойю и протест;
• Программы не влияют на работу персонального ноутбука, компьютера. Любые зависания техники, особенно постоянные, очень раздражают. Понимание, что это связано с внедрением программы контроля, воспринимается как подлость и вызывает волну негатива.

*Мониторинг сотрудников в сервисе ИНСАЙДЕР

«ИНСАЙДЕР» является гибким, беспристрастным и мощным инструментом контроля, согласно отзывам наших партнеров, которые уже внедрили его в свой рабочий процесс. Программа работает совершенно незаметно и тихо, не отвлекает сотрудников всплывающими окнами, оповещениями, собирает статистику в автоматическом режиме, анализирует сведения четко и детально. Влияние человеческого фактора исключено.

Как настроить учет рабочего времени

Внедрение системы учета рабочего времени проходит несколько этапов.

Сначала необходимо определить цели, для которых внедряется учет: контроль дисциплины, расчет зарплаты, анализ продуктивности или защита данных. Затем подбирается необходимое оборудование — биометрические терминалы, RFID-карты, специализированное ПО. После этого система интегрируется с кадровыми и бухгалтерскими программами, а сотрудники проходят обучение по работе с ней.

В «ИНСАЙДЕР» процесс настройки упрощен: достаточно создать структуру компании, добавить сотрудников, указать параметры контроля и отклонений.

Законность отслеживания действий сотрудников

Многие задаются вопросом о законности использования систем учета рабочего времени и других инструментов для контроля за подчиненными. Но беспокоиться здесь не о чем: по закону вы имеете право устанавливать на принадлежащие компании компьютеры любые программы, какие посчитаете необходимыми.

Нюанс только один — персональные данные, которые вы собираете с помощью такого ПО. Чтобы избежать возможных проблем, нужно:

• Открыто сообщить сотрудникам о внедрении ESM-системы, объяснить, как она работает, и объяснить, почему нельзя использовать персональные мессенджеры и соцсети на офисных ПК.

• Составить дополнительное соглашение о контроле и включить его в трудовой договор. Пусть каждый сотрудник письменно подтвердит, что был ознакомлен с новыми правилами.

Помните: чем прозрачнее вы будете действовать, тем меньше риск каких-либо проблем и конфликтов с командой в будущем.